Какая новая электронная подпись нужна именно вашей компании и стоит ли вообще торопиться

54
Тема семинара: «Электронный документооборот в 2013 году». Компания-организатор: Учебный центр «СКБ Контур». Конспект семинара подготовлен совместно с редакцией журнала «Семинар для бухгалтера».
Какая новая электронная подпись нужна именно  вашей компании и стоит ли вообще торопиться
О лектореНикита Баранов в 2009 году назначен руководителем услуг Удостоверяющего центра «СКБ Контур». В ноябре 2011 года представлял Россию на международной конференции, посвященной электронной подписи, в Вашингтоне, а также на XI Европейском форуме по электронной цифровой подписи.

Ваша компания уже заменила прежние сертификаты ЭЦП на электронные подписи нового образца? Если нет, то рекомендуем сделать это в ближайшее время. Ведь Федеральный закон от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ перестал действовать с 1 июля 2013 года. На смену одной электронно-цифровой подписи пришло три вида новых — о том, как организациям их следует применять, говорится в Федеральном законе от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ.

Нельзя не отметить, что законодатели скорее всего продлят сроки обновления ЭЦП. Депутаты уже рассматривают проект об этом и обещают принять его в ближайшее время.

Но, как нам стало известно, до тех пор пока документ, вносящий изменения в Закон № 63-ФЗ не будет официально подписан и не вступит в силу, налоговики примут от вас отчетность только с усовершенствованными электронными подписями.

В общем, обновить имеющиеся ЭЦП придется рано или поздно всем компаниям. Так что лучше с этой процедурой все-таки не затягивать. К слову, удостоверяющие центры обновляют подписи бесплатно и в короткий — трехдневный — срок.

Ну а чтобы вам было проще определить, какой из трех видов электронных подписей выбрать, прочитайте этот подробный конспект семинара.

Какую электронную подпись выбрать

Важная деталь Чтобы заверить отчетность для ИФНС, ПФР и ФСС, лучше использовать уже усиленную квалифицированную электронную подпись.

Теперь существует три вида электронной подписи. Первый — усиленная квалифицированная электронная подпись (КЭП). Второй — усиленная неквалифицированная подпись (НЭП). И третий вид — простая электронная подпись (ПЭП). Кратко скажу, что различаются они надежностью и сложностью получения. А значит, и ваш выбор будет зависеть от того, для какой цели вам требуется электронный автограф.

Квалифицированная электронная подпись

Я начну с самой необходимой — усиленной квалифицированной подписи. Она отличается высокой степенью защиты и годится для любых операций. Все потому, что документ, завизированный КЭП, аналогичен бумажному варианту с собственноручной подписью. Кроме того, если стоит квалифицированная подпись, можно точно определить, какой именно сотрудник организации ее поставил. А также установить, изменялся ли документ уже после того, как был подписан.

В общем, на документы, которые вы отправляете в официальные ведомства, — отчетность в налоговую и фонды, заявления на зачет и возврат, заявки на участие в торгах — безопаснее ставить усиленную квалифицированную подпись. Ведь согласно пункту 1 статьи 6 Закона № 63-ФЗ, электронный документ с КЭП принимается наравне с бумажным.

Так что первичкой, заверенной квалифицированной подписью, можете законно подтверждать расходы по налогу на прибыль. Минфин России высказал такую точку зрения еще в прошлом году (письмо от 11 января 2012 г. № 03-02-07/1-1). А также в начале этого года — письмо от 23 января 2013 г. № 03-03-06/1/24.

Если вы сейчас пользуетесь ЭЦП, то скорее всего удостоверяющий центр уже напомнил, что вам необходимо заменить электронно-цифровую подпись именно на квалифицированную электронную. И проинструктировал, как это сделать.

Но если электронную подпись вы будете запрашивать впервые, то будьте готовы представить в удостоверяющий центр документы. К примеру, некоторые УЦ могут попросить копию паспорта владельца электронной подписи, его СНИЛС.

Кроме того, понадобится заявление на оформление подписи. Да, и еще доверенность — если вам нужно получить подпись не руководителя компании, а, к примеру, бухгалтера (образец доверенности см. ниже. — Примеч. ред.).

Какая новая электронная подпись нужна именно  вашей компании и стоит ли вообще торопиться

Распечатать образец >>

Скачать бланк в формате Word >>

Неквалифицированная электронная подпись

Усиленная неквалифицированная подпись на документе тоже достаточно защищенная. Она позволяет определить отправителя и подтвердить, что в документ не вносили изменения после того, как он был подписан. Но использовать НЭП на документах, которые нужно представить, в частности, в налоговую инспекцию, нельзя. Законодательством этого не предусмотрено. Такой вывод есть в письме Минфина России от 25 декабря 2012 г. № 03-03-06/2/139.

Послушать ремикс
от Dj Грува на «Девочку Главбуха»

den.glavbukh.ru

Вопросы от налогоплательщиков, которые стали использовать новые электронные подписи, посыпались еще в прошлом году. Многие спрашивали: если по договоренности с контрагентами заверять электронную первичку неквалифицированной подписью, то можно ли на основании таких документов списывать расходы? Чиновники считают, что нельзя. И в своих письмах повторяют, что усиленная неквалифицированная подпись на электронном документе не делает его равнозначным бумажному. И для целей налогового учета первичка, подписанная неквалифицированной подписью, не годится.

Так что хочу вас предостеречь. Ставить НЭП на официальной переписке с контрагентами можно. Но только на той, которую вы не обязаны сдавать в налоговую или фонды. К примеру, на отчетах по закупкам или продажам.

Чтобы получить сертификат неквалифицированной подписи, обратитесь в удостоверяющий центр. Каких-либо дополнительных документов от вас требовать не будут.

Простая электронная подпись

И наконец, простая электронная подпись. Самая незащищенная из трех: она позволяет лишь определить автора документа. Изменяли содержание или нет, узнать невозможно.

По сути, простая электронная подпись — это стандартная авторизация в личной почте или, скажем, на портале госуслуг. Чтобы получить логин и пароль, достаточно только внести на том или ином сайте свои персональные данные. Установить, что подписью воспользовался именно ее владелец, не получится. Поэтому она не гарантирует достоверность информации.

Резюмирую: простую электронную подпись нельзя использовать для юридически значимого документооборота. Финансисты считают, что ПЭП на документе не делает его аналогом бумажного. В письме от 20 декабря 2012 г. № 03-03-06/1/710 чиновники из Минфина сказали, что первичный документ с простой электронной подписью подтвердить расходы не может.

Когда придется переоформить или отозвать новую электронную подпись

Может быть и так, что у вашей компании до 1 июля были уже новые электронные подписи. Скажем, вы оформляли сертификаты около года назад, когда уже начали работать новые правила. Если так, то обновлять такую подпись еще раз вам не нужно. Сертификат вам выдали в рамках Закона № 63-ФЗ, и подпись будет в силе до окончания срока своего действия.

К слову, срок усиленной квалифицированной электронной подписи в среднем длится один год. Правда, за то время, пока вы используете электронную подпись, много чего в компании может измениться. Допустим, владелец ЭП сложил полномочия или же вы случайно потеряли электронный USB-брелок. Тогда отзывайте подпись незамедлительно. Для этого обратитесь в свой удостоверяющий центр. Там по вашему заявлению отзовут сертификат ключа. После этого вы сможете оформить заказ на новый. А все расходы по замене ЭП правомерно учтете в базе по прибыли.

В каком случае надо ограничить полномочия владельца электронной подписи

Удобно, чтобы ЭП была у каждого сотрудника, который подписывает электронные документы. Тогда вам не придется передавать коллегам свою подпись при случае. Острожничайте, ведь ответственность всегда несет владелец сертификата.

Кроме того, Закон № 63-ФЗ допускает, что в сертификат электронной подписи по требованию заявителя можно включить информацию о полномочиях владельца. Поэтому, чтобы обезопасить компанию, в заявлении на получение электронной подписи стоит предусмотреть границы компетенции работника — какие документы он вправе подписывать. В этом случае без ведома начальства никто не превысит свои полномочия.

Полезные советы от лектора семинара

1 В Минфине считают, что подтвердить расходы компании смогут только документы, подписанные квалифицированной электронной подписью.

2 Расходы на переоформление электронной подписи спокойно списывайте из прибыли.

Дополнительно про электронную подпись

Статьи: «Как грамотно организовать обмен электронными счетами-фактурами» («Главбух» № 13, 2012); «Как оформить и сдать налоговую отчетность — ключевые правила» («Главбух» № 6, 2013).

Документ: Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ.

Тест ООО «Вега» получило от своего поставщика накладную на очередную партию товаров. В договоре стороны предусмотрели, что заверять электронные документы они будут усиленной неквалифицированной подписью. Могут ли такие документы подтвердить расходы при расчете налога на прибыль? Да Нет Документы, подписанные неквалифицированной электронной подписью, принимать для целей налогового учета нельзя.

 

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Школа финансового руководителя

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Вопрос в редакцию

Ответы на самые интересные вопросы мы публикуем в газете.

Вопрос чиновнику

Горячие линии с чиновниками проходят еженедельно.

Техподдержка

Не работает сайт или сервисы? Не приходит газета? Пишите сюда!


Рассылка




© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

Редакция газеты: info@gazeta-unp.ru | Администрация сайта: online@gazeta-unp.ru Политика конфиденциальности Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43629 от 18.01.2011


Внимание! Вы читаете профессиональную статью для бухгалтера.
Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

Это бесплатно и займет 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль