Письмо, которое поможет получить от контрагента документы и проявить «должную осмотрительность»

429
Почему этот документ важен: Если поставщик окажется «проблемным», а вы не сможете подтвердить, что осмотрительно выбирали контрагента, учесть расходы по сделке и принять к вычету НДС не удастся. В чем часто ошибаются: Забывают запросить в письме документы, которые подтверждают, что сотрудники поставщика вправе подписывать счета-фактуры и первички.

Когда стоит запрашивать документы у поставщика

Если ваша компания на упрощенке Рекомендации, приведенные в этой статье, актуальны и для компаний, применяющих упрощенную систему.

Проверяя сданную вами налоговую отчетность, инспекторы могут запрашивать какие-либо сведения у контрагентов вашей компании. И если в ходе таких встречек выяснится, что ваш поставщик нарушает законодательство, то расходы и вычеты НДС по сделкам с ним ревизоры могут снять.

В таком случае вам очень пригодятся документы, которые подтверждают, что ваша компания выбирала поставщика осмотрительно. То есть что вы хорошенько проверили своего контрагента, прежде чем заключать с ним договор. Покажите эти бумаги налоговикам. А если контролеров они не убедят, расходы и вычеты вы сможете отстоять в судебном порядке.

Кстати, если обосновать то, что компания проявила должную осмотрительность, не удастся, у вас будет шанс учесть хотя бы расходы по сделке в пределах рыночных цен (подробнее читайте в комментарии ниже). А вычеты НДС вы скорее всего потеряете.

Письмо, которое поможет получить от контрагента документы и проявить «должную осмотрительность»
Советует София Саитова, руководитель группы юридических услуг Санкт-Петербургского офиса Intercomp

Если компания не проявила должную осмотрительность, расходы удастся отстоять в суде лишь в пределах рыночных цен

— Допустим, налоговики обнаружили, что поставщик вашей компании не платит налоги и не отчитывается перед инспекцией. А у вас нет документов, которые подтверждают, что она выбирала продавца с должной осмотрительностью. Реальность самой сделки при этом сомнений не вызывает. Во всяком случае контролерам не удалось доказать обратное.

Обычно налоговики в подобных ситуациях снимают расходы, а также вычеты НДС по сделке с сомнительным контрагентом. А вот судьи ВАС РФ считают, что это неверно. Контролеры не вправе полностью исключить затраты компании из расчета налога на прибыль. Их все же можно учесть, но в размере, который не превышает рыночные цены. Об этом — постановление Президиума ВАС РФ от 3 июля 2012 г. № 2341/12. И заметьте: налоговики приняли во внимание позицию судей — об этом свидетельствует письмо ФНС России от 24 декабря 2012 г. № СА-4-7/22020@. Правда, такие благоприятные выводы судьи сделали только в отношении налога на прибыль. Про вычеты НДС там ни слова.

Согласитесь, что лучше заранее получать информацию о своих поставщиках, чем вести рискованные споры с контролерами. Вот поэтому советуем проверять потенциального контрагента еще до того, как вы подпишете с ним контракт. Ведь если тот заинтересован в сделке, на этом этапе будет гораздо проще получить от него нужные бумаги. А запросить документы несложно — достаточно направить в адрес продавца письмо. Как оно может выглядеть, мы показали ниже.

Письмо, которое поможет получить от контрагента документы и проявить «должную осмотрительность»

Распечатать образец >>

Скачать бланк в формате Word >>

Да и вообще, в интересах любой компании предварительно убедиться в благонадежности партнера. Иначе не исключены денежные потери из-за того, что поставщик не исполнит обязательства. А если окажется, что документы по сделке подписаны неуполномоченными сотрудниками, возможно, взыскать деньги не удастся даже через суд. Так что информация о поставщике нужна прежде всего вам самим, чтобы решить, стоит ли иметь с ним дело.

Какие бумаги затребовать в письме

Решить вопрос, какие документы попросить у поставщика, чтобы в случае чего отбиться от всяких претензий налоговиков, помогут разъяснения тех же чиновников. Мы собрали по этой теме все недавние письма ФНС и Минфина России и теперь дадим вам готовый перечень.

Документы о правовом статусе компании

Прежде всего запросите у поставщика свидетельство о государственной регистрации (1) и о постановке на налоговый учет (2). А также учредительные документы (3) (письмо ФНС России от 11 февраля 2010 г. № 3-7-07/84). Достаточно копий, заверенных подписью руководителя поставщика и печатью.

Еще попросите у контрагента выписку из ЕГРЮЛ, чтобы вам самим не пришлось заказывать ее за плату (4). Но для надежности в любом случае проверьте своего поставщика на сайте ФНС www.nalog.ru в разделе «Проверь себя и контрагента». Так вы сможете хотя бы убедиться, что компания зарегистрирована. И кстати, там же на сайте пробейте другую доступную информацию. Например, не числится ли контрагент по адресу массовой регистрации, не дисквалифицирован ли его руководитель.

Возможно, контрагент занимается бизнесом, на который нужны лицензия или членство в СРО. Тогда постарайтесь получить копии лицензий или документов о членстве в СРО, свидетельства о допуске к определенным видам работ. И опять же проверьте эту информацию на сайте ведомства, которое выдает лицензии, или саморегулируемой организации.

Бумаги, которые удостоверяют полномочия сотрудников контрагента

Чтобы договор имел силу, нужно убедиться, что этот документ подпишет директор. Или же сотрудник, у которого есть доверенность на совершение подобных сделок.

Успеть в апреле выписать «Главбух» по старой цене и сэкономить
984 р.

(495) 785-01-13

Полномочия директора подтвердит протокол собрания учредителей (5). А если вы заключаете сделку с руководителем филиала компании, то доверенность. Вот один из этих документов и запросите у поставщика. Плюс ко всему желательно еще получить копию паспорта руководителя (6). Сделать это рекомендуют представители ФНС России в письме от 17 октября 2012 г. № АС-4-2/17710.

Еще важно выяснить, кто вправе подписывать счета-фактуры и первичные документы. Ведь обычно этим занимаются не директор и главбух, а уполномоченные сотрудники. Например, те, которые отпускают товар. Поэтому попросите у поставщика копию приказа или доверенности на право работников заверять счета-фактуры и товарные накладные (7). Было бы замечательно, если на этом документе приведут образец подписи сотрудника.

В отношении доверенности убедитесь, что она правильно составлена. Проверьте, есть ли на этом документе подпись директора и печать компании. Также обязательна дата выдачи доверенности. Разумеется, доверенность должна быть не просрочена. Если срок действия не указан, то он составляет год со дня выдачи. Это указано в пункте 1 статьи 186 Гражданского кодекса РФ.

Ну и главное — из доверенности или приказа должно четко следовать, что сотрудник вправе подписывать счета-фактуры и первичные документы.

Дополнительные документы, подтверждающие благонадежность контрагента

Нередко приходится заключать существенную по сумме сделку с малоизвестной компанией. Тогда стоит запастись дополнительными документами, которые подтвердят, что контрагент ведет реальную деятельность и способен выполнить договор (письмо Минфина России от 3 августа 2012 г. № 03-02-07/1-197).

Еще по этой теме Пример регламента, который устанавливает, кто и в каком порядке собирает документы по контрагенту, вы найдете в статье «Как обезопасить свою компанию от обвинений в неосмотрительности» (опубликована в журнале «Главбух» № 17, 2011).

Может быть полезна, например, справка о наличии у контрагента необходимого оборудования. Или письмо, подтверждающее местонахождение поставщика. Нелишними будут копии бухгалтерской отчетности. А также налоговой, если поставщик согласится их передать. Сохраняйте и другие документы, которые говорят о том, что партнер по факту ведет деятельность. К примеру, каталоги, рекламные буклеты, распечатки с сайта поставщика.

Удобнее, когда бумаги от поставщика добывает подразделение, которое заключает договоры. Тогда бухгалтерии не придется тратить на это время. Какие бумаги собирать исходя из размера сделки и известности поставщика, пропишите в регламенте.

Вопрос-тест по темам номера

  • 8
    Налоговики установили, что поставщик компании не платит налоги. Компания обосновала факт закупки товаров у этого контрагента. Но вот документов, которые подтверждают осмотрительность при выборе поставщика, нет. Вправе ли бухгалтер учесть стоимость товаров при расчете налога на прибыль?
    Правильный ответ — А. В этом случае расходы по сделке (если она реальна) можно учесть в пределах рыночных цен. Это признают и в ФНС России (письмо от 24 декабря 2012 г. № СА-4-7/22020@).

Следующий вопрос в статье «Памятка на тот случай, если налоговики заблокируют счета вашей компании».

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Рекомендации по теме

    Школа финансового руководителя

    Самое выгодное предложение

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией

    А еще...

    Вопрос в редакцию

    Ответы на самые интересные вопросы мы публикуем в газете.

    Вопрос чиновнику

    Горячие линии с чиновниками проходят еженедельно.

    Техподдержка

    Не работает сайт или сервисы? Не приходит газета? Пишите сюда!





    Топ-10 главных тем номера

    Как с 1 октября 2017 года оформлять счета-фактуры и вести книги по НДС

    Бухгалтерский справочник по исправлению ошибок в документах

    Как работать с онлайн-кассой после 1 июля 2017 года

    Как избежать случайных ошибок в расчете отпускных

    Как сверить налоговую нагрузку компании с безопасными показателями

    Готовые ответы на требования инспекторов по новой отчетности

    Почему блокируют клиент-банк. Реальные основания и мифы

    Как заполнять платежные поручения по взносам: новые правила

    Как компаниям платить налоги друг за друга, чтобы деньги попали в бюджет

    Бухгалтерские секреты, которые каждый день упрощают работу коллег

    © 2007–2017 ООО «Актион управление и финансы»

    Редакция газеты: info@gazeta-unp.ru | Администрация сайта: online@gazeta-unp.ru
    Политика конфиденциальности
    Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62334 от 03.07.2015;
    Политика обработки персональных данных

    
    • Мы в соцсетях
    Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.

    Внимание!
    Вы читаете профессиональную статью для бухгалтера.
    Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

    Это бесплатно и займет 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль
    ×
    Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

    Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль