Как рассчитывать отпускные этим летом — простая инструкция

53
Когда расчет будет самым простым: Если сотрудник полностью отработал у вас в компании 12 календарных месяцев, предшествующих отпуску. Какие документы почитать: Статья 139 Трудового кодекса РФ, Положение, утвержденное постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922.

Чем ближе лето, тем чаще вам приходится рассчитывать отпускные работникам. Поэтому в дополнение к нашему расчетчику зарплат мы решили провести для вас мастер-класс. От этапа к этапу мы расскажем, за какой период считать выплату, что из начисленных ранее сумм брать во внимание и как грамотно отразить отпускные при расчете налогов. Начнем по порядку.

Этап I. Определите расчетный период

Чтобы узнать, сколько отпускных полагается работнику, вам прежде всего нужно определить расчетный период. То есть тот промежуток времени, заработок за который вы возьмете в расчет. Чаще всего это 12 календарных месяцев, предшествующих отпуску (ст. 139 Трудового кодекса РФ). Скажем, если ваш работник планирует отдыхать в августе 2013 года, средний заработок для расчета отпускных нужно определить за период с 1 августа 2012 года по 31 июля 2013 года (см. также таблицу ниже).

Чему равен расчетный период для отпускных (при условии, что своих периодов компания не устанавливала)
Ситуация Расчетный период
Сотрудник работал в компании последние 12 календарных месяцев и за это время ему начисляли зарплату (прочие выплаты) 12 календарных месяцев перед отпуском
Работник трудился в компании менее 12 календарных месяцев С даты трудоустройства по месяц, предшествующий тому, в котором работник идет в отпуск
Работник идет в отпуск в месяце трудоустройства Реально отработанное в этом месяце время
Сотрудник в течение последних 12 месяцев не работал и ему не начисляли зарплату Последние 12 календарных месяцев, в течение которых сотруднику выдавали зарплату
Новые курсы на сайте Высшей Школы Главбуха

school.glavbukh.ru

Хотя есть и другой вариант: вы вправе установить свой особый расчетный период, то есть необязательно 12 предшествующих месяцев. Главное, чтобы это было не в ущерб работнику — отпускные просто не могут быть меньше суммы, исчисленной исходя из годового заработка. Так установлено частью 6 статьи 139 Трудового кодекса РФ. То есть установив свой расчетный период, вам всякий раз придется определять сумму отпускных дважды: за 12 месяцев и за особый период. Результаты вы сопоставите.

Допустим, расчетный период в вашей компании — стандартные 12 месяцев. Работник идет в отпуск, скажем, спустя восемь месяцев после трудоустройства к вам. В таком случае расчетным периодом будет промежуток времени, в течение которого человек числился в организации. Но тот месяц, на который пришлось начало законного отдыха, в расчет не принимайте. Например, сотрудник работает на предприятии с 9 января 2013 года. По договоренности с администрацией с 1 июля 2013 года он идет в отпуск. Значит, для расчета отпускных вам нужно взять заработок сотрудника за период с 9 января по 30 июня 2013 года включительно.

А что если сотрудник в течение последних 12 месяцев не работал, и потому ему не начисляли зарплату? Тогда во внимание берите другие 12 календарных месяцев, в течение которых доход у работника был. Предположим, сотрудница с 15 июня 2010 года находилась сначала в отпуске по беременности и родам, а затем — по уходу за ребенком. В июле 2013 года она, не выходя на работу, написала заявление на отпуск. Стандартный расчетный период — 12 месяцев перед отпуском — выпадает на декрет, когда заработка не было. Поэтому нужно взять период с 1 июня 2009 года по 31 мая 2010 года, когда были начисления.

Этап II. Решите, какие суммы вы включите в средний заработок

С расчетным периодом мы разобрались. Теперь перейдем к заработку, отталкиваясь от которого вы найдете сумму отпускных. Для этого возьмите все выплаты за расчетный период. Но только те, которые перечислены в пункте 2 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922 (далее — Положение № 922). Перечень наиболее распространенных из них мы собрали в таблице ниже.

Что из начисленных работнику сумм брать в расчет отпускных и что оставить без внимания
Эти выплаты включайте в расчет отпускных Эти виды доходов в расчет не берите
1. Заработная плата всех видов.
2. Надбавки и доплаты к тарифным ставкам (должностным окладам).
3. Выплаты, связанные с условиями труда, в том числе надбавки за вредные и опасные условия, за работу в ночное время, в выходные и праздничные дни, а также оплата сверхурочной работы.
4. Премии и вознаграждения, в том числе по итогам года и за выслугу лет.
5. Авторские гонорары сотрудников, которые состоят в списочном составе редакции СМИ.
6. Другие начисления, которые предусмотрены системой оплаты труда на предприятии
1. Отпускные.
2. Пособие по временной нетрудоспособности или по беременности и родам.
3. Оплата дополнительных выходных дней для ухода за детьми-инвалидами.
4. Разовые премии, выплаченные работникам к праздничным дням, юбилейным датам, а также другие подобные бонусы разового характера, не предусмотренные системой оплаты труда.
5. Начисления за время простоя по вине работодателя или по причинам, не зависящим от компании и сотрудника.
6. Различные выплаты, не связанные с результатами труда (дивиденды, материальная помощь, кредиты и прочие)

Важная деталь: в расчет берите только те суммы, которые начислили работнику именно в вашей компании. Требовать от сотрудника справки о доходах с прежних или параллельных мест работы не нужно.

Как скорректировать заработок, если в расчетном периоде зарплату в компании повышали

За то время, которое вошло в расчетный период, работнику подняли зарплату? Тогда вам придется проиндексировать и суммы, начисленные до повышения. Но это лишь в том случае, если руководство увеличило зарплаты в целом по организации, филиалу либо структурному подразделению. А не отдельно какому-то работнику. Таково правило пункта 16 Положения № 922.

В таком случае понадобится найти коэффициент для пересчета. На него вы будете умножать оклад работника до повышения зарплаты (подробный пример на цифрах мы дадим в статье «Наглядный расчет всех платежей, которые нужно начислить, если сотрудник собрался в отпуск»).

Причем корректировать (кроме собственно заработной платы) нужно только те выплаты, которые увеличиваются одновременно с окладом, то есть зависят от него. Иными словами, если сумма надбавки не изменяется, умножать ее на коэффициент повышения не надо. А вот если она установлена в процентах к окладу, тогда ее тоже надо пересчитать. Причем процент должен быть фиксированным, а не плавающим.

Какие премии и бонусы брать в расчет среднего заработка

Скажем несколько слов о премиях. Тут тоже есть свои особенности. Для отпускных учитывайте только те суммы бонусов, которые вы начислили работнику в рамках расчетного периода.

Важная деталь Стандартная продолжительность отпуска составляет 28 календарных дней. При этом его можно разбивать на части, одна их которых должна быть не меньше 14 дней.

Исключение — годовые премии. Их берите во внимание независимо от того, когда их начислили — в течение расчетного периода или нет. Главное, чтобы само вознаграждение было за предшествующий календарный год.

Допустим, работник идет в отпуск в 2013 году. Тогда можно учесть только годовую премию за 2012 год. При этом, если работник отдыхал, скажем, в январе 2013 года, а в феврале ему начислили премию за 2012 год, вам придется пересчитать отпускные. Их сумму вы определите уже с учетом годовой премии и доплатите человеку разницу. Такое правило прописано в пункте 15 Положения № 922.

Что касается других премий, то тут действует следующее правило. В расчет возьмите столько премий и вознаграждений, сколько реально может уложиться в расчетном периоде. Так, за год может быть только четыре квартальные премии (4 × 3 = 12 мес.), а никак не пять. Кроме того, если расчетный период отработан не полностью, включить всю сумму бонуса в заработок удастся не всегда (см. схему ниже).

Какую сумму премии учесть для отпускных, если расчетный период отработан не полностью

Как рассчитывать отпускные этим летом — простая инструкция

Этап III. Исключите из расчета любые периоды, когда отпускник не работал

На практике далеко не всегда бывает так, что все 12 месяцев расчетного периода ваш сотрудник находился на своем рабочем месте. В течение этого времени он мог болеть, быть в отпуске, ездить по командировкам. Так вот, из расчетного исключите любые периоды, когда за работником сохранялся средний заработок, а также те периоды, когда сотрудник находился в неоплачиваемых отпусках.

Частая ошибка Выплаты из среднего заработка, которые попали в расчетный период, учитывать при подсчете отпускных не нужно.

И вот что важно. Из подсчета выкиньте не только время, но и начисленные за эти периоды суммы. То есть не нужно включать в общий заработок сотрудника отпускные, декретные и больничные пособия, оплату за время командировки.

Чтобы безошибочно определить, какое количество календарных дней сотрудник реально отработал в расчетном периоде, воспользуйтесь алгоритмами ниже.

По какой формуле рассчитать количество отработанных календарных дней

Как рассчитывать отпускные этим летом — простая инструкция

Этап IV. Уточните, сколько дней отдыха надо оплатить

Понятно, что отпускные вы платите именно за те дни, которые работник попросил на отдых в заявлении. Отпуск может длиться и стандартные 28 календарных дней, и меньше — хоть пару дней, хоть неделю с захватом выходных. Главное, чтобы хоть раз в году работник отгулял сразу 14 календарных дней подряд. Кроме того, если у работника есть неотгулянные с прошлых лет дни, он может присоединить их к текущему отдыху.

Возьмите себе на заметку: в число дней отпуска не входят те праздничные дни, когда вся страна отдыхает (ст. 120 Трудового кодекса РФ). И оплачивать их также не нужно. Предположим, ваш сотрудник берет отпуск с 3 по 16 июня (всего на 14 дней). В этот промежуток времени, как вы знаете, попадает нерабочий праздничный день 12 июня. И вот какие варианты тут возможны.

Вариант первый. В заявлении работник пишет «Прошу предоставить мне отпуск на период с 3 по 16 июня». В таком случае на работе он должен будет появиться 17 июня. А оплатите вы ему 13 дней отпуска. Хотя отдыхать он будет полные две недели (то есть 14 дней). Причем этот лишний неоплаченный день никуда не пропадет и сотрудник сможет отгулять его в рамках своего следующего отпуска.

Вариант второй. Фраза в заявлении у сотрудника такая: «Прошу предоставить мне отпуск с 3 июня на 14 календарных дней». Тогда на работу он выйдет уже 18 июня, то есть в действительности будет отдыхать на один день больше. А оплатите вы ему 14 дней.

Этап V. Найдите итоговую сумму отпускных и своевременно выдайте ее работнику

И вот мы подошли к тому, чтобы определить окончательную сумму отпускных, которая причитается вашему работнику.

Формула для расчета зависит от того, полностью ли отработан расчетный период. Если да, то действуйте так:

Как рассчитывать отпускные этим летом — простая инструкция

Если расчетный период отработан лишь частично, примените такую формулу:

Как рассчитывать отпускные этим летом — простая инструкция

Найденную вами сумму отпускных выплатите не позднее чем за три дня до начала отдыха. Это установлено статьей 136 Трудового кодекса РФ.

Причем речь в данном случае идет о календарных днях. Именно такого мнения придерживаются представители Роструда в письме от 21 декабря 2011 г. № 3707-6-1.

Хотя, разумеется, выплатить отпускные вы можете и раньше чем за три календарных дня. О том, что грозит компании, если задержать такие выплаты, ниже рассказывает сотрудник Роструда.

Как рассчитывать отпускные этим летом — простая инструкция
Предостерегает Борис Чижов, государственный советник РФ 2-го класса

Выплаченные позже срока отпускные — повод для штрафов

— Если вы оплатите отпуск вашему работнику позже чем за три дня до его начала, у трудовых инспекторов появится основание применить статью 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях. Штраф на компанию стандартный — от 30 000 до 50 000 руб. Либо контролеры могут приостановить деятельность организации на срок до 90 суток.

Кроме того, вам придется начислить работнику компенсацию за несвоевременную выплату отпускных. Поступить так обязывает статья 236 Трудового кодекса РФ. Сумма компенсации составляет не менее 1/300 ставки рефинансирования ЦБ РФ за каждый день просрочки. При этом начислить ее вы должны независимо от того, по какой причине задержали отпускные. И если даже сам работник просит выдать ему деньги после окончания отдыха, идти ему навстречу не стоит. Такая ситуация также будет считаться нарушением трудового законодательства. То есть вы опять же рискуете оказаться в числе оштрафованных.

На практике бывает и так: работник уходит отдыхать в первых числах месяца, когда точный размер зарплаты за предыдущий еще не известен. Например, сотрудник берет отпуск с 1 июля 2013 года. Расчетный период — с 1 июля прошлого года по 30 июня нынешнего. В таком случае выплатить отпускные нужно также по общим правилам, то есть не позднее 28 июня. Просто определите сумму исходя из имеющихся данных. А позже при необходимости вы сможете уточнить величину выплаты.

А вот перечислять вместе с отпускными и зарплату за отработанное до начала отпуска время необязательно. Зарплату выдайте в сроки, которые установлены в ваших внутренних документах.

Этап VI. Рассчитайте налоги и отразите отпускные в учете

Сразу начнем с НДФЛ. Удержать его и перечислить в бюджет нужно в день, когда работник получает доход, то есть отпускные. Даже если весь отдых приходится на следующий месяц.

Важная деталь Отпускные в налоговом учете безопаснее делить пропорционально дням отпуска, приходящимся на каждый отчетный период.

Теперь про страховые взносы. Их полностью начислите в том месяце, что и отпускные. И ту же сумму взносов в том же месяце вы вправе учесть при расчете налога на прибыль.

А вот сами отпускные для целей расчета налога на прибыль безопаснее делить пропорционально дням отдыха, приходящимся на каждый отчетный период. Такие рекомендации есть в письме Минфина России от 23 июля 2012 г. № 03-03-06/1/356. То есть в данном случае действует общий принцип: учитывать расходы надо в том отчетном (налоговом) периоде, к которому они относятся. Даже если выплату вы начислили в другом. А вот внутри отчетного периода, когда речь идет о квартале, отпускные можно не делить.

Как платить налоги и взносы, если отпуск полностью или частично попадает на следующий месяц, вам поможет таблица ниже.

Когда безопаснее платить налоги и взносы, если весь отпуск или его часть приходятся на соседний месяц
Вид налога, взноса Когда лучше учесть отпускные при расчете налогов и взносов Пояснения
Налог на прибыль В том месяце, на который приходятся дни отпуска. При этом внутри отчетного периода, когда речь идет о квартале, отпускные можно не делить Отпускные относятся к расходам на оплату труда (п. 7 ст. 255 Налогового кодекса РФ). А такие выплаты — это та же зарплата, только выданная вперед. Значит, к отпускным применяется общий принцип: они признаются в составе расходов в том отчетном (налоговом) периоде, к которому относятся, независимо от того, когда их выплатили (письмо Минфина России от 23 июля 2012 г. № 03-03-06/1/356)
НДФЛ Перечислить налог нужно в день выплаты отпускных Для целей НДФЛ отпускные не являются оплатой труда. А значит, такой доход надо определять на дату его выдачи. И не важно, за какой период вы его начислили (см. письмо Минфина России от 6 июня 2012 г. № 03-04-08/8-139). Этот вывод подтверждает также решение Президиума Высшего арбитражного суда РФ от 7 февраля 2012 г. № 11709/11
Страховые взносы, в том числе на травматизм Начислить взносы нужно одновременно с отпускными. А перечислить уже по итогам месяца Такой порядок следует из статей 7 и 11 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ и статьи 20.1 Федерального закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ. При этом учесть взносы при расчете налога на прибыль вы вправе в полной сумме в том же месяце, когда их начислили. Даже если отпуск начнется только в следующем (письмо Минфина России от 23 декабря 2010 г. № 03-03-06/1/804)

Бухгалтерские проводки, которыми вы учтете суммы начисленных отпускных и налогов (взносов), мы дали на конкретном примере. Его вы найдете в статье «Наглядный расчет всех платежей, которые нужно начислить, если сотрудник собрался в отпуск».

Тут лишь добавим. Если ваше предприятие не относится к малым, суммы начисленных отпускных вы списываете за счет резерва. То есть включать их в затраты текущего месяца не нужно.

Вместо этого достаточно сделать на отчетную дату проводку:

ДЕБЕТ 20 (23, 25, 26, 29, 44 …) КРЕДИТ 96 субсчет «Резерв на оплату отпусков»
— произведены отчисления в резерв на предстоящие отпуска.

А после того как рассчитаете отпускные, на всю их сумму сделайте запись (даже если отдых переходит на следующий месяц):

ДЕБЕТ 96 субсчет «Резерв на оплату отпусков» КРЕДИТ 70
— начислены отпускные сотруднику.

Если же у вас малое предприятие и при этом вы не размещаете публично ценные бумаги, вы вправе обходиться без резерва. И потому отпускные отразите одной проводкой — в момент их начисления по соответствующему счету затрат.

Главное, о чем важно помнить

1 Стандартный расчетный период для отпускных — 12 календарных месяцев. Но компания вправе предусмотреть и иной промежуток времени.

2 Оплатить отпуск нужно не позднее чем за три календарных дня до его начала.

Дополнительно про расчет отпускных

Статьи: «Все, что вы хотели знать про отпускные, — «горячая линия» с Рострудом» («Главбух» № 11, 2012); «О чем важно помнить, если ваш работник решил присоединить отпуск к новогодним каникулам» («Главбух» № 24, 2012).

Документ: письмо Роструда от 21 декабря 2011 г. № 3707-6-1.

Тест Сотрудница идет в отпуск с 10 июня 2013 года на 14 календарных дней. Когда в таком случае она должна выйти на работу? 24 июня 25 июня На период отпуска приходится нерабочий праздничный день 12 июня, который в число дней отпуска не включается. Значит, отдых сотрудницы автоматически продлевается на один день. Выйти на работу она должна 25 июня.

 

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Школа финансового руководителя

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Вопрос в редакцию

Ответы на самые интересные вопросы мы публикуем в газете.

Вопрос чиновнику

Горячие линии с чиновниками проходят еженедельно.

Техподдержка

Не работает сайт или сервисы? Не приходит газета? Пишите сюда!


Рассылка




© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

Редакция газеты: info@gazeta-unp.ru | Администрация сайта: online@gazeta-unp.ru Политика конфиденциальности Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43629 от 18.01.2011


Внимание! Вы читаете профессиональную статью для бухгалтера.
Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

Это бесплатно и займет 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль