Восемь подсказок, которые помогут вам отчитаться по форме 2-НДФЛ

50
Чем поможет эта статья: Вы заполните форму 2-НДФЛза 2012 год так, как надо. И не запутаетесь в том, какие суммы и в какой графе справки отразить. От чего убережет: Вам не придется потом подавать уточненки по форме 2-НДФЛ.
Если ваша компания на упрощенке Рекомендации в данной статье подойдут и для упрощенщиков.

До 1 апреля включительно вам предстоит отчитаться о доходах своих работников за 2012 год. Как и прежде, по форме 2-НДФЛ. Причем с прошлого года она совсем не изменилась, возьмите ее из приказа ФНС России от 17 ноября 2010 г. № ММВ-7-3/611@.

Не забудьте про простое правило. Если отчитаться вам надо менее чем за 10 человек, то справки можно составить на бумаге. В остальных случаях заполняйте 2-НДФЛ обязательно в электронном виде. А передать их можете на магнитных носителях или отправить по телекоммуникационным каналам связи.

И еще. Если справки вы понесете на бумаге или на магнитных носителях, то вместе с этим надо заполнить и подать реестр сведений о доходах физических лиц. Его форму вы найдете в приложении № 1 к Порядку, утвержденному приказом ФНС России от 16 сентября 2011 г. № ММВ-7-3/576@. Заполните реестр в двух экземплярах и строго в бумажном виде.

А теперь дадим вам несколько подсказок, с которыми вам станет проще заполнить справки. Наряду с этим ниже мы показали на наглядном примере, какие суммы в какую графу формы № 2-НДФЛ занести.

Восемь подсказок, которые помогут вам отчитаться по форме 2-НДФЛ

Распечатать образец >>

Скачать бланк в формате Excel >>

Подсказка № 1. На каждого работника заполняйте одну справку по всем доходам

Оперативно скачать актуальную форму 2-НДФЛ

www.glavbukh.ru/ko

Возможно, некоторые работники компании получили в 2012 году доходы, облагаемые по разным ставкам. В частности, для заработной платы, как вы знаете, ставка НДФЛ составляет 13 процентов. А вот для дивидендов — 9 процентов.

Так вот, все доходы работника независимо от применяемой к ним налоговой ставки должны попасть в одну справку по форме 2-НДФЛ. Просто разделы 3 и 5 вы заполните по каждой ставке отдельно (1). Такую рекомендацию содержит приказ ФНС России от 17 ноября 2010 г. № ММВ-7-3/611@.

Подсказка № 2. В форме 2-НДФЛ отразите все доходы за 2012 год, даже если их выплатили в 2013 году

Давайте разберемся, какую сумму налога на доходы физлиц занести в строки 5.1—5.5 справки. Здесь вы отражаете общую сумму дохода, налоговую базу и НДФЛ, который рассчитали (2), удержали (3) и направили в бюджет (4). Если доход вы начислили и выплатили в 2012 году, то тут все ясно. Эти суммы вы занесете в справку за 2012 год. Ведь налог на доходы физлиц надо платить в бюджет в тот же день, когда компания перечисляет деньги на счета работников или получает средства в банке для выдачи из кассы. Об этом прямо сказано в пункте 6 статьи 226 Налогового кодекса РФ.

Сомнения могут возникнуть, если доходы за 2012 год (например, декабрьскую зарплату) работники получили уже в январе следующего. Ведь тогда НДФЛ с этих сумм вы перечислили тоже в 2013 году. Отражать ли вам такие суммы в справке за 2012 год? Да, отражайте. Ведь именно к этому периоду они относятся. Такие рекомендации есть в письме ФНС России от 12 января 2012 г. № ЕД-4-3/74.

То есть декабрьскую заработную плату включайте в общую сумму доходов за 2012 год. Эти данные отражают в строке 5.2 справки. А январский НДФЛ покажите по строкам 5.3, 5.4, 5.5.

Подсказка № 3. Излишне уплаченный, но не удержанный налог нигде в справке не заявляйте

Допустим, вы удержали с доходов работников одну сумму, а в бюджет перечислили больше — техническая ошибка. Так вот, подобные излишки, то есть все, что превысило удержанный налог, в справке 2-НДФЛ не показывайте. Дело в том, что подобную переплату чиновники не считают налогом как таковым. И не разрешают направлять в счет будущих платежей по НДФЛ. Это подтверждает письмо ФНС России от 4 июля 2011 г. № ЕД-4-3/10764.

Частая ошибка Если вы перечислили НДФЛ больше, чем удержали, такую переплату нельзя зачесть в счет будущих периодов. В справке 2-НДФЛ эти излишки не показывайте совсем.

Аргументы у налоговиков следующие. Согласно статье 226 Налогового кодекса РФ, работодатель должен перечислять в бюджет удержанный НДФЛ. То есть налоговый агент не имеет права платить НДФЛ за счет собственных средств. По этой причине переплату, возникшую у компании, можно только вернуть из бюджета. А к доходам работников такие излишки никакого отношения не имеют.

Напомним вкратце. Чтобы вернуть подобные излишки из бюджета, сначала надо написать в ИФНС заявление с просьбой провести совместную сверку расчетов, а потом уже подавать заявление на возврат денег.

Подсказка № 4. НДФЛ, удержанный сверх положенного, покажите в справке, только если к этому моменту еще не вернули излишки работнику

А вот другая ситуация. Вы обнаружили, что по итогам 2012 года по ошибке удержали у работника больше, чем нужно. В этом случае вы должны вернуть переплату этому сотруднику. Зачесть ее в счет удержаний 2013 года нельзя. Такой вывод следует из статьи 231 Налогового кодекса РФ.

В течение 10 дней после того, как вы нашли ошибку, сообщите о ней работнику. После того как он напишет заявление, у вас есть три месяца на то, чтобы вернуть деньги. Причем обязательно в безналичном порядке, то есть на банковский счет сотрудника. Но есть ситуация-исключение, когда переплата возникла из-за того, что работник в течение года сменил статус с нерезидента на резидента. Как действовать — читайте комментарий ниже.

Восемь подсказок, которые помогут вам отчитаться по форме 2-НДФЛ
Разъясняет Николай Стельмах, заместитель начальника отдела налогообложения доходов физических лиц Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

Переплату по НДФЛ, возникшую из-за снижения ставки с 30 до 13 процентов, в любом случае отразите в справке

— Допустим, в начале 2012 года вы удерживали с доходов иностранного работника налог по ставке 30 процентов (как для нерезидента). Но по итогам года выяснилось, что он в течение 12 месяцев пробыл на территории России 183 дня и больше. То есть стал резидентом. Это значит, что начиная с 1 января 2012 года вам надо пересчитать налог по обычной ставке, равной 13 процентам. Излишне удержанную сумму НДФЛ, отразите по строке 5.6 справки. А верную сумму налога (после пересчета) покажите по строке 5.3. Других вариантов нет. Ведь переплату по налогу, возникшую из-за смены статуса работника, вернуть вы не имеете права (п. 1.1 ст. 231 Налогового кодекса РФ). Сотрудник может это сделать только сам, обратившись в ИФНС (письма Минфина России от 25 января 2013 г. № 03-04-06/4-24 и ФНС России от 20 августа 2012 г. № ЕД-3-3/2991@). Вы же выдайте новоиспеченному резиденту справку 2-НДФЛ в которой в поле 5.6 укажите налог, излишне удержанный у налогоплательщика.

Отражать ли излишне удержанный налог в форме 2-НДФЛ? Тут все зависит от того, вернули ли вы деньги работнику. Предположим, вы еще не сделали этого к тому дню, как стали составлять справки. Тогда пересчитайте начисленный НДФЛ и верную сумму отразите по строке 5.3, а переплату — по строке 5.6. То есть в строку 5.6 попадает разница между удержанным налогом и суммой по строке 5.3.

Если же до заполнения справки вы успели перечислить средства на банковский счет работника, то никакую переплату НДФЛ в справке за 2012 год отражать вам не придется.

Подсказка № 5. Если в справочнике кодов нет нужного дохода, отнесите его к иным выплатам

Налогооблагаемые доходы работников компании вы указываете в разделе 3 справки по форме 2-НДФЛ. При этом каждому доходу присваивается свой код (5). Значения таких кодов по разным доходам есть в приложении № 3 к приказу ФНС России от 17 ноября 2010 г. № ММВ-7-3/611@.

Например, код заработной платы — 2000, отпускных — 2012. Но не всегда удается точно отнести тот или иной доход к определенному шифру.

В утвержденном перечне названы лишь самые основные виды дохода. Не теряйтесь. Доходы, коды для которых вы не найдете в приказе, ставьте с признаком 4800 — он предусмотрен для иных выплат.

К счастью, штрафов за ошибку в коде законодательство не предусматривает. Главное удержать НДФЛ с облагаемых доходов по верной ставке.

Подсказка № 6. Доходы, полностью не облагаемые НДФЛ, в справку не заносите

Перечень выплат, с которых не надо удерживать НДФЛ, содержит статья 217 Налогового кодекса РФ. Здесь поименованы два вида выплат: те, с которых удерживать НДФЛ не надо вовсе, и те, что не облагаются этим налогом только в пределах нормативов (вычетов).

Важная деталь Доходы, полностью не облагаемые НДФЛ, в справках не отражайте.

К первой группе относятся, к примеру, детские пособия, выходные пособия, предусмотренные законодательством. А раз эти доходы полностью не облагаются НДФЛ, то и отражать в справке их не надо. Ведь специальных строк для необлагаемых сумм в форме не предусмотрено.

Про вторую группу выплат (которые не облагаются НДФЛ только в пределах нормативов) мы подробно расскажем в следующем разделе.

Подсказка № 7. По доходам, частично облагаемым НДФЛ, проставьте суммы и коды вычетов

Как мы уже отметили, некоторые виды доходов облагаются НДФЛ, только если они превышают установленные лимиты (вычеты). Например, не надо удерживать налог на доходы физических лиц с материальной помощи или стоимости подарков на сумму 4000 руб. в год.

Такие доходы попадут в раздел 3 справки как облагаемые доходы. Но напротив суммы выплаты в этом случае требуется указать, какой вычет вы применили — его код и сумму (6). В случае с материальной помощью в графе 4 таблицы вы покажете код 503, а в графе 5 — 4000 руб.

Пример: Бухгалтер заполняет справку по форме 2-НДФЛ за 2012 год

Бухгалтер ООО «Альфа» заполняет справку по форме 2-НДФЛ о доходах за 2012 год Иванова К. П., менеджера компании. С января по декабрь оклад работника составлял 15 000 руб. Права на стандартные вычеты по НДФЛ у работника нет. В июне Иванов был в отпуске с 18 по 30 июня. Оплата за этот период составила 8900,15 руб.

Оклад за отработанные дни июня — 8478,26 руб. В декабре работник получил от компании новогодний подарок в размере 5000 руб. Образец заполнения справки по форме 2-НДФЛ — выше.

Точно так же надо заполнять раздел 4, если работник имеет право на стандартные или имущественный вычеты в соответствии со статьями 218 и 220 Налогового кодекса РФ. Об этих случаях расскажем подробнее.

Стандартные вычеты на детей Важная деталь Размер стандартного вычета на ребенка зависит прежде всего от того, какой он по счету у работника.

В 2012 году ежемесячно доходы, облагаемые по ставке 13 процентов, можно было уменьшать на 1400 руб. — на первого и второго ребенка и на 3000 руб. — на третьего и следующих детей. Но до тех пор, пока доход работника с начала года не превысит 280 000 руб. Код таких вычетов зависит от того, в какой сумме и на какого ребенка по счету они предоставлены. Вы отразите их в особом разделе справки — 4.1. Здесь покажите код каждого вычета и его сумму (7).

Само собой, стандартные вычеты вы предоставляли сотруднику, только если он сам написал заявление об этом. А что если такую бумагу работник принес только сейчас, в 2013 году, и просит предоставить вычеты с начала 2012 года, то есть задним числом? В этом случае можете смело отказывать сотруднику. Такие запоздалые вычеты он может заявить, лишь обратившись в свою налоговую инспекцию (п. 4 ст. 218 Налогового кодекса РФ). А вашей ошибки тут нет.

Имущественный вычет по купленному жилью

Еще работник может получить в компании имущественный вычет, одобренный налоговыми инспекторами. В этом случае он приносит в бухгалтерию уведомление из ИФНС. Если в течение 2012 года вы предоставляли кому-нибудь из сотрудников такой вычет, то в форме 2-НДФЛ укажите номер и дату уведомления, а также код ИФНС, выдавшей документ. Кстати, форма уведомления утверждена приказом ФНС России от 25 декабря 2009 г. № ММ-7-3/714@.

Реквизиты уведомления налоговой инспекции укажите в специальных разделах справки 4.2, 4.3 и 4.4. А код вычета и его сумму — в разделе 4.1.

Кстати, уведомление об имущественном вычете инспекторы выписывают на определенного работодателя. Поэтому проверьте, чтобы в таком документе значилась именно ваша компания.

Подсказка № 8. Справки, которые налоговики не приняли с первого раза, исправьте до 1 апреля включительно

Если вы опоздаете со справками о доходах физических лиц, то компании грозит штраф по статье 126 Налогового кодекса РФ. За каждую не представленную в срок справку придется заплатить 200 руб.

А вот наказать по статье 119 Налогового кодекса РФ за несвоевременную сдачу справок ревизоры не могут. Ведь форма 2-НДФЛ не является налоговой декларацией.

Чтобы справки считались сданными, надо пройти контроль заполнения. Налоговики вправе не принять только те формы, в которых нет сведений о налоговом агенте и физическом лице. Если каких-нибудь из этих данных не хватает, то такие справки инспекторы возвращают.

С первого раза налоговики могут, например, принять часть справок. В этом случае пересдайте забракованные формы 2-НДФЛ еще раз — причем до 1 апреля включительно. А вот справки, содержащие ошибки в расчете НДФЛ, если формы приняты налоговой, считаются сданными вовремя. Но такие формы вы все равно можете исправить и пересдать.

Вопрос-тест по темам номера

  • 3
    Надо ли отражать в справках по форме 2-НДФЛ за 2012 год сведения о декабрьской заработной плате, если ее перечислили сотрудникам компании в январе?
    Правильный ответ — А. В справке по форме 2-НДФЛ за 2012 год надо отразить все доходы, которые относятся к этому налоговому периоду. Даже если их выплатили в 2013 году. Об этом письмо ФНС России от 12 января 2012 г. № ЕД-4-3/74.

Следующий вопрос в статье «Как грамотно обосновать расходы на аренду офиса».

Главное, о чем важно помнить

1 По каждому работнику составьте одну форму 2-НДФЛ. Даже если сотрудник получал доходы, облагаемые налогом по разным ставкам.

2 Суммы и коды стандартных и имущественного вычетов показывайте в специальном разделе 4 справки.

Дополнительно про НДФЛ

Статья: «Что вам важно проверить в расчете НДФЛ под конец года» («Главбух» № 24, 2012).

Документы: приказ ФНС России от 16 сентября 2011 г. № ММВ-7-3/576@; письмо ФНС России от 4 июля 2011 г. № ЕД-4-3/10764.

 

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Школа финансового руководителя

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Вопрос в редакцию

Ответы на самые интересные вопросы мы публикуем в газете.

Вопрос чиновнику

Горячие линии с чиновниками проходят еженедельно.

Техподдержка

Не работает сайт или сервисы? Не приходит газета? Пишите сюда!


Рассылка




© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

Редакция газеты: info@gazeta-unp.ru | Администрация сайта: online@gazeta-unp.ru Политика конфиденциальности Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43629 от 18.01.2011


Внимание! Вы читаете профессиональную статью для бухгалтера.
Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

Это бесплатно и займет 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль