Из-за каких ошибок менеджеров лучше переделать договоры, первичку и счета-фактуры

64
Чем поможет эта статья: Еще до проверки выловить в первичке и счетах-фактурах опасные ошибки. От чего убережет: От споров с налоговиками и контрагентами.
Осторожно!Для продавца ошибки в первичке чреваты спорами с контрагентами и расторжением договора. Для покупателя — проблемами с вычетами НДС и признанием расходов в налоговом учете.

В небольших компаниях договоры, первичку и счета-фактуры зачастую оформляют менеджеры. Но для них главная задача продать товар, а потому документы, которые в итоге попадают в бухгалтерию, обычно далеки от идеала. Погрешности бывают совершенно разные — начиная от обычных опечаток и заканчивая арифметическими ошибками.

Что касается последствий, то для поставщика это может быть и просьба контрагента переделать документы, и отказ подписывать договор, и даже требование возместить ущерб, возникший из-за небрежности в оформлении бумаг. Для покупателя — отказ в вычетах и признании расходов. Статья подскажет, чем грозят компании частые ошибки менеджеров в оформлении документов и в каких случаях бумаги лучше переделать.

Ошибки в названии продавца или покупателя

Из-за каких ошибок менеджеров лучше переделать договоры, первичку и счета-фактуры

Почему безопаснее исправить. Опечатку в названии самой компании или организации-контрагента можно обнаружить и в договоре, и в накладной, и в счете-фактуре. Менеджер может запросто забыть про дефис в наименовании, большие буквы заменить на маленькие, задвоить какую-то из них или вообще пропустить. Если в названии нет кавычек, добавлены лишние тире, вместо прописных букв стоят строчные или наоборот, то такие ошибки исправлять необязательно. Конечно, при условии, что в документах приведен верный ИНН. У покупателя в этом случае не должно возникнуть проблем с вычетами. Специалисты Минфина России давно подтвердили, что опечатки в названии компании не препятствуют вычету НДС (письмо от 2 мая 2012 г. № 03-07-11/130). Этого же мнения придерживаются в ФНС России (см. комментарий ниже). Сложностей со списанием расходов быть также не должно.

Из-за каких ошибок менеджеров лучше переделать договоры, первичку и счета-фактуры
Комментирует Ольга Думинская, cоветник государственной гражданской службы РФ 2-го класса.

Опечатки в названии компании не мешают вычету НДС

— Ошибки менеджеров в счетах-фактурах компании, которые не препятствуют налоговым инспекторам идентифицировать продавца, покупателя, наименование товаров, их стоимость, а также сумму налога на добавленную стоимость, не являются основанием для отказа в вычетах по НДС (п. 2 ст. 169 НК РФ). Поэтому если в документах (счетах-фактурах и первичке) менеджеры компании отразили верные ИНН продавца и покупателя, а также другие обязательные реквизиты счета-фактуры, то опечатка в названии поставщика или покупателя не является основанием для отказа в вычетах. Речь идет также о ситуации, когда в документах отразили неверную организационно-правовую форму компании, а ее название и ИНН правильные.

Другое дело, если в названии продавца какие-то буквы перепутаны местами, не хватает букв или стоят лишние. Например, в первичке и счете-фактуре менеджер написал ООО «Бизнес-экспресс», а на самом деле название компании «Бизнес-Эксперт». Такие ошибки безопаснее исправить. Ведь есть риск, что налоговики при проверке покупателя снимут вычет и расходы. Придирка проверяющих будет формальная: продавца (то есть вашу компанию) по документам невозможно идентифицировать. Покупателю понадобится в суде доказывать свое право на вычет и признание затрат (постановление ФАС Северо-Западного округа от 25 января 2012 г. № А05-2340/2011).

Арифметические ошибки в документах

Из-за каких ошибок менеджеров лучше переделать договоры, первичку и счета-фактуры

Почему безопаснее исправить. Арифметические ошибки в документах однозначно надо исправлять, так как они приведут к негативным последствиям как для вашей компании, так и для покупателей.

Допустим, менеджеры отразили стоимость товаров без НДС — 100 000 руб., а сумму налога — 20 000 руб. (вместо 18 000 руб.). Инспекторы могут потребовать, чтобы компания-поставщик перечислила в бюджет 20 000 руб. Ведь продавец выставил налог покупателю именно в такой сумме.

Покупателю проверяющие откажут в вычете НДС. Причем такую претензию проблематично будет оспорить даже в суде. Ведь в законодательстве прямо сказано, что инспекторы вправе отказать в вычете, если ошибки в счете-фактуре мешают идентифицировать стоимость товаров и сумму НДС (п. 2 ст. 169 НК РФ). Осторожно!Инспекторы откажут в вычете НДС, если в счете-фактуре есть арифметические ошибки.

Налоговики могут придраться к счету-фактуре, даже если речь идет не об арифметической ошибке, а о копеечном расхождении. Например, когда из-за округлений, которые делает бухгалтерская программа, стоимость без НДС плюс сумма налога не совпадают на несколько копеек с итогом, отраженным в счете-фактуре. Но суды в таких случаях встают на сторону компаний (постановление ФАС Северо-Западного округа от 19 января 2012 г. по делу № А56-17988/2011).

Разные названия одного и того же товара

Из-за каких ошибок менеджеров лучше переделать договоры, первичку и счета-фактуры

Почему безопаснее исправить. Если одни и те же товары в договорах, первичных документах и счетах-фактурах называются по-разному, то продавцу такие ошибки ничем не грозят. Но их надо исправить, чтобы покупатель смог без спора получить вычеты и признать расходы. Налоговики при проверке компании-покупателя могут посчитать, что из-за расхождений в наименованиях товар невозможно идентифицировать. А значит, покупатель не вправе принять к вычету НДС (ст. 169 НК РФ). Отстоять вычеты в такой ситуации удается лишь в суде (постановление ФАС Поволжского округа от 13 апреля 2010 г. № А12-17733/2009). Кроме того, возможны претензии к расходам покупателя, так как налоговики могут посчитать, что в первичке отразили неверные названия товаров. Избежать таких ошибок поможет приказ руководителя о наименованиях, которые необходимо использовать, заполняя документы (см. мнение специалиста ниже).

Из-за каких ошибок менеджеров лучше переделать договоры, первичку и счета-фактуры
Разъясняет Максим Симонов, cтарший юрист налоговой практики «Дювернуа Лигал»

Приказ с наименованиями товаров снизит риски проверки

— Если менеджеры регулярно допускают неточности в наименованиях товаров или отражают их различные аббревиатуры в документах, то целесообразно издать внутренний приказ по организации за подписью директора. А в нем закрепить правила, на основании которых менеджеры смогут правильно заполнять документы, указывать наименования товаров. Или перечень правильных наименований товаров. Это поможет избежать расхождений в документах, проблем с бухучетом и налоговых рисков. Что касается налоговых рисков, то они могут возникнуть у покупателя, который получит от вашей организации счета-фактуры и первичку с неправильными наименованиями товаров. Покупатель в этом случае может столкнуться с отказом в вычете НДС и признании расходов при расчете налога на прибыль.

Часто бывает, что у поставщика приняты одни наименования, а у покупателя другие. Тогда во входящих и исходящих документах будут различные названия. В этом нет ничего страшного. Ведь компания может приобретать товары у разных поставщиков. А значит, в наименованиях возможны различия.

Неверные названия должностей работников

Из-за каких ошибок менеджеров лучше переделать договоры, первичку и счета-фактуры

Почему безопаснее исправить. Для налоговиков неверная должность в документе — это всегда повод усомниться в реальности сделки. Но если в первичке стоит верная подпись, а также Ф. И.О. работников, уполномоченных подписывать документы, то спор маловероятен (п. 6 ст. 169 НК РФ, ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

А вот если должность работника, уполномоченного подписывать первичные документы, не указана, то такую ошибку безопаснее исправить. Иначе есть риск, что из-за этого дефекта в документах налоговики снимут расходы и доначислят налог на прибыль. Тогда за отменой доначислений понадобится обращаться в суд (постановление ФАС Центрального округа от 29 декабря 2011 г. по делу № А64-1900/2010).

Суммы, отраженные цифрами, не совпадают с расшифровками

Из-за каких ошибок менеджеров лучше переделать договоры, первичку и счета-фактуры

Почему безопаснее исправить. Ошибку необходимо исправить. Ведь различия в сумме, обозначенной цифрами, и ее текстовой расшифровке могут запутать не только вашего контрагента, но и проверяющих из налоговой инспекции. В итоге контрагенты по ошибке заплатят за товары не ту сумму. А налоговики на проверке доначислят налог на прибыль и НДС продавцу с большей из двух сумм. А покупателю снимут вычеты по НДС, сославшись на то, что в счете-фактуре и накладной (акте) приведены разные суммы.

Главное, о чем важно помнить

1 Замена строчных букв прописными в названии компании не является критичной. Но если букв не хватает или стоят лишние, то счет-фактуру и накладную безопаснее исправить.

2 Из-за арифметических ошибок в стоимости товаров и НДС покупателю откажут в вычете НДС.

Дополнительно про документооборот в компании

Статья: «Работник вовремя не сдал документы в бухгалтерию, и его лишили части зарплаты» («Главбух» № 18, 2014).

Документы: пункт 2 статьи 169 Налогового кодекса РФ; постановление ФАС Северо-Западного округа от 25 января 2012 г. № А05-2340/2011.


Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Школа финансового руководителя

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Вопрос в редакцию

Ответы на самые интересные вопросы мы публикуем в газете.

Вопрос чиновнику

Горячие линии с чиновниками проходят еженедельно.

Техподдержка

Не работает сайт или сервисы? Не приходит газета? Пишите сюда!


Рассылка




© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

Редакция газеты: info@gazeta-unp.ru | Администрация сайта: online@gazeta-unp.ru Политика конфиденциальности Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43629 от 18.01.2011


Внимание! Вы читаете профессиональную статью для бухгалтера.
Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

Это бесплатно и займет 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль