Документы, с которыми вы можете без риска списывать бензин

443
Чем поможет эта статья: Вы проверите, весь ли пакет документов, подтверждающих расходы на топливо, у вас оформлен. От чего убережет: У инспекторов не будет оснований утверждать, что расходы на ГСМ для служебного транспорта у вас завышены.
Важная деталь Нормативы расхода топлива, установленные Минтрансом, рекомендованные. А значит, использовать их — право, а не обязанность компании. С этим согласны и чиновники.

Чиновники больше не требуют применять нормы Минтранса России при списании расходов на бензин. В начале этого года в Минфине России отказались от своей многолетней категоричной позиции и согласились с тем, что Налоговый кодекс РФ не ограничивает компании в учете топлива, израсходованного на служебные поездки (письмо Минфина России от 30 января 2013 г. № 03-03-06/2/12).

Недавно представители министерства еще раз подтвердили свою позицию в письме от 3 июня 2013 г. № 03-03-06/1/20097. Каким теперь должен быть полный комплект документов, чтобы наладить безупречный учет ГСМ, мы подробно показали ниже. Сюда входят документы от водителя, первичка от продавца бензина в зависимости от способа приобретения ГСМ и собственные бумаги компании.

Какие документы нужны для списания ГСМ

Документы, с которыми вы можете без риска списывать бензин

Для вас мы подготовили также идеальные образцы двух важных документов, которые помогут бухгалтерии обосновать перед инспекторами, почему именно такое количество бензина списывает компания. И в деталях рассказали, что обязательно надо учесть при их оформлении.

Для введения собственных нормативов нужен акт контрольного заезда

Из выгодных разъяснений Минфина России все же следует вывод, что в безграничном количестве учитывать расходы на ГСМ нельзя. Они должны быть обоснованными. Это значит, что организациям необходимо ввести свои нормативы. Какие это будут размеры — дело каждой компании, главное, чтобы при проверке можно было подтвердить их разумность документально.

Самый безопасный вариант — ориентироваться на нормы, утвержденные распоряжением Минтранса России от 14 марта 2008 г. № АМ-23-р. Вопросов у проверяющих точно не возникнет. Закрепить свой выбор можно в учетной политике для целей налогового учета либо оформить приказом руководителя. Но при этом учитывайте, что минтрансовские нормы необходимо корректировать в зависимости от региона, загруженности маршрутов, населения, времени года и т. д.

Более того, по некоторым народным маркам автомобилей официальных норм нет вообще, например по Nissan Juke, Renault Duster, Hyundai Solaris, Nissan Qashqai, LADA Largus и др. В таком случае нормы можно утвердить самостоятельно с учетом марки, модификации эксплуатируемых автомобилей, степени износа, условий работы, перевозимых грузов, маршрутов и т. д. Так же вы вправе поступить, если показатель для служебного автомобиля, указанный в распоряжении № АМ-23-р, не устраивает (письмо Минфина России от 30 января 2013 г. № 03-03-06/2/12).

При этом вам необязательно обращаться в специализированную научную организацию, как ранее того требовали чиновники (см., например, письмо Минфина России от 22 июня 2010 г. № 03-03-06/4/61). Достаточно провести для каждой марки автомобиля контрольный заезд и зафиксировать результаты актом произвольной формы. Его образец мы привели ниже.

Документы, с которыми вы можете без риска списывать бензин Важная деталь По каждой машине лучше проводить отдельный контрольный заезд, даже если марка одна и та же. Ведь расход топлива зависит в том числе и от износа. Частая ошибка Проводить контрольные заезды надо как минимум два раза в год. Одного раза в год недостаточно, так как в осенне-зимний и весенне-летний сезоны расход топлива разный.

Распечатать образец >>

Скачать образец в формате Word >>

Конечно, участвовать бухгалтеру в таком заезде необязательно. Важно проверить в итоговом акте конкретную марку машины и зафиксированный расход топлива на 100 километров. При этом полученное значение не должно слишком отличаться от данных из техдокументации машины. Иначе необходимо подготовить объяснение для налоговиков на случай проверки. Это может быть плохое качество дорог, крупногабаритный груз или другие факторы.

Контрольные заезды необходимо сделать по меньшей мере дважды. Отдельно для весенне-летнего периода и для осенне-зимнего времени года. Во втором случае норма расхода топлива, как правило, выше, чем в первом, примерно на 10—15 процентов.

На основании актов, составленных по контрольному заезду каждой машины, можно утвердить единым документом нормативы для всего автопарка компании (например, приказом).

Чтобы списать расходы на бензин, составьте специальный акт

Списание бензина — это хозяйственная операция, которую надо учесть, составив специальный первичный документ. Удобнее оформить его в виде акта списания ГСМ, собрав в нем данные из всех путевых листов за месяц (образец — на этой странице выше). Учесть истраченное топливо только лишь на основании путевок нельзя — в них не прописано такое содержание хозяйственной операции, как списание расходов (п. 4 ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

К слову, акт списания помогает некоторым компаниям обойтись и вовсе без путевых листов (постановление ФАС Московского округа от 18 сентября 2013 г. по делу № А40-19421/13-99-60). Судьи отметили, что организации, основная деятельность которых напрямую не связана с автотранспортными перевозками, не обязаны оформлять путевые листы. Ведь приказ Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152 (им утверждены обязательные реквизиты и порядок заполнения путевок) предназначен исключительно для транспортных компаний. Все прочие организации вправе учесть расходы на бензин на основании актов списания ГСМ. Акт можно составить в произвольной форме. Но в нем обязательно предусматривают дату составления документа и все реквизиты первички (см. образец ниже).

Документы, с которыми вы можете без риска списывать бензин Важная деталь Обязательный реквизит — это содержание операции. Поэтому в акте обязательно напишите, что вы списываете бензин по итогам месяца и в какой конкретно сумме.

Распечатать образец >>

Скачать образец в формате Word >>

Еще по этой теме Подробно о том, как преобразовать громоздкий бланк авансового отчета, мы рассказывали в статье «Бланк авансового отчета, на заполнение которого сотрудники потратят считанные минуты» («Главбух» № 8 2013). А про путевой лист, по которому вы без проблем спишете расходы на ГСМ, — в статье «Путевой лист, по которому вы без проблем спишете расходы на ГСМ» (Главбух № 8, 2013).

Перечислите состав комиссии (ее утвердит руководитель приказом) с расшифровкой должностей и Ф. И.О. Потребуются также подписи членов комиссии. Как правило, в эту комиссию входят бухгалтер, водитель, начальник гаража. Обозначьте причину списания материалов (например, для использования в производственных целях или для служебных поездок директора). Затем стоит перечислить наименование списываемых материалов, их количество и сумму. Эти сведения удобно оформить в виде таблицы.

В акте должна быть подпись материально ответственного лица. Утверждает документ руководитель своей подписью. Надо указать его должность, расшифровать подпись и поставить дату утверждения акта. Закрепите форму бланка в учетной политике.

Главное, о чем важно помнить

1 Нормы расхода топлива не обязательно устанавливать точь-в-точь, как рекомендует Министерство транспорта России. Теперь безопасно устанавливать нормы по собственным замерам.

2 Списать весь бензин, израсходованный за месяц, удобнее всего на основании единого акта.

Дополнительно про учет расходов на ГСМ

Статья: «На конкретном примере. Наглядные расчеты и проводки для затрат на корпоративный транспорт» («Главбух» № 10, 2012).

Документы: распоряжение Минтранса России от 14 марта 2008 г. № АМ-23-р; письмо Минфина России от 30 января 2013 г. № 03-03-06/2/12.

Тест ООО «Вега» приобрело автомобиль для служебных поездок. Для этой марки транспортного средства норма расхода топлива установлена в распоряжении № АМ-23-р. Может ли бухгалтер установить другое значение? Да. Нет. Сейчас контролеры не требуют применять нормы Минтранса России, когда компания списывает в налоговом учете расходы на бензин (письмо Минфина России от 30 января 2013 г. № 03-03-06/2/12). Использовать эти нормы — право, а не обязанность организаций.

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Школа финансового руководителя

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Вопрос в редакцию

Ответы на самые интересные вопросы мы публикуем в газете.

Вопрос чиновнику

Горячие линии с чиновниками проходят еженедельно.

Техподдержка

Не работает сайт или сервисы? Не приходит газета? Пишите сюда!


Рассылка




© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

Редакция газеты: info@gazeta-unp.ru | Администрация сайта: online@gazeta-unp.ru Политика конфиденциальности Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43629 от 18.01.2011


Внимание! Вы читаете профессиональную статью для бухгалтера.
Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

Это бесплатно и займет 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль