Газета

Какая бумага наверняка подтвердит расходы на закупку товаров у физлица

  • 31 декабря 2013
  • 55

Почему этот документ важен: Правила бухгалтерского и налогового учета требуют оформлять первичку для каждой хозяйственной операции. В том числе в случае закупки продукции у физлица. В чем часто ошибаются: Не придают значения сведениям об оплате товаров.

Когда потребуется документ

Важная деталь Даже если вы заключаете сделку с физлицом (не предпринимателем), первичку надо оформить.

Некоторые товары выгоднее покупать у физлиц, которые не являются индивидуальными предпринимателями. Хотя бы потому, что оплатить закупку можно наличными без ограничения в 100 000 руб. (в отличие от сделок с организациями или предпринимателями). На практике компании нередко приобретают у обычных граждан продовольственные товары, сырье и материалы.

Чтобы отразить такую сделку в учете, вам потребуются определенные документы. Как вы знаете, любые затраты для налогового учета надо подтвердить. Это правило пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ. В бухгалтерском учете без первички тоже не обойтись. Ведь каждая хозяйственная операция должна быть оформлена отдельным документом (ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Так вот, прежде всего с продавцом надо оформить письменный договор купли-продажи. Конечно, это может быть отдельный контракт. Но удобнее составить акт закупки, который вполне может выступать как первичкой, так и полноценным договором одновременно. Ведь форма контракта может быть любой. Главное, чтобы обе стороны его подписали (п. 2 ст. 434 Гражданского кодекса РФ).

Как грамотно оформить акт закупки

Акт закупки можете составить в произвольной форме. Образец такого документа вы найдете ниже. За основу мы взяли закупочный акт по форме № ОП-5. Она утверждена постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132. Лишние, на ваш взгляд, строки можете убрать, а что-то свое, наоборот, добавить.

Какая бумага наверняка подтвердит расходы на закупку товаров у физлица

Распечатать образец >>

Скачать бланк в формате Word >>

Но в любом случае не трогайте обязательные реквизиты (1), установленные частью 2 статьи 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ. Итоговую форму закрепите в учетной политике, как того требуют правила пункта 4 ПБУ 1/2008.

Итак, если вы решили преобразовать форму № ОП-5, то смело можете убрать традиционную шапку в правом верхнем углу документа. Не потребуются вам и коды ОКПО и ОКДП.

В таблице поменяйте название столбца «Сельскохозяйственные продукты» на нужный вам вид продукции. Лучше всего использовать универсальное «Наименование товаров» (2). Так вам не придется каждый раз вносить изменения в форму документа. Конечно, и шансов ошибиться будет меньше.

Раз вы составляете акт для обычного физлица, то можно исключить сведения о госрегистрации предпринимателя. Они вам явно не нужны. Также как информация о подсобном хозяйстве.

Лишними будут и строки, предусмотренные для удержанного налога. Ведь НДФЛ вам платить не придется. Дело в том, что при закупке товаров у гражданина РФ вы не выступаете налоговым агентом в силу пункта 2 статьи 226 и подпункта 2 пункта 1 статьи 228 Налогового кодекса РФ.
Обучающий курс по теме Особенности заполнения важных бухгалтерских документов подписчики нашего журнала могут изучить в Высшей Школе Главбуха.

А вот сведения о том, что товары вы действительно получили, а деньги передали, лучше включить в документ (3). Так вы, во-первых, раскроете предмет договора. Во-вторых, не упустите из виду один из обязательных реквизитов — содержание хозяйственной операции. В-третьих, к вам будет меньше претензий, если продавец вдруг забудет, что деньги он уже получил.

Кстати, скорее всего за покупкой вы отправите подотчетника. На этот случай надо предусмотреть информацию о доверенности. Продавец к вам пришел сам? Тогда оформите сделку от имени руководителя. А он, как правило, действует на основании устава общества. То есть, чтобы ваш договор-акт стал еще удобнее, можно добавить универсальную строку для документа, на основании которого ваш работник или директор подписывает важную бумагу (4).

Какие еще документы понадобятся

Если товары вы закупаете за наличные деньги через подотчетника, то он должен составить авансовый отчет. А уже к отчету он приложит акт закупки. Когда же ваш кассир лично выдаст продавцу деньги за товары, надо будет составить расходный кассовый ордер по форме № КО-2, утвержденной постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88. Еще вариант — оплату за покупку можно перечислить на личный счет физлица. Тогда подтверждением расчетов будет платежное поручение.

Тест Директор ООО «Рукодельница» решил закупить товары для компании у гражданина РФ. Для такой сделки бухгалтер подготовил акт о закупке товаров. Обязательно ли составлять еще и отдельный договор с физлицом? Да, обязательно. Нет, не обязательно. Отдельный договор с физлицом можно не составлять, если есть акт закупки. Такой документ вполне может выступать как первичкой, так и полноценным контрактом одновременно. Ведь форма договора может быть любой. Главное, чтобы обе стороны его подписали (п. 2 ст. 434 Гражданского кодекса РФ).

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно, и не займёт много времени, а вы будете в курсе полезной информации, которая нужна Вам для работы.

Рекомендации по теме

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
×
Пожалуйста, войдите на сайт

Зарегистрируйтесь или войдите на сайт:

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться

Зарегистрируйтесь или войдите на сайт:

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
... и продолжить чтение
Зарегистрироваться
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться

Внимание!
Вы читаете профессиональную статью для бухгалтера.
Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

Мы заботимся о качестве материалов на сайте и чтобы защитить авторские права редакции, мы вынуждены размещать лучшие статьи и сервисы в закрытом доступе.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
.... чтобы ознакомиться со сведениями
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.