Приказ и записка-расчет, которыми вы четко обоснуете сумму отпускных

51
Что советуем изменить в документах: В приказе на отпуск и в записке-расчете оставляйте лишь те графы и строки, где вы проставляете данные для конкретного отпуска. То есть попросту все не заполняемые вами поля удаляйте. Как это упростит работу: Вам не придется ставить прочерки в «лишних» строчках.

Кто-то из работников вашей компании идет в отпуск. Какие документы в этом случае вы обычно оформляете? Как минимум это приказ — прежняя его типовая форма № Т-6 либо № Т-6а. И еще записка-расчет отпускных (по форме № Т-60). Оба эти документа удобно составлять и сейчас. Да и вряд ли вы без них обойдетесь.

Приказ, как обычно, фиксирует распоряжение и, по сути, согласие руководителя на отпуск работника. В записке-расчете вы, как бухгалтер, определяете, сколько отпускных выдать. Но по той причине, что один документ — кадровый, а второй — больше бухгалтерский, объединить их в один бланк не получится. Хотя соблазн, согласитесь, есть.

А вот немного сократить и упростить эти типовые формы вполне удастся. То, что так можно поступать, в Роструде нам подтвердили официально (письмо этого ведомства от 4 марта 2013 г. № 166-6-1).

Какие еще бумаги по учету труда и заработной платы можно скорректировать, мы назвали в таблице ниже.

Какие еще документы по учету труда и заработной платы при желании можно изменить
Вид документа Наш совет
Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (форма № Т-12) В типовой форме можно упростить раздел «Расчеты с персоналом по оплате труда», убрав графу «Корреспондирующий счет». Ведь в любом случае бухгалтерские записи будут в регистрах
Расчетная ведомость (форма № Т-51) Эти документы изменить можно, но вряд ли стоит. В унифицированном бланке есть все необходимое и ничего лишнего. Кроме разве что некоторых кодов в шапке документа
Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (форма № Т-61)

В приказе можете убрать поля для дополнительных отпусков

Типовая форма приказа о предоставлении отпуска (№ Т-6 или № Т-6а), на наш взгляд, достаточно удобна. Поэтому совсем отказываться от нее и разрабатывать свой бланк документа с нуля не имеет смысла.

Но мы советуем вам оставить в бланке лишь те поля и графы, в которых вы действительно отражаете сведения о предстоящем отпуске работника (1). То есть строки, предназначенные исключительно для информации об отпусках дополнительных, за свой счет и прочих, из приказа можно удалить. Если, конечно, вы составляете приказ на ежегодный основной отпуск.

А взамен при необходимости можете добавить другую дополнительную строку в раздел А (2). Это на тот случай, если неиспользованный остаток прошлогоднего отпуска работник приобщил к тем дням отдыха, которые берет в текущем году.

Пример 1. Бухгалтер оформляет приказ на отпуск

Сотрудник Иванов П. В. был принят на работу в ООО «Радуга» 3 мая 2012 года. В ноябре 2012 года он брал отпуск на 14 календарных дней за период, отработанный им с 3 мая 2012 года по 2 мая 2013 года. А вторые 14 дней сотрудник решил присоединить к будущему отпуску.

В конце апреля 2013 года согласно графику отпусков на этот год Иванов написал заявление на отпуск с 13 мая продолжительностью 28 календарных дней. По сути, работник использует оставшиеся 14 дней за период с 3 мая 2012 года по 2 мая 2013 года, то есть с прошлого рабочего года. Плюс берет авансом 14 дней за второй год.

Приказ на отпуск сотрудник кадровой службы оформил так, как показано ниже.

Приказ и записка-расчет, которыми вы четко обоснуете сумму отпускных

Приказ и записка-расчет, которыми вы четко обоснуете сумму отпускных — этим знаком отмечены те реквизиты, которые обязательно должны быть в документе. А цифрами — те, что советуем оставить,
добавить или видоизменить. Комментарий к каждому такому реквизиту вы прочитаете в статье.

Распечатать образец >>

Скачать бланк в формате Word >>

Записку-расчет сократите по тому же принципу, что и приказ

Быстро рассчитать отпускные с «Безошибочным расчетчиком зарплат»

rz.glavbukh.ru

С приказом на отпуск мы разобрались. Перейдем к записке-расчету, в которой вы зафиксируете сумму отпускных, причитающихся сотруднику. Помимо обязательных для первички реквизитов в этом бланке нужно оставить также графы, где отражаете рабочий год, за который предоставляется отпуск.

Своя графа нужна также для того, чтобы показать продолжительность законного отдыха. Еще вам понадобятся поля, в которых вы отразите выплаты сотруднику, количество календарных дней, приходящихся на отработанное им время, и среднедневную зарплату. Ведь без этих величин вы попросту не рассчитаете отпускные своему сотруднику.

И аналогично тому, как вы поступили с формой приказа, удалите из записки-расчета все пустые графы и строки. То есть те, что не приходится заполнять.

Пример 2. Бухгалтер заполняет записку-расчет на отпуск

Итак, сотрудник ООО «Радуга» Иванов идет в отпуск с 13 мая 2013 года на 28 календарных дней. То есть на май приходится 19 дней и еще 9 — на июнь.

Расчетный период для исчисления среднего заработка — с 3 мая 2012 года (дата трудоустройства) по 30 апреля 2013 года. В течение этого времени оклад работника не менялся и составлял 30 000 руб. Других начисленных сумм, кроме заработной платы, у сотрудника не было. Но при этом в течение расчетного периода Иванов уже был в отпуске продолжительностью 14 календарных дней — с 6 по 19 ноября 2012 года включительно.

Таким образом, в ноябре Иванов отработал 11 дней, за которые ему начислили 15 714,29 руб. А в мае он получил 28 571,43 руб. за 20 отработанных дней из 21.

Следовательно, всего за расчетный период ему начислили 344 285,72 руб. (30 000 руб. × 10 мес. + 15 714,29 руб. + 28 571,43 руб.).

Количество дней, которое бухгалтер возьмет в расчет отпускных, составит:

10 мес. × 29,4 дн. + 29,4 дн. : 31 дн. × 29 дн. + 29,4 дн. : 30 дн. × 16 дн. = = 337,1832 дн.,

где 29 и 16 дн. — количество календарных дней, приходящихся на отработанное Ивановым время в мае и ноябре 2012 года соответственно.

Сумму среднедневного заработка бухгалтер исчислил следующим образом:

344 285,72 руб. : 337,1832 дн. = 1021,06 руб.

Общая величина отпускных отсюда — 28 589,68 руб. (1021,06 руб. × × 28 дн.).

Из этой суммы на май приходится 19 400,14 руб. (1021,06 руб. × × 19 дн.), а на июнь — 9189,54 руб. (1021,06 руб. × 9 дн.).

Стандартные налоговые вычеты работнику не полагаются. При этом он налоговый резидент России. Сумма НДФЛ равна 3717 руб. (28 589,68 руб. × 13%). На руки Иванов получит 24 872,68 руб. (28 589,68 – 3717).

Бухгалтер компании совместно с кадровиком заполнили записку-расчет так, как показано ниже.

Приказ и записка-расчет, которыми вы четко обоснуете сумму отпускных

Приказ и записка-расчет, которыми вы четко обоснуете сумму отпускных — этим знаком отмечены те реквизиты, которые обязательно должны быть в документе.

Распечатать образец >>

Приказ и записка-расчет, которыми вы четко обоснуете сумму отпускных

Распечатать образец >>

Скачать бланки в формате Excel >>

И еще. В налоговом учете отпускные нужно делить между месяцами. Такие рекомендации есть, например, в письме Минфина России от 23 июля 2012 г. № 03-03-06/1/356. Речь идет о ситуации, когда отдых начинается в одном месяце, а заканчивается в следующем. При расчете налога на прибыль в каждом из таких месяцев можно учесть ту часть отпускных, которая приходится именно на тот или другой отрезок отдыха. Поэтому в записке-расчете советуем оставить те графы, где вы отразите суммы по каждому месяцу.

Вопрос-тест по темам номера

  • 8
    Сотрудник устроился в компанию 8 октября 2012 года. Какой из периодов будет для него первым рабочим годом?
    Правильный ответ — А. Рабочий год — это период, за который сотруднику полагается отпуск полной продолжительности — обычно 28 дней. Такой год отсчитывают с той даты, когда сотрудника взяли на работу.

Следующий вопрос в статье «Штатное расписание со всеми необходимыми дополнениями, но при этом без лишних граф».

Полезные реквизиты документов

1 Продолжительность предоставляемого отпуска.

2 Дополнительные строки на тот случай, если работник использует прошлогодний остаток неотгулянных дней.

Дополнительно про расчет отпускных

Статьи:«Как оплатить отпуск, если работник присоединил его к новогодним каникулам» («Главбух» № 24, 2012); «Все, что вы хотели знать про отпускные, — “горячая линия” с Рострудом» («Главбух» № 11, 2012).

Документ:письмо Роструда от 4 марта 2013 г. № 166-6-1.

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Рекомендации по теме

    Школа финансового руководителя

    Самое выгодное предложение

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией

    А еще...

    Вопрос в редакцию

    Ответы на самые интересные вопросы мы публикуем в газете.

    Вопрос чиновнику

    Горячие линии с чиновниками проходят еженедельно.

    Техподдержка

    Не работает сайт или сервисы? Не приходит газета? Пишите сюда!





    Топ-10 главных тем номера

    Как с 1 октября 2017 года оформлять счета-фактуры и вести книги по НДС

    Бухгалтерский справочник по исправлению ошибок в документах

    Как работать с онлайн-кассой после 1 июля 2017 года

    Как избежать случайных ошибок в расчете отпускных

    Как сверить налоговую нагрузку компании с безопасными показателями

    Готовые ответы на требования инспекторов по новой отчетности

    Почему блокируют клиент-банк. Реальные основания и мифы

    Как заполнять платежные поручения по взносам: новые правила

    Как компаниям платить налоги друг за друга, чтобы деньги попали в бюджет

    Бухгалтерские секреты, которые каждый день упрощают работу коллег

    © 2007–2017 ООО «Актион управление и финансы»

    Редакция газеты: info@gazeta-unp.ru | Администрация сайта: online@gazeta-unp.ru
    Политика конфиденциальности
    Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62334 от 03.07.2015;
    Политика обработки персональных данных

    
    • Мы в соцсетях
    Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.

    Внимание!
    Вы читаете профессиональную статью для бухгалтера.
    Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

    Это бесплатно и займет 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль
    ×
    Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

    Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль