Как по новым правилам оплатить выходные сотрудников за счет ФСС РФ

154
Чем поможет эта статья: Разобраться в новых правилах, по которым нужно предоставлять и оплачивать работникам дополнительные выходные дни по уходу за детьми-инвалидами. От чего убережет: От лишних вопросов ревизоров из ФСС РФ и отказа в возмещении среднего заработка.
Важная детальНовый порядок предоставления дополнительных выходных дней действует с 24 октября 2014 года.

С 24 октября 2014 года действует новый, более четкий, порядок, по которому компании должны оплачивать дополнительные выходные дни сотрудникам, имеющим несовершеннолетних детей-инвалидов. Правительство РФ утвердило новые Правила предоставления таких дней (постановление от 13 октября 2014 г. № 1048). С этого момента совместное постановление Минтруда России № 26 и ФСС РФ № 34 от 4 апреля 2000 года применяется только в части, не противоречащей постановлению № 1048.

Сразу оговоримся, что компания вправе предоставлять оплачиваемые выходные дни любым работникам с детьми. Но за счет ФСС РФ можно возместить только расходы, потраченные на оплату выходных сотрудникам, которые ухаживают за детьми-инвалидами в возрасте до 18 лет.

Давайте разберем, как часто сотрудники вправе брать оплачиваемые выходные, в каком размере их оплачивать, какие документы вам теперь будут нужны и как потом возмещать возникшие расходы из фонда.

Сколько дней оплачивать

У сотрудника есть право на четыре оплачиваемых дополнительных выходных дня каждый месяц. Это касается как родителей, так и опекунов и попечителей. При этом ребенок должен проживать вместе с ними, а не находиться, например, в специальном интернате. Ведь цель предоставления дополнительных выходных — именно уход за ребенком-инвалидом.

Купить справочник «Годовой отчет ʹ2014»

8 (800) 555-66-00

Здесь важно соблюдать четыре основных правила.

Во-первых, четыре дня — это общее количество оплачиваемых выходных в месяц. Получается, что если в семье два ребенка-инвалида или больше, то все равно сотрудник может взять только четыре оплачиваемых выходных дня в месяц (а не 8, 12 и т. д.). Более того, если мама частично использовала выходные в данном месяце, папе в этом же месяце положены только оставшиеся дни (п. 6 Правил). То есть четыре оплачиваемых дополнительных выходных вправе взять как один родитель, так и оба по частям, например, мама — три дня и папа — один (ч. 1 ст. 262 ТК РФ).

Во-вторых, сотрудник вправе попросить как четыре дня подряд, так и использовать их отдельно в любой день месяца. Но неиспользованные дни на следующие месяцы не переносятся и их нельзя заменить денежной компенсацией.

В-третьих, четыре дополнительных выходных дня положены сотруднику, даже если он отработал месяц не полностью. Например, если устроился в компанию не с 1-го числа или сколько-то дней в месяце проболел. Такое же правило применяется, когда ребенку исполнилось 18 лет или инвалидность установлена (снята) в середине месяца. Само собой, при условии, что в месяце остается как минимум четыре рабочих дня. Например, работник выздоровел или устроился на работу 28 ноября. Понятно, что в этом случае предоставить ему все четыре выходных дня не получится. Поэтому не будет нарушения в том, что работник в ноябре останется без дополнительных выходных.

В-четвертых, дополнительные выходные дни сотрудник не вправе брать во время отпуска, не важно, какого — ежегодного, за свой счет или по уходу за ребенком. Но присоединить к отпуску — можно. Или ими может воспользоваться второй родитель (п. 7 Правил).

Какие документы потребуются

Теперь есть четкий перечень документов, которые потребуются компании, чтобы предоставить дополнительные выходные, оплатить их и возместить расходы из ФСС РФ (см. таблицу ниже). Самое главное отличие от прежних правил — фонды на местах теперь не вправе требовать от вас справку из управления соцзащиты населения о том, что ребенок не содержится в специализированном детском учреждении на полном государственном обеспечении.

Документы для оплаты дополнительных выходных
Документ Как часто требовать у сотрудника
Заявление сотрудника Лучше всего каждый раз, когда сотрудник обращается за очередными выходными. Например, если каждый месяц, то заявление берите каждый месяц
Свидетельство о рождении ребенка или документ, подтверждающий усыновление, опеку, попечительство Один раз при первом обращении сотрудника за дополнительными выходными
Документы, подтверждающие место жительства ребенка, например справку из ЖЭКа
Справка учреждения медико-социальной экспертизы об инвалидности ребенка по форме, утвержденной приказом Минздравсоцразвития России от 24ноября 2010 г. № 1031н Каждый раз, когда заканчивается установленный срок инвалидности (раз в год, два года, раз в пять лет и т. д.)
Справка с места работы другого родителя о том, что на момент обращения дополнительные оплачиваемые выходные дни в этом же месяце им не использованы или использованы частично При каждом обращении работника с заявлением

Заявление сотрудника о предоставлении ему оплачиваемых дополнительных выходных дней — главный документ, без которого нет и дополнительных дней. Форма заявления на сегодняшний день — произвольная. Вы можете разработать шаблон, чтобы каждый раз сотрудники не выдумывали текст (образец — ниже). Но из Правил № 1048 не совсем ясно, как часто сотрудник должен подавать заявление: один раз в начале года или каждый месяц, в котором обращается за выходными.

Как по новым правилам оплатить выходные сотрудников за счет ФСС РФВажная деталь Каждый месяц берите у работника новое заявление о дополнительных выходных днях по уходу за ребенком. Ведь в этом документе должны стоять конкретные даты оплачиваемых выходных.

Распечатать образец >>

Скачать образец в формате Word >>

Сотрудник может написать одно заявление на весь год, например, где он просит дополнительные выходные по пятницам каждый месяц. Такой документ, конечно, сокращает количество бумажек в бухгалтерии. Но имеет свой недостаток — неконкретность. Поэтому мы рекомендуем брать заявление каждый раз, когда сотрудник обращается за дополнительным отдыхом. Так проще для самой бухгалтерии.

Во-первых, будет понятно, за какие именно даты идет оплата за счет ФСС, это исключит лишние вопросы сотрудников фонда. Во-вторых, с конкретными датами будет проще заполнить табель рабочего времени. И в-третьих, сотрудник все равно каждый месяц обязан приносить вам справку с места работы другого родителя, что он такие выходные не брал.

Но к заявлению о предоставлении дополнительных выходных нужно приложить документ, подтверждающий место жительства ребенка. Форму такого заявления должен скоро утвердить Минтруд России.

Справка, подтверждающая инвалидность. Этот документ действует в течение всего срока, на который установлена инвалидность (год, два года, пять лет и т. д.). Поэтому нужно проверить, не просрочена ли справка. Если да, то попросите у сотрудника новую. Без действительной справки ФСС РФ откажется возмещать расходы.

Справка с места работы второго родителя о том, что он в текущем календарном месяце дополнительные выходные дни не использовал либо использовал частично (образец — ниже). Разумеется, одинокой матери или одинокому отцу такую справку предъявлять не нужно. Если второй родитель не работает либо сам обеспечивает себя работой, нужно представить документ, подтверждающий этот факт. Это могут быть копия трудовой книжки, свидетельство о регистрации в качестве предпринимателя и т. п.

Как по новым правилам оплатить выходные сотрудников за счет ФСС РФВажная деталь В справке достаточно сообщить о дополнительных выходных днях текущего месяца. Даже если в прошлом месяце остались неиспользованные, они не переносятся.

Распечатать образец >>

Скачать образец в формате Word >>

Другие документы — свидетельство о рождении ребенка и документы, подтверждающие место его жительства. Например, выписка из домовой книги. На основании полученных документов руководитель организации издает приказ в произвольной форме (см. образец ниже).

Как по новым правилам оплатить выходные сотрудников за счет ФСС РФОсторожно! Дата заявления должна предшествовать дате приказа и началу дополнительных выходных дней. Из-за противоречий сотрудники фонда могут отказать в возмещении.

Распечатать образец >>

Скачать образец в формате Word >>

В каком размере оплачивать выходные дни

Средний заработок за каждый дополнительный выходной день необходимо рассчитывать исходя из начисленной зарплаты и отработанного времени за 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу выплаты. Среднемесячное число календарных дней (29,3) в расчетах применять не нужно (п. 12 Правил № 1048).

Пример: Как рассчитать средний заработок за дополнительные выходные дни

Работница ООО «Атлант» С. П. Орлова воспитывает ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет и имеет право на дополнительные оплачиваемые выходные дни по уходу за ним. В октябре 2014 года она использовала все четыре дополнительных выходных дня. При этом она представила все необходимые документы и в том числе справку с места работы мужа о том, что он не использовал дополнительные выходные у себя на службе.

Орлова устроилась в компанию с 1 сентября 2014 года. Значит, в расчетный период войдет только сентябрь.

Ее должностной оклад составляет 33 000 руб. В сентябре она также брала четыре выходных, поэтому фактически она отработала 18 дней, за которые ей начислили 27 000 руб.

Таким образом, за каждый из выходных дней Орловой нужно начислить 1500 руб. (27 000 руб. : 18 раб. дн.). А всего за четыре дополнительных выходных дня работнице будет начислено 6000 руб. (1500 руб. × 4 дн.). Их можно будет возместить за счет ФСС РФ.

Кроме того, за октябрь сотруднице полагается зарплата в сумме 27 260,87 руб. (33 000 руб. : 23 дн. × 19 дн.).

Если Орлова будет использовать дополнительные выходные в ноябре, для расчета среднего заработка бухгалтер возьмет доходы за сентябрь и октябрь. И так далее до тех пор, пока расчетный период не составит 12 полных месяцев.

В новых Правилах № 1048 также прямо прописали, в каком порядке оплачивать сотруднику дополнительные выходные дни, если в компании установлен суммированный учет рабочего времени. В таком случае оплатить за счет ФСС РФ можно не больше 32 часов в месяц (8 ч x 4 дн.). То есть не более нормальной продолжительности рабочего времени, увеличенной в четыре раза (п. 11 Правил № 1048).

 

Не нужно удерживать НДФЛ и начислять взносы

Средний заработок за дополнительные выходные дни относится к иным выплатам, предоставленным в соответствии с действующим законодательством (п. 1 ст. 217 НК РФ). Поэтому удерживать НДФЛ не нужно. Сейчас с этим не спорят и чиновники (письма Минфина России от 19 июля 2013 г. № 03-04-06/28330 и ФНС России от 9 августа 2011 г. № АС-4-3/12862).

Но страховые взносы платить нужно несмотря на то, что оплату финансирует ФСС РФ. В фонде утверждают, что такая выплата связана трудовыми отношениями (письмо ФСС РФ от 17 ноября 2011 г. № 14-03-11/08–13985). Такой же позиции придерживаются и в ПФР. Однако судьи считают, что нет оснований начислять взносы, как, впрочем, и НДФЛ. Ведь эта выплата является компенсационной (постановления ФАС Волго-Вятского округа от 31 января 2014 г. по делу № А43-4317/2013, ФАС Северо-Западного округа от 22 апреля 2014 г. по делу № А05-8490/2013, ФАС Московского округа от 17 февраля 2014 г. № Ф05-17848/2013).

Как заполнить форму-4 ФСС и возместить расходы

Средний заработок за дополнительные выходные дни нужно выдать работнику вместе с его зарплатой, а потом зачесть эту сумму в счет страховых взносов. Данные суммы требуется отразить в форме-4 ФСС по строке 10 таблицы 2.

Осторожно!Отражать в форме-4 ФСС нужно только средний заработок, но не начисленные на него взносы. ФСС РФ их не возмещает.

Если начисленных страховых взносов окажется недостаточно, чтобы возместить все расходы компании на социальные выплаты, можно обратиться за необходимыми средствами в свое отделение ФСС РФ (ч. 2 ст. 4.6 Федерального закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ). К заявлению о возмещении расходов компании нужно приложить следующие документы:

— копию трудовой книжки работника (первый и последний лист с записями);

— копию заявления работника о предоставлении ему дополнительных оплачиваемых выходных дней по уходу за ребенком-инвалидом;

— копии документов, подтверждающих место жительства ребенка;

— копию справки об инвалидности ребенка;

— копию приказа компании о предоставлении работнику дополнительных выходных дней по уходу за ребенком-инвалидом;

— копию справки с места работы второго родителя о том, что на момент обращения дополнительные выходные дни в этом же календарном месяце им не использованы или использованы частично;

— подробный расчет оплаты выходных дней.

 

Еще четыре частых вопроса о дополнительных выходных днях

Должен ли работник сообщать, что у него есть дети-инвалиды?

Нет, не должен. Трудовой кодекс РФ не устанавливает для работника такую обязанность. Но компания не вправе отказать соискателю в работе на том основании, что у него есть ребенок-инвалид.

Вправе ли компания не дать работнику дополнительные выходные?

Нет, не вправе. Это обязанность работодателя (п. 17 постановления Пленума Верховного суда РФ от 28 января 2014 г. № 1). Конечно, если все подтверждающие документы в порядке.

Как отражать дополнительные выходные дни в табеле?

В унифицированной форме табеля учета рабочего времени дополнительные выходные дни отмечают буквенным кодом ОВ или цифровым 27. В собственном бланке табеля компания может использовать и другой код.

Отражать ли оплачиваемые выходные в подразделе 6.8 раздела 6 РСВ-1 ПФР?

Нет, в подразделе 6.8 «Периоды работы за последние три месяца отчетного периода» дополнительные выходные дни отдельной строкой выделять не нужно. Они входят в пенсионный стаж.

Главное, о чем важно помнить

1 Количество дополнительных выходных дней всегда четыре в месяц. И не важно, сколько у работника детей-инвалидов.

2 Неиспользованные выходные дни на следующий месяц не переносятся.

3 Для оплаты дополнительных дней возьмите заявление у сотрудника. Без этого документа не получится возместить расходы за счет ФСС РФ.

Дополнительно про выплаты за счет ФСС РФ

Статья: «Дополнительные выходные дни по уходу за ребенком-инвалидом исключать из расчетного периода не нужно» («Главбух» № 4, 2013).

Документы: статья 262 Трудового кодекса РФ; постановление Правительства РФ от 13 октября 2014 г. № 1048.

Тест Компания в октябре 2014 года оплатила своему сотруднику три дополнительных выходных дня, связанных с уходом за ребенком-инвалидом. Нужно ли, с точки зрения чиновников, удерживать с этой выплаты НДФЛ и начислять страховые взносы?Да.Взносы нужно начислить, а удерживать НДФЛ не надо.Нет.Оплата одному из родителей дополнительных дней отдыха не облагается НДФЛ. Основание — пункт 1 статьи 217 Налогового кодекса РФ (письма Минфина России от 19 июля 2013 г. № 03-04-06/28330 и ФНС России от 9 августа 2011 г. № АС-4-3/12862). А вот взносы нужно начислить, как на выплату, связанную с трудовыми отношениями (письма ФСС РФ от 17 ноября 2011 г. № 14-03-11/08–13985, от 15 августа 2011 г. № 14-03-11/08–8158).

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Рекомендации по теме

    Школа финансового руководителя

    Самое выгодное предложение

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией

    А еще...

    Вопрос в редакцию

    Ответы на самые интересные вопросы мы публикуем в газете.

    Вопрос чиновнику

    Горячие линии с чиновниками проходят еженедельно.

    Техподдержка

    Не работает сайт или сервисы? Не приходит газета? Пишите сюда!





    Топ-10 главных тем номера

    Как с 1 октября 2017 года оформлять счета-фактуры и вести книги по НДС

    Бухгалтерский справочник по исправлению ошибок в документах

    Как работать с онлайн-кассой после 1 июля 2017 года

    Как избежать случайных ошибок в расчете отпускных

    Как сверить налоговую нагрузку компании с безопасными показателями

    Готовые ответы на требования инспекторов по новой отчетности

    Почему блокируют клиент-банк. Реальные основания и мифы

    Как заполнять платежные поручения по взносам: новые правила

    Как компаниям платить налоги друг за друга, чтобы деньги попали в бюджет

    Бухгалтерские секреты, которые каждый день упрощают работу коллег

    © 2007–2017 ООО «Актион управление и финансы»

    Редакция газеты: info@gazeta-unp.ru | Администрация сайта: online@gazeta-unp.ru
    Политика конфиденциальности
    Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62334 от 03.07.2015;
    Политика обработки персональных данных

    
    • Мы в соцсетях
    Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.

    Внимание!
    Вы читаете профессиональную статью для бухгалтера.
    Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

    Это бесплатно и займет 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль
    ×
    Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

    Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль