Документы, которые надо вручить сотруднику, даже если он их не просит

85
Тема семинара: «Оплата труда в организациях всех форм собственности: налоги и отчетность» в рамках Летнего практического форума бухгалтеров. Компания-организатор: Группа компаний «Элкод». Конспект семинара подготовлен совместно с редакцией журнала «Семинар для бухгалтера».
Документы, которые надо вручить сотруднику, даже если он их не просит
О лектореИгорь Гейц, эксперт по бухгалтерскому учету, налогообложению и оплате труда, автор популярных изданий и многочисленных публикаций по вопросам заработной платы, учета, отчетности и налогообложения коммерческих и бюджетных организаций.

В начале семинара мы сосредоточим свое внимание на двух документах, которые бухгалтеры обязаны выдавать работникам, но не делают этого. Почему надо направлять сотрудникам данные персонального учета и расчетные листки, разберемся в первой части занятия.

А во второй — рассмотрим справку о среднем заработке. Этот документ компании выдают работникам при увольнении, а также при обращении бывших сотрудников. Форма справки не так давно изменилась. Поэтому заполняя ее сейчас, немудрено ошибиться.

Документы, за которыми обращается сотрудник, компания должна выдать в течение трех рабочих дней. Об этом четко сказано в статье 62 Трудового кодекса РФ.

Персонифицированная отчетность

В последнее время Пенсионный фонд стал обращать особое внимание на то, что компании не выдают своим работникам экземпляры персонифицированной отчетности. Речь идет о форме СЗВ-6-4, которую заполняют на каждого работника отдельно.

В пункте 4 статьи 11 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ прописано: компания одновременно с направлением персучета в ПФР должна выдать бумажную копию индивидуальных сведений каждому работнику на руки. Получается, норма действует давно. А проверяющие почему-то до сих пор закрывали глаза на то, что компании ее не выполняют? Да и работники с подобными требованиями не обращались в бухгалтерию.

Объяснение здесь простое. Раньше Пенсионный фонд ежегодно рассылал гражданам информацию о состоянии их индивидуальных лицевых счетов. А начиная с этого года, массово отправлять «письма счастья» фонд больше не будет. И теперь сотрудники с вопросом, как узнать размер начисленных взносов, в первую очередь станут обращаться к своему работодателю.

Конечно, выписку по счету граждане по-прежнему могут получить и в ПФР, если обратятся с соответствующим заявлением в территориальное отделение фонда. По их просьбе отчет выдадут либо напрямую, либо отправят по почте заказным письмом.

Проверить расчет выплат персоналу с помощью расчетчика зарплат 
rz.glavbukh.ru

Кроме того, получить информацию о состоянии лицевого счета можно на едином портале госуслуг (gosuslugi.ru). Правда, до сих пор широкого распространения сервис еще не получил. Так что работники вероятнее всего будут обращаться либо в Пенсионный фонд, либо к вам.

Выходит, если вы раз в квартал будете готовить копию сведений персучета для своих работников, то не только убережетесь от вопросов ревизоров, но и сократите число будущих отгулов, которые работники будут брать, чтобы сходить в ПФР и узнать про свой лицевой счет.

Необязательно выдавать работникам всю форму СЗВ-6-4. Можно извлечь из нее важную для сотрудника информацию и оформить как справку (см. образец ниже. — Примеч. ред.). Так у работников будет меньше вопросов к вам по сумме взносов. Выдавать данные персучета лучше под расписку, чтобы наверняка обезопасить себя от претензий со стороны ПФР.

Документы, которые надо вручить сотруднику, даже если он их не просит Важная деталь Чтобы проинформировать сотрудников о начисленных и уплаченных с их зарплаты пенсионных взносах, можно выдать им справку, составленную на основе СЗВ-6-4.

Распечатать образец >>

Скачать бланк в формате Word >>

Расчетный листок

Статья 136 Трудового кодекса РФ обязывает работодателей извещать в письменной форме своих работников о составных частях зарплаты и удержанных суммах. А в прошлом году к этому списку добавили еще и компенсацию за задержку выдачи положенных денег. Тем не менее расчетные листки работодатели выдают крайне редко. Тогда как трудовые инспекторы очень пристально следят за этим.

Расчетный листок работник вправе получить вместе с зарплатой по итогам месяца. Повторюсь, что из документа должна быть видна не только общая сумма выплаты, нужно построчно расписать все суммы, которые начислены в рамках оплаты труда и социальной поддержки работников (премии, материальная помощь и т. п.). Проще всего разработать форму листка самостоятельно (образец см. ниже. — Примеч. ред.). В нем предусмотрите все необходимые строки. К примеру, если какие-то деньги вы с работника удерживаете, не забудьте помимо суммы прописать основание для удержания. Укажите номер и дату исполнительного документа. Так работнику будет понятнее.

Документы, которые надо вручить сотруднику, даже если он их не просит Важная деталь В расчетном листке надо прописать не только зарплату, но и удержания из нее(НДФЛ, алименты и др.).

Распечатать образец >>

Скачать бланк в формате Word >>

В расчетный листок включите строку, где вы будете указывать сумму компенсации за задержку зарплаты. Даже если у вас никогда не было таких выплат, то все равно добавьте эту строку в бланк — чтобы в будущем при необходимости не менять форму.

Теперь о том, как выдавать листки. В законодательстве не прописан какой-то определенный порядок. Поэтому я рекомендую самостоятельно разработать и отразить в локальном нормативном акте правила, по которым вы будете информировать работников о сумме заработка. Делать это лучше под расписку, то есть так же, как при выдаче данных персучета.

Во-первых, расчетные листки можно отправлять сотрудникам по электронке сразу, как только перечислили деньги на счет.

Во-вторых, извещать работников о составе зарплаты можно через руководителя подразделения. Но прежде каждый сотрудник должен письменно дать свое согласие на то, что расчетные листки за него будет получать уполномоченный. Причем, если уведомления вы не будете запечатывать в конверты, пусть сотрудники в письменной форме разрешат представителю знакомиться с их персональными данными. Осторожно! Если в компании не принято разглашать зарплаты, то каждому сотруднику лучше всего вручать расчетный листок лично. Если делать это через руководителя подразделения, то позаботьтесь, чтобы листки были недоступны для других глаз, например в закрытых конвертах.

И в-третьих, в локальном нормативном акте можно прописать, что работники компании должны сами обращаться в бухгалтерию и забирать расчетные листки в те дни, когда получают зарплату.

 

Другие документы, которые могут попросить сотрудники

1. Справка 2-НДФЛ. Может понадобиться работнику, например, чтобы обратиться в банк за кредитом. Или при устройстве на новую работу. Обязанность компании выдавать такую справку закреплена в пункте 3 статьи 230 Налогового кодекса РФ.

2. Справка с места работы. Этот документ вы вправе подготовить в произвольной форме, если сотруднику она нужна, чтобы получить визу в иностранном посольстве. Оформить документ можно на фирменном бланке, указать должность, оклад, дату приема на работу, уточнить реквизиты компании и заверить печатью организации.

3. Локальные акты. Знакомить с действующими в компании локальными нормативными актами работника нужно при приеме. Но иногда сотрудник может запросить дополнительно копию таких документов. Например, положения о премировании. Так, статья 62 Трудового кодекса РФ утверждает, что сотрудник вправе получить копию любого документа, связанного с его работой. Поэтому после того, как вам передали соответствующее заявление, подготовьте выписку из локального акта. Там отразите сведения, касающиеся только конкретного работника.

Справка о сумме заработка

Недавно появилась новая форма справки о сумме заработной платы (подробно о том, как заполнить справку, читайте в статье «Новая форма справки о заработке, которая понадобится для расчета пособий» («Главбух» № 13, 2013). Она утверждена приказом Минтруда России от 30 апреля 2013 г. № 182н. В новом бланке помимо суммы заработка прописывают и сведения об исключаемых периодах. Эти данные необходимы для подсчета пособий.

Выдавать справку вы должны не только в тех случаях, когда работники покидают организацию. Но и когда к вам обращаются уже давно уволившиеся сотрудники. Если при уходе вы предоставили им справку на старом бланке, они вправе обратиться к вам за новым бланком.

Назову несколько важных моментов, которые надо учесть, заполняя справку.

Важная деталь Оформляя справку работнице, которая два последних года до увольнения провела в отпуске по уходу за ребенком, укажите заработок за более ранние периоды.

Во-первых, в некоторых случаях в справке нужно будет отразить заработок за более ранний период, чем обычные два предшествующих увольнению года. И хотя закон этого не требует, я считаю, что можно пойти работнику навстречу. К примеру, сотрудница на протяжении двух лет, предшествующих увольнению, была в отпуске по уходу за ребенком. Если вы укажете в справке более ранние доходы, то при расчете пособия у нового работодателя она сможет выбрать наиболее выгодный расчетный период.

Во-вторых, не забывайте подробно расшифровывать количество календарных дней, которые пришлись на исключаемые из расчета периоды. Скажем, работница за год три раза была на больничном. Тогда вам лучше показать не только общее количество дней болезни, а раскрыть продолжительность каждого бюллетеня.

В-третьих, руководитель компании на справке о сумме заработка должен собственноручно поставить не только подпись, но и свою должность.

К чему соблюдать такое требование? Если впоследствии выяснится, что сведения в справке неправильные и новый работодатель рассчитал пособие неверно (например, переплатил), соцстрах может предъявить претензии не только компании, но и человеку, подписавшему документ. Пока такой практики нет, но я могу сказать, что столичные ревизоры уже повсеместно обращают на это внимание.

И в-четвертых, в пункте 1 справки нельзя сокращать наименование организации.

Опять обращусь к практике, которая складывается в московском регионе: соцстрах не принимает к зачету расходы на пособие по той причине, что в справке не указано полное наименование организации.

Но тут, конечно, с проверяющими можно поспорить. Ведь они вправе снимать затраты на пособия по временной нетрудоспособности, в случае когда в листке допущены критические ошибки или же он вообще оказался фальшивым.

Полезные советы от лектора семинара

1 Проще всего отправлять расчетные листки по электронной почте в день, когда начислена зарплата.

2 Если перед увольнением работница два предшествующих года была в отпуске по уходу за ребенком, укажите в справке заработок за несколько лет до этого момента.

Дополнительно про документы, которые положено выдавать работникам

Статьи: «Уведомление о компенсации за задержку зарплаты, которое теперь надо передавать сотрудникам» («Главбух» № 11, 2012); «Новая форма справки о заработке, которая понадобится для расчета пособий» («Главбух» № 13, 2013).

Документ: статья 136 Трудового кодекса РФ.

Тест В августе этого года бывший сотрудник ООО «Вега» попросил оформить ему справку по форме, утвержденной приказом Минтруда России от 30 апреля 2013 г. № 182н. Бухгалтер отказал, ведь полтора года назад Иванову С. А. выдали все необходимые при увольнении документы. Правомерны ли действия бухгалтера? Да Нет Если за справкой по новой форме обращается бывший сотрудник, то по его заявлению в течение трех рабочих дней нужно изготовить документ.

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Школа финансового руководителя

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Вопрос в редакцию

Ответы на самые интересные вопросы мы публикуем в газете.

Вопрос чиновнику

Горячие линии с чиновниками проходят еженедельно.

Техподдержка

Не работает сайт или сервисы? Не приходит газета? Пишите сюда!


Рассылка




© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

Редакция газеты: info@gazeta-unp.ru | Администрация сайта: online@gazeta-unp.ru Политика конфиденциальности Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43629 от 18.01.2011


Внимание! Вы читаете профессиональную статью для бухгалтера.
Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

Это бесплатно и займет 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль