Какой первички вам будет вполне достаточно, чтобы учесть спецодежду

101
Чем поможет эта статья: Определиться, по каким формам первичных документов вы будете оформлять в 2013 году покупку спецодежды и ее выдачу работникам. От чего убережет: У налоговиков не будет претензий к вам из-за того, что вы неверно оформили операции по учету спецодежды.
Если ваша компания на упрощенке Все рекомендации по бухгалтерскому учету, приведенные в данной статье, актуальны и для компаний на упрощенке.

Новые требования к первичным документам, которые действуют с этого года, повлияли и на учет спецодежды. Как вы помните, такую одежду надо выдавать тем, кто трудится во вредных и опасных условиях. Либо в условиях с особым температурным режимом или связанных с загрязнениями.

Так вот, для учета спецодежды вы теперь можете разработать собственные бланки первички, отказавшись от прежних унифицированных. Либо перестроить последние под себя, убрав ненужное. Мы снабдим вас удобными формами и подскажем, какая первичка понадобится на каждом этапе перемещения спецодежды на складе — от приема и выдачи работникам до возврата. Все для того, чтобы вы упростили и сократили документооборот.

Но прежде оговоримся. В этой статье мы берем во внимание наиболее распространенный вариант учета униформы — в составе материально-производственных запасов (см. схему ниже). Хотя бывает, что спецодежду обязательно надо отнести к основным средствам. Но это лишь в том случае, когда она стоит дороже 40 000 руб. И срок носки превышает 12 месяцев. А такое случается редко.

Когда спецодежду можно отнести к материалам, а когда придется включить в состав основных средств в бухучете

Какой первички вам будет вполне достаточно, чтобы учесть спецодежду

Ваша компания покупает спецодежду

Раз вы учитываете спецодежду в составе материалов, то и отразить ее надо на счете 10. Причем на отдельном субсчете «Специальная оснастка и специальная одежда на складе». Но прежде понадобится оформить первичный документ.

Как правило, речь идет о приходном ордере. А вот по какой форме вы его составите, зависит от того, что вы написали в учетной политике (или, может, только собираетесь написать). Вы можете взять старую унифицированную форму № М-4. А можете, как мы уже говорили, разработать собственный бланк, в котором есть все обязательные реквизиты.

Какой первички вам будет вполне достаточно, чтобы учесть спецодежду

Какой первички вам будет вполне достаточно, чтобы учесть спецодежду — этим знаком обозначены реквизиты, которые обязательно должны быть в первичном документе.

Распечатать образец >>

Скачать бланк в формате Word >>

Чтобы упростить вам работу, выше мы дали образец такого документа. Там ничего лишнего, только те графы, сведений из которых будет достаточно, чтобы учесть спецодежду.

Пример 1: Компания приобрела спецодежду для своих работников

ООО «Альфа» занимается перевозкой пассажиров и грузов. В феврале 2013 года предприятие приобрело для водителей автомобилей 10 сигнальных жилетов по цене 159,3 руб. (в том числе НДС — 24,3 руб.). Общая стоимость спецодежды составила 1593 руб. (в том числе НДС — 243 руб.). Срок носки жилетов согласно Типовым нормам, утвержденным приказом Минздравсоцразвития России от 20 апреля 2006 г. № 297, составляет 12 месяцев. Поэтому бухгалтер учитывает спецодежду в составе материально-производственных запасов.

Чтобы принять жилеты на учет, кладовщик оформил приходный ордер по форме, утвержденной руководителем компании и закрепленной в учетной политике.

Бухгалтер отразил в учете проводки так:

ДЕБЕТ 10 субсчет «Специальная оснастка и специальная одежда на складе» КРЕДИТ 60
— 1350 руб. (1593 – 243) — отражена стоимость купленной спецодежды;

ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 60
— 243 руб. — отражен входной НДС по приобретенной спецодежде;

ДЕБЕТ 68 субсчет «Расчеты по НДС» КРЕДИТ 19
— 243 руб. — принят к вычету входной НДС;

ДЕБЕТ 60 КРЕДИТ 51
— 1593 руб. — перечислены деньги поставщику.

Спецодежду выдают работникам

Когда вы передадите спецодежду со склада в другие подразделения компании (а позже ее выдадут работникам), вам тоже надо оформить какой-то первичный документ. Причем такой бумаги будет достаточно для того, чтобы списать стоимость спецодежды на расходы как в бухгалтерском, так и в налоговом учете (подробнее читайте комментарий нниже).

Какой первички вам будет вполне достаточно, чтобы учесть спецодежду
Подсказывает Александра Бахвалова, специалист Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

В налоговом учете спецодежды используйте ту же первичку, что и в бухгалтерском

— Если в налоговом учете вы отнесли спецодежду к материальным расходам, тогда ее стоимость можете списать единовременно в тот день, когда передадите в эксплуатацию. Основанием будет пункт 1 статьи 254 Налогового кодекса РФ. При этом вам хватит тех первичных документов и регистров, которые вы ведете для целей бухгалтерского учета спецодежды. Например, приходный ордер по форме № М-4, требование-накладная по форме № М-11, ведомость выдачи спецодежды работникам.

Заметим, что списать спецодежду при расчете налога на прибыль можно, даже если ее выдача не предусмотрена Типовыми нормами. Но в таком случае необходимо провести аттестацию рабочих мест. И уже на ее основании издать приказ о выдаче спецодежды, в котором установить и срок носки. На этот счет есть письмо Минфина России от 11 декабря 2012 г. № 03-03-06/1/645.

Напомним, что если срок использования спецодежды превышает 12 месяцев, а стоимость более 40 000 руб., то этот актив является уже амортизируемым имуществом. Это следует из пункта 1 статьи 256 Налогового кодекса РФ.

И опять у вас есть выбор. Если остановитесь на унифицированной первичке, то воспользуйтесь одной из следующих форм: требование-накладная по форме № М-11, накладная на отпуск материалов на сторону № М-15 или лимитно-заборная карта № М-8. Решите разработать свой собственный бланк? Можете, к примеру, взять за основу накладную на отпуск материалов, убрав лишнее. Образец такого документа мы давали в статье «Как обойтись минимумом первички и таким образом упростить учет материалов» (опубликована в журнале «Главбух» № 3, 2013).

Идем дальше. Руководитель подразделения или другой ответственный сотрудник, получивший спецодежду, выдает ее работникам. Очевидно, такие действия тоже надо где-то фиксировать. Для этого на каждое подразделение, на всех его работников, заведите специальную ведомость. И лучше сразу одну на год или месяц. Это удобнее, чем оформлять такой документ каждый раз, выдавая униформу кому-нибудь из сотрудников.

Опять же можете использовать старую унифицированную форму, для учета выдачи есть форма № МБ-7. Но мы вам советуем разработать свою форму. В ней можно предусмотреть не только графы, где вы будете отражать выдачу спецодежды, но и те, где зафиксируете ее возврат на склад, если работник увольняется. Подробнее о возврате читайте ниже.

Заметьте: ведомость учета выдачи спецодежды будет считаться бухгалтерским регистром. Поэтому проследите, чтобы в разработанной вами форме были обязательные для бухгалтерских регистров реквизиты.

Когда спецодежду выдадут работникам в пользование, вы сделаете внутреннюю запись по счету 10. А именно переведете материалы с субсчета «Специальная оснастка и специальная одежда на складе» на субсчет «Специальная оснастка и специальная одежда в эксплуатации».

А после того как спецодежду раздадут работникам, ее стоимость можно списывать на расходы компании. Как это сделать? В схеме на странице 31 вы можете увидеть, что спецодежду, учтенную в составе материалов, списывают единовременно или равномерно в течение срока ее носки. Все зависит от времени, на которое расчитана одежда, и учетной политики компании (п. 21 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 26 декабря 2002 г. № 135н). Выберите способ, который подходит именно вашей компании.

Пример 2: Компания выдала приобретенную спецодежду работникам

Продолжим пример 1. Кладовщик ООО «Альфа» 18 марта 2013 года выдал восемь сигнальных жилетов начальнику транспортной службы. Перемещение спецодежды со склада в другое подразделение компании кладовщик оформил требованием-накладной по унифицированной форме № М-11. А начальник транспортной службы выдал жилеты водителям. Эту операцию он оформил ведомостью, составленной по форме, утвержденной руководителем ООО «Альфа»:

ДЕБЕТ 10 субсчет «Специальная оснастка и специальная одежда в эксплуатации» КРЕДИТ 10 субсчет «Специальная оснастка и специальная одежда на складе»
— 1080 руб. (135 руб. × 8 шт.) — перемещена спецодежда со склада в другое подразделение.

Все перечисленные документы бухгалтерия получила в марте 2013 года. В учетной политике компании предусмотрено, что спецодежда, срок носки которой не превышает 12 месяцев, списывается единовременно в момент выдачи работникам. В учете бухгалтер сделал следующие записи:

ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 10 субсчет «Специальная оснастка и специальная одежда в эксплуатации»
— 1080 руб. — списана стоимость спецодежды на расходы;

ДЕБЕТ 012 «Спецодежда, переданная в эксплуатацию»
— 1080 руб. — выданная работникам спецодежда отражена за балансом.

Сотрудники сдали униформу обратно на склад

На практике в большинстве случаев спецодежда остается в собственности компании, то есть работники ее получают на время. И если сотрудник увольняется или меняет должность, то он возвращает спецодежду на склад. Этот факт тоже необходимо отра-зить где-то.

Осторожно! Если спецодежда продолжает числиться на счете 10, то после возврата ее на склад списание на расходы в бухгалтерском учете приостановите.

Но составлять отдельный первичный документ вовсе не обязательно. Удобнее всего предусмотреть для этого специальные графы в ведомости выдачи спецодежды работникам.

А как эту операцию отразить в учете? Тут все просто. Если спецодежду вы уже списали на расходы полностью, то никаких проводок делать не придется.

Часть неучтенной стоимости униформы еще висит на счете 10? Тогда сделайте внутреннюю запись по этому же счету. То есть переведите сумму с субсчета «Специальная оснастка и специальная одежда в эксплуатации» на субсчет «Специальная оснастка и специальная одежда на складе». При этом списание остатка стоимости приостанавливается. Объяснение простое — относить на расходы можно лишь стоимость спецодежды, которая находится в эксплуатации.

К слову, в налоговом учете возврат спецодежды на склад никак отражать не надо. Ведь вы списали ее на расходы при расчете налога на прибыль единовременно. В тот момент, когда передали спецодежду работникам в эксплуатацию (это подтверждает ведомость выдачи материала).

Вопрос-тест по темам номера

  • 2
    Компания купила комплект спецодежды стоимостью 5900 руб., в том числе НДС — 900 руб. Срок носки комплекта, предусмотренный Типовыми нормами, составляет 12 месяцев. Какие варианты списания спецодежды на расходы допустимы в бухгалтерском учете?
    Правильный ответ — В. Вы вправе сами решить, как будете списывать спецодежду, учтенную в составе материалов: единовременно или равномерно в течение срока носки. При условии, что этот срок не превышает 12 месяцев.

Следующий вопрос в статье «Три реквизита авансового счета-фактуры, из-за ошибок в которых покупатель рискует потерять вычет НДС».

Главное, о чем важно помнить

1 В бухгалтерском учете спецодежду можно отнести как к материально-производственным запасам, так и к основным средствам. Первый вариант, конечно, удобнее.

2 Учет выдачи спецодежды надо вести в отдельной ведомости: на год, квартал или месяц и на каждое подразделение.

Дополнительно про первичные документы

Статья: «Советы, которые помогут вам без лишних хлопот приспособить свою первичку под правила 2013 года» («Главбух» № 1, 2013).

Документы: письмо Минфина России от 11 декабря 2012 г. № 03-03-06/1/645; подпункт 3 пункта 1 статьи 254 Налогового кодекса РФ.

 

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Школа финансового руководителя

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Вопрос в редакцию

Ответы на самые интересные вопросы мы публикуем в газете.

Вопрос чиновнику

Горячие линии с чиновниками проходят еженедельно.

Техподдержка

Не работает сайт или сервисы? Не приходит газета? Пишите сюда!


Рассылка




© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

Редакция газеты: info@gazeta-unp.ru | Администрация сайта: online@gazeta-unp.ru Политика конфиденциальности Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43629 от 18.01.2011


Внимание! Вы читаете профессиональную статью для бухгалтера.
Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

Это бесплатно и займет 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль