Удобная таблица, с которой вы оперативно оформите представительские расходы

238
Чем поможет эта статья: Быстрее обычного заполнить все необходимые документы, подтверждающие представительские расходы в налоговом учете. От чего убережет: От придирок налоговых инспекторов из-за того, что расходы на переговоры и деловые встречи недостаточно обоснованны.

Как сейчас безопасно признавать расходы на деловые переговоры и прием клиентов

Важная деталь Представительские расходы можете смело учитывать, даже если вашей компании не удалось в итоге заключить с потенциальными клиентами договоры.

За последние три месяца чиновники выпустили несколько писем, в которых они разрешили признавать представительские расходы в неоднозначных прежде ситуациях. Так, весной сотрудники Минфина России согласились с тем, что расходы на прием партнеров можно списать, даже если встреча не привела к положительному результату. То есть не имеет значения, удалось ли компании по результатам мероприятия заключить какие-либо договоры. Об этом сказано в письме ведомства от 10 апреля 2013 г. № 03-03-06/2/11897.

И в июне чиновники тоже подтвердили: при расчете налога на прибыль можно без проблем учесть расходы на прием потенциальных клиентов (то есть не только тех контрагентов, с которыми налажены отношения). При этом не важно, с кем были переговоры — с обычными гражданами или с представителями компаний. Все эти выводы есть в письме Минфина России от 3 июня 2013 г. № 03-03-06/2/20149.

Так что теперь вы можете списывать представительские расходы гораздо чаще. Даже в тех случаях, в которых раньше вы это делать опасались.

Но не забудьте про то, что представительские расходы можно признать при расчете прибыли только в пределах норматива — 4 процентов от расходов на оплату труда. Такой лимит предусмотрен в пункте 2 статьи 264 Налогового кодекса РФ.

Дальше подскажем, какие документы понадобится оформить, чтобы подтвердить представительские расходы. А затем мы дадим совет, как это можно сделать максимально быстро и просто.

Какие документы собрать и оформить

Чтобы списать представительские расходы при расчете налога на прибыль, вам понадобятся первичные документы, подтверждающие потраченные суммы. О каких бумагах идет речь? Прежде всего, об авансовом отчете.

Попросите работника, который занимался организацией официального мероприятия, подготовить этот документ по унифицированной форме № АО-1 или на том бланке, который вы разработали своими силами.

К авансовому отчету пусть сотрудник приложит первичку, подтверждающую расходы. Это могут быть кассовые чеки, квитанции, счета-фактуры из ресторанов, кафе и других сторонних предприятий.

Авансовый отчет и чеки с квитанциями вы получите от работника. Но есть еще ряд важных документов, которые придется оформить вам самим. В частности, это приказ руководителя о проведении официального мероприятия, отчет по его итогам. Перечень документов, которые могут потребовать налоговики во время проверки, встречается в письмах чиновников. Например, в письме Минфина России от 1 ноября 2010 г. № 03-03-06/1/675. Готовый список необходимых бумаг мы привели ниже.

 

Список документов, которыми вы безоговорочно подтвердите представительские расходы

1.Приказ руководителя компании о проведении официального мероприятия. В документе уточните, когда компания проведет встречу с партнерами, и назовите цель мероприятия.

2.Смета представительских расходов. В этом документе приведите перечень планируемых расходов, их максимальные суммы.

3.Отчет о проведении официального мероприятия. Здесь укажите, что цель мероприятия достигнута.

4.Авансовый отчет и первичные документы, подтверждающие сумму расходов.

5.Бухгалтерская справка о сумме представительских расходов. Этот документ удобно составить, чтобы свести в одном документе все представительские расходы по мероприятию.

Формы по представительским расходам вам придется разработать самостоятельно. Лишь авансовые отчеты сотрудники могут оформлять на унифицированных бланках (№ АО-1).

А вот для приказа руководителя, сметы, отчета о проведенном мероприятии и других документов по представительским расходам специальных форм нет. Разрабатывая формы, не забудьте про обязательные реквизиты первички, предусмотренные в статье 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ. Наглядный образец приказа директора мы привели ниже.

Удобная таблица, с которой вы оперативно оформите представительские расходы

Распечатать образец >>

Скачать бланк в формате Word >>

А вот образец бухгалтерской справки.

Удобная таблица, с которой вы оперативно оформите представительские расходы

Распечатать образец >>

Скачать бланк в формате Word >>

Как быстрее заполнить приказ и отчет с помощью электронной таблицы

В разных документах по представительским расходам встречаются одни и те же данные. Например, название принимающей стороны и приглашенных клиентов, перечень расходов, их суммы, Ф.И.О. генерального директора вашей компании. Один из участников форума журнала «Главбух» посоветовал своим коллегам, как можно упростить заполнение форм документов. Расскажем обо всем подробнее.

Составьте общую таблицу в Excel с исходными данными. То есть с теми сведениями, которые вам понадобится занести в несколько документов (название компании, перечень расходов, их суммы и т. д.). Как может выглядеть такая таблица, мы показали ниже.

Удобная таблица, с которой вы оперативно оформите представительские расходы

Распечатать образец >>

Скачать бланк в формате Word >>

Данные из таблицы с исходными данными будут автоматически попадать в нужные ячейки форм документов. Для этого используйте в программе Excel функцию равенства. Смотрите: к примеру, название вашей компании отражено в ячейке С2 таблицы с исходными данными. И те же данные должны попасть в ячейку J1 другого документа — приказа руководителя компании. Это означает, что в ячейку J1 приказа необязательно вносить название компании вручную. Вам достаточно ввести сюда формулу: = С2. Формула преобразится в такой вид «=‘Исходные данные’!C2».

Точно так же можно автоматически переносить из таблицы с исходными данными компании и другие значения (суммы и перечень расходов, Ф.И.О. участников мероприятия, итоги встречи). Шаблоны всех необходимых документов по представительским расходам вместе с формулами можно скачать в разделе «Формы».

Главное, о чем важно помнить

1Списать представительские расходы в налоговом учете можно только в пределах 4 процентов от расходов на оплату труда.

2Чтобы упростить работу, заполняя документы по представительским расходам, берите данные для каждой формы в единой таблице с исходными данными.

Дополнительно про представительские расходы

Статья: «Минфин разрешил списывать представительские расходы, не оправдавшие надежд компании» («Главбух» № 10, 2013).

Документы: пункт 2 статьи 264 Налогового кодекса РФ; письмо Минфина России от 3 июня 2013 г. № 03-03-06/2/20149.

Тест Торговая компания собирается организовать прием для оптовых покупателей, с которыми, возможно, удастся заключить контракты. Можно ли расходы на встречу списать как представительские расходы? Да, если есть подтверждающие первичные документы. Нельзя, пока компания не заключит с потенциальными клиентами договоры. Даже если компания лишь планирует сотрудничать с клиентами, расходы на переговоры можно учесть при расчете налога на прибыль как представительские. При этом итог такой деловой встречи не имеет значения. Аналогичный вывод есть в письме Минфина России от 3 июня 2013 г. № 03-03-06/2/20149.

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Школа финансового руководителя

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Вопрос в редакцию

Ответы на самые интересные вопросы мы публикуем в газете.

Вопрос чиновнику

Горячие линии с чиновниками проходят еженедельно.

Техподдержка

Не работает сайт или сервисы? Не приходит газета? Пишите сюда!


Рассылка




© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

Редакция газеты: info@gazeta-unp.ru | Администрация сайта: online@gazeta-unp.ru Политика конфиденциальности Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43629 от 18.01.2011


×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль