Как оформлять электронные документы и обмениваться ими

41
В Высшей Школе Главбуха прошел вебинар, посвященный электронному документообороту. Лекторы ответили на вопросы, с которыми часто сталкиваются компании на практике. Полную версию вебинара можно посмотреть на сайте webinar.glavbukh.ru. А в статье вы найдете наиболее интересные выводы.
Как оформлять электронные документы и обмениваться ими  Анастасия Щепина, аналитик компании Synerdocs

Какие документы могут быть электронными

Обмениваться с контрагентами компании могут любыми электронными документами. Но с налоговиками получится наладить виртуальный обмен только теми документами, для которых ФНС утвердила электронный формат (п. 2 ст. 93 НК РФ). Полный перечень таких документов приведен в таблице ниже.

Документы, которые можно представить в инспекцию в электронном виде
Документ Основание
Счет-фактура, журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур, книга покупок, книга продаж Приказ ФНС России от 5 марта 2012 г. № ММВ-7-6/138
Накладная по форме № ТОРГ-12, акт приемки-сдачи работ (услуг) Приказ ФНС России от 21 марта 2012 г. № ММВ-7-6/172
Заявления о регистрации ККТ Приказ ФНС России от 14 марта 2012 г. № ММВ-7-6/155
Описи документов, направляемых в инспекцию в электронном виде Приказ ФНС России от 29 июня 2012 г. № ММВ-7-6/465
Справки о состоянии расчетов по налогам, сборам, пеням, штрафам Приказ ФНС России от 21 апреля 2014 г. № ММВ-7-6/245
Уведомления о контролируемых сделках Приказ ФНС России от 27 июля 2012 г. № ММВ-7-13/524
Документы для упрощенки Приказ ФНС России от 16 ноября 2012 г. № ММВ-7-6/878
Документы для патентной системы Приказ ФНС России от 24 декабря 2012 г. № ММВ-7-6/996

Но даже если есть формат, могут возникать сложности. Одна из них связана с тем, что не все символы являются допустимыми. Пример — прочерк в электронном счете-фактуре. Прочерк нужно ставить в строке 3 «Грузоотправитель и его адрес» и строке 4 «Грузополучатель и его адрес» авансового счета-фактуры (постановление Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137). То же самое при оформлении счета-фактуры на оказанные услуги и выполненные работы. Также прочерки ставятся в графах 2 и , если единица измерения отсутствует в ОКЕИ — Общероссийском классификаторе единиц измерения (утв. постановлением Госстандарта России от 26 декабря 1994 г. № 366). В таких ситуациях безопаснее оставлять поле пустым. Отсутствие прочерка не является основанием для отказа в принятии к вычету входного НДС (п. 2 ст. 169 НК РФ). Если же поставить прочерк, то технически формализованный документ может не пройти проверку, так как в нем обнаружатся недопустимые символы.

Другой вопрос — как представлять налоговикам документы, для которых нет официальных форматов? Например, акты сверки, соглашения о взаимозачете и другие. В таких случаях можно представить копии документов на бумаге. При этом их надо заверить подписью руководителя и печатью организации с пометкой «копия верна». То есть точно так же, как и обычные бумажные документы. Добавляется лишь отметка о том, что документ был подписан квалифицированной электронной подписью (письма Минфина России от 11 января 2012 г. № 03-02-07/1–2, ФНС России от 29 июня 2010 г. № МН-37-6/5451).

Также законодательство позволяет обмениваться электронными документами с фондами. Но пока им можно отправлять лишь отчетность. Других официальных форматов нет. Хотя на местах в фонде принимают отсканированные копии бумаг.

Ваша компания обменивается электронными документами?

Как оформлять электронные документы и обмениваться ими

Источник: опрос на сайте glavbukh.ru

Как доказать, что документ завизирован действующей электронной подписью

Компании, которые оформляют и получают документы в электронном виде, должны хранить не только эти документы, но еще и электронные подписи, а также их сертификаты. Ведь при проверке инспекторы наверняка захотят убедиться в том, что документ был подписан уполномоченным на то сотрудником. Сертификат должен быть действительным на момент подписания документа или на день проверки действительности этого сертификата (п. 2 ст. 11 Федерального закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ).

Но срок его ограничен — удостоверяющие центры выдают сертификат всего на один год. А инспекторы могут нагрянуть с проверкой и через два, и через три года. Как в этом случае подтвердить действительность сертификата?

На самом деле это просто. Когда вы подписываете документ, оператор добавляет к подписи штамп времени и доказательства действительности сертификата. Таким образом, получается усовершенствованная электронная подпись.

Еще часто возникает вопрос: почему в бумажном документе может быть несколько подписей, а в электронном — только одна? Не совсем так. Если хотите, чтобы документ визировали несколько ответственных сотрудников, например директор, главбух и менеджер, то можно в соответствующих полях привести их Ф. И.О. и даже поставить все три электронные подписи.

Однако весь процесс обмена электронными документами построен так, что к контрагенту через оператора попадет всего одна электронная подпись — руководителя или уполномоченного сотрудника.

Как хранить электронные документы

В настоящее время нет четкого порядка хранения электронных документов. Поэтому компании вправе самостоятельно определить порядок хранения электронных документов и прописать его во внутренних локальных актах. Например, в учетной политике или в отдельном положении о документообороте.

Еще по этой темеКонкретные сроки хранения первички, в том числе электронной, вы найдете в статье «Какую первичку безопаснее хранить дольше обычного», опубликованной в журнале «Главбух» № 9, 2014.

Но нужно учитывать, что со временем архивные электронные документы могут стать недоступными для просмотра даже для самой компании. Причины — несовместимость с будущими операционными системами в компьютере или же устаревшие внешние носители информации (компакт-диски, флешки, съемные жесткие диски и пр.). Может случиться, например, что на диске, который пролежал три года, уже не получится открыть и скопировать понадобившуюся накладную. Он просто не откроется.

Другой яркий пример — еще 6–7 лет назад мы пользовались дискетами. А сейчас довольно трудно найти компьютер с подходящим разъемом. Поэтому периодически стоит пересохранять электронные документы на более современные носители и делать резервное копирование, то есть дублировать на случай утраты оригиналов.

Весь электронный архив компании удобно хранить и на отдельном сервере компании. Там же можно рассортировать бумаги по папкам, разграничить доступ к информации, формировать различные отчеты, контролировать сроки хранения документов и т. д.

Другой вариант — хранить электронные документы в так называемом «облаке», то есть не на вашем компьютере, а во Всемирной сети. Облаками называют разные платные и бесплатные услуги и программы (iCloud, Google Drive и др.), доступ к которым можно получить с любого компьютера, лишь бы были Интернет и пароль. Резервное копирование хранящихся там документов осуществляется автоматически.

 

Еще четыре частых вопроса об электронных документах

С кем можно обмениваться электронными документами?

С любыми организациями, индивидуальными предпринимателями, государственными и муниципальными учреждениями, обычными гражданами.

Как подключиться к электронному документообороту?

Обратитесь в любой из удостоверяющих центров, приведенных на сайте minsvyaz.ru, и подключитесь к оператору электронного документооборота.

Какая подпись на счете-фактуре равнозначна собственноручной?

Электронный счет-фактура должен быть подписан квалифицированной электронной подписью. Только в этом случае он дает право на вычет.

На кого в компании можно оформить электронную подпись?

Непосредственно на руководителя компании либо на любого другого сотрудника, которому передали право подписи документов по доверенности.

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Рекомендации по теме

    Школа финансового руководителя

    Самое выгодное предложение

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией

    А еще...

    Вопрос в редакцию

    Ответы на самые интересные вопросы мы публикуем в газете.

    Вопрос чиновнику

    Горячие линии с чиновниками проходят еженедельно.

    Техподдержка

    Не работает сайт или сервисы? Не приходит газета? Пишите сюда!





    Топ-10 главных тем номера

    Как с 1 октября 2017 года оформлять счета-фактуры и вести книги по НДС

    Бухгалтерский справочник по исправлению ошибок в документах

    Как работать с онлайн-кассой после 1 июля 2017 года

    Как избежать случайных ошибок в расчете отпускных

    Как сверить налоговую нагрузку компании с безопасными показателями

    Готовые ответы на требования инспекторов по новой отчетности

    Почему блокируют клиент-банк. Реальные основания и мифы

    Как заполнять платежные поручения по взносам: новые правила

    Как компаниям платить налоги друг за друга, чтобы деньги попали в бюджет

    Бухгалтерские секреты, которые каждый день упрощают работу коллег

    © 2007–2017 ООО «Актион управление и финансы»

    Редакция газеты: info@gazeta-unp.ru | Администрация сайта: online@gazeta-unp.ru
    Политика конфиденциальности
    Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62334 от 03.07.2015;
    Политика обработки персональных данных

    
    • Мы в соцсетях
    Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.

    Внимание!
    Вы читаете профессиональную статью для бухгалтера.
    Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

    Это бесплатно и займет 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль
    ×
    Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

    Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль