Какой учет компьютеров и планшетов выгоднее, безопаснее и проще

622
Когда учет будет самым простым: Выгоднее и проще все части компьютера отражать отдельно — как в бухгалтерском, так и в налоговом учете. Но безопаснее учитывать их как единый объект. Какие документы почитать: ПБУ 6/01«Учет основных средств», статью 257 Налогового кодекса РФ.
Важная деталь Если учитывать компьютер как единый объект, то получится избежать претензий проверяющих. В то же время усложнится учет.

По многим вопросам учета компьютеров в законодательстве до сих пор нет четких рекомендаций. Так, не ясно, как учитывать стандартный комплект (монитор, системный блок, мышку и клавиатуру) — вместе или по отдельности. Как определить, отремонтировали компьютер или модернизировали? К какой амортизационной группе относить планшетники и как списывать расходы на программы для таких гаджетов? На конкретных примерах и с учетом позиции чиновников мы разобрали каждую неясность учета.

Есть два варианта учета компьютеров

По общему правилу если стоимость компьютера не превышает 40 000 руб., то списать его в бухучете можно единовременно как материальный запас (п. 5 ПБУ 6/01). При расчете налога на прибыль такое имущество также списывают единовременно. Именно так вы можете поступить, купив недорогой ноутбук или планшет. Если же компьютер стоит дороже, то его надо амортизировать.

Но всегда возникает вопрос: как учитывать компьютер, состоящий из нескольких частей, например монитора и системного блока? Общая сумма расходов на такой компьютер чаще всего превышает 40 000 руб. В Налоговом кодексе и в законодательстве о бухучете нет четкого ответа на этот вопрос. Поэтому вы можете выбрать один из вариантов — учитывать все как единый объект либо списывать составляющие по отдельности. Особенности каждого варианта мы привели в таблице ниже. Кстати, опрос на сайте «Главбуха» glavbukh.ru показал, что 63 процента ваших коллег учитывают компьютеры как единый объект. А 37 процентов — по частям (результаты — ниже).

 

Как вы учитываете монитор, системный блок, мышку и клавиатуру?

Какой учет компьютеров и планшетов выгоднее, безопаснее и проще

Источник: опрос на сайте glavbukh.ru

Какой вариант учета компьютеров выбрать
Критерий Учет компьютера как единого объекта Учет компьютера отдельно по частям
Безопасность во время налоговой проверки Безопаснее: не вызовет вопросов проверяющих, поскольку налоговики требуют учитывать все части компьютера вместе Есть риск: может вызвать вопросы проверяющих по той же самой причине
Оправдательные документы Проще обосновать: в инвентарной карточке достаточно отразить все составные части компьютерного комплекта Сложнее обосновать: в учетной политике или отдельном приказе надо обосновать, почему части компьютера учтены отдельно
Списание в бухгалтерском и налоговом учете Дольше: общая стоимость компьютера обычно превышает 40 000 руб., поэтому его надо будет амортизировать Быстрее: стоимость отдельных частей компьютера чаще не превышает 40 000 руб., поэтому их можно списать единовременно
Учет расходов по замене морально устаревших частей Сложнее: надо будет пересчитывать стоимость всего объекта, амортизационные отчисления Проще: расходы получится списать единовременно или равномерно в течение срока службы

Вариант 1: компьютер — единый объект

Самое главное преимущество этого способа состоит в том, что он не вызовет никаких вопросов у налоговиков. Ведь уже много лет подряд чиновники высказывают одно и то же мнение: отдельные части компьютера являются единым объектом. По их мнению, основное средство — это объект со всеми его частями и принадлежностями. Об этом сказано в ПБУ 6/01. И каждая составляющая не может работать сама по себе. Такая позиция приведена, к примеру, в письме Минфина России от 14 ноября 2008 г. № 03-11-04/2/169 и актуальна до сих пор (см. комментарий ниже).

Какой учет компьютеров и планшетов выгоднее, безопаснее и проще
Разъясняет Александра Бахвалова, главный специалист-эксперт Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

Комплектующие компьютера иногда можно учитывать отдельно

— Мы придерживаемся следующей официальной позиции, согласованной с ФНС России. Комплектующие компьютера необходимо учитывать как единый объект. Причина — по отдельности эксплуатировать такие части компьютера нельзя. Но с развитием технологий эта точка зрения не всегда верная. Например, если системный блок в компании используют как сервер, к которому подключено несколько мониторов. Поэтому при определенных условиях эксплуатации вычислительной техники комплектующие — монитор, системный блок — можно учесть при расчете налога на прибыль по отдельности. В таком случае срок полезного использования для данных объектов в налоговом учете может различаться. Сроки компания устанавливает согласно постановлению Правительства РФ от 1 января 2002 г. № 1.

Этот вариант можно применять как в бухгалтерском, так и в налоговом учете. Если общая стоимость всех частей составит не более 40 000 руб., вы спишете всю сумму расходов единовременно. В бухучете отразите такое имущество на счете 10. А в налоговом включите в состав материальных расходов в тот момент, когда спишете компьютер в эксплуатацию. При этом оформите первичку, предназначенную для материалов. Это может быть приходный ордер унифицированной формы № М-4 или документ, утвержденный руководителем компании.

Если же общая стоимость всех частей компьютера превышает 40 000 руб., то расходы надо будет списывать равномерно. Все части компьютера в этом случае являются одним объектом. Поэтому на него оформляйте один первичный документ — инвентарную карточку по форме № ОС-6 или первичку, которую утвердил директор компании. В учете соберите все части на счете 08. А затем спишите общую стоимость компьютера на счет 01. В налоговом учете принимайте компьютер к учету как амортизируемое имущество.

Пример 1: Бухгалтер учитывает компьютеры как единый инвентарный объект

ООО «Вега» купило монитор за 23 600 руб. (в том числе НДС — 3600 руб.) и системный блок за 59 000 руб. (в том числе НДС — 9000 руб.). Бухгалтер компании принял решение учитывать компьютер как единый объект. В связи с этим в учете были сделаны следующие проводки:

ДЕБЕТ 08 КРЕДИТ 60
— 20 000 руб. (23 600 – 3600) — принят на учет монитор;

ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 60
— 3600 руб. — отражен входной НДС со стоимости монитора;

ДЕБЕТ 08 КРЕДИТ 60
— 50 000 руб. (59 000 – 9000) — принят на учет системный блок;

ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 60
— 9000 руб. — отражен входной НДС со стоимости системного блока;

ДЕБЕТ 01 КРЕДИТ 08
— 70 000 руб. (20 000 + 50 000) — введен в эксплуатацию компьютер;

ДЕБЕТ 68 субсчет «Расчеты по НДС» КРЕДИТ 19
— 12 600 руб. (3600 + 9000) — принят к вычету входной НДС.

В налоговом учете бухгалтер отразил компьютер стоимостью 70 000 руб. как единое амортизируемое имущество. Поскольку компьютер стоит более 40 000 руб., ООО «Вега» придется начислять амортизацию как в бухгалтерском, так и в налоговом учете.

Отметим, что учет компьютера в качестве единого объекта безопасен. Но иногда невыгоден (если общая стоимость всех составляющих больше 40 000 руб., а каждой в отдельности меньше) и неудобен. Так, если вы решите в будущем модернизировать компьютер, менять устаревшие части, то скорее всего надо будет пересчитывать стоимость всего компьютера (подробности — далее в статье).

Этот вариант учета также неудобен, если в компании мониторы часто компонуют с разными системными блоками. Например, сначала используют в паре с одними системными блоками, а потом с другими.

Кроме того, иногда системный блок устанавливают как сервер к нескольким компьютерам или мониторам. Такой нестандартный набор вообще невозможно учесть в качестве единого объекта. Во всех этих случаях у вас есть основания учитывать составляющие компьютера отдельно.

Вариант 2: составляющие компьютера — отдельные объекты

Часто каждая составляющая компьютера стоит не дороже 40 000 руб. Поэтому, учитывая компьютер по частям, у вас есть возможность списать составляющие единовременно, не начисляя при этом амортизацию.

Но такой вариант может вызвать у налоговиков вопросы. Чтобы проверяющих устроил ваш способ учета, подготовьте четкие аргументы, почему вы не стали компьютер соединять в один объект. Все эти доводы представьте в учетной политике или отдельном приказе руководителя.

 

Подсказки по учету компьютеров

25—36 месяцев

Компьютер необходимо отнести в налоговом учете ко второй амортизационной группе. Срок службы составляет от 25 до 36 месяцев включительно. В этих пределах для каждой отдельной части компьютера вы можете установить свой срок службы. Тогда будет проще обосновать, почему системный блок, монитор и другие части вы учитываете отдельно друг от друга, а не как один объект.

40 000 рублей

Расходы на покупку можно списать единовременно, если стоимость компьютера без НДС не превышает 40 000 руб. Если она выше, то технику надо амортизировать как в бухгалтерском, так и в налоговом учете. При этом в налоговом учете можно применять повышающий коэффициент амортизации не выше 2 по компьютерам, работающим в режиме повышенной сменности.

Перечислим возможные аргументы. Во-первых, отдельные составные части не всегда работают как единый объект. В компании часто монитор устанавливают сначала одному сотруднику, а потом переставляют другому. Так часто происходит в крупных компаниях, когда одним сотрудникам для работы нужны более мощные компьютеры, чем другим. И по мере обновления техники старые компьютеры перемещаются к другим работникам.

Важная деталь В налоговом учете срок службы компьютеров составляет от 25 до 36 месяцев включительно. В бухучете удобнее установить тот же срок.

Во-вторых, у разных частей компьютера сроки службы могут существенно различаться. В этом случае объекты надо учитывать отдельно. На это прямо указывает пункт 6 ПБУ 6/01. Все части вычислительной техники относятся ко второй амортизационной группе. Поэтому срок может составить от 25 до 36 месяцев. Установите сроки, которые будут существенно отличаться. К примеру, на монитор — срок, равный 25 месяцам. А системному блоку — 35 месяцев.

Кстати, такой аргумент помог компании выиграть в суде. Судьи посчитали, что различные сроки являются достаточным доказательством того, что компьютер можно было не учитывать как единый инвентарный объект. Причем как в бухгалтерском, так и в налоговом учете (определение ВАС РФ от 16 мая 2008 г. № 6047/08).

Пример 2: Бухгалтер учитывает части компьютера отдельно

Воспользуемся условиями примера 1. Бухгалтер ООО «Вега» принял решение учитывать монитор и системный блок отдельно. В связи с этим в учете были сделаны следующие проводки:

ДЕБЕТ 10 КРЕДИТ 60
— 20 000 руб. (23 600 – 3600) — принят на учет монитор;

ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 60
— 3600 руб. — отражен входной НДС со стоимости монитора;

ДЕБЕТ 68 субсчет «Расчеты по НДС» КРЕДИТ 19
— 3600 руб. — принят к вычету входной НДС;

ДЕБЕТ 08 КРЕДИТ 60
— 50 000 руб. (59 000 – 9000) — принят на учет системный блок;

ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 60
— 9000 руб. — отражен входной НДС со стоимости системного блока;

ДЕБЕТ 01 КРЕДИТ 08
— 50 000 руб. — введен в эксплуатацию компьютер;

ДЕБЕТ 68 субсчет «Расчеты по НДС» КРЕДИТ 19
— 9000 руб. — принят к вычету входной НДС.

В налоговом учете бухгалтер списал расходы на монитор единовременно, поскольку они не превысили 40 000 руб. А системный блок стоимостью 50 000 руб. принят к учету как амортизируемое имущество.

Как списать расходы по обновлению компьютера

Предположим, компьютер вышел из строя. В связи с этим компания вынуждена приобрести новый монитор, системный блок или какие-нибудь небольшие детали. Во всех этих случаях речь идет о ремонте компьютера. А значит, расходы на покупку новых частей можно списать как в бухгалтерском, так и в налоговом учете единовременно (п. 14 ПБУ 6/01, ст. 260 НК РФ).

Чиновники с этим давно не спорят (письмо Минфина России от 9 октября 2006 г. № 03-03-04/4/156). Ведь если расходы направлены на то, чтобы поддерживать компьютер в рабочем состоянии, то это ремонт.

Другое дело, когда компания обновляет компьютеры или их части в связи с моральным износом. Тогда речь идет о модернизации. Этот вывод чиновники давно сделали в письме Минфина России от 6 ноября 2009 г. № 03-03-06/4/95. Как нам удалось выяснить, мнение специалистов финансового ведомства с тех пор не поменялось.

Причем учет расходов на обновление зависит от того, как изначально вы учитывали компьютер — в качестве единого объекта или в виде самостоятельных частей.

Обновление компьютера, учтенного по частям

Прежде чем списывать в учете новые части компьютера, надо решить вопрос, что делать с теми, которые надо заменить. Ведь они могут быть не списаны до конца. В этом случае проведите ликвидацию устаревшей техники. Недосписанную амортизацию в налоговом учете относите к внереализационным расходам (подп. 8 п. 1 ст. 265 НК РФ). А в бухучете остаточную стоимость спишите в прочие расходы на счет 91. Основанием для списания расходов по ликвидации является акт на списание по форме № ОС-4 или первичный документ, разработанный компанией.

Важная деталь Прежде чем списывать расходы на обновление компьютера, ликвидируйте устаревшие части.

Новую часть компьютера принимайте к учету в обычном порядке. Так, если купленный объект стоит дороже 40 000 руб., это будет основное средство. Его надо амортизировать в бухгалтерском и налоговом учете. Покупки дешевле 40 000 руб. получится списать единовременно как материалы.

Обновление компьютера, учтенного как единый объект

С устаревшими частями компьютера поступайте так же, как мы рассказали в предыдущем разделе, — их необходимо ликвидировать. Оставшуюся стоимость таких составляющих спишите во внереализационные расходы при расчете налога на прибыль. А в бухучете — в состав прочих расходов. Если же вы списали всю первоначальную стоимость компьютера, то расходов в виде остаточной стоимости у вас не будет.

А что делать с новыми частями компьютера? Если происходит модернизация, то расходы на нее увеличивают стоимость компьютера. Причем как в бухгалтерском, так и в налоговом учете. Но порядок расчета амортизации будет отличаться.

Бухучет. Начнем с ситуации, когда первоначальная стоимость компьютера изначально была менее 40 000 руб. В связи с этим вы сразу же списали имущество на расходы. А возможно, что компьютер вы полностью самортизировали, то есть остаточная стоимость равна нулю. Во всех этих случаях вы вправе определить самостоятельно, как долго станете списывать расходы на модернизацию в бухгалтерском учете. Никаких специальных правил тут нет.

Если же срок амортизации еще не закончился, тогда списывайте расходы на модернизацию с учетом оставшегося срока службы.

Пример 3: Компания модернизировала компьютер, который не полностью списали в расходы

В ООО «Вега» 29 ноября 2013 года провели модернизацию компьютера, потратив 6000 руб. Срок полезного использования данного основного средства не изменился. Первоначальная стоимость основного средства — 72 000 руб., срок полезного использования — 30 месяцев. Из них объект эксплуатировался 17 месяцев. Организация «Вега» применяет линейный метод начисления амортизации. Норма амортизации равна 3,33 процента (100% : 30 мес.). Сумма амортизационных отчислений на 30 ноября — 40 759,20 руб.

Оставшийся срок полезного использования объекта составил 13 месяцев (30 – 17). Норма амортизации — 7,69 процента (100% : 13 мес.). Остаточная стоимость основного средства на 30 ноября — 31 240,80 руб. (72 000 – 40 759,20). Ежемесячная сумма амортизационных отчислений ООО «Вега» по модернизированному основному средству будет равна 2863,82 руб. ((31 240,80 руб. + 6000 руб.) x 7,69%). Эту сумму бухгалтер будет начислять ежемесячно начиная с декабря. Правильность этого расчета можно подтвердить письмом Минфина России от 15 декабря 2009 г. № 03-05-05-01/81.

Налоговый учет. В налоговом учете норму амортизации пересчитывать рискованно. Чиновники настаивают, что расходы на модернизацию необходимо продолжать списывать по старой норме (письмо Минфина России от 3 октября 2013 г. № 03-03-06/1/40974).

Осторожно! В налоговом учете норму амортизации пересчитывать рискованно.

Пример 4: Бухгалтер пересчитал ежемесячную амортизацию в налоговом учете после модернизации компьютера

Обратимся опять к условиям примера 3. В налоговом учете безопаснее норму амортизации после модернизации основного средства не пересчитывать. Поэтому бухгалтер продолжит применять норму, равную 3,33 процента.

Следовательно, ежемесячная амортизация при расчете налога на прибыль с декабря 2013 года составит 2597,40 руб. ((72 000 руб. + 6000 руб.) x 3,33%). Таким образом, бухгалтер полностью спишет компьютер за 15 месяцев ((31 240,80 руб. + 6000 руб.) : 2597,40 руб.).

Если бы компания при расчете налога на прибыль пересмотрела норму амортизации как в бухучете (см. пример 3), то списала бы основное средство быстрее — за 13 месяцев. Из-за этого возможны споры с инспекторами.

Расходы на планшеты и программы к ним

При покупке планшета для руководства и других топ-менеджеров расходы можно учесть в обычном порядке. Главное в приказе директора обосновать производственную необходимость приобретения. Сделать это несложно — руководство часто работает вне офиса, поэтому ему необходима портативная техника. Например, чтобы всегда быть на связи, иметь удаленный доступ к рабочим программам, для переговоров и т. д.

Большинство планшетов стоят дешевле 40 000 руб., поэтому расходы на них и в бухгалтерском, и в налоговом учете можно списать единовременно (п. 5 ПБУ 6/01, п. 1 ст. 256 НК РФ).

По более дорогим гаджетам надо начислять амортизацию. Но в течение какого срока? В Классификации, утвержденной постановлением Правительства РФ от 1 января 2002 г. № 1, планшеты не названы. Поэтому вы вправе сами определить подходящую амортизационную группу. Например, как по обычной вычислительной технике. То есть отнести планшеты ко второй амортизационной группе.

Важная деталь Расходы на программы для планшета можно списать на основании авансового отчета.

С покупкой планшетов обязательно возникнут и другие дополнительные расходы — на сопутствующие программы. Чтобы списать их стоимость в учете, необходимо будет оформлять подотчет. Дело в том, что документы на покупку программ от сторонних компаний будут выписаны на имя того, кто активировал на себя мобильное устройство, даже если фактически по документам его купила компания. Приложения обычно стоят недорого, поэтому вы спишете расходы единовременно. Но для этого на каждую покупку надо оформлять авансовый отчет и прикладывать к нему квитанции об оплате. Они приходят на электронную почту того, на чье имя активировано устройство.

Кстати, при активации в некоторых устройствах можно указать свой рабочий e-mail и название компании. Тогда они будут стоять в каждой квитанции. Это дополнительно подтвердит, что планшетник и программы были приобретены в производственных целях.

Главное, о чем важно помнить

1 Есть два варианта учета компьютера и допдеталей: списать как единый объект или учитывать по отдельности.

2 Расходы на модернизацию в бухучете списывайте в течение оставшегося срока службы. В налоговом — исходя из прежней нормы амортизации.

Дополнительно про учет основных средств

Статьи: «Бухгалтерская памятка на случай, если ваша компания снимает или сдает офис» («Главбух» № 19, 2013); «Найдите две ошибки в расчете налогов за подержанный автомобиль» («Главбух» № 17, 2013).

Документ: ПБУ 6/01 «Учет основных средств».

Тест В налоговом учете компания амортизирует компьютер первоначальной стоимостью 90 000 руб. Срок службы равен 30 месяцам. Из них прошло 25 месяцев. Предприятие провело модернизацию компьютера, израсходовав 15 000 руб. В итоге срок службы компьютера не изменился. По какой норме амортизации безопасно списывать сумму расходов при расчете налога на прибыль? 3,33 процента. 20 процентов. После модернизации основного средства компания должна использовать в налоговом учете ту же норму амортизации, что применяла раньше. Такой позиции придерживаются чиновники Минфина России (письмо от 3 октября 2013 г. № 03-03-06/1/40974).

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Школа финансового руководителя

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Вопрос в редакцию

Ответы на самые интересные вопросы мы публикуем в газете.

Вопрос чиновнику

Горячие линии с чиновниками проходят еженедельно.

Техподдержка

Не работает сайт или сервисы? Не приходит газета? Пишите сюда!


Рассылка




© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

Редакция газеты: info@gazeta-unp.ru | Администрация сайта: online@gazeta-unp.ru Политика конфиденциальности Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43629 от 18.01.2011


Внимание! Вы читаете профессиональную статью для бухгалтера.
Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

Это бесплатно и займет 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль