Как провести генеральную уборку в бухгалтерской первичке вашей компании

131
Самое сложное: Определить максимальный из всех возможных срок хранения каждого документа. Чтобы потом без последствий для компании уничтожить лишнюю первичку. Будет проще, если: Свести все сроки по документам в аналитическую таблицу.

Если ваша компания на упрощенке Рекомендации, приведенные в этой статье, актуальны и для компаний, применяющих упрощенную систему.

На носу отчетность за 9 месяцев, а там и до годовой рукой подать. Самый раз навести порядок в накопившейся первичке. Ведь если речь зайдет о камеральной или выездной проверке, подтверждать расходы в налоговом учете и доказывать реальность сделок с контрагентами вы будете именно документами.

О том, как с максимальной пользой провести ревизию первички и на что обратить особое внимание, расскажем последовательно в статье.

Шаг №1. Рассортируйте документы на нужные и ненужные

Для начала проведите, так сказать, ревизию первички. Вы можете это делать, как вам удобно. Ни одним законом подобная процедура не регламентирована.

Ревизию предлагаем провести по трем направлениям. Во-первых, определите документы, которые можно без сомнений уничтожить. Во-вторых, оставшиеся проверьте на ошибки. И в-третьих, выявите первичку, которую нужно восстановить, поскольку ее просто нет на месте.

Если объем документов велик и вы хотите, чтобы сотрудники бухгалтерии сделали все четко и по порядку, тогда стоит закрепить алгоритм проверки в специальном положении. Там же объяснить, как поступить в том или ином случае. При желании также составьте с руководителем отдельный приказ, в котором назначьте экспертную комиссию, направления и сроки ревизии. Но можно обойтись и без таких формальностей.

Шаг №2. Уничтожьте первичку с истекшим сроком хранения

Итак, сперва стоит освободиться от ненужных документов. Согласитесь, держать лишние бумаги нет необходимости. Но понятно, что смело уничтожать можно только те сведения, у которых истек срок хранения. А как его правильно определить?

По идее, бумаги нужно держать как минимум три календарных года. Именно столько может охватить выездная проверка. За более ранние периоды налоговики просто не вправе запрашивать информацию.

Но есть сроки хранения, строго установленные тем или иным законом. Так, для целей налогового учета от документов нельзя избавляться по крайней мере четыре года. Закон о бухгалтерском учете предусматривает пятилетний срок. А бумаги, связанные с расчетом страховых взносов, и вовсе нельзя выкидывать шесть лет. Еще отдельные сроки для некоторых бухгалтерских и налоговых документов названы в разделе 4.1 Перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. А в таблице ниже мы привели ситуации, в которых стоит назначить особые сроки для хранения подтверждающей первички.

Для этих документов стоит установить особые сроки хранения
Вид документов Срок хранения Где об этом сказано
Документы, связанные с приобретенным амортизируемым имуществом (договор покупки, акт приема-передачи) Четыре года после того отчетного периода, в котором имущество списали с баланса или продали Подпункт 8 пункта 1 статьи 23 Налогового кодекса РФ, письмо Минфина России от 26 апреля 2011 г. № 03-03-06/1/270
Первичка за годы, в которых компания получила убыток в налоговом учете, в том числе от реализации имущества В течение всего периода, пока вы учитываете убыток при расчете налога на прибыль Пункт 4 статьи 283 Налогового кодекса РФ, письмо Минфина России от 25 мая 2012 г. № 03-03-06/1/278
Документы, необходимые для списания безнадежной дебиторской задолженности (договоры с контрагентами, письма, платежки) Четыре года после того периода, в котором долг контрагента признали безнадежным. При этом срок хранения продлевается, если срок давности по обязательству прерывался и начал течь заново Подпункт 8 пункта 1 статьи 23, подпункт 2 пункта 2 статьи 265 Налогового кодекса РФ, статья 203 Гражданского кодекса РФ 

Так что советуем из всех возможных выбрать максимальный период, в течение которого требуется держать документ. И уже ориентируясь на него, принимать решение — уничтожать бумаги или оставить.

Если документов очень много, результаты проверки сроков хранения советуем свести в специальный аналитический расчет. Напротив каждого вида первички проставьте все возможные сроки в соответствии с нормами законодательства. Так вы наглядно определите безопасный максимум. Какие риски ждут компанию, если она раньше времени избавится от первички, читайте в комментарии ниже.

Как провести  генеральную уборку в бухгалтерской первичке вашей компании
Предостерегает Антон Соничев, адвокат юридической компании «Налоговик»

Чем рискует компания, поспешив уничтожить документы

— Уничтожать документы, срок хранения которых еще не истек, опасно. За отсутствие какой-либо первички и счетов-фактур ревизоры могут оштрафовать по статье 120 Налогового кодекса РФ. Также в ходе проверки придется платить по 200 руб. за каждый непредставленный экземпляр (п. 1 ст. 126 Налогового кодекса РФ, ст. 48 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ). Кроме того, руководителю или вам, как главному бухгалтеру, грозит ответственность по Кодексу РФ об административных правонарушениях. За нарушение сроков хранения — штраф по статье 15.11 в размере от 2000 до 3000 руб. А если не представите документы по требованию проверяющих — от 300 до 500 руб. (ч. 1 ст. 15.6, ч. 3, 4 ст. 15.33).

Плюс ко всему будьте готовы к тому, что при отсутствии подтверждающих документов ревизоры вправе доначислить налоги расчетным путем (подп. 1 п. 7 ст. 31 Налогового кодекса РФ).

И вот когда все сроки вы обозначили, составьте акт об уничтожении документов с подробной их описью. Его примерный образец вы найдете ниже. Когда речь идет о большом объеме бумаг, в описи можно их сгруппировать по видам или налоговым периодам.

Как провести  генеральную уборку в бухгалтерской первичке вашей компании

Шаг №3. Исправьте найденные в документах ошибки

Теперь стоит позаботиться о порядке в самих документах. И при необходимости исправить выявленные в них ошибки. Тут главное сделать все по установленным правилам.

Предупредим, что вносить изменения можно во все первичные документы, кроме банковских и кассовых, а также бланков строгой отчетности (п. 5 ст. 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ, п. 10 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359). Правда, с 2013 года новый закон о бухгалтерском учете снимет прямой запрет исправлять кассовые и банковские документы. Но таковой останется для кассовой первички в пункте 2.1 действующего Положения ЦБ РФ от 12 октября 2011 г. № 373-П.

О том, как исправлять первичку, подробно написано в пункте 4 Положения от 29 июля 1983 г. № 105. А пример исправленного документа мы показали ниже. Общие правила несложные. Нельзя использовать «корректоры». Ошибочный текст или сумму зачеркивайте одной чертой, а над ней (ниже или сбоку) пишите верный. Но так, чтобы было разборчиво. Далее в любом свободном месте напишите слово «Исправлено», поставьте текущую дату и свою подпись. Если, конечно, ваша подпись изначально была на документе.

Как провести  генеральную уборку в бухгалтерской первичке вашей компании

Если же ошибка, к примеру, во входящей первичке, то исправления придется согласовывать с контрагентом. Не исключено, что представитель такой компании, чья подпись была на оригинале документа, уже уволился. В таком случае завизировать скорректированные реквизиты могут другие уполномоченные на это сотрудники контрагента.

Заметим, что данные выше рекомендации касаются бумажных документов. А первичку, полученную в электронном виде, надо просто переоформить и подтвердить электронной подписью.

А что если и бумажный документ также составить заново, то есть заменить неверный старый на правильный новый? В принципе, законодательство этого не запрещает. Но вот проверяющие могут придраться. В любом случае выбранный способ исправления первички лучше закрепите в учетной политике компании.

Шаг №4. Восстановите утраченные документы

Наконец осталось восстановить утраченные документы. Если, конечно, таковые вы выявили. Тут опять же ориентируйтесь на сроки хранения. Ведь если, к примеру, сгорели бумаги десятилетней давности, их и восстанавливать нет смысла. А вот за те периоды, которые вправе проверить налоговики, — смысл есть. Такие рекомендации даны в письме Минфина России от 11 августа 2011 г. № 03-02-07/1-288.

Кстати, по общим правилам в случае пропажи или гибели первичных документов нужно назначить комиссию, которая расследует причины такой утраты. Плюс взять справку из соответствующей госслужбы. Например, если бумаги сгорели — поможет документ от пожарных.

Каким способом восстановить документы? Очевидно, внутреннюю документацию придется создавать заново. А когда это касается входящей первички, запросите заверенные копии у поставщиков или покупателей. Образец письма с таким запросом — ниже.

Как провести  генеральную уборку в бухгалтерской первичке вашей компании

Контрагенты должны заверить направляемые вам копии согласно требованиям пункта 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003. Как правило, руководитель такой компании (или другой уполномоченный сотрудник) под реквизитом «Подпись» вписывает слово «Верно», свою должность, ставит дату, подпись с расшифровкой и печать. Только в таком виде полученные копии смогут полноценно заменить утраченные оригинальные документы.

Заметьте: заверять копии входящих документов самостоятельно нельзя. Такой вывод поддерживают и судьи ВАС РФ в определении от 20 декабря 2010 г. № ВАС-14501/10 по делу № А45-9663/2009.

Вопрос-тест по темам номера

  • 7
    По итогам ревизии первичных бухгалтерских и налоговых документов компания обнаружила ошибку в акте выполненных контрагентом работ и расходном кассовом ордере. Вправе ли компания внести исправления в эти документы?
    Правильный ответ — В. Компания может вносить изменения в любые первичные документы, кроме кассовых и банковских. Это предусмотрено ныне действующим законом о бухгалтерском учете

 

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Школа финансового руководителя

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Вопрос в редакцию

Ответы на самые интересные вопросы мы публикуем в газете.

Вопрос чиновнику

Горячие линии с чиновниками проходят еженедельно.

Техподдержка

Не работает сайт или сервисы? Не приходит газета? Пишите сюда!


Рассылка




© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

Редакция газеты: info@gazeta-unp.ru | Администрация сайта: online@gazeta-unp.ru Политика конфиденциальности Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43629 от 18.01.2011


Внимание! Вы читаете профессиональную статью для бухгалтера.
Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

Это бесплатно и займет 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль