Бланк авансового отчета, на заполнение которого сотрудники потратят считанные минуты

96
Что советуем изменить в документе: Помимо обязательных реквизитов оставьте сведения о предыдущем авансе и о приложениях. Остальное можно убрать. Если с подотчетниками рассчитываетесь через пластиковые карты, данные об этом добавьте в бланк. Как это упростит работу: Вы и ваши сотрудники существенно сэкономите рабочее время, заполняя отчет.
Осторожно! В собственной форме авансового отчета оставьте реквизиты, обязательные для любого первичного документа.

С этого года вы не обязаны применять форму № АО-1 при расчетах с подотчетниками. Наконец-то можно забыть о громоздком бланке авансового отчета и разработать свой собственный. Но изобретать уникальный документ с нуля вряд ли стоит. Возьмите старую унифицированную форму, выкиньте из нее все лишнее, а полезные графы и строки добавьте. Конечно, обязательные для любой первички реквизиты не трогайте.

Бланк авансового отчета, на заполнение которого сотрудники потратят считанные минуты

Бланк авансового отчета, на заполнение которого сотрудники потратят считанные минуты — этим знаком отмечены те реквизиты, которые обязательно должны быть в любом первичном документе. А цифрами — те, что советуем оставить, добавить или видоизменить. Комментарий к каждому такому реквизиту вы прочитаете в статье.

Распечатать образец >>

Скачать бланк в формате Excel >>

Готовый вариант удобного бланка авансового отчета смотрите выше. Да, и не забудьте новую форму закрепить в учетной политике. А о том, какой еще документ для подотчетника можно упростить, читайте ниже.

Бланк авансового отчета, на заполнение которого сотрудники потратят считанные минуты
Подсказывает Елена Антаненкова, эксперт Первого Дома Консалтинга «Что делать Консалт»

Доверенность по форме № М-2 можно сократить, если исключить перечень получаемых ценностей

— Доверенность — ту, что сотрудник компании предъявляет поставщику, когда забирает у него товары — можно составить произвольно. За основу возьмите старую унифицированную форму № М-2. На лицевой стороне этого бланка лучше все оставить, как есть. Помимо обязательных реквизитов там собраны только нужные сведения. В частности, отрывная часть позволит вам проконтролировать срок действия доверенности. А также точно определить, кто именно получал те или иные ценности. Не получится выбросить и данные о поставщике. Ведь надо четко обозначить, по какому адресу и в какой компании забирать ценности.

А вот табличку на оборотной стороне можете убрать из доверенности. В ней подробно перечисляют товары, которые представитель покупателя получает от продавца. Конечно, вы вправе так поступить, только если эти данные уже есть в счете или другой первичке. На нее вы и сошлетесь в графе, где указывают номер и дату сопроводительного документа. Это на лицевой стороне. Но если не уверены, что бумага с перечнем товаров будет всегда, таблицу оставьте.

Сократите объем документа, удалив графы для бухгалтерских проводок и расписку

Итак, начинаем убирать из прежней унифицированной формы все лишнее. Первой в очереди на вылет — таблица, в которой обычно отражали бухгалтерские записи. Вряд ли она будет вам чем-то полезна. Проводки вы увидите и в регистрах бухучета. Дублировать же их в бланке отчета — только лишняя работа.

Подписаться на «Хит Главбуха» и сэкономить
9464 р.

Позвонить
(495) 785-01-13

По той же причине можете сократить таблицу и на оборотной стороне отчета. А именно удалить столбец, в котором вы приводили корреспондирующие счета.

Еще один элемент старой типовой формы, который на практике уже давно не несет никакой пользы, и потому его можно спокойно выкинуть, — это расписка. То есть та часть, которая находилась под линией отреза.

Вообще по задумке тех, кто разрабатывал унифицированный бланк авансового отчета, расписку выдают работнику в подтверждение того, что он отчитался по выданным суммам и расходам. Но на практике редко кто из сотрудников специально хранит эту отрывную часть. Ну а если кто-то вдруг и захочет подстраховаться и оставить себе какое-то доказательство, можете просто выдать ему ксерокопию сданного отчета со штампом «Принято» или со своей подписью и датой.

Данные о предыдущем авансе лучше оставьте, чтобы не забыть про долги

Теперь подскажем, что стоит сохранить в старом бланке помимо обязательных реквизитов. Возьмем данные о предыдущем авансе — остаток или перерасход (1). Согласитесь, удобно сразу видеть, есть ли непогашенные обязательства между вами и сотрудником. Тем более что нельзя выдавать новые суммы под отчет, пока работник не отчитается по ранее полученным (п. 4.4 Положения, утвержденного Банком России от 12 октября 2011 г. № 373-П).

Очевидно, что в бланке все-таки должны быть графы, где вы отразите сведения о ранее выданных тому же работнику суммах.

Информацию о приложениях, то есть о подтверждающих документах (2), также лучше оставить. Ведь такие бумаги — важная и неотъемлемая часть отчета. Без них вы попросту не подтвердите расходы. Во всяком случае, так считают многие инспекторы на местах. Пример тому — письмо УФНС России по г. Москве от 19 июля 2012 г. № 17-15/64647.

Добавьте строки на тот случай, если подотчетники пользуются корпоративными картами

Все чаще компании выдают под отчет не наличные деньги, а корпоративные пластиковые карты. То есть работник расплачивается везде этой картой и потом возвращает ее обратно.

Если вы такое тоже практикуете или только собираетесь открыть карточный счет, вот вам совет. Добавьте в авансовый отчет строки, где будете отражать номера корпоративного «пластика» (3). Так вам будет легче отслеживать, по какой из карт прошло то или иное списание средств. Конечно, если в компании таких карт несколько.

Или, предположим, у вас смешанный порядок расчетов: и наличными, и «пластиком». В этом случае доработать отчет тоже не помешает. Вы сразу будете видеть, каким из способов подотчетник оплачивал товары или услуги.

На практике возможен и такой вариант. Сотрудники берут деньги под отчет наличными, а затем перерасход вы перечисляете на их пластиковые карты. Тогда добавьте в бланк отчета место для реквизитов платежки, которой вы возместите перерасход. Или же замените слова «по кассовому ордеру» на «платежным поручением» (4).

Дополните бланк графами, в которых покажете разницу между суммами расходов в налоговом и бухгалтерском учете

Частая ошибка Не все затраты можно принять к налоговому учету. Чтобы не ошибиться, можете добавить графу специально для налоговых расходов.

В бухучете вы признаете все расходы, которые возмещаете работнику, в полной сумме. Чего не скажешь о правилах налогового учета. Яркий пример тому — представительские расходы. При исчислении налога на прибыль их приходится нормировать. Учесть получится не больше 4 процентов от фонда оплаты труда за отчетный период. Такое ограничение закреплено в пункте 2 статьи 264 Налогового кодекса РФ.

Чтобы сразу видеть разницы между суммами, которые удастся признать в налоговом и бухгалтерском учете, в документе выделите отдельные графы для их отражения (5). Тогда вам не придется потом сверять затраты и выискивать расхождения в учете.

Включите в форму сведения о курсах валюты, если ваши работники часто ездят в загранкомандировки

А вот еще совет на тот случай, если вам нередко приходится выдавать авансы в иностранной валюте. Скажем, работников часто отправляют в командировки за границу. В авансовом отчете можете предусмотреть графы, где будете отмечать курс, по которому вы пересчитываете иностранную валюту в рубли.

Особенно актуально такое дополнение, когда выданную сумму надо корректировать несколько раз по разным курсам. Ведь пересчитывать командировочные расходы требуется при каждой обменной операции. Причем курс надо взять тот, что указан в справке банка. И только если сотрудник не привез вам такую первичку, пересчитать расходы достаточно один раз по курсу Банка России в день утверждения авансового отчета (письмо Минфина России от 31 марта 2011 г. № 03-03-06/1/193).

Вопрос-тест по темам номера

  • 5
    Бухгалтер компании разрабатывает бланк авансового отчета, взяв за основу форму № АО-1. Вправе ли он удалить из документа таблицу с бухгалтерскими записями?
    Правильный ответ — А. Проводки не перечислены в составе обязательных для первички реквизитов. А значит, бухгалтер вправе удалить их из бланка.

Следующий вопрос в статье «Один универсальный документ, чтобы оформить любую командировку».

Полезные реквизиты документа

1 Сведения о предыдущих авансах.

2 Номера банковских карт, выдаваемых подотчетникам.

3 Графы, где можно фиксировать суммы, которые получится признать в бухгалтерском и налоговом учете.

4 Сведения о курсах иностранной валюты.

Дополнительно про авансовый отчет

Статья:«Безупречное Положение о расчетах с подотчетными лицами» («Главбух» № 8, 2012).

Документы:пункт 2 статьи 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, пункт 2 статьи 264 Налогового кодекса РФ.

 

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Рекомендации по теме

    Школа финансового руководителя

    Самое выгодное предложение

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией

    А еще...

    Вопрос в редакцию

    Ответы на самые интересные вопросы мы публикуем в газете.

    Вопрос чиновнику

    Горячие линии с чиновниками проходят еженедельно.

    Техподдержка

    Не работает сайт или сервисы? Не приходит газета? Пишите сюда!





    Топ-10 главных тем номера

    Как с 1 октября 2017 года оформлять счета-фактуры и вести книги по НДС

    Бухгалтерский справочник по исправлению ошибок в документах

    Как работать с онлайн-кассой после 1 июля 2017 года

    Как избежать случайных ошибок в расчете отпускных

    Как сверить налоговую нагрузку компании с безопасными показателями

    Готовые ответы на требования инспекторов по новой отчетности

    Почему блокируют клиент-банк. Реальные основания и мифы

    Как заполнять платежные поручения по взносам: новые правила

    Как компаниям платить налоги друг за друга, чтобы деньги попали в бюджет

    Бухгалтерские секреты, которые каждый день упрощают работу коллег

    © 2007–2017 ООО «Актион управление и финансы»

    Редакция газеты: info@gazeta-unp.ru | Администрация сайта: online@gazeta-unp.ru
    Политика конфиденциальности
    Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62334 от 03.07.2015;
    Политика обработки персональных данных

    
    • Мы в соцсетях
    Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.

    Внимание!
    Вы читаете профессиональную статью для бухгалтера.
    Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

    Это бесплатно и займет 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль
    ×
    Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

    Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль