Обзор новейших разъяснений чиновников по НДФЛ с командировочных расходов

80
Чем поможет эта статья: Правильно выплатить компенсацию командированному сотруднику, как того требует главное финансовое ведомство. От чего убережет: От хлопот с возвратом излишне удержанного налога. Или, напротив, от недоплаты НДФЛ.
Если ваша компания на упрощенке Для компаний на упрощенке правила исчисления НДФЛ те же, что и для организации на общем режиме налогообложения.

Сотруднику, который вернулся из служебной командировки, компания должна возместить расходы. В частности, на проезд, жилье и другие связанные с этим нужды. Такая обязанность закреплена в статье 168 Трудового кодекса РФ. С большей части подобных компенсаций НДФЛ удерживать не надо. При условии, что их размер не выходит за пределы норм. Тех, что вы сами установили, прописав в коллективном договоре или любом локальном акте (к примеру, в положении о командировках). А для некоторых случаев лимиты прямо закреплены в самом Налоговом кодексе РФ. То есть НДФЛ придется исчислить лишь с выплат, превысивших предельное значение (см. таблицу ниже).

В каких ситуациях НДФЛ не удерживать можно, а в каких — рискованно
Ситуация* Дополнительные условия Основание
НДФЛ удерживать не придется
Стоимость проездного билета выше установленных в организации норм Налог можно не удерживать со всей суммы, которую руководитель разрешил возместить сотруднику Письмо Минфина России от 30 декабря 2011 г. № 03-04-06/6-364
Сотрудник ездил на такси Безопасно не исчислять налог лишь в случае, когда сотрудник пользовался услугами такси, добираясь в аэропорт или на вокзал и обратно. В остальных случаях возможны споры с контролерами Письмо Минфина России от 27 июня 2012 г. № 03-04-06/6-180
Работник приехал в командировку раньше, чем нужно, или уехал позже Только если сотрудник нарушил сроки командировки на день-два, налог можно не удерживать Письмо Минфина России от 10 августа 2012 г. № 03-04-06/6-234
Стоимость проживания выше лимитов, установленных в вашей компании Налог можно не удерживать со всей суммы, которую руководитель разрешил возместить сотруднику Письмо Минфина России от 4 июля 2012 г. № 03-04-06/6-204
Арендуя квартиру, сотрудник оплачивал коммунальные услуги отдельно При любых условиях НДФЛ не исчисляйте Письмо Минфина России от 5 декабря 2011 г. № 03-03-06/1/802
НДФЛ нужно исчислить
В счет из гостиницы включена стоимость питания Если стоимость питания выделена отдельной строкой, придется рассчитать с нее налог Письмо Минфина России от 14 октября 2009 г. № 03-04-06-01/263
Размер суточных, установленный в вашей компании, больше 700 руб. для поездок по России и 2500 руб. — для загранкомандировок НДФЛ нужно удержать лишь с суммы превышения лимитов, установленных пунктом 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ  Письмо Минфина России от 11 июня 2009 г. № 03-04-06-01/133
* В ситуациях подразумевается, что сотрудник представил оправдательные документы.

Все это правила пункта 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749. А также пункта 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ. Но запутаться в них немудрено.

Давайте досконально разберемся, когда же удерживать налог с командировочных компенсаций, а когда — нет. В помощь возьмем недавние разъяснения Минфина России.

Как возместить расходы на проезд без налоговых потерь

Расходами на проезд можно считать стоимость билетов на любой вид транспорта, а также связанные с этим затраты. Например, на покупку обязательной страховки. Или оплату услуг по оформлению проездного документа.

По общему правилу НДФЛ с компенсаций проезда можно не удерживать. Конечно, если суммы вписываются в установленные компанией нормы. А работник принес вам все подтверждающие документы. Это чеки, квитанции и проездные билеты. Кстати, распечатка электронного билета и багажная квитанция тоже подойдут. С этим согласились чиновники из Минфина России в письме от 6 марта 2012 г. № 03-04-06/3-57.

Важная деталь Сотрудник потерял билеты? Если руководитель не возражает, возместите ему затраты на проезд, удержав при этом НДФЛ.

Если же доказательств расходов на проезд у работника нет, налог придется удержать.

Однако на практике не всегда все складывается идеально, даже когда есть все необходимые документы. Рассмотрим самые распространенные ситуации.

Стоимость билета превышает установленные нормы

Предположим, отправляя сотрудника по служебным делам, ваша компания согласилась оплатить ему проезд бизнес-классом. Но вы понимаете, что в рамки лимита, прописанного во внутренних документах, такие затраты явно не вписываются. Нужно ли в этом случае удерживать НДФЛ со стоимости билетов?

Так вот, налог вам рассчитывать не придется, раз руководство возмещает сотруднику расходы на проезд полностью. Пусть и сверх нормы. О таком согласии скажет утвержденный директором авансовый отчет. К столь благоприятному выводу чиновники из Минфина России пришли в письме от 30 декабря 2011 г. № 03-04-06/6-364.

Но бывает и так. Работник сам берет себе билет в бизнес-класс, не согласовав этот вопрос с начальством. Тогда не исключено, что руководство одобрит компенсацию лишь в размере установленного в вашей компании лимита. Выдайте эту сумму, и НДФЛ удерживать не придется.

Сотрудник пользовался услугами такси

Вот еще пример. Ваш сотрудник в командировке передвигался исключительно на такси, пытаясь сэкономить время. По мнению главных финансистов, в этом случае НДФЛ удерживать не надо. Конечно, при условии, что такой вид транспорта работник использовал именно в служебных целях. Об этом сказано в письме Минфина России от 27 июня 2012 г. № 03-04-06/6-180.

Осторожно! Если работник в командировке передвигался на такси без уважительных на то причин, проверяющие могут начислить НДФЛ на сумму компенсации.

Но учтите, что некоторые налоговики на местах не всегда поддерживают такой подход. Например, столичные инспекторы считают, что ситуации нужно разделять. Одно дело, если речь идет о проезде в аэропорт или на вокзал и обратно. Тут проверяющие вряд ли станут спорить и требовать уплаты НДФЛ. Но если сотрудник передвигался на такси от гостиницы до места работы — придется платить налог. Или доказывать, что общественным транспортом в это время проехать было невозможно. Об этом, в частности, сказано в письме УФНС России по г. Москве от 24 декабря 2009 г. № 20-20/3/3535.

Поэтому прежде, чем возместить работнику расходы на такси, лучше узнайте мнение на этот счет у своего инспектора.

Даты, указанные в командировочном удостоверении и билетах, не совпадают

А что если работник выехал по служебным делам раньше, чем указано в его командировочном? Или, наоборот, вернулся позже прописанной там даты. Тут имеет значение, на какой срок работник задержался или на сколько раньше он отправился в поездку.

Предположим, сотрудник остался в месте командировки провести отпуск. Речь идет о продолжительном периоде. При таком раскладе работник получает доход в натуральной форме в виде оплаченного билета. А потому с его стоимости надо удержать НДФЛ, как того требует пункт 1 статьи 211 Налогового кодекса РФ.

Другое дело, когда сотрудник задержался в месте командирования ненадолго. Скажем, на выходные или праздники. Тут экономической выгоды у работника уже не возникает. Оба билета — и туда, и обратно можно возмещать полностью. Налог удерживать не нужно (письмо Минфина России от 10 августа 2012 г. № 03-04-06/6-234).

По каким нормам компенсировать затраты на жилье

Расходы на жилье в служебной поездке не облагаются НДФЛ в полной сумме. Но опять же при условии, что они подтверждены документально.

А как быть, если работник вернулся из командировки без оправдательных бумаг? Тогда НДФЛ не удерживайте с компенсации за наем жилого помещения в пределах 700 руб. Это если сотрудник разъезжал в пределах РФ. В случае с загранкомандировкой необлагаемый лимит больше — 2500 руб. Все эти нормативы берите за каждый день поездки.

Возмещая сотруднику затраты на жилье сверх установленных пределов, рассчитайте НДФЛ с суммы превышения. Даже если в вашей компании установлены более высокие лимиты выплат. Данный порядок действий описан в письме Минфина России от 28 апреля 2010 г. № 03-03-06/4/51.

Теперь скажем о том, как поступать, если документы сотрудник все же привез. Но возникли другие сложности.

Расходы по найму жилья оказались выше норм, установленных в вашей компании

Итак, сотрудник принес счет из гостиницы на сумму несравнимо больше корпоративных лимитов. Все равно возьмите с командированного письменное заявление о возмещении расходов. В нем пусть он укажет причины такого перерасхода. Например, как в образце ниже.

Обзор новейших разъяснений чиновников по НДФЛ с командировочных расходов

Теперь решение за руководителем компании. Какую сумму затрат на жилье он одобрил возместить сотруднику? Вот эту сумму и выплатите, и НДФЛ не удерживайте. Даже если внутренние лимиты компании нарушены. Об этом — письмо Минфина России от 4 июля 2012 г. № 03-04-06/6-204.

В счет за проживание включена стоимость питания

Нередко в счете или акте из гостиницы указывают еще и стоимость завтрака. И если она обозначена отдельной строкой, то с этой суммы придется исчислить НДФЛ. В письме Минфина России от 14 октября 2009 г. № 03-04-06-01/263 приведено объяснение этому. Оплату питания нельзя считать расходами по найму помещения. И применять нормы пункта 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ здесь будет неправомерно.

Арендуя квартиру для сотрудника, компания оплачивает и коммунальные услуги

Совсем по-другому смотрят минфиновцы на возмещение коммуналки. Такие расходы могут возникнуть, когда сотрудник в длительной командировке снимает квартиру. А на оплату коммунальных услуг ему выдают отдельную квитанцию. Так вот, коммунальные платежи не облагайте НДФЛ. Ведь они напрямую связаны с расходами на проживание. Такой благоприятный вывод есть в письме Минфина России от 5 декабря 2011 г. № 03-03-06/1/802.

Как без ошибок рассчитаться по суточным

Помимо стоимости жилья и проезда сотруднику нужно компенсировать дополнительные, но неотъемлемые расходы по командировке — суточные. И тут важно помнить о правилах пункта 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ. А именно суточные в размере 700 руб. за каждый день командировки в России не облагаются НДФЛ. Предел установлен и для загранкомандировок — 2500 руб.

Обучающий курс по теме Когда удерживать НДФЛ — в Высшей Школе Главбуха на сайте school.glavbukh.ru.

Да, мы не ошиблись. Для суточных законом установлены те же лимиты, что и для ситуации, когда командированный не смог подтвердить расходы на оплату жилья. Но действуют они отдельно друг от друга. Налог удержите лишь с суммы, превышающей эти нормы. Даже если локальным актом вашей организации предусмотрен больший размер суточных. Такие разъяснения приведены в письме Минфина России от 11 июня 2009 г. № 03-04-06-01/133.

А как нужно поступить, если сотрудник уехал в командировку и вернулся из нее в один и тот же день? В таком случае суточные вообще лучше не выдавать. Иначе будете вынуждены рассчитывать НДФЛ с них или защищать свои интересы в суде. К счастью, в последнее время судебная практика складывается в пользу компаний. Подробнее об этом — в комментарии ниже.

Обзор новейших разъяснений чиновников по НДФЛ с командировочных расходов
Разъясняет Иван Чемичев, руководитель юридического отдела АКГ «МЭФ-Аудит»

Судьи больше не поддерживают налоговиков в том, что НДФЛ с суточных по однодневным командировкам надо удерживать

— Вообще, если сотрудник имеет возможность ежедневно возвращаться из командировки домой, суточные ему платить не надо (п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Однако в организации может быть установлен иной порядок. Например, коллективным договором предусмотрена выплата суточных, в том числе при однодневных командировках. В этом случае сотруднику нужно выдать установленную договором сумму. Но проверяющие, как правило, считают такие выплаты доходом работника. И требуют с суточных удержать НДФЛ. С этим до последнего времени соглашались и некоторые судьи. Но совсем недавно Президиум ВАС РФ поставил точку в спорах с суточными в пользу компании (см. постановление от 11 сентября 2012 г. № 4357/12).

Подтверждающим документом для выплаты суточных будет командировочное удостоверение. И только. Чеки, квитанции, акты и другие бумаги вам для этого не потребуются. Об этом Минфин России выпустил письмо от 11 ноября 2011 г. № 03-03-06/1/741.

Вопрос-тест по темам номера

  • 3
    Во время длительной командировки сотрудник арендовал квартиру. Затраты на жилье работник подтвердил актом об оказании услуг и оплаченной квитанцией ЖКХ. Должен ли бухгалтер удержать НДФЛ, компенсируя работнику расходы на коммунальные услуги?
    Правильный ответ — Б. Оплаченные услуги ЖКХ имеют прямое отношение к затратам на проживание. Поэтому их нужно возместить сотруднику в полном размере. Оснований удерживать НДФЛ здесь нет. такой вывод содержится в письме Минфина России от 5 декабря 2011 г. № 03-03-06/1/802.

Следующий вопрос в статье «Два главных правила для учета авансов, с образцами и примерами».

Главное, о чем важно помнить

1 НДФЛ удерживать не надо, если расходы на проезд до места командирования подтверждены. Даже если стоимость билетов выше установленного в организации лимита.

2 Со стоимости питания придется уплатить НДФЛ, если эта сумма указана отдельной строкой в гостиничном счете.

Дополнительно про командировки

Статья: «Нештатная ситуация. Что и как нужно оформить, если сроки командировки внезапно сдвинулись» («Главбух» № 1, 2012).

Документы: пункт 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ; пункт 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.

 

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Школа финансового руководителя

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Вопрос в редакцию

Ответы на самые интересные вопросы мы публикуем в газете.

Вопрос чиновнику

Горячие линии с чиновниками проходят еженедельно.

Техподдержка

Не работает сайт или сервисы? Не приходит газета? Пишите сюда!


Рассылка




© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

Редакция газеты: info@gazeta-unp.ru | Администрация сайта: online@gazeta-unp.ru Политика конфиденциальности Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43629 от 18.01.2011


Внимание! Вы читаете профессиональную статью для бухгалтера.
Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

Это бесплатно и займет 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль