Восемь подсказок, которые помогут вам отчитаться по форме 2-НДФЛ

59
Чем поможет эта статья: Вы заполните форму 2-НДФЛза 2012 год так, как надо. И не запутаетесь в том, какие суммы и в какой графе справки отразить. От чего убережет: Вам не придется потом подавать уточненки по форме 2-НДФЛ.
Если ваша компания на упрощенке Рекомендации в данной статье подойдут и для упрощенщиков.

До 1 апреля включительно вам предстоит отчитаться о доходах своих работников за 2012 год. Как и прежде, по форме 2-НДФЛ. Причем с прошлого года она совсем не изменилась, возьмите ее из приказа ФНС России от 17 ноября 2010 г. № ММВ-7-3/611@.

Не забудьте про простое правило. Если отчитаться вам надо менее чем за 10 человек, то справки можно составить на бумаге. В остальных случаях заполняйте 2-НДФЛ обязательно в электронном виде. А передать их можете на магнитных носителях или отправить по телекоммуникационным каналам связи.

И еще. Если справки вы понесете на бумаге или на магнитных носителях, то вместе с этим надо заполнить и подать реестр сведений о доходах физических лиц. Его форму вы найдете в приложении № 1 к Порядку, утвержденному приказом ФНС России от 16 сентября 2011 г. № ММВ-7-3/576@. Заполните реестр в двух экземплярах и строго в бумажном виде.

А теперь дадим вам несколько подсказок, с которыми вам станет проще заполнить справки. Наряду с этим ниже мы показали на наглядном примере, какие суммы в какую графу формы № 2-НДФЛ занести.

Восемь подсказок, которые помогут вам отчитаться по форме 2-НДФЛ

Распечатать образец >>

Скачать бланк в формате Excel >>

Подсказка № 1. На каждого работника заполняйте одну справку по всем доходам

Оперативно скачать актуальную форму 2-НДФЛ

www.glavbukh.ru/ko

Возможно, некоторые работники компании получили в 2012 году доходы, облагаемые по разным ставкам. В частности, для заработной платы, как вы знаете, ставка НДФЛ составляет 13 процентов. А вот для дивидендов — 9 процентов.

Так вот, все доходы работника независимо от применяемой к ним налоговой ставки должны попасть в одну справку по форме 2-НДФЛ. Просто разделы 3 и 5 вы заполните по каждой ставке отдельно (1). Такую рекомендацию содержит приказ ФНС России от 17 ноября 2010 г. № ММВ-7-3/611@.

Подсказка № 2. В форме 2-НДФЛ отразите все доходы за 2012 год, даже если их выплатили в 2013 году

Давайте разберемся, какую сумму налога на доходы физлиц занести в строки 5.1—5.5 справки. Здесь вы отражаете общую сумму дохода, налоговую базу и НДФЛ, который рассчитали (2), удержали (3) и направили в бюджет (4). Если доход вы начислили и выплатили в 2012 году, то тут все ясно. Эти суммы вы занесете в справку за 2012 год. Ведь налог на доходы физлиц надо платить в бюджет в тот же день, когда компания перечисляет деньги на счета работников или получает средства в банке для выдачи из кассы. Об этом прямо сказано в пункте 6 статьи 226 Налогового кодекса РФ.

Сомнения могут возникнуть, если доходы за 2012 год (например, декабрьскую зарплату) работники получили уже в январе следующего. Ведь тогда НДФЛ с этих сумм вы перечислили тоже в 2013 году. Отражать ли вам такие суммы в справке за 2012 год? Да, отражайте. Ведь именно к этому периоду они относятся. Такие рекомендации есть в письме ФНС России от 12 января 2012 г. № ЕД-4-3/74.

То есть декабрьскую заработную плату включайте в общую сумму доходов за 2012 год. Эти данные отражают в строке 5.2 справки. А январский НДФЛ покажите по строкам 5.3, 5.4, 5.5.

Подсказка № 3. Излишне уплаченный, но не удержанный налог нигде в справке не заявляйте

Допустим, вы удержали с доходов работников одну сумму, а в бюджет перечислили больше — техническая ошибка. Так вот, подобные излишки, то есть все, что превысило удержанный налог, в справке 2-НДФЛ не показывайте. Дело в том, что подобную переплату чиновники не считают налогом как таковым. И не разрешают направлять в счет будущих платежей по НДФЛ. Это подтверждает письмо ФНС России от 4 июля 2011 г. № ЕД-4-3/10764.

Частая ошибка Если вы перечислили НДФЛ больше, чем удержали, такую переплату нельзя зачесть в счет будущих периодов. В справке 2-НДФЛ эти излишки не показывайте совсем.

Аргументы у налоговиков следующие. Согласно статье 226 Налогового кодекса РФ, работодатель должен перечислять в бюджет удержанный НДФЛ. То есть налоговый агент не имеет права платить НДФЛ за счет собственных средств. По этой причине переплату, возникшую у компании, можно только вернуть из бюджета. А к доходам работников такие излишки никакого отношения не имеют.

Напомним вкратце. Чтобы вернуть подобные излишки из бюджета, сначала надо написать в ИФНС заявление с просьбой провести совместную сверку расчетов, а потом уже подавать заявление на возврат денег.

Подсказка № 4. НДФЛ, удержанный сверх положенного, покажите в справке, только если к этому моменту еще не вернули излишки работнику

А вот другая ситуация. Вы обнаружили, что по итогам 2012 года по ошибке удержали у работника больше, чем нужно. В этом случае вы должны вернуть переплату этому сотруднику. Зачесть ее в счет удержаний 2013 года нельзя. Такой вывод следует из статьи 231 Налогового кодекса РФ.

В течение 10 дней после того, как вы нашли ошибку, сообщите о ней работнику. После того как он напишет заявление, у вас есть три месяца на то, чтобы вернуть деньги. Причем обязательно в безналичном порядке, то есть на банковский счет сотрудника. Но есть ситуация-исключение, когда переплата возникла из-за того, что работник в течение года сменил статус с нерезидента на резидента. Как действовать — читайте комментарий ниже.

Восемь подсказок, которые помогут вам отчитаться по форме 2-НДФЛ
Разъясняет Николай Стельмах, заместитель начальника отдела налогообложения доходов физических лиц Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

Переплату по НДФЛ, возникшую из-за снижения ставки с 30 до 13 процентов, в любом случае отразите в справке

— Допустим, в начале 2012 года вы удерживали с доходов иностранного работника налог по ставке 30 процентов (как для нерезидента). Но по итогам года выяснилось, что он в течение 12 месяцев пробыл на территории России 183 дня и больше. То есть стал резидентом. Это значит, что начиная с 1 января 2012 года вам надо пересчитать налог по обычной ставке, равной 13 процентам. Излишне удержанную сумму НДФЛ, отразите по строке 5.6 справки. А верную сумму налога (после пересчета) покажите по строке 5.3. Других вариантов нет. Ведь переплату по налогу, возникшую из-за смены статуса работника, вернуть вы не имеете права (п. 1.1 ст. 231 Налогового кодекса РФ). Сотрудник может это сделать только сам, обратившись в ИФНС (письма Минфина России от 25 января 2013 г. № 03-04-06/4-24 и ФНС России от 20 августа 2012 г. № ЕД-3-3/2991@). Вы же выдайте новоиспеченному резиденту справку 2-НДФЛ в которой в поле 5.6 укажите налог, излишне удержанный у налогоплательщика.

Отражать ли излишне удержанный налог в форме 2-НДФЛ? Тут все зависит от того, вернули ли вы деньги работнику. Предположим, вы еще не сделали этого к тому дню, как стали составлять справки. Тогда пересчитайте начисленный НДФЛ и верную сумму отразите по строке 5.3, а переплату — по строке 5.6. То есть в строку 5.6 попадает разница между удержанным налогом и суммой по строке 5.3.

Если же до заполнения справки вы успели перечислить средства на банковский счет работника, то никакую переплату НДФЛ в справке за 2012 год отражать вам не придется.

Подсказка № 5. Если в справочнике кодов нет нужного дохода, отнесите его к иным выплатам

Налогооблагаемые доходы работников компании вы указываете в разделе 3 справки по форме 2-НДФЛ. При этом каждому доходу присваивается свой код (5). Значения таких кодов по разным доходам есть в приложении № 3 к приказу ФНС России от 17 ноября 2010 г. № ММВ-7-3/611@.

Например, код заработной платы — 2000, отпускных — 2012. Но не всегда удается точно отнести тот или иной доход к определенному шифру.

В утвержденном перечне названы лишь самые основные виды дохода. Не теряйтесь. Доходы, коды для которых вы не найдете в приказе, ставьте с признаком 4800 — он предусмотрен для иных выплат.

К счастью, штрафов за ошибку в коде законодательство не предусматривает. Главное удержать НДФЛ с облагаемых доходов по верной ставке.

Подсказка № 6. Доходы, полностью не облагаемые НДФЛ, в справку не заносите

Перечень выплат, с которых не надо удерживать НДФЛ, содержит статья 217 Налогового кодекса РФ. Здесь поименованы два вида выплат: те, с которых удерживать НДФЛ не надо вовсе, и те, что не облагаются этим налогом только в пределах нормативов (вычетов).

Важная деталь Доходы, полностью не облагаемые НДФЛ, в справках не отражайте.

К первой группе относятся, к примеру, детские пособия, выходные пособия, предусмотренные законодательством. А раз эти доходы полностью не облагаются НДФЛ, то и отражать в справке их не надо. Ведь специальных строк для необлагаемых сумм в форме не предусмотрено.

Про вторую группу выплат (которые не облагаются НДФЛ только в пределах нормативов) мы подробно расскажем в следующем разделе.

Подсказка № 7. По доходам, частично облагаемым НДФЛ, проставьте суммы и коды вычетов

Как мы уже отметили, некоторые виды доходов облагаются НДФЛ, только если они превышают установленные лимиты (вычеты). Например, не надо удерживать налог на доходы физических лиц с материальной помощи или стоимости подарков на сумму 4000 руб. в год.

Такие доходы попадут в раздел 3 справки как облагаемые доходы. Но напротив суммы выплаты в этом случае требуется указать, какой вычет вы применили — его код и сумму (6). В случае с материальной помощью в графе 4 таблицы вы покажете код 503, а в графе 5 — 4000 руб.

Пример: Бухгалтер заполняет справку по форме 2-НДФЛ за 2012 год

Бухгалтер ООО «Альфа» заполняет справку по форме 2-НДФЛ о доходах за 2012 год Иванова К. П., менеджера компании. С января по декабрь оклад работника составлял 15 000 руб. Права на стандартные вычеты по НДФЛ у работника нет. В июне Иванов был в отпуске с 18 по 30 июня. Оплата за этот период составила 8900,15 руб.

Оклад за отработанные дни июня — 8478,26 руб. В декабре работник получил от компании новогодний подарок в размере 5000 руб. Образец заполнения справки по форме 2-НДФЛ — выше.

Точно так же надо заполнять раздел 4, если работник имеет право на стандартные или имущественный вычеты в соответствии со статьями 218 и 220 Налогового кодекса РФ. Об этих случаях расскажем подробнее.

Стандартные вычеты на детей Важная деталь Размер стандартного вычета на ребенка зависит прежде всего от того, какой он по счету у работника.

В 2012 году ежемесячно доходы, облагаемые по ставке 13 процентов, можно было уменьшать на 1400 руб. — на первого и второго ребенка и на 3000 руб. — на третьего и следующих детей. Но до тех пор, пока доход работника с начала года не превысит 280 000 руб. Код таких вычетов зависит от того, в какой сумме и на какого ребенка по счету они предоставлены. Вы отразите их в особом разделе справки — 4.1. Здесь покажите код каждого вычета и его сумму (7).

Само собой, стандартные вычеты вы предоставляли сотруднику, только если он сам написал заявление об этом. А что если такую бумагу работник принес только сейчас, в 2013 году, и просит предоставить вычеты с начала 2012 года, то есть задним числом? В этом случае можете смело отказывать сотруднику. Такие запоздалые вычеты он может заявить, лишь обратившись в свою налоговую инспекцию (п. 4 ст. 218 Налогового кодекса РФ). А вашей ошибки тут нет.

Имущественный вычет по купленному жилью

Еще работник может получить в компании имущественный вычет, одобренный налоговыми инспекторами. В этом случае он приносит в бухгалтерию уведомление из ИФНС. Если в течение 2012 года вы предоставляли кому-нибудь из сотрудников такой вычет, то в форме 2-НДФЛ укажите номер и дату уведомления, а также код ИФНС, выдавшей документ. Кстати, форма уведомления утверждена приказом ФНС России от 25 декабря 2009 г. № ММ-7-3/714@.

Реквизиты уведомления налоговой инспекции укажите в специальных разделах справки 4.2, 4.3 и 4.4. А код вычета и его сумму — в разделе 4.1.

Кстати, уведомление об имущественном вычете инспекторы выписывают на определенного работодателя. Поэтому проверьте, чтобы в таком документе значилась именно ваша компания.

Подсказка № 8. Справки, которые налоговики не приняли с первого раза, исправьте до 1 апреля включительно

Если вы опоздаете со справками о доходах физических лиц, то компании грозит штраф по статье 126 Налогового кодекса РФ. За каждую не представленную в срок справку придется заплатить 200 руб.

А вот наказать по статье 119 Налогового кодекса РФ за несвоевременную сдачу справок ревизоры не могут. Ведь форма 2-НДФЛ не является налоговой декларацией.

Чтобы справки считались сданными, надо пройти контроль заполнения. Налоговики вправе не принять только те формы, в которых нет сведений о налоговом агенте и физическом лице. Если каких-нибудь из этих данных не хватает, то такие справки инспекторы возвращают.

С первого раза налоговики могут, например, принять часть справок. В этом случае пересдайте забракованные формы 2-НДФЛ еще раз — причем до 1 апреля включительно. А вот справки, содержащие ошибки в расчете НДФЛ, если формы приняты налоговой, считаются сданными вовремя. Но такие формы вы все равно можете исправить и пересдать.

Вопрос-тест по темам номера

  • 3
    Надо ли отражать в справках по форме 2-НДФЛ за 2012 год сведения о декабрьской заработной плате, если ее перечислили сотрудникам компании в январе?
    Правильный ответ — А. В справке по форме 2-НДФЛ за 2012 год надо отразить все доходы, которые относятся к этому налоговому периоду. Даже если их выплатили в 2013 году. Об этом письмо ФНС России от 12 января 2012 г. № ЕД-4-3/74.

Следующий вопрос в статье «Как грамотно обосновать расходы на аренду офиса».

Главное, о чем важно помнить

1 По каждому работнику составьте одну форму 2-НДФЛ. Даже если сотрудник получал доходы, облагаемые налогом по разным ставкам.

2 Суммы и коды стандартных и имущественного вычетов показывайте в специальном разделе 4 справки.

Дополнительно про НДФЛ

Статья: «Что вам важно проверить в расчете НДФЛ под конец года» («Главбух» № 24, 2012).

Документы: приказ ФНС России от 16 сентября 2011 г. № ММВ-7-3/576@; письмо ФНС России от 4 июля 2011 г. № ЕД-4-3/10764.

 

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Рекомендации по теме

    Школа финансового руководителя

    Самое выгодное предложение

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией

    А еще...

    Вопрос в редакцию

    Ответы на самые интересные вопросы мы публикуем в газете.

    Вопрос чиновнику

    Горячие линии с чиновниками проходят еженедельно.

    Техподдержка

    Не работает сайт или сервисы? Не приходит газета? Пишите сюда!





    Топ-10 главных тем номера

    Как с 1 октября 2017 года оформлять счета-фактуры и вести книги по НДС

    Бухгалтерский справочник по исправлению ошибок в документах

    Как работать с онлайн-кассой после 1 июля 2017 года

    Как избежать случайных ошибок в расчете отпускных

    Как сверить налоговую нагрузку компании с безопасными показателями

    Готовые ответы на требования инспекторов по новой отчетности

    Почему блокируют клиент-банк. Реальные основания и мифы

    Как заполнять платежные поручения по взносам: новые правила

    Как компаниям платить налоги друг за друга, чтобы деньги попали в бюджет

    Бухгалтерские секреты, которые каждый день упрощают работу коллег

    © 2007–2017 ООО «Актион управление и финансы»

    Редакция газеты: info@gazeta-unp.ru | Администрация сайта: online@gazeta-unp.ru
    Политика конфиденциальности
    Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62334 от 03.07.2015;
    Политика обработки персональных данных

    
    • Мы в соцсетях
    Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.

    Внимание!
    Вы читаете профессиональную статью для бухгалтера.
    Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

    Это бесплатно и займет 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль
    ×
    Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

    Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль