Безупречные записи в трудовой книжке и подсказки, как исправить в ней ошибки

313
Чем поможет эта статья: Вы быстро и правильно внесете запись в трудовую книжку, а если уже допустили ошибку, то легко исправите ее. От чего убережет: От споров с работниками и претензий со стороны трудовых инспекторов.
Важная деталь Формулируйте причину увольнения работника в его трудовой книжке точно так же, как это основание прописано в Трудовом кодексе РФ.

Из-за ошибки в трудовой книжке сотрудник может потерять стаж, который так нужен ему для хорошей пенсии. А конфликты с сослуживцами вам, конечно, ни к чему. Поэтому сделать запись в трудовой важно правильно. Вот только на деле не всегда удается подобрать идеальную формулировку — случаи бывают разные. Но не переживайте. Мы подготовили для вас образцы записей в трудовую книжку для различных ситуаций. Можете смело ими пользоваться. А еще в вашем распоряжении электронный помощник «Говорящая трудовая книжка» — на сайте журнала «Главбух» в разделе «Сервисы» (glavbukh.ru/tk).

Ситуация 1. Вы увольняете работника по его инициативе или по другой причине

Начнем с самой распространенной ситуации, когда требуется внести запись в трудовую книжку — увольнение. И сразу дадим подсказку: причину, по которой вы расторгаете трудовой договор, формулируйте точно так же, как это основание прописано в Трудовом кодексе РФ. Ну или в другом федеральном законе, если это какой-то особый случай (ч. 5 ст. 84.1 этого кодекса). А завершите эту запись ссылкой на номер статьи, ее часть и пункт, где обозначена соответствующая причина увольнения.

Допустим, вы увольняете работника по его собственному желанию. Тогда, делая запись об этом в трудовой книжке, нужно сослаться на пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса РФ. Ведь именно так требует поступать пункт 15 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 (далее — Правила).

Ваш сотрудник берет отпуск перед увольнением по своему желанию? В таком случае сама запись о причине расторжения трудового договора будет такой же, как обычно. Только днем увольнения поставьте именно дату окончания отпуска (ч. 2 ст. 127 Трудового кодекса РФ). Это число укажите в графе 2 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки, даже если оно выпадает на выходной или праздник.

Но, само собой, рассчитать работника и выдать ему документы вы должны в его последний рабочий день, который предшествует отпуску (письмо Роструда от 24 декабря 2007 г. № 5277-6-1). Поэтому в графе 4 той же строки можете отразить реквизиты приказа о прекращении трудового договора или о предоставлении отпуска с последующим увольнением.

Важная деталь: формулируя причину расставания с работником, можете начинать фразу со слова «Уволен». Это равнозначно таким, как: «Трудовой договор расторгнут…» или «Трудовой договор прекращен…». Поэтому корректны и такие две записи: «Уволен по собственному желанию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации», «Уволен по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

Образец записи об увольнении работника «по собственному» вы найдете далее в статье. А набор формулировок для других распространенных оснований для расторжения трудового договора мы привели в таблице ниже.

Готовые формулировки записей в трудовой при увольнении
Основание увольнения Формулировка записи в трудовой книжке в графе 3раздела «Сведения о работе»
Соглашение сторон «Трудовой договор расторгнут по соглашению сторон, пункт 1части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации»
Истечение срока трудового договора «Трудовой договор прекращен в связи с истечением его срока, пункт 2части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации»
Инициатива работника (или работницы) по причине перевода его жены (или ее мужа) на работу в другой город «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника в связи с переводом мужа на работу в другую местность, пункт 3части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации»
Перевод к другому работодателю по просьбе сотрудника «Трудовой договор прекращен в связи с переводом работника по его просьбе к другому работодателю, пункт 5части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации» >
Сокращение штата работников «Трудовой договор расторгнут в связи с сокращением штата организации, пункт 2части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации»
Прогул работника «Трудовой договор расторгнут в связи с однократным грубым нарушением трудовых обязанностей — прогулом, подпункт «а»пункта 6 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации»
Отказ работника от перевода по медицинским показаниям «Трудовой договор расторгнут в связи с отказом работника от перевода на другую работу, необходимого ему в соответствии с медицинским заключением, пункт 8части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации»
Работник не прошел испытание при приеме на работу «Трудовой договор прекращен в связи с неудовлетворительным результатом испытания при приеме на работу, статья 71Трудового кодекса Российской Федерации»
Работника призвали в армию «Трудовой договор прекращен в связи с призывом работника на военную службу, пункт 1части первой статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации»
Работник признан полностью нетрудоспособным в соответствии с медицинским заключением «Трудовой договор расторгнут в связи с признанием работника полностью неспособным к трудовой деятельности в соответствии с медицинским заключением, пункт 5части первой статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации»

Ситуация 2. Вы переводите внешнего совместителя в основной штат

Предположим, сотрудник, который числится у вас внешним совместителем, увольняется с основного места работы. А ваша организация принимает его в свой штат на полную ставку. В таком случае превращение совместителя в основного работника оформляют одним из двух способов.

Первый вариант — уволить с должности по совместительству и принять уже на основную работу. Тут вы сделаете две привычные записи: об увольнении и следом о приеме на работу.

Второй способ — подписать дополнительное соглашение к действующему трудовому договору. В этом документе вы зафиксируете новые условия о статусе работника, времени работы и оплате труда. А запись о переводе внесете в книжку. Разберем этот вариант на примере распространенной ситуации: совместитель становится основным работником в той же должности.

Что именно вы запишете в трудовой, будет зависеть от того, вносил ли предыдущий работодатель, когда был основным, сведения о совместительстве.

Запись о совместительстве в книжке есть

В этом случае после информации об увольнении с прежней основной работы вам надо написать полное и, если есть, сокращенное наименование вашей компании. И ниже в графе 3 сделайте запись о том, что работа в должности становится основной, и укажите, с какого числа. В графу 4 той же строки впишите реквизиты приказа о переоформлении на основную работу. Такие разъяснения содержит и письмо Роструда от 22 октября 2007 г. № 4299-6-1. Образец записи, если в трудовой книжке есть сведения о работе по совместительству, вы найдете в образце (см. ниже).

Безупречные записи в трудовой книжке и подсказки, как исправить в ней ошибки Осторожно Запись о приеме надо вносить в трудовую книжку нового сотрудника не позднее недели со дня, когда директор подписал соответствующий приказ.

Распечатать образец >>

Записи о совместительстве в трудовой книжке нет

Если запись о совместительстве в книжке отсутствует, то в графе 3 вам понадобится вписать, что сотрудник принят на должность с первого дня совместительства. И следом указать период работы в таком статусе. А в графе 4 той же строки — реквизиты приказов о приеме на работу по совместительству и переоформлении на основную работу. Как это сформулировать, мы показали в образце (см. ниже).

Безупречные записи в трудовой книжке и подсказки, как исправить в ней ошибки Важная деталь При увольнении работника все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы в данной компании, заверяют подписью и печатью работодателя, а также подписью самого работника.

Распечатать образец >>

Ситуация 3. Изменились название или организационно-правовая форма компании

Вот еще возможная ситуация — компания меняет свое название. Или после реорганизации превращается из ООО в ЗАО. Как быть в таких случаях, подсказывает пункт 3.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек. В графе 3 раздела «Сведения о работе» надо написать о происшедших изменениях и отметить их дату. А в графе 4 той же строки приведите основание — приказ или другое решение работодателя, его дату и номер. Графы 1 и 2 не заполняйте, то есть номер и дату записи не ставьте. Образец — ниже.

Безупречные записи в трудовой книжке и подсказки, как исправить в ней ошибки Важная деталь В трудовые книжки работников обязательно вносите записи о реорганизации компании, а также об изменении ее наименования.

Распечатать образец >>

К слову, так же надо внести записи в трудовые книжки сотрудников, когда их работодатель-предприниматель меняет фамилию. Формулировка может быть такой: «Индивидуального предпринимателя Кузнецову Елену Михайловну с 30 июля 2013 года считать индивидуальным предпринимателем Самойловой Еленой Михайловной».

Ситуация 4. В трудовой книжке пропустили запись

Вы по какой-то причине пропустили запись в трудовой книжке, например о переводе сотрудника на другую работу. Конечно, эти сведения надо отразить. Но как это сделать? Сейчас подскажем.

Итак, внесите пропущенную запись после всех заполненных строк в разделе «Сведения о работе». Ведь отменять те записи, которые по хронологии должны были следовать за ней, оснований нет. Признать недействительной можно только неправильную или неточную запись (п. 30 Правил, п. 1.2 Инструкции).

Правила и Инструкция предусматривают всего три даты, которые требуется вносить в графу 2: день приема на работу, увольнения и внесения записи. Очевидно, что напротив недостающей записи можно отразить только дату ее внесения. А вот дату пропущенного события можно зафиксировать в графе 3 той же строки.

По тому же алгоритму действуйте и в том случае, если приходится восстанавливать запись уже после увольнения работника. Только прежде нужно отразить наименование вашей компании. А после записи должны стоять печать, подпись кадровика и самого работника.

Образец на этот случай мы разместили (см. ниже).

Безупречные записи в трудовой книжке и подсказки, как исправить в ней ошибки Важная деталь Пропущенную запись о работе в трудовой книжке можно внести после всех заполненных строк.

Распечатать образец >>

Ситуация 5. Вы ошибочно вписали не тот номер записи, не ту должность, фамилию…

Допустим, вы второпях внесли в трудовую книжку нового работника запись о приеме с тем же порядковым номером, что был в предыдущей об увольнении. Или ошиблись в наименовании должности, допустили опечатку в фамилии работника… Все эти погрешности надо обязательно исправить.

После ошибочной записи сделайте еще одну — в ней признайте неверную запись недействительной, а затем внесите правильную (см. образец ниже).

Безупречные записи в трудовой книжке и подсказки, как исправить в ней ошибки Осторожно! Признавая запись недействительной, обязательно укажите ее номер и какой ситуации она касается.

Распечатать образец >>

А вот если, увольняя работника, вы нечаянно завизировали записи в трудовой книжке штампом «для документов», то это не страшно. Просто рядом с его оттиском поставьте круглую печать компании. Только сделайте это обязательно, поскольку подтвердить запись можно строго основной печатью организации.

Главное, о чем важно помнить

1 Причину увольнения работника формулируйте точно так же, как это основание прописано в Трудовом кодексе РФ.

2 После записи об увольнении всегда должны стоять печать компании, подписи кадровика или директора и работника.

Дополнительно про заполнение трудовых книжек

Статья: «Что важно учесть, если руководство решило перевести часть сотрудников на надомную работу?» («Главбух» № 16, 2012).

Документы: часть 5 статьи 84.1 Трудового кодекса РФ; Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

Тест Что вписать в трудовую при увольнении по собственному желанию? Уволен по собственному желанию, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса РФ. Трудовой договор прекращен по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса РФ. Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, статья 80 Трудового кодекса РФ. Формулировать причину увольнения надо так же, как она прописана в Трудовом кодексе РФ. А в качестве основания привести номер статьи, ее части и пункта. Это следует из части 5 статьи 84.1 Трудового кодекса РФ и пункта 15 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

 

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Рекомендации по теме

    Школа финансового руководителя

    Самое выгодное предложение

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией

    А еще...

    Вопрос в редакцию

    Ответы на самые интересные вопросы мы публикуем в газете.

    Вопрос чиновнику

    Горячие линии с чиновниками проходят еженедельно.

    Техподдержка

    Не работает сайт или сервисы? Не приходит газета? Пишите сюда!





    Топ-10 главных тем номера

    Как с 1 октября 2017 года оформлять счета-фактуры и вести книги по НДС

    Бухгалтерский справочник по исправлению ошибок в документах

    Как работать с онлайн-кассой после 1 июля 2017 года

    Как избежать случайных ошибок в расчете отпускных

    Как сверить налоговую нагрузку компании с безопасными показателями

    Готовые ответы на требования инспекторов по новой отчетности

    Почему блокируют клиент-банк. Реальные основания и мифы

    Как заполнять платежные поручения по взносам: новые правила

    Как компаниям платить налоги друг за друга, чтобы деньги попали в бюджет

    Бухгалтерские секреты, которые каждый день упрощают работу коллег

    © 2007–2017 ООО «Актион управление и финансы»

    Редакция газеты: info@gazeta-unp.ru | Администрация сайта: online@gazeta-unp.ru
    Политика конфиденциальности
    Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62334 от 03.07.2015;
    Политика обработки персональных данных

    
    • Мы в соцсетях
    Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.

    Внимание!
    Вы читаете профессиональную статью для бухгалтера.
    Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

    Это бесплатно и займет 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль
    ×
    Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

    Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль