Как заполнять справки 2-НДФЛ, которые надо сдать уже к февралю

163
Чем поможет эта статья: Вовремя сообщить налоговикам обо всех доходах, с которых компания не смогла удержать НДФЛ в 2014 году. От чего убережет: От штрафов за отсутствие сведений о неудержанном налоге и просрочку с НДФЛ.
Важная детальКрайняя дата для сдачи 2-НДФЛ о невозможности удержать налог — 2 февраля 2015 года, так как общий срок (31 января) выпадает на субботу.

По итогам 2014 года справки 2-НДФЛ нужно будет сдавать дважды. К 1 апреля — чтобы отчитаться о доходах сотрудников, а ко 2 февраля — чтобы сообщить налоговикам о людях, с которых вы не смогли удержать НДФЛ. Именно о таких справках и пойдет речь далее в статье. По общему правилу срок их сдачи — 31 января. Но поскольку в 2015 году это суббота, то сообщить о невозможности удержать НДФЛ за 2014 год надо самое позднее 2 февраля. Если опоздать, то за каждую справку инспекторы могут оштрафовать на 200 руб. (ст. 126 НК РФ).

Кстати, форма справки 2-НДФЛ в ближайшее время может измениться (см. врезку ниже). Но рекомендации, приведенные в нашей статье, общие. Они подойдут как для прежней, так и для новой формы.

 

Что скоро изменится в справке 2-НДФЛ

1. В шапке справки будет новая строка «Тип». Здесь надо будет по аналогии с заполнением деклараций проставлять код — в исходных справках 00, а в уточненных справках — 01, 02 и т. д.

2. Вместо одной строки, где отражали ИНН получателя дохода, станет две. В строке с номером 2.1.1 надо будет отражать ИНН, если физическое лицо является гражданином России. А в строке 2.1.2 понадобится отражать ИНН в стране гражданства, если речь идет об иностранном работнике.

3. Появятся коды для новых субъектов РФ: 91 — Республика Крым, 92 — Севастополь.

Сколько справок сдавать, если изменилась организационно-правовая форма

Главное изменение, которое надо учесть при составлении справок 2-НДФЛ, — это новые организационно-правовые формы компаний. С 1 сентября все акционерные общества делятся на публичные и непубличные, а ОАО и ЗАО больше нет (ст. 66.3 ГК РФ). В связи с этим многие АО уже поменяли наименования: некоторые стали публичными или обычными АО, а многие преобразовались в ООО.

Если акционерное общество стало ООО, то у него поменялся ИНН. И с даты изменения наименования компания считается новым юридическим лицом. Следовательно, надо заполнять отдельные справки 2-НДФЛ — на старое наименование и новое ООО. При этом налоговый период для АО заканчивается не 31 декабря, а на дату реорганизации компании (ст. 55 НК РФ).

Поэтому сдать справки 2-НДФЛ по доходам, выплаченным акционерным обществом, надо в течение месяца после даты реорганизации. А 2-НДФЛ по доходам, которые выплатило ООО, — до 2 февраля 2015 года включительно.

Пример: Как заполнять 2-НДФЛ по ЗАО, которое преобразовалось в ООО

Руководство ЗАО «Вега» приняло решение преобразоваться в ООО «Вега». Дата преобразования — 5 ноября 2014 года. С января по 4 ноября ЗАО «Вега» выплатило следующие доходы, облагаемые НДФЛ:

— зарплату в сумме 80 млн руб.;

— материальную помощь сотрудникам на сумму 200 000 руб.;

— подарки 20 бывшим сотрудникам, ушедшим на пенсию, стоимостью 100 000 руб.

Со стоимости подарков бывшим работникам удержать НДФЛ невозможно, так как они не получали в 2014 году от компании денежных доходов.

С 5 ноября по 31 декабря 2014 года ООО «Вега» выплатило следующие доходы, облагаемые НДФЛ:

— зарплату в сумме 20 млн руб.;

— новогодние подарки клиентам стоимостью 300 000 руб.

Со стоимости подарков клиентам удержать НДФЛ невозможно, так как они не получали в 2014 году от компании денежных доходов.

В итоге бухгалтерии компании необходимо подготовить следующие справки 2-НДФЛ.

От ЗАО «Вега». По доходам в виде зарплаты и материальной помощи, начисленным ЗАО «Вега», — 2-НДФЛ с признаком 1. Срок сдачи — не позднее 1 апреля 2015 года.

По доходам в виде подарков, со стоимости которых не удалось удержать НДФЛ, надо отчитаться по форме 2-НДФЛ с признаком 2. Крайний срок — не позднее 4 декабря 2014 года (в течение месяца после реорганизации).

От ООО «Вега». По доходам в виде зарплаты, выплаченной в ООО «Вега», надо подготовить 2-НДФЛ с признаком 1 и сдать к 1 апреля.

По доходам в виде новогодних подарков клиентам необходимо сдать 2-НДФЛ с признаком 2 не позднее 2 февраля 2015 года.

Осторожно!Если акционерное общество стало ООО, то надо подготовить два вида справок: о доходах, выплаченных работникам до преобразования и после. Иначе будет штраф — 200 руб. за каждую непредставленную справку.

Если же акционерное общество изменило название и стало публичным АО (ПАО) или обычным АО, то ИНН не меняется. Поэтому у справок будет один вид — с новым наименованием (см. мнение чиновника ниже). Сдать справки в ИФНС надо не позднее 2 февраля 2015 года.

Как заполнять справки 2-НДФЛ, которые надо сдать уже к февралю
Предупреждает Николай Стельмах, советник государственной гражданской службы РФ 1-го класса

Некоторые ООО будут сдавать два вида 2-НДФЛ с признаком 2

— Преобразование одного юридического лица в другое является реорганизацией. Если акционерное общество в 2014 году стало ООО, то у него будет два разных ИНН. Значит, отчитываться нужно по каждой компании. Отдельно — по неудержанному НДФЛ с доходов, начисленных АО, в течение месяца после окончания реорганизации. Ведь на эту дату заканчивается налоговый период для АО. И отдельно — по неудержанному НДФЛ с доходов, начисленных ООО. Срок — не позднее 2 февраля 2015 года.

А если ОАО стало публичным АО, то это остается та же самая компания и ИНН у нее не меняется. Поэтому справка 2-НДФЛ с признаком 2 по каждому человеку будет одна. В ней надо будет проставить новое наименование — публичное АО.

Какой признак ставить в справке 2-НДФЛ

В справках о невозможности удержать НДФЛ надо будет отражать признак 2 (а не 1, как в обычных справках). Впрочем, по мнению налоговиков, сведения о невозможности удержать НДФЛ потом надо продублировать еще раз, но с признаком 1. Сделать это понадобится тогда, когда компания будет отчитываться обо всех доходах, выплаченных в 2014 году.

Крайний срок сдачи справок с признаком 1 — 1 апреля 2015 года. Иначе налоговики оштрафуют за несдачу справок на сумму 200 руб. Пример такого разъяснения региональных налоговиков — письмо УФНС России по г. Москве от 7 марта 2014 г. № 20–15/021334.

Только в суде компаниям удается доказать, что дублировать справки не надо. И если организация сдала 2-НДФЛ с признаком 2, то второй раз вместе с обычными справками ее сдавать не требуется (пример — постановление ФАС Уральского округа от 24 сентября 2013 г. № Ф09-9209/13).

В каком виде сдавать 2-НДФЛ с признаком 2

По общему правилу сдавать 2-НДФЛ надо в электронном виде через Интернет. Исключение — ситуация, когда количество людей, получивших в компании доходы, до 10 человек (ст. 230 НК РФ). Тогда справки можно подготовить в бумажном виде. Однако Налоговый кодекс РФ не уточняет, можно ли сдать справки 2-НДФЛ с признаком 2 в бумажном виде, если число людей, у которых не удалось удержать налог, до 10 человек. Хотя численность всех сотрудников компании выше норматива.

Важная детальЕсли количество людей, у которых не удержали НДФЛ, составляет менее 10 человек, то справки можно сдать в бумажном виде.

Мы считаем, что в этом случае можно отчитаться в бумажном виде. Никаких запретов в законодательстве нет. Имеет значение не общее число получателей доходов, а на какое количество человек компания подает справки в январе.

Сдавать ли справки, если в январе получилось удержать налог

Одна из ситуаций, когда надо сдать 2-НДФЛ о невозможности удержать налог — это когда год закончился, а НДФЛ полностью компания не удержала. Это может произойти, например, если компания вручила сотруднику неденежный ценный подарок. И денежных доходов не хватило, чтобы удержать налог до конца года.

В этих случаях, по мнению чиновников, компания не вправе перенести задолженность сотрудника по НДФЛ на следующие годы. И удержать НДФЛ с доходов следующего налогового периода. ФНС России высказала такое мнение в пункте 1 письма от 22 августа 2014 г. № СА-4-7/16692.

Логика у чиновников такая: глава 23 Налогового кодекса РФ не позволяет удерживать налог в следующем периоде. Если удержать налог в текущем году невозможно, то об этом надо сообщить в ИФНС в январе. Даже если у человека появятся денежные доходы в январе.

Другие случаи, когда у компании могут возникнуть вопросы, надо ли сообщать о невозможности удержать НДФЛ, мы перечислили в таблице ниже.

В каких ситуациях ко 2 февраля сдавать справки, а в каких — нет
Ситуация Комментарий
Надо отчитаться о неудержанном НДФЛ
Покупателю выдали подарочный сертификат После того как покупатель предъявил сертификат к оплате за товары, работы, услуги, у него образовался доход в натуральной форме. Так как удержать НДФЛ невозможно, то надо об этом сообщить в ИФНС (письмо Минфина России от 28 июля 2014 г. № 03-04-06/36994)
У работника, который уволился, возникла материальная выгода по договору займа Материальная выгода образуется на дату возврата займа, если он беспроцентный. Или на дату уплаты процентов, если они меньше 2/3 ставки рефинансирования ЦБР (ст. 212 НК РФ)
Компания вручила подарки гражданам, которые не являются работниками Если стоимость подарков не превышает 4000 руб., то налоговой базы нет. Если превышает, то надо сообщить о невозможности удержать налог
Компания оплатила проезд и проживание соискателей Оплату проезда и проживания соискателей надо отнести к доходам, облагаемым НДФЛ. И если люди не стали работниками компании, то никаких денежных доходов у них нет. Поэтому НДФЛ удержать невозможно, а значит, по ним надо сдать справки ко 2 февраля 2015 года (письмо Минфина России от 30 июня 2014 г. № 03-04-06/31359)
Не надо отчитываться о неудержанном НДФЛ
Компания оплачивает сотрудникам квартиры во время командировок Расходы на аренду квартир для командированных сотрудников не облагаются НДФЛ. Ведь эти затраты относятся к командировочным расходам (ст. 168 ТК РФ)
У физического лица арендовали квартиру для работников С арендной платы лучше удерживать НДФЛ. Налоговики считают, что компании по умолчанию являются налоговыми агентами по НДФЛ. И раз есть денежные доходы, то с них можно удержать налог
Иностранный работник, который уволился, уехал из России и потерял статус налогового резидента Отслеживать статус иностранца, который уволился, компания не обязана. Поэтому если на момент получения дохода работник был налоговым резидентом, то компания правомерно удерживала НДФЛ по ставке 13 процентов. Пересчитывать налог по ставке 30 процентов после увольнения работника бухгалтерия не должна
Компания вручила подарки работникам, которые получают только пособия по уходу за детьми до полутора лет или по беременности и родам НДФЛ можно удержать с любых доходов, в том числе с пособий за счет ФСС РФ (письмо Минфина России от 18 июля 2014 г. № 03-04-06/35397)

Главное, о чем важно помнить

1 Сообщить о том, что компания не смогла удержать в 2014 году НДФЛ, надо не позднее 2 февраля.

2 Если акционерное общество стало в 2014 году ООО, то понадобится подготовить два вида справок: по доходам, выплаченным акционерным обществом и ООО.

Дополнительно про справки 2-НДФЛ

Статьи: «Образцы пояснений, которые помогут вам ответить на вопросы инспектора о справках 2-НДФЛ» («Главбух» № 11, 2014); «Знаете ли вы, что писать в справках 2-НДФЛ» («Главбух» № 5, 2014).

Документы: статья 226 Налогового кодекса РФ; письмо Минфина России от 18 июля 2014 г. № 03-04-06/35397.

Тест В 2014 году компания начисляла доходы в натуральной форме, с которых не удалось удержать НДФЛ. Надо ли о таких доходах отчитываться по форме 2-НДФЛ?Да, надо подать 2-НДФЛ с признаком 2 не позднее 2 февраля 2015 года, и те же сведения подготовить с признаком 1 не позднее 1 апреля.Да, надо подать 2-НДФЛ с признаком 2 не позднее 2 февраля 2015 года.Безопаснее сдать справки 2-НДФЛ о неудержанном налоге дважды: не позднее 2 февраля 2015 года (с признаком 2) и не позднее 1 апреля (с признаком 1).

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Рекомендации по теме

    Школа финансового руководителя

    Самое выгодное предложение

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией

    А еще...

    Вопрос в редакцию

    Ответы на самые интересные вопросы мы публикуем в газете.

    Вопрос чиновнику

    Горячие линии с чиновниками проходят еженедельно.

    Техподдержка

    Не работает сайт или сервисы? Не приходит газета? Пишите сюда!





    Топ-10 главных тем номера

    Как с 1 октября 2017 года оформлять счета-фактуры и вести книги по НДС

    Бухгалтерский справочник по исправлению ошибок в документах

    Как работать с онлайн-кассой после 1 июля 2017 года

    Как избежать случайных ошибок в расчете отпускных

    Как сверить налоговую нагрузку компании с безопасными показателями

    Готовые ответы на требования инспекторов по новой отчетности

    Почему блокируют клиент-банк. Реальные основания и мифы

    Как заполнять платежные поручения по взносам: новые правила

    Как компаниям платить налоги друг за друга, чтобы деньги попали в бюджет

    Бухгалтерские секреты, которые каждый день упрощают работу коллег

    © 2007–2017 ООО «Актион управление и финансы»

    Редакция газеты: info@gazeta-unp.ru | Администрация сайта: online@gazeta-unp.ru
    Политика конфиденциальности
    Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62334 от 03.07.2015;
    Политика обработки персональных данных

    
    • Мы в соцсетях
    Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.

    Внимание!
    Вы читаете профессиональную статью для бухгалтера.
    Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

    Это бесплатно и займет 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль
    ×
    Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

    Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль