Безупречные записи в трудовой книжке и подсказки, как исправить в ней ошибки

213
Чем поможет эта статья: Вы быстро и правильно внесете запись в трудовую книжку, а если уже допустили ошибку, то легко исправите ее. От чего убережет: От споров с работниками и претензий со стороны трудовых инспекторов.
Важная деталь Формулируйте причину увольнения работника в его трудовой книжке точно так же, как это основание прописано в Трудовом кодексе РФ.

Из-за ошибки в трудовой книжке сотрудник может потерять стаж, который так нужен ему для хорошей пенсии. А конфликты с сослуживцами вам, конечно, ни к чему. Поэтому сделать запись в трудовой важно правильно. Вот только на деле не всегда удается подобрать идеальную формулировку — случаи бывают разные. Но не переживайте. Мы подготовили для вас образцы записей в трудовую книжку для различных ситуаций. Можете смело ими пользоваться. А еще в вашем распоряжении электронный помощник «Говорящая трудовая книжка» — на сайте журнала «Главбух» в разделе «Сервисы» (glavbukh.ru/tk).

Ситуация 1. Вы увольняете работника по его инициативе или по другой причине

Начнем с самой распространенной ситуации, когда требуется внести запись в трудовую книжку — увольнение. И сразу дадим подсказку: причину, по которой вы расторгаете трудовой договор, формулируйте точно так же, как это основание прописано в Трудовом кодексе РФ. Ну или в другом федеральном законе, если это какой-то особый случай (ч. 5 ст. 84.1 этого кодекса). А завершите эту запись ссылкой на номер статьи, ее часть и пункт, где обозначена соответствующая причина увольнения.

Допустим, вы увольняете работника по его собственному желанию. Тогда, делая запись об этом в трудовой книжке, нужно сослаться на пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса РФ. Ведь именно так требует поступать пункт 15 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 (далее — Правила).

Ваш сотрудник берет отпуск перед увольнением по своему желанию? В таком случае сама запись о причине расторжения трудового договора будет такой же, как обычно. Только днем увольнения поставьте именно дату окончания отпуска (ч. 2 ст. 127 Трудового кодекса РФ). Это число укажите в графе 2 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки, даже если оно выпадает на выходной или праздник.

Но, само собой, рассчитать работника и выдать ему документы вы должны в его последний рабочий день, который предшествует отпуску (письмо Роструда от 24 декабря 2007 г. № 5277-6-1). Поэтому в графе 4 той же строки можете отразить реквизиты приказа о прекращении трудового договора или о предоставлении отпуска с последующим увольнением.

Важная деталь: формулируя причину расставания с работником, можете начинать фразу со слова «Уволен». Это равнозначно таким, как: «Трудовой договор расторгнут…» или «Трудовой договор прекращен…». Поэтому корректны и такие две записи: «Уволен по собственному желанию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации», «Уволен по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

Образец записи об увольнении работника «по собственному» вы найдете далее в статье. А набор формулировок для других распространенных оснований для расторжения трудового договора мы привели в таблице ниже.

Готовые формулировки записей в трудовой при увольнении
Основание увольнения Формулировка записи в трудовой книжке в графе 3раздела «Сведения о работе»
Соглашение сторон «Трудовой договор расторгнут по соглашению сторон, пункт 1части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации»
Истечение срока трудового договора «Трудовой договор прекращен в связи с истечением его срока, пункт 2части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации»
Инициатива работника (или работницы) по причине перевода его жены (или ее мужа) на работу в другой город «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника в связи с переводом мужа на работу в другую местность, пункт 3части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации»
Перевод к другому работодателю по просьбе сотрудника «Трудовой договор прекращен в связи с переводом работника по его просьбе к другому работодателю, пункт 5части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации» >
Сокращение штата работников «Трудовой договор расторгнут в связи с сокращением штата организации, пункт 2части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации»
Прогул работника «Трудовой договор расторгнут в связи с однократным грубым нарушением трудовых обязанностей — прогулом, подпункт «а»пункта 6 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации»
Отказ работника от перевода по медицинским показаниям «Трудовой договор расторгнут в связи с отказом работника от перевода на другую работу, необходимого ему в соответствии с медицинским заключением, пункт 8части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации»
Работник не прошел испытание при приеме на работу «Трудовой договор прекращен в связи с неудовлетворительным результатом испытания при приеме на работу, статья 71Трудового кодекса Российской Федерации»
Работника призвали в армию «Трудовой договор прекращен в связи с призывом работника на военную службу, пункт 1части первой статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации»
Работник признан полностью нетрудоспособным в соответствии с медицинским заключением «Трудовой договор расторгнут в связи с признанием работника полностью неспособным к трудовой деятельности в соответствии с медицинским заключением, пункт 5части первой статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации»

Ситуация 2. Вы переводите внешнего совместителя в основной штат

Предположим, сотрудник, который числится у вас внешним совместителем, увольняется с основного места работы. А ваша организация принимает его в свой штат на полную ставку. В таком случае превращение совместителя в основного работника оформляют одним из двух способов.

Первый вариант — уволить с должности по совместительству и принять уже на основную работу. Тут вы сделаете две привычные записи: об увольнении и следом о приеме на работу.

Второй способ — подписать дополнительное соглашение к действующему трудовому договору. В этом документе вы зафиксируете новые условия о статусе работника, времени работы и оплате труда. А запись о переводе внесете в книжку. Разберем этот вариант на примере распространенной ситуации: совместитель становится основным работником в той же должности.

Что именно вы запишете в трудовой, будет зависеть от того, вносил ли предыдущий работодатель, когда был основным, сведения о совместительстве.

Запись о совместительстве в книжке есть

В этом случае после информации об увольнении с прежней основной работы вам надо написать полное и, если есть, сокращенное наименование вашей компании. И ниже в графе 3 сделайте запись о том, что работа в должности становится основной, и укажите, с какого числа. В графу 4 той же строки впишите реквизиты приказа о переоформлении на основную работу. Такие разъяснения содержит и письмо Роструда от 22 октября 2007 г. № 4299-6-1. Образец записи, если в трудовой книжке есть сведения о работе по совместительству, вы найдете в образце (см. ниже).

Безупречные записи в трудовой книжке и подсказки, как исправить в ней ошибки Осторожно Запись о приеме надо вносить в трудовую книжку нового сотрудника не позднее недели со дня, когда директор подписал соответствующий приказ.

Распечатать образец >>

Записи о совместительстве в трудовой книжке нет

Если запись о совместительстве в книжке отсутствует, то в графе 3 вам понадобится вписать, что сотрудник принят на должность с первого дня совместительства. И следом указать период работы в таком статусе. А в графе 4 той же строки — реквизиты приказов о приеме на работу по совместительству и переоформлении на основную работу. Как это сформулировать, мы показали в образце (см. ниже).

Безупречные записи в трудовой книжке и подсказки, как исправить в ней ошибки Важная деталь При увольнении работника все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы в данной компании, заверяют подписью и печатью работодателя, а также подписью самого работника.

Распечатать образец >>

Ситуация 3. Изменились название или организационно-правовая форма компании

Вот еще возможная ситуация — компания меняет свое название. Или после реорганизации превращается из ООО в ЗАО. Как быть в таких случаях, подсказывает пункт 3.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек. В графе 3 раздела «Сведения о работе» надо написать о происшедших изменениях и отметить их дату. А в графе 4 той же строки приведите основание — приказ или другое решение работодателя, его дату и номер. Графы 1 и 2 не заполняйте, то есть номер и дату записи не ставьте. Образец — ниже.

Безупречные записи в трудовой книжке и подсказки, как исправить в ней ошибки Важная деталь В трудовые книжки работников обязательно вносите записи о реорганизации компании, а также об изменении ее наименования.

Распечатать образец >>

К слову, так же надо внести записи в трудовые книжки сотрудников, когда их работодатель-предприниматель меняет фамилию. Формулировка может быть такой: «Индивидуального предпринимателя Кузнецову Елену Михайловну с 30 июля 2013 года считать индивидуальным предпринимателем Самойловой Еленой Михайловной».

Ситуация 4. В трудовой книжке пропустили запись

Вы по какой-то причине пропустили запись в трудовой книжке, например о переводе сотрудника на другую работу. Конечно, эти сведения надо отразить. Но как это сделать? Сейчас подскажем.

Итак, внесите пропущенную запись после всех заполненных строк в разделе «Сведения о работе». Ведь отменять те записи, которые по хронологии должны были следовать за ней, оснований нет. Признать недействительной можно только неправильную или неточную запись (п. 30 Правил, п. 1.2 Инструкции).

Правила и Инструкция предусматривают всего три даты, которые требуется вносить в графу 2: день приема на работу, увольнения и внесения записи. Очевидно, что напротив недостающей записи можно отразить только дату ее внесения. А вот дату пропущенного события можно зафиксировать в графе 3 той же строки.

По тому же алгоритму действуйте и в том случае, если приходится восстанавливать запись уже после увольнения работника. Только прежде нужно отразить наименование вашей компании. А после записи должны стоять печать, подпись кадровика и самого работника.

Образец на этот случай мы разместили (см. ниже).

Безупречные записи в трудовой книжке и подсказки, как исправить в ней ошибки Важная деталь Пропущенную запись о работе в трудовой книжке можно внести после всех заполненных строк.

Распечатать образец >>

Ситуация 5. Вы ошибочно вписали не тот номер записи, не ту должность, фамилию…

Допустим, вы второпях внесли в трудовую книжку нового работника запись о приеме с тем же порядковым номером, что был в предыдущей об увольнении. Или ошиблись в наименовании должности, допустили опечатку в фамилии работника… Все эти погрешности надо обязательно исправить.

После ошибочной записи сделайте еще одну — в ней признайте неверную запись недействительной, а затем внесите правильную (см. образец ниже).

Безупречные записи в трудовой книжке и подсказки, как исправить в ней ошибки Осторожно! Признавая запись недействительной, обязательно укажите ее номер и какой ситуации она касается.

Распечатать образец >>

А вот если, увольняя работника, вы нечаянно завизировали записи в трудовой книжке штампом «для документов», то это не страшно. Просто рядом с его оттиском поставьте круглую печать компании. Только сделайте это обязательно, поскольку подтвердить запись можно строго основной печатью организации.

Главное, о чем важно помнить

1 Причину увольнения работника формулируйте точно так же, как это основание прописано в Трудовом кодексе РФ.

2 После записи об увольнении всегда должны стоять печать компании, подписи кадровика или директора и работника.

Дополнительно про заполнение трудовых книжек

Статья: «Что важно учесть, если руководство решило перевести часть сотрудников на надомную работу?» («Главбух» № 16, 2012).

Документы: часть 5 статьи 84.1 Трудового кодекса РФ; Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

Тест Что вписать в трудовую при увольнении по собственному желанию? Уволен по собственному желанию, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса РФ. Трудовой договор прекращен по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса РФ. Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, статья 80 Трудового кодекса РФ. Формулировать причину увольнения надо так же, как она прописана в Трудовом кодексе РФ. А в качестве основания привести номер статьи, ее части и пункта. Это следует из части 5 статьи 84.1 Трудового кодекса РФ и пункта 15 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

 

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Школа финансового руководителя

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Вопрос в редакцию

Ответы на самые интересные вопросы мы публикуем в газете.

Вопрос чиновнику

Горячие линии с чиновниками проходят еженедельно.

Техподдержка

Не работает сайт или сервисы? Не приходит газета? Пишите сюда!


Рассылка




© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

Редакция газеты: info@gazeta-unp.ru | Администрация сайта: online@gazeta-unp.ru Политика конфиденциальности Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43629 от 18.01.2011


Внимание! Вы читаете профессиональную статью для бухгалтера.
Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

Это бесплатно и займет 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль