Чем рискует бухгалтерия, выполняя личные просьбы сотрудников о зарплате и отпускных

487
Чем поможет эта статья: Выполнить просьбу сотрудника, действуя при этом в рамках трудового законодательства. Или аргументированно отказать, если работник просит о чем-то, что запрещено Трудовым кодексом РФ. От чего убережет: От штрафов за нарушение трудового законодательства.
Осторожно!Зарплата раз в месяц — это нарушение трудовых прав сотрудников, даже если они сами просят не выдавать им деньги чаще. Возможен штраф до 50 000 руб.

Иногда, чтобы сберечь зарплату или отпускные, сотрудники просят отложить выдачу денег на потом. Или наоборот, когда нуждаются в деньгах, просят выдать зарплату авансом раньше срока. Выручать сотрудника или нет — дело компании. Но прежде чем принять решение, разберитесь, а чем рискует компания, соглашаясь на такие поблажки? Эта статья подскажет вам ответы.

Сотрудник просит выдавать зарплату раз в месяц или заранее

Риски: выдавать зарплату раз в месяц нельзя, возможен штраф до 50 000 руб. А чаще двух раз можно, ничего страшного в этом нет.

Выдавать зарплату компания обязана каждые полмесяца или чаще (ст. 136 ТК РФ). А вот, скажем, один раз в месяц уже нельзя — это прямое нарушение Трудового кодекса РФ. Даже если сами работники напишут заявления с такой формулировкой: «Прошу платить мне зарплату один раз в месяц».

Если удовлетворить эту просьбу работников, инспекторы из Роструда легко выявят этот факт при проверке и наверняка выпишут компании штраф. Его размер — от 30 000 до 50 000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ). Причем, если у вас в организации авансы не предусмотрены, мы советуем исправить это нарушение до конца года. Ведь сейчас срок давности по трудовым нарушениям — два месяца (ст. 4.5 КоАП РФ). А с будущего года он вырастет до года.

Также не избежать штрафа, если установить формальный размер аванса. Например, 1000 руб. для всех сотрудников. Дело в том, что Трудовой кодекс РФ говорит о том, что не реже чем каждые полмесяца нужно выплачивать именно зарплату. Поэтому безопаснее устанавливать размер аванса не для галочки, а по фактически отработанному времени. То есть за полмесяца.

Противоположную просьбу работника о разовой выдаче какой-то суммы в счет будущей зарплаты раньше срока можно спокойно выполнить. Однако выдать в начале месяца всю месячную зарплату небезопасно (см. также мнение представителя Роструда).

Чем рискует бухгалтерия, выполняя личные просьбы сотрудников о зарплате и отпускных
Разъясняет Борис Чижов, государственный советник РФ 2-го класса

Если сотрудник просит, ему можно выдать часть зарплаты авансом

— Работодатель по заявлению работника может выплатить ему зарплату раньше установленных в организации сроков. Да, в Трудовом кодексе есть норма, которая предписывает выдавать зарплату в день, установленный коллективным и трудовым договорами. Однако более ранняя дата выплата никоим образом не ухудшает положения работника, даже напротив. При этом для выплаты денег раньше срока достаточно издать приказ.

В то же время зарплата полагается работнику только за уже отработанное им время, так как она должна зависеть от количества и качества затраченного им труда (ст. 129 ТК РФ). Трудовой кодекс РФ не предусматривает возможности оплатить работнику еще не отработанное им время. Поэтому одно дело выплатить уже заработанные деньги раньше предусмотренных в компании сроков, и совсем другое, например, выдать в октябре зарплату за ноябрь.

Продлить подписку на 2015 год и получить бонус  

8 (800) 555-66-00

Во-первых, сотрудник может потом уволиться, так и не отработав всю зарплату и не вернув ее.

Во-вторых, вы неизбежно нарушите правило о выплате зарплаты не реже чем каждые полмесяца.

В-третьих, есть риск спора с налоговиками о том, в какой момент нужно заплатить в бюджет НДФЛ с зарплаты, выданной за будущие месяцы.

Наконец, в-четвертых, они вообще могут признать такой аванс беспроцентным займом и потребовать от вас начислить работнику НДФЛ по ставке 35 процентов с материальной выгоды от экономии на процентах.

Работник просит перечислить из зарплаты кредит, коммуналку и прочие платежи

Риски: риска нет, так как своей зарплатой работники вправе распоряжаться как угодно.

По инициативе сотрудника из его зарплаты можно удерживать любые суммы и на любые цели — на погашение кредитов, в оплату коммуналки, членских взносов и т. д. Можно удержать хоть 100 процентов зарплаты (письмо Роструда от 16 сентября 2012 г. № ПР/7156-6-1). Достаточно, чтобы сотрудник подтвердил свое желание письменным заявлением (см. образец ниже).

Чем рискует бухгалтерия, выполняя личные просьбы сотрудников о зарплате и отпускныхВажная деталь Пусть работник четко распишет в заявлении, какую сумму надо удерживать из его зарплаты и на какие цели. Размер удержаний в этом случае может быть любым, даже 100 процентов заработка.

Распечатать образец >>

Скачать образец в формате Word >>

Сотрудник просит перечислить зарплату на другую карту или выдать в кассе

Риски: риска нет. Разовую выплату можно провести по заявлению сотрудника. Но чтобы надолго изменить способ выдачи зарплаты, нужно изменить и трудовой договор.

Каким именно способом ваша компания выдает зарплату сотрудникам, должно быть прописано в коллективном или трудовом договоре (ч. 3 ст. 136 ТК РФ). Предположим, в этих документах сказано, что деньги работникам переводят на специальную зарплатную карту. А ваш сотрудник просит вас перевести их на какую-то иную карту или вообще выдать из кассы.

Чем рискует бухгалтерия, выполняя личные просьбы сотрудников о зарплате и отпускныхВажная деталь Работнику, у которого заблокирована зарплатная карта, деньги можно перевести на другую карту или выдать наличными. В заявлении он пусть четко напишет, как именно хочет получить зарплату.

Распечатать образец >>

Скачать образец в формате Word >>

Если это разовая просьба, например пока работнику не откроют новую зарплатную карту из-за утери старой, достаточно оформить заявление (образец — выше). Если же работник постоянно хочет получать зарплату на другую карту или из кассы, одного заявления недостаточно, нужно будет внести изменения в трудовой договор. То есть подписать дополнительное соглашение к нему. То же самое касается и ситуации, когда работник хочет получать зарплату в кассе. Причем в дополнительном соглашении можно указать сразу оба варианта (см. образец ниже).

Чем рискует бухгалтерия, выполняя личные просьбы сотрудников о зарплате и отпускныхКак упростить работу В трудовом договоре можно сразу предусмотреть, что работодатель будет по заявлению сотрудника выдавать ему деньги из кассы либо перечислять на карту.

Распечатать образец >>

Скачать образец в формате Word >>

Сотрудник просит деньги вместо отпуска

Риски: риска нет, если выплатить компенсацию только за период отпуска, превышающий 28 календарных дней.

Компенсацией можно заменить только ту часть ежегодного отпуска, которая превышает 28 календарных дней (ст. 126 ТК РФ). То есть работник может получить компенсацию, например, вместо дополнительного отпуска.

Допустим, работник в текущем году из 28 календарных дней отгулял только 25. В следующем году ему нельзя заменять компенсацией оставшиеся три дня. Поэтому его заявление на денежную компенсацию подписывать опасно, даже если компании удобно, что сотрудник продолжает работать. Тут явное нарушение трудового законодательства.

Если отпуск в вашей компании составляет 28 календарных дней, выплачивать компенсацию за отпуск можно только при увольнении работника. Причем за все неиспользованные отпуска, не важно, за какой они год.

 

Рискованно выдавать работнику оригинал трудовой книжки

По заявлению сотрудника работодатель должен выдать сотруднику заверенную копию трудовой книжки либо выписку из нее. Срок — не позднее трех рабочих дней со дня заявления. Отдавать оригинал компания не обязана. Более того, это рискованно. Ведь если книжка потеряется, за это будет отвечать сама организация, а не работник (письмо Роструда от 18 марта 2008 г. № 656-6-0). То есть именно работодатель должен будет восстановить документ.

Но Пенсионный фонд требует у сотрудников, выходящих на пенсию, оригинал трудовой книжки. На этот случай есть два варианта. Первый — оформить сотруднику нотариально заверенную копию трудовой книжки. И второй — самим привезти оригинал трудовой книжки и незаверенную копию в отделение Пенсионного фонда. В таком случае специалисты фонда заверят копию сами.

Сотрудник просит выдать отпускные после отдыха

Риски: сотрудник по своей инициативе вправе получить из кассы отпускные когда захочет. Но начислить их в любом случае нужно не позднее трех календарных дней до отпуска. Иначе возможен штраф до 50 000 руб., а также компенсация за задержку.

По общему правилу, отпускные нужно начислить и выплатить работнику не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска (ч. 9 ст. 136 ТК РФ, письмо Роструда от 21 декабря 2011 г. № 3707-6-1). Нарушить эту норму — значит дать инспекторам повод выписать вашей компании штраф до 50 000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ). Даже если работник напишет в заявлении, что готов получить отпускные позже срока, это не защитит компанию от претензий инспекторов.

Еще по этой темеКак считать три календарных дня, Роструд подробно разъяснил в письме от 30 июля 2014 г. № 1693-6-1 (см. статью «В Роструде впервые разъяснили, когда выдавать отпускные», опубликованную в журнале «Главбух» № 18, 2014).

Более того, за задержку отпускных (пусть даже по просьбе сотрудника) компания должна будет выдать ему компенсацию за просрочку (ст. 236 ТК РФ). Сумма, конечно, выйдет небольшая, ведь ее считают как 1/300 ставки рефинансирования Банка России от невыплаченной в срок суммы отпускных за каждый день задержки. Но рассчитывать и платить компенсацию в ситуации, когда никакой вины компании в просрочке платежа нет, конечно, ни к чему.

Поэтому не менее чем за три календарных дня до отпуска нужно начислить сотруднику отпускные и подготовить деньги на их выплату. То есть главное, чтобы в кассе все было готово вовремя. И если работник по собственной инициативе придет к вам за деньгами после отпуска, никакого нарушения с вашей стороны не будет. Это нам подтвердили и в Роструде. В таком случае вы можете депонировать отпускные (п. 6.5 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У). Подробнее об удержании НДФЛ с депонированной зарплаты можете прочитать в материале «Готовые решения для задач по зарплате, счетам-фактурам…».

Разумеется, все сказанное не касается ситуации, когда компания перечисляет деньги на банковскую карту сотрудника. Тогда их в любом случае нужно перечислить на карту до отпуска.

Главное, о чем важно помнить

1 Платить зарплату нужно минимум каждые полмесяца. Реже нельзя, чаще можно.

2 По инициативе сотрудника удерживать из его зарплаты можно любую сумму. Пусть даже на это уйдет вся зарплата.

Дополнительно про расчеты с работниками

Статья: «Заявления, без которых опасно поручать сотрудникам новую работу и пересчитывать зарплату» («Главбух» № 16, 2014).

Документы: статья 136 Трудового кодекса РФ; письмо Роструда от 16 сентября 2012 г. № ПР/7156-6-1.

Тест Сотрудник возмещает компании причиненный ей материальный ущерб. При этом он написал в заявлении, что просит удерживать из своей зарплаты на руки сумму в пределах 35 процентов. Можно ли так поступать?Да.Нет, удерживать можно не более 20 процентов.По инициативе сотрудника из его зарплаты можно удерживать любые суммы и на любые цели — вплоть до 100 процентов от суммы на руки. Достаточно, чтобы сотрудник подтвердил свое желание на удержания письменным заявлением.

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Школа финансового руководителя

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Вопрос в редакцию

Ответы на самые интересные вопросы мы публикуем в газете.

Вопрос чиновнику

Горячие линии с чиновниками проходят еженедельно.

Техподдержка

Не работает сайт или сервисы? Не приходит газета? Пишите сюда!


Рассылка




© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

Редакция газеты: info@gazeta-unp.ru | Администрация сайта: online@gazeta-unp.ru Политика конфиденциальности Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43629 от 18.01.2011


Внимание! Вы читаете профессиональную статью для бухгалтера.
Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

Это бесплатно и займет 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль