Оформите документы по безнадежной дебиторке так, чтобы ее можно было без опаски отнести на расходы

128
Чем поможет эта статья: Вы запросто составите бухгалтерскую справку, в которой убедительно обоснуете, почему учли долг контрагента в расходах. А также проверите, все ли документы по задолженности у вас есть. От чего убережет: Если контролеры сочтут, что вы списали долги без достаточных оснований, они потребуют доплатить налог на прибыль, пени и штраф.
Если ваша компания на упрощенке Компании на упрощенке не могут списать безнадежные долги, так как такого вида расходов нет в закрытом перечне.

Вы видите, что у вашей компании накопилось много зависших долгов контрагентов. При определенных условиях такую дебиторку можно признать безнадежной и учесть ее сумму в расходах при расчете налога на прибыль. Перечень оснований для этого прописан в пункте 2 статьи 266 Налогового кодекса РФ. Основные из них мы привели в таблице ниже. И там же назвали документы, с помощью которых можно обосновать такой расход в той или иной ситуации.

Какие документы могут быть основанием для списания безнадежной дебиторки в расходы
Причина, по которой можно считать долг безнадежным Особые документы, которые понадобятся для списания долга Основной набор бумаг, который должен быть
По задолженности прошел срок исковой давности (три года) Акты сверки или другие документы, которые подтверждают, что контрагент признал долг, когда срок давности прерывался (см. ниже) 1. Договор.
2. Первичные документы, на основании которых возникла задолженность (товарные накладные, акты, платежные документы).
3. Акт инвентаризации расчетов с контрагентами (например, по форме № ИНВ-17).
4. Бухгалтерская справка.
5. Приказ руководителя о списании долга
У контрагента отсутствует имущество. Или невозможно установить местонахождение этого должника Постановление судебного пристава об окончании исполнительного производства (п. 2 ст. 266 Налогового кодекса РФ)
Партнер признан банкротом Выписка из ЕГРЮЛ о ликвидации должника (письма Минфина России от 19 октября 2012 г. № 03-03-06/1/559, от 19 сентября 2012 г. № 03-03-06/1/487)
Контрагент ликвидирован

Бумагам советуем уделить особое внимание. Проверьте, все ли документы у вас есть на руках, и оформите недостающие. Так вы будете готовы в случае проверки предоставить налоговикам полный пакет подтверждающих бумаг. А как именно составить тот или иной документ, мы подскажем вам в этой статье.

Мы рассмотрим наиболее распространенную ситуацию, когда проходит срок исковой давности по долгу. То есть три года с того момента, как контрагент должен был исполнить свое обязательство по оплате.

Проверьте, есть ли у вас документы, которые подтверждают задолженность

Итак, вам нужно иметь бумаги, которые подтверждают, что контрагент действительно должен вашей компании. В первую очередь это, конечно, договор. Но не только. Чтобы учесть дебиторку в расходах, понадобится также первичка по той сделке, в результате которой образовался долг. Скажем, если клиент задолжал вашей компании за товары, работы или услуги, у вас должны быть накладные или акты сдачи-приемки.

Возможно, контрагент, наоборот, получил от вашей организации деньги, но товары не поставил. Тогда понадобятся платежные документы, по которым компания перечислила ему аванс.

По старой задолженности у вас есть только акты сверки, а первичку вы не сохранили? Что ж, в этом случае учесть зависшую сумму в расходах вряд ли получится. По крайней мере представители ФНС России против этого, о чем сообщили в своем письме от 6 декабря 2010 г. № ШС-37-3/16955.

Но если цена вопроса высока и вы готовы к судебным разбирательствам, то можете попробовать отстоять затраты в суде. Вот пример положительного решения — постановление ФАС Центрального округа от 26 августа 2011 г. по делу № А64-3070/2010.

Осторожно! Включить безнадежный долг в расходы не получится, если у вас нет договора, товарных накладных либо актов приемки-сдачи работ или услуг, платежных документов.

Как видите, документы, связанные с просроченной дебиторской задолженностью, надо хранить так долго, насколько это возможно. Тем более что срок исковой давности может прерываться (об этом мы расскажем дальше).

То есть полный набор подтверждающих бумаг у вас должен быть на тот момент, когда вы спишете долг на расходы в налоговом учете. И еще в течение четырех лет с учетом возможных налоговых проверок.

Заполните акт инвентаризации

Инвентаризацию расчетов желательно проводить ежеквартально или ежемесячно. В зависимости от того, как часто ваша компания отчитывается по налогу на прибыль. Это подтверждает письмо Минфина России от 28 января 2013 г. № 03-03-06/1/38.

Первичным документом тут будет акт инвентаризации расчетов с дебиторами и кредиторами. Если вы продолжаете использовать типовые бланки, то это форма № ИНВ-17. Если нет — та, что вы утвердили в учетной политике.

Докупить электронный «Главбух» и получить 2 месяца бесплатно!

(495) 785-01-13

Регулярно проверяя список долгов, вы сможете своевременно относить на расходы те из них, по которым в текущем периоде истек срок исковой давности. Ведь многие инспекторы на местах настаивают на том, что произвольно выбирать период для учета безнадежных долгов нельзя. Мол, это надо сделать в том периоде, когда истек срок исковой давности. Не раньше и не позже. Пример — письмо УФНС России по г. Москве от 13 апреля 2011 г. № 16-15/035618.1@. Свою позицию ревизоры подкрепляют постановлением Президиума ВАС РФ от 15 июня 2010 г. № 1574/10.

Справедливости ради заметим, что чиновники из Минфина России не против того, чтобы компании списывали безнадежную дебиторку в том периоде, в котором ее выявили. Так поступать позволяет пункт 1 статьи 54 Налогового кодекса РФ. Об этом — письмо ведомства от 7 декабря 2012 г. № 03-03-06/2/127.

Еще по этой теме Разобраться с трехлетним сроком, в течение которого можно исправить ошибку в налоговом учете и при необходимости вернуть переплату, вам поможет статья «Алгоритм, с помощью которого вы составите и сдадите уточненку по всем правилам» (опубликована в журнале «Главбух» № 4, 2013).

В идеале советуем следить за сроками по долгам и учитывать их в расходах вовремя. Но если уж по какой-то причине вы этот срок пропустили, можно признать старую дебиторку в расходах в текущем периоде, сославшись на разъяснение Минфина России.

В любом случае не забывайте, что вернуть переплату налога можно только в течение трех лет. Это означает, что в большинстве случаев признать старый долг в текущем периоде удастся, если со дня уплаты налога за тот период, в котором вы должны были списать дебиторку на расходы, прошло не более трех лет.

Составьте бухгалтерскую справку, рассчитав в ней срок исковой давности

Чтобы обосновать списание задолженности, составьте бухгалтерскую справку. Ее образец мы разместили ниже. Прежде всего назовите в этом документе реквизиты должника, сумму задолженности, ссылки на договор и первичные документы.

Оформите документы по безнадежной дебиторке так, чтобы ее можно было без опаски отнести на расходы

Распечатать образец >>

Скачать бланк в формате Word >>

Затем в справке важно привести расчет срока исковой давности. Так вы покажете, что правомерно отнесли задолженность на расходы. Три года отсчитывайте с даты, обозначенной в договоре с должником. То есть с того дня, когда контрагент обязан был исполнить свое обязательство. А не с того момента, как вы, к примеру, отгрузили ему товары или оказали услуги.

Пример 1: Как определить срок исковой давности

ООО «Продавец» отгрузило товары ООО «Клиент» 24 декабря 2009 года. Согласно условиям договора ООО «Клиент» должно было оплатить товары до 25 января 2010 года включительно. Срок давности нужно считать со следующего дня — то есть с 26 января 2010 года. Истекает данный срок 26 января 2013 года. Это следует из пункта 1 статьи 192 кодекса.

Таким образом, бухгалтер ООО «Продавец» может списать эту дебиторскую задолженность в налоговом учете в I квартале 2013 года.

Наряду с этим проверьте, не подтверждал ли контрагент в течение этих трех лет тот факт, что должен вам. Он мог это сделать разными способами. Наиболее распространенные приведены ниже. Если хоть одно из них имело место, срок давности прерывается и его придется считать заново (ст. 203 Гражданского кодекса РФ). Это означает, что списать долг на расходы вы сможете только через три года после того, как партнер подтвердил, что у него есть задолженность.

 

В этих случаях трехлетний срок давности надо отсчитывать заново

1. Стороны подписали акт сверки.

2. Контрагент оплатил часть своей задолженности.

3. Должник перечислил проценты за просрочку долга.

4. Компании составили дополнительное соглашение к договору. В нем срок, в который контрагент должен исполнить свое обязательство, продлили.

5. Партнер прислал письмо с просьбой отсрочить платеж.

6. От контрагента поступило гарантийное письмо, в котором он привел предполагаемый график погашения задолженности.

7. Контрагент прислал ответ, в котором признал претензию компании. Пусть даже согласился уплатить только часть задолженности.

Добавим, что во всех этих ситуациях должно быть понятно, о какой именно задолженности идет речь. То есть, например, в акте сверки или в письмах от контрагента приведены ссылки на договор, накладные или акты, на основании которых возник долг. И указан размер задолженности.

Но заметьте: если партнер, скажем, пришлет письмо с предполагаемым графиком платежей уже после того, как срок давности прошел, это не повлияет на ваше право списать долг.

Пример 2: Как считать срок давности с учетом перерыва

ООО «Клиент» 14 апреля 2010 года прислало ООО «Продавец» гарантийное письмо, в котором сообщило, что планирует расплатиться поэтапно в срок до 7 июля 2010 года. В этом случае срок исковой давности нужно считать с 15 апреля 2010 года. Истекает он 15 апреля 2013 года. Бухгалтер ООО «Продавец» сможет учесть задолженность ООО «Покупатель» в расходах в декларации за полугодие 2013 года.

Обратим внимание на то, что срок давности прерывает акт сверки. Что из этого следует? Если вы хотите побыстрее списать долг партнера, акты сверки с ним подписывать не нужно. С другой стороны, вполне возможно, что ваш интерес не учесть долг в расходах, а взыскать с контрагента деньги через суд. Тогда вам выгодно в отношении старой задолженности получить акт сверки. Это продлит срок, в который компания может обратиться в суд.

Подготовьте приказ руководителя о списании долга

Оформите документы по безнадежной дебиторке так, чтобы ее можно было без опаски отнести на расходы

Распечатать образец >>

Скачать бланк в формате Word >>

На основании бухгалтерской справки издайте вместе с руководителем приказ о списании долга. Пример этого документа вы можете посмотреть выше. В приказе, конечно же, обозначьте задолженность, сумму которой включаете в расходы. Но все детали приводить не стоит, ведь они есть в справке.

Вопрос-тест по темам номера

  • 3
    Компания отгрузила покупателю товары 24 марта 2010 года. Перечислить оплату контрагент должен был до 14 апреля 2010 года включительно. В каком периоде данную задолженность можно учесть в расходах в связи с тем, что прошел срок давности?
    Правильный ответ — Б. Срок исковой давности считают со следующего дня после того, как контрагент должен был исполнить свое обязательство по договору. В данном случае — с 15 апреля 2010 года. То есть срок давности прошел 15 апреля 2013 года. Значит, долг можно учесть в расходах в декларации за полугодие.

Следующий вопрос в статье «Как правильно начислить или принять к вычету НДС, если он не упомянут в договоре или указан неверно».

Главное, о чем важно помнить

1 Учесть зависшую дебиторку в расходах получится, если есть первичка, на основании которой возник долг контрагента.

2 Если в течение трех лет с той даты, как контрагент должен был рассчитаться по договору, он внес хотя бы 100 руб. на счет компании, срок давности придется считать заново.

Дополнительно про учет безнадежных долгов

Статьи: «Изменения, которые теперь сделают ваш налоговый учет проще и удобнее» («Главбух» № 1, 2013); «Требуется быстрое решение: выявили безнадежный долг контрагента» («Главбух» № 6, 2012).

Документ: пункт 2 статьи 266 Налогового кодекса РФ.

 

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Рекомендации по теме

    Школа финансового руководителя

    Самое выгодное предложение

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией

    А еще...

    Вопрос в редакцию

    Ответы на самые интересные вопросы мы публикуем в газете.

    Вопрос чиновнику

    Горячие линии с чиновниками проходят еженедельно.

    Техподдержка

    Не работает сайт или сервисы? Не приходит газета? Пишите сюда!





    Топ-10 главных тем номера

    Как с 1 октября 2017 года оформлять счета-фактуры и вести книги по НДС

    Бухгалтерский справочник по исправлению ошибок в документах

    Как работать с онлайн-кассой после 1 июля 2017 года

    Как избежать случайных ошибок в расчете отпускных

    Как сверить налоговую нагрузку компании с безопасными показателями

    Готовые ответы на требования инспекторов по новой отчетности

    Почему блокируют клиент-банк. Реальные основания и мифы

    Как заполнять платежные поручения по взносам: новые правила

    Как компаниям платить налоги друг за друга, чтобы деньги попали в бюджет

    Бухгалтерские секреты, которые каждый день упрощают работу коллег

    © 2007–2017 ООО «Актион управление и финансы»

    Редакция газеты: info@gazeta-unp.ru | Администрация сайта: online@gazeta-unp.ru
    Политика конфиденциальности
    Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62334 от 03.07.2015;
    Политика обработки персональных данных

    
    • Мы в соцсетях
    Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.

    Внимание!
    Вы читаете профессиональную статью для бухгалтера.
    Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

    Это бесплатно и займет 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль
    ×
    Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

    Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль