Авансовый отчет: бланк

134
Можно существенно сэкономить рабочее время, подготовив идеальный бланк авансового отчета. Достаточно внести корректировку в типовую форму или применять готовый бланк.

Авансовый отчет - тип бухгалтерского документа, который необходим для отчета работника о расходовании средств, полученных на оплату товара, работ, услуг. В нем указывают суммы, полученные под отчет, фактически произведенные расходы, остаток подотчетных сумм или их перерасход. 

Приведем сам бланк и расскажем, как работать с ним.

Авансовый отчет: бланк АО-1

Коммерческие организации обычно применяют унифицированный бланк авансового отчета - АО-1 (ОКУД 0302001), принятый правительством в соответствии с Постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55. Смотрите и скачивайте:

docАвансовый отчет: скачать бесплатно бланк word

doc Авансовый отчет: скачать бесплатно бланк excel

Авансовый отчет бланк ао-1

Авансовый отчет: бланк

Обязательные реквизиты в бланке авансового отчета:

  • Наименование организации;
  • Номер и дата авансового отчета;
  • Данные о подразделении и подотченом лице (фамилия с инициалами, должность);
  • Данные о текущем авансе;
  • Сведения о сумме расхода;
  • Утвержденная сумма по отчету;
  • Подписи и расшифровки директора, главбуха и подотчетного лица. 

Авансовый отчет составляют в одном экземпляре. Заполнять его можно как на бумаге, так и с помощью программных средств. Но если компания оформляет авансовые отчеты в электронном виде, то потребуется их распечатать, чтобы сотрудники, ответственные за отчеты, поставили свои подписи.

Если не знаете, как заполнять бланк, смотрите образец заполнения унифицированного бланка АО-1.

Авансовый отчет: как поменять бланк АО-1

Применять унифицированную форму авансового отчета (АО-1) при расчетах с подотчетниками не обязательно. Можно забыть об этом сложном бланке авансового отчета и разработать свой собственный. Но изобретать уникальный документ не придется. Достаточно взять за основу унифицированную форму, убрать из нее лишнее и добавить нужные полезные графы и строки. При этом важно учесть следующее: в собственной форме авансового отчета надо сохранить все обязательные реквизиты первичного документа. 

Что можно убрать из бланка авансового отчета АО-1

Графы для бухгалтерских проводок. Таблица, в которой обычно отражали бухгалтерские записи, не нужна. Вряд ли она будет полезна. Проводки есть и в регистрах бухучета. Дублировать их в бланке авансового отчета - лишнее.

По той же причине можно сократить таблицу и на оборотной стороне отчета. А именно удалить столбец, в котором вы приводили корреспондирующие счета.

Расписка. Та часть, которая находится под линией отреза, не нужна. Вообще по задумке тех, кто разрабатывал унифицированный бланк авансового отчета, расписку выдают работнику в подтверждение того, что он отчитался по выданным суммам и расходам. Но на практике редко кто из сотрудников специально хранит эту отрывную часть. Если кто-то захочет подстраховаться и оставить себе какое-то доказательство, можно выдать ксерокопию сданного отчета со штампом "Принято" или со своей подписью и датой.

Авансовый отчет: бланк Скачать упрощенный бланк авансового отчета 2018

Авансовый отчет упрощенный бланк

Что оставить в бланке авансового отчета АО-1

Данные о предыдущем авансе. Возьмем данные о предыдущем авансе - остаток или перерасход. Удобно сразу видеть, есть ли непогашенные обязательства между вами и сотрудником. Тем более что сейчас можно выдавать новые суммы под отчет, пока работник не отчитается по ранее полученным. Пусть в бланке будут графы, где вы отразите сведения о ранее выданных работнику суммах.

Информация о приложениях. Данные о подтверждающих документах лучше оставить. Такие бумаги - важная и неотъемлемая часть отчета. Без них вы попросту не подтвердите расходы. Так считают многие инспекторы на местах. 

Данные корпоративных банковских карт. Все чаще компании выдают под отчет не наличные, а корпоративные пластиковые карты. То есть работник расплачивается везде этой картой и потом возвращает ее обратно.

Если вы такое практикуете или только собираетесь открыть карточный счет, вот вам совет, добавьте в бланк авансового отчета строки, где будете отражать номера корпоративных карт. Так вам проще отслеживать, по какой из карт прошло списание средств. Конечно, если в компании таких карт несколько.

Или, предположим, у вас смешанный порядок расчетов: и наличными, и "пластиком". В этом случае доработать отчет тоже не помешает. Вы сразу будете видеть, каким из способов подотчетник оплачивал товары или услуги.

На практике возможен и такой вариант. Сотрудники берут деньги под отчет наличными, а затем перерасход вы перечисляете на их пластиковые карты. Тогда добавьте в бланк отчета место для реквизитов платежки, которой вы возместите перерасход. Или же замените слова "по кассовому ордеру" на "платежным поручением".

Сведения о налоговых расходахНе все затраты можно принять к налоговому учету. Чтобы не ошибиться, можете добавить графу специально для налоговых расходов. В бухучете вы признаете все расходы, которые возмещаете работнику, в полной сумме. Чего не скажешь о правилах налогового учета. Пример - представительские расходы. При исчислении налога на прибыль их приходится нормировать. Чтобы сразу видеть разницы между суммами, которые удастся признать в налоговом и бухгалтерском учете, в документе выделите отдельные графы для их отражения. Тогда не придется потом сверять затраты и выискивать расхождения в учете.

Сведения о курсах валюты, если работники часто ездят в загранкомандировкиЕсли приходится выдавать авансы в иностранной валюте, в авансовом отчете можно предусмотреть графы для курса, по которому пересчитываете иностранную валюту в рубли.

Особенно актуально такое дополнение, когда выданную сумму надо корректировать несколько раз по разным курсам. Ведь пересчитывать командировочные расходы требуется при каждой обменной операции. Причем курс надо взять тот, что указан в справке банка. И только если сотрудник не привез вам такую первичку, пересчитать расходы достаточно один раз по курсу ЦБ в день утверждения авансового отчета.

Статьи на эту тему:

Авансовый отчет: бланк Скачать упрощенную форму авансового отчета 2018

Авансовый отчет упрощенная форма

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое

Читайте в первом полугодии
    Подписаться


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...

      Вопрос в редакцию

      Ответы на самые интересные вопросы мы публикуем в газете.

      Вопрос чиновнику

      Горячие линии с чиновниками проходят еженедельно.

      Техподдержка

      Не работает сайт или сервисы? Не приходит газета? Пишите сюда!





      © 2007–2018 ООО «Актион управление и финансы»

      Газета «Учет. Налоги. Право» – еженедельная газета для бухгалтеров.

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет. Налоги. Право».
      Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.
      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62334 от 03.07.2015;

      Редакция газеты: info@gazeta-unp.ru | Администрация сайта: online@gazeta-unp.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Когда вы посещаете страницы сайта, мы обрабатываем ваши данные и можем передать сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – обратитесь в техподдержку.

      Внимание!
      Вы читаете профессиональную статью для бухгалтера.
      Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

      Это бесплатно и займет 1 минуту.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      ×
      Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

      Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль