Как быть с документами и налогами, если сотрудник по уважительной причине отсутствовал на работе

75
Чем поможет эта статья: Вы  узнаете, какие выплаты полагаются сотруднику, если он сдавал кровь, был на военных сборах или в суде. От чего убережет: От  ошибок в расчете оплаты за неотработанные дни, НДФЛ и страховых взносов.
Если ваша компания на упрощенке Выводы и рекомендации в данной статье актуальны для всех компаний.

Вот три распространенных случая, когда сотрудник не пришел на работу по уважительной причине: сдавал кровь, вызвали на военные сборы или в суд. Компания обязана за таким сотрудником сохранять средний заработок. А иногда предоставить дополнительные дни отдыха.

Работник-донор

Закон предоставляет донорам гарантии, а именно возможность не работать в те дни, когда сотрудник проходил обязательный в этом случае медосмотр и сдавал кровь. И дополнительный оплачиваемый выходной (ст. 186 Трудового кодекса РФ). Давайте рассмотрим, какие документы потребуются, чтобы оформить выходные дни донору, а также как их оплатить и рассчитать налоги.

Какие документы подтвердят, что сотрудник отсутствовал на работе

Начнем с того, что сотруднику надо написать заявление с просьбой освободить от работы во время прохождения медосмотра и сдачи крови. При этом кадровой службе и бухгалтерии лучше дать работнику образец такого заявления. Мы его привели ниже.

Как быть с документами и налогами, если сотрудник по уважительной причине отсутствовал на работе

На основании заявления руководитель организации издаст приказ или распоряжение об освобождении от работы. Форма тут произвольная. А образец — ниже.

Как быть с документами и налогами, если сотрудник по уважительной причине отсутствовал на работе

После медосмотра и сдачи крови от работника потребуются другие документы. Обычно доноры обходят врачей и сдают кровь в один день. В этом случае медицинское учреждение выдаст сотруднику справку по форме 402/у. Она подтвердит, почему сотрудник отсутствовал на работе.

Но обойти врачей и сдать кровь в один день получается не всегда. Если работник прошел осмотр и сдал кровь в разные дни, то медицинское учреждение выдаст две справки. По форме 401/у (в день прохождения осмотра) и по форме 402/у (в день сдачи крови). Кадровикам и бухгалтерам, естественно, понадобятся оба документа.

Другая ситуация: человек по результатам обследования не допущен к сдаче крови. Тогда он получит на руки лишь справку по форме 401/у.

А если нужно, чтобы в день, на который запланированы осмотр или сдача крови, сотрудник присутствовал на работе? Тогда понадобится его письменное согласие. А человек получит право на другой день отдыха взамен отработанного. Чтобы воспользоваться этим днем, человек должен написать заявление. На основании документа руководитель компании издаст соответствующий приказ. Форма тут тоже произвольная. Будьте внимательны: в день сдачи крови нельзя привлекать к работе тех, кто трудится во вредных (опасных) условиях и на тяжелых работах.

Как оплатить выходные донора

День, когда донор сдавал кровь, компания обязана оплатить исходя из среднего заработка. А вот оплачивать день медицинского обследования, если он не совпал со сдачей крови, работодатель не должен. Но если все же компания решит такие дни тоже оплачивать, то это надо прописать в локальном документе (например, в коллективном договоре или приказе директора).

Если же донор вышел на работу в день сдачи крови или медосмотра, то его следует оплатить в обычном порядке. Как рабочий день.

Еще одна гарантия, которая есть у доноров, — дополнительный оплачиваемый день отдыха после сдачи крови. Воспользоваться этим правом донор может как сразу (на следующий после сдачи крови день), так и позже. Но только в течение года. Скажем, работник может приплюсовать этот день к ежегодному отпуску. Такой дополнительный день отдыха оплачивают исходя из среднего заработка.

Обратите внимание: не предоставлять сотруднику дополнительный день запрещено. И даже если работодатель нарушит это правило, донор может проигнорировать требование. Самовольный выходной не будет считаться прогулом (п. 39 постановления Верховного суда РФ от 17 марта 2004 г. № 2).

Возможно, сотрудник сдал кровь в выходной или праздничный день либо во время оплачиваемого отпуска. Тогда ему положено два дополнительных дня отдыха. А компания обязана выплатить за оба этих дня средний заработок. Об этом сказано в Определении Верховного суда РФ от 2 марта 2012 г. № 56-В11-17.

Налоги и страховые взносы

При расчете налога на прибыль средний заработок за дни, связанные с донорством, включите в расходы на оплату труда. Так позволяет делать пункт 20 статьи 255 Налогового кодекса РФ.

Страховые взносы, в том числе на травматизм, нужно начислить по общим правилам (см., например, письмо ФСС РФ от 17 ноября 2011 г. № 14-03-11/08-13985). Объяснение у чиновников такое: в статье 9 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ (далее — Закон № 212-ФЗ) и статье 20.2 Федерального закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ (далее — Закон № 125-ФЗ) закрытые перечни выплат, на которые не нужно начислять взносы. Про донорство там ни слова.

Схожая ситуация с НДФЛ. Казалось бы, средний заработок за дни донорства — это компенсационная выплата. Однако она не упомянута в статье 217 Налогового кодекса РФ. Значит, налог на доходы нужно удержать по общим правилам. Об этом сказано в письме Минфина России от 6 июля 2009 г. № 03-04-05-01/530.

Работника вызвали в военкомат

Тут возможно два случая: сотрудника вызывают в военкомат на медкомиссию, чтобы решить вопрос о призыве в армию; работнику нужно ехать на военные сборы. Всегда оправдательный документ — повестка из военкомата. Срок военных сборов не может превышать двух месяцев, их общая продолжительность за время пребывания гражданина в запасе не должна быть более 12 месяцев. Призыв на сборы возможен не чаще одного раза в три года.

Какие документы оформить

Повестка может быть вручена сотруднику по месту его проживания либо работы. В первом случае сотрудник уведомит руководителя организации о призыве на военные сборы и передаст ему извещение, которое является отрезной частью повестки.

Во втором случае (когда повестка приходит по месту работы гражданина), наоборот, организация обязана сообщить сотруднику о том, что его призывают на военные сборы. В такой ситуации работодатель оставляет извещение у себя, а саму повестку вручает сотруднику.

На основании извещения руководитель организации издает приказ в произвольной форме, которым освобождает сотрудника от работы на время мероприятий в военкомате (военных сборов).

Как оплатить работнику дни медосмотра или сборов

За те дни, пока сотрудник отсутствует, компания должна выплачивать ему средний заработок. Но впоследствии эти затраты может возместить государство на основании норм Федерального закона от 28 марта 1998 г. № 53-ФЗ. Для этого на официальном бланке в военкомат подают заявление, указав все расходы и банковские реквизиты компании, приложив заверенные копии подтверждающих документов (п. 5 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 1 декабря 2004 г. № 704).

Налоги и страховые взносы Осторожно! На сумму среднего заработка, выплачиваемого за время военных сборов, чиновники требуют начислять страховые взносы.

Выплаты работнику во время медосмотра в военкомате или сборов — обычные расходы на оплату труда в силу пункта 6 статьи 255 Налогового кодекса РФ. Это подтверждает письмо Минфина России от 11 ноября 2011 г. № 03-03-06/2/170. В дальнейшем сумму компенсации расходов компании отразите как внереализационный доход. С суммы среднего заработка удержите НДФЛ. Также на нее начисляются страховые взносы. Это наиболее безопасный вариант с учетом писем Минфина России от 10 ноября 2009 г. № 03-04-05-02/13 и ФСС РФ от 17 ноября 2011 г. № 14-03-11/08-13985.

Сотруднику нужно явиться в налоговую инспекцию или суд

Инспекторы вправе вызвать работников компании в качестве свидетелей на основании уведомления (подп. 12 п. 1 ст. 31 Налогового кодекса РФ). Кроме того, сотрудник может получить повестку в суд. В свою очередь руководителю надо оформить приказ, освобождающий человека от работы. Порядок оплаты неотработанных дней зависит от того, в какое ведомство и для чего вызвали работника. Оплачивать время, когда сотрудник находился в ИФНС, компания должна за свой счет в размере среднего заработка (постановление Правительства РФ от 16 марта 1999 г. № 298). Средний заработок в этом случае можно учесть в составе налоговых расходов на оплату труда. Также необходимо удержать с выплаты НДФЛ и начислить страховые взносы.

А кто должен заплатить сотруднику за то время, пока тот находится в суде? Ответ зависит от того, для участия в каком деле вызван сотрудник: гражданском, уголовном или арбитражном.

Работник участвует в гражданском или арбитражном процессе

Если сотрудник вызван в качестве свидетеля или заседателя по арбитражному делу либо свидетелем или народным заседателем на гражданский процесс, то расходы на выплату среднего заработка ложатся на работодателя. Об этом говорится в пункте 2 статьи 11 Федерального закона от 2 января 2000 г. № 37-ФЗ, пункте 3 статьи 7 Федерального закона от 30 мая 2001 г. № 70-ФЗ, пункте 2 статьи 95 Гражданского процессуального кодекса РФ. Есть шанс, что деньги, выплаченные свидетелю по гражданскому делу, организация все-таки сможет компенсировать из государственных средств. Но только если сотрудника вызывал сам судья. Как бы то ни было, средний заработок можно учесть в составе расходов на оплату труда. Также необходимо удержать с выплаты НДФЛ и начислить на нее страховые взносы.

Работник участвует в уголовном процессе или его вызвали в суд по административному делу Важная деталь Если работника вызвали в качестве свидетеля по уголовному делу, то компания должна только сохранить за ним рабочее место.

Иная ситуация, если работника вызвали в суд, к следователю (дознавателю, в прокуратуру) по уголовному делу. Компания должна сохранить за сотрудником только рабочее место. Это требование статьи 170 Трудового кодекса РФ. Денежная компенсация в размере неполученной зарплаты будет выплачена ему из федерального бюджета (подп. 2 п. 2 ст. 131 Уголовно-процессуального кодекса РФ, ст. 11 Федерального закона от 20 августа 2004 г. № 113-ФЗ). Причем напрямую, минуя работодателя. Раз оплата нерабочих дней производится чиновниками, компания расходов не несет. И зарплату за такие дни рассчитывать не нужно.

Если в суд вызвали сотрудника компании, совершившего административное правонарушение (например, нарушившего ПДД), оплачивать этот день не нужно. Подобных обязанностей законодательство работодателю не вменяет.

Вопрос-тест по темам номера

  • 5
    Нужно ли оплачивать сотруднику время, когда он отсутствовал из-за вызова в налоговую инспекцию в качестве свидетеля?
    Правильный ответ — А. Оплачивать неотработанное время сотрудника, которого вызвали в ИФНС, компания должна за свой счет исходя из среднего заработка (п. 5 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 16 марта 1999 г. № 298)

Следующий вопрос в статье «Какие бумаги вправе запрашивать у вас налоговики и что именно должно быть в их требовании».

Главное, о чем важно помнить

1 Средний заработок, выплаченный за счет организации, учитывают в составе расходов на оплату труда.

2 На заработок, выплаченный за дни донорства и военных сборов, безопаснее начислить страховые взносы.

Дополнительно про гражданские обязанности работников

Статьи: «Зачем компании вести воинский учет и как его организовать» («Главбух» № 7, 2012); «Как оформить увольнение работника, которого забирают в армию» («Главбух» № 11, 2012).

Документ: Статьи 186 и 170 Трудового кодекса РФ.

 

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Школа финансового руководителя

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Вопрос в редакцию

Ответы на самые интересные вопросы мы публикуем в газете.

Вопрос чиновнику

Горячие линии с чиновниками проходят еженедельно.

Техподдержка

Не работает сайт или сервисы? Не приходит газета? Пишите сюда!


Рассылка




© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

Редакция газеты: info@gazeta-unp.ru | Администрация сайта: online@gazeta-unp.ru Политика конфиденциальности Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43629 от 18.01.2011


Внимание! Вы читаете профессиональную статью для бухгалтера.
Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

Это бесплатно и займет 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль