Как оплатить отпуск, если работник присоединил его к новогодним каникулам

72
Чем поможет эта статья: Вы правильно рассчитаете отпускные и зарплату работнику, когда часть его законного отдыха выпадает на праздничные дни. От чего убережет: От конфликтов как с работниками, так и с проверяющими из трудовой или налоговой инспекции, а также из фондов.
Если ваша компания на упрощенке Все рекомендации, приведенные в данной статье, актуальны как для компаний на общем режиме, так и для применяющих упрощенную систему.

Сотрудник вашей компании решил взять отпуск, присоединив его к новогодним праздникам. По составленному ранее графику (о том, как его составить, читайте в статье «График отпусков на 2013 год, который избавит вас от претензий как работников, так и проверяющих») или по согласованию с руководством. При этом период отдыха переходит с декабря на январь или вообще целиком выпадает на первый месяц будущего года. Мы подскажем вам, как рассчитаться с таким работником.

Как посчитать отпускные и за какой период

Определить сумму отпускных несложно. Если отдых начинается в декабре, расчетным будет период с 1 декабря 2011 года по 30 ноября 2012 года. Если же в январе, то возьмите заработок за весь 2012 год. Но помните: праздничные дни в отпуск не входят (ст. 120 Трудового кодекса РФ). И оплачивать их не нужно. А в следующем году праздничными считаются все дни с 1 по 8 января. Поэтому, сколько дней оплачивать и когда вашему сотруднику выходить на работу, зависит от того, что он написал в своем заявлении.

Предположим, ваш работник идет в отпуск с 24 декабря 2012 года на три недели.

Вариант первый. В заявлении вы видите такую фразу: «Прошу предоставить мне отпуск на период с 24 декабря 2012 года по 13 января 2013 года». В таком случае на работе он должен будет появиться 14 января. А вот оплатите вы ему всего 13 дней отпуска (21 – 8).

Вариант второй. Заявление звучит так: «Прошу предоставить мне отпуск с 24 декабря 2012 года продолжительностью 21 календарный день». Тогда на работу этот сотрудник должен будет выйти только 22 января. То есть в действительности человек будет отдыхать на восемь дней больше. А оплатите вы ему именно 21 день.

Когда нужно выплатить отпускные

Отпускные нужно выплатить работнику не позднее чем за три дня до начала отпуска. И лучше эти дни считать как календарные. Именно такого мнения придерживаются специалисты Роструда в письме от 21 декабря 2011 г. № 3707-6-1.

Важная деталь Отпускные нужно выплатить работнику не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска.

Но как быть в случае, когда последний день срока выпадает на выходной? Например, отпуск начинается 9 января 2013 года. По правилам вы должны выдать деньги работнику не позднее 6 января. Но если в компании пятидневка, то последний рабочий день перед 9 января приходится на 29 декабря 2012 года. Тогда крайней датой для выплаты отпускных будет именно 29 декабря.

В каком месяце рассчитаться с бюджетом по НДФЛ и страховым взносам

Начнем с НДФЛ. Удержать его и перечислить в бюджет нужно в декабре, в день, когда работник получает доход. Даже если весь отпуск приходится на январь.

Точно так же не надо распределять сумму отпускных между декабрем и январем, когда будете заполнять форму 2-НДФЛ. Всю их сумму включите в справку за 2012 год.

Теперь перейдем к страховым взносам. Полностью начислите их по переходящим отпускным также в декабре (о налоговом учете отпускных и взносов с них — см. комментарий ниже).

Как оплатить отпуск, если работник присоединил его к новогодним каникулам
Подсказывает Александр Елин, гендиректор ГК «Академия аудита»

Переходящие отпускные в налоговом учете делите между декабрем и январем

— В налоговом учете отпускные придется поделить между декабрем и январем. Такие рекомендации есть в письме Минфина России от 23 июля 2012 г. № 03-03-06/1/356.

По мнению финансистов, при методе начисления сумму отпускных надо списывать пропорционально дням отпуска, приходящимся на каждый отчетный период. При этом они ссылаются на статью 272 Налогового кодекса РФ. То есть в данном случае применяется общий принцип: учитывать расходы надо в том отчетном (налоговом) периоде, к которому они относятся. Независимо от того, когда их в действительности начислили. Таким образом, январские отпускные попадут в расходы уже только в 2013 году.

А вот страховые взносы с отпускных можно признать в расходах 2012 года. В Минфине против этого не возражают.

Важная деталь Начислить как страховые взносы, так и НДФЛ по переходящим отпускным надо в декабре. Причем в полной сумме.

Взносы рассчитайте по тем тарифам, которые действовали в 2012 году. То есть с учетом предельной величины выплат в пользу работника — 512 000 руб. Если она превышена, а ваша компания к льготникам не относится, начислите только взносы в ПФР по ставке 10 процентов. Перечислите вы взносы за декабрь, как и положено, не позднее 15 января 2013 года.

Так же действуйте и в ситуации, когда отпуск начинается в январе, но оплатили вы его в декабре.

Сколько работник получит за январь

Зарплату за январь, в котором сотрудник будет в отпуске, рассчитайте пропорционально отработанным в этом месяце дням. А рабочих дней в январе 2013 года всего ничего — 17.

Как оплатить отпуск, если работник присоединил его к новогодним каникулам
Узнайте ваш характер.
Вопрос № 6 новогоднего теста
Как вы чаще всего одеты? — Демократично, романтично, даже соблазнительно (прочитайте про новогодний символ III в статье «Вы — главный герой Нового года!»). — Обычно предпочитаю строгий офисный костюм (прочитайте про новогодний символ I в статье «Вы — главный герой Нового года!»).

Пример: Расчет отпускных и зарплаты, если отпуск начинается в январе, а оплачен в декабре

Работник ООО «Янтарь» А. А. Иванов написал заявление на очередной отпуск с 9 января 2013 года на 14 календарных дней.

Расчетный период в таком случае — 2012 год. Оклад сотрудника в течение этого периода составлял 50 000 руб. При этом Иванов был в отпуске в период со 2 по 29 июля. Общий доход Иванова за 2012 год составил 554 545,45 руб.

Количество календарных дней, приходящихся на отработанное в расчетном периоде время, составило такую величину:

29,4 дн. × 11 мес. + 29,4 дн. : 31 дн. × 3 дн. = 326,2452 дн.

Отсюда сумма отпускных равна:

554 545,45 руб. : 326,2452 дн. × 14 дн. = 23 796,94 руб.

Бухгалтер компании начислил отпускные 29 декабря 2012 года. Прав на стандартные вычеты по НДФЛ у работника нет. Значит, ему нужно выплатить 20 702,94 руб. (23 796,94 руб. – 23 796,94 руб. × 13%). И отпускные, и НДФЛ в сумме 3094 руб. компания перечислила в бюджет 29 декабря. Страховые взносы с суммы отпускных бухгалтер начислил только в ПФР. Ведь к моменту их расчета доход работника превысил 512 000 руб., а льгот у компании нет. Сумма взносов составила:

23 796,94 руб. × 10% = 2379,69 руб.

Эту сумму бухгалтер отразил в учете 29 декабря и учел при расчете налога на прибыль за 2012 год. В бюджет ее следует перечислить не позднее 15 января 2013 года. Заработная плата Иванова за январь составила 20 588,24 руб. (50 000 руб. : 17 дн. × 7 дн.), где 7 дней — период, который сотрудник отработал в январе. Всю сумму отпускных, как и январскую зарплату, в налоговом учете бухгалтер включил в расходы января.

Бывает и так, что сотрудник берет отпуск на все январские дни. Получается, что в январе он на работу не выйдет. Значит, за этот месяц ему полагаются только отпускные.

Вопрос-тест по темам номера

  • 4
    Сотрудник компании идет в отпуск с 9 января 2013 года. Отпускные ему начислили и выплатили 29 декабря 2012 года. Когда нужно удержать НДФЛ и перечислить его в бюджет?
    Правильный ответ — А. НДФЛ нужно удержать и перечислить в бюджет 29 декабря. То есть в тот же день, когда работник в действительности получил доход в виде отпускных. Даже если весь отпуск приходится на январь.

Следующий вопрос в статье «График отпусков на 2013 год, который избавит вас от претензий как работников, так и проверяющих».

Главное, о чем важно помнить

1 Праздничные дни в число дней отпуска не входят, и оплачивать их не нужно.

2 Отпускные за январь 2013 года, начисленные и выданные в декабре, включите в доходы работника за 2012 год. Также в 2012 году рассчитайте страховые взносы.

Дополнительно про налоги с отпускных

Статья: «Сумму отпускных безопаснее распределять между отчетными периодами» («Главбух» № 17, 2012).

Документы: письмо Роструда от 21 декабря 2011 г. № 3707-6-1, письмо Минфина России от 23 июля 2012 г. № 03-03-06/1/356.

 

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Школа финансового руководителя

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Вопрос в редакцию

Ответы на самые интересные вопросы мы публикуем в газете.

Вопрос чиновнику

Горячие линии с чиновниками проходят еженедельно.

Техподдержка

Не работает сайт или сервисы? Не приходит газета? Пишите сюда!


Рассылка




© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

Редакция газеты: info@gazeta-unp.ru | Администрация сайта: online@gazeta-unp.ru Политика конфиденциальности Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43629 от 18.01.2011


Внимание! Вы читаете профессиональную статью для бухгалтера.
Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

Это бесплатно и займет 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль