Из-за каких ошибок менеджеров лучше переделать договоры, первичку и счета-фактуры

82
Чем поможет эта статья: Еще до проверки выловить в первичке и счетах-фактурах опасные ошибки. От чего убережет: От споров с налоговиками и контрагентами.
Осторожно!Для продавца ошибки в первичке чреваты спорами с контрагентами и расторжением договора. Для покупателя — проблемами с вычетами НДС и признанием расходов в налоговом учете.

В небольших компаниях договоры, первичку и счета-фактуры зачастую оформляют менеджеры. Но для них главная задача продать товар, а потому документы, которые в итоге попадают в бухгалтерию, обычно далеки от идеала. Погрешности бывают совершенно разные — начиная от обычных опечаток и заканчивая арифметическими ошибками.

Что касается последствий, то для поставщика это может быть и просьба контрагента переделать документы, и отказ подписывать договор, и даже требование возместить ущерб, возникший из-за небрежности в оформлении бумаг. Для покупателя — отказ в вычетах и признании расходов. Статья подскажет, чем грозят компании частые ошибки менеджеров в оформлении документов и в каких случаях бумаги лучше переделать.

Ошибки в названии продавца или покупателя

Из-за каких ошибок менеджеров лучше переделать договоры, первичку и счета-фактуры

Почему безопаснее исправить. Опечатку в названии самой компании или организации-контрагента можно обнаружить и в договоре, и в накладной, и в счете-фактуре. Менеджер может запросто забыть про дефис в наименовании, большие буквы заменить на маленькие, задвоить какую-то из них или вообще пропустить. Если в названии нет кавычек, добавлены лишние тире, вместо прописных букв стоят строчные или наоборот, то такие ошибки исправлять необязательно. Конечно, при условии, что в документах приведен верный ИНН. У покупателя в этом случае не должно возникнуть проблем с вычетами. Специалисты Минфина России давно подтвердили, что опечатки в названии компании не препятствуют вычету НДС (письмо от 2 мая 2012 г. № 03-07-11/130). Этого же мнения придерживаются в ФНС России (см. комментарий ниже). Сложностей со списанием расходов быть также не должно.

Из-за каких ошибок менеджеров лучше переделать договоры, первичку и счета-фактуры
Комментирует Ольга Думинская, cоветник государственной гражданской службы РФ 2-го класса.

Опечатки в названии компании не мешают вычету НДС

— Ошибки менеджеров в счетах-фактурах компании, которые не препятствуют налоговым инспекторам идентифицировать продавца, покупателя, наименование товаров, их стоимость, а также сумму налога на добавленную стоимость, не являются основанием для отказа в вычетах по НДС (п. 2 ст. 169 НК РФ). Поэтому если в документах (счетах-фактурах и первичке) менеджеры компании отразили верные ИНН продавца и покупателя, а также другие обязательные реквизиты счета-фактуры, то опечатка в названии поставщика или покупателя не является основанием для отказа в вычетах. Речь идет также о ситуации, когда в документах отразили неверную организационно-правовую форму компании, а ее название и ИНН правильные.

Другое дело, если в названии продавца какие-то буквы перепутаны местами, не хватает букв или стоят лишние. Например, в первичке и счете-фактуре менеджер написал ООО «Бизнес-экспресс», а на самом деле название компании «Бизнес-Эксперт». Такие ошибки безопаснее исправить. Ведь есть риск, что налоговики при проверке покупателя снимут вычет и расходы. Придирка проверяющих будет формальная: продавца (то есть вашу компанию) по документам невозможно идентифицировать. Покупателю понадобится в суде доказывать свое право на вычет и признание затрат (постановление ФАС Северо-Западного округа от 25 января 2012 г. № А05-2340/2011).

Арифметические ошибки в документах

Из-за каких ошибок менеджеров лучше переделать договоры, первичку и счета-фактуры

Почему безопаснее исправить. Арифметические ошибки в документах однозначно надо исправлять, так как они приведут к негативным последствиям как для вашей компании, так и для покупателей.

Допустим, менеджеры отразили стоимость товаров без НДС — 100 000 руб., а сумму налога — 20 000 руб. (вместо 18 000 руб.). Инспекторы могут потребовать, чтобы компания-поставщик перечислила в бюджет 20 000 руб. Ведь продавец выставил налог покупателю именно в такой сумме.

Покупателю проверяющие откажут в вычете НДС. Причем такую претензию проблематично будет оспорить даже в суде. Ведь в законодательстве прямо сказано, что инспекторы вправе отказать в вычете, если ошибки в счете-фактуре мешают идентифицировать стоимость товаров и сумму НДС (п. 2 ст. 169 НК РФ). Осторожно!Инспекторы откажут в вычете НДС, если в счете-фактуре есть арифметические ошибки.

Налоговики могут придраться к счету-фактуре, даже если речь идет не об арифметической ошибке, а о копеечном расхождении. Например, когда из-за округлений, которые делает бухгалтерская программа, стоимость без НДС плюс сумма налога не совпадают на несколько копеек с итогом, отраженным в счете-фактуре. Но суды в таких случаях встают на сторону компаний (постановление ФАС Северо-Западного округа от 19 января 2012 г. по делу № А56-17988/2011).

Разные названия одного и того же товара

Из-за каких ошибок менеджеров лучше переделать договоры, первичку и счета-фактуры

Почему безопаснее исправить. Если одни и те же товары в договорах, первичных документах и счетах-фактурах называются по-разному, то продавцу такие ошибки ничем не грозят. Но их надо исправить, чтобы покупатель смог без спора получить вычеты и признать расходы. Налоговики при проверке компании-покупателя могут посчитать, что из-за расхождений в наименованиях товар невозможно идентифицировать. А значит, покупатель не вправе принять к вычету НДС (ст. 169 НК РФ). Отстоять вычеты в такой ситуации удается лишь в суде (постановление ФАС Поволжского округа от 13 апреля 2010 г. № А12-17733/2009). Кроме того, возможны претензии к расходам покупателя, так как налоговики могут посчитать, что в первичке отразили неверные названия товаров. Избежать таких ошибок поможет приказ руководителя о наименованиях, которые необходимо использовать, заполняя документы (см. мнение специалиста ниже).

Из-за каких ошибок менеджеров лучше переделать договоры, первичку и счета-фактуры
Разъясняет Максим Симонов, cтарший юрист налоговой практики «Дювернуа Лигал»

Приказ с наименованиями товаров снизит риски проверки

— Если менеджеры регулярно допускают неточности в наименованиях товаров или отражают их различные аббревиатуры в документах, то целесообразно издать внутренний приказ по организации за подписью директора. А в нем закрепить правила, на основании которых менеджеры смогут правильно заполнять документы, указывать наименования товаров. Или перечень правильных наименований товаров. Это поможет избежать расхождений в документах, проблем с бухучетом и налоговых рисков. Что касается налоговых рисков, то они могут возникнуть у покупателя, который получит от вашей организации счета-фактуры и первичку с неправильными наименованиями товаров. Покупатель в этом случае может столкнуться с отказом в вычете НДС и признании расходов при расчете налога на прибыль.

Часто бывает, что у поставщика приняты одни наименования, а у покупателя другие. Тогда во входящих и исходящих документах будут различные названия. В этом нет ничего страшного. Ведь компания может приобретать товары у разных поставщиков. А значит, в наименованиях возможны различия.

Неверные названия должностей работников

Из-за каких ошибок менеджеров лучше переделать договоры, первичку и счета-фактуры

Почему безопаснее исправить. Для налоговиков неверная должность в документе — это всегда повод усомниться в реальности сделки. Но если в первичке стоит верная подпись, а также Ф. И.О. работников, уполномоченных подписывать документы, то спор маловероятен (п. 6 ст. 169 НК РФ, ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

А вот если должность работника, уполномоченного подписывать первичные документы, не указана, то такую ошибку безопаснее исправить. Иначе есть риск, что из-за этого дефекта в документах налоговики снимут расходы и доначислят налог на прибыль. Тогда за отменой доначислений понадобится обращаться в суд (постановление ФАС Центрального округа от 29 декабря 2011 г. по делу № А64-1900/2010).

Суммы, отраженные цифрами, не совпадают с расшифровками

Из-за каких ошибок менеджеров лучше переделать договоры, первичку и счета-фактуры

Почему безопаснее исправить. Ошибку необходимо исправить. Ведь различия в сумме, обозначенной цифрами, и ее текстовой расшифровке могут запутать не только вашего контрагента, но и проверяющих из налоговой инспекции. В итоге контрагенты по ошибке заплатят за товары не ту сумму. А налоговики на проверке доначислят налог на прибыль и НДС продавцу с большей из двух сумм. А покупателю снимут вычеты по НДС, сославшись на то, что в счете-фактуре и накладной (акте) приведены разные суммы.

Главное, о чем важно помнить

1 Замена строчных букв прописными в названии компании не является критичной. Но если букв не хватает или стоят лишние, то счет-фактуру и накладную безопаснее исправить.

2 Из-за арифметических ошибок в стоимости товаров и НДС покупателю откажут в вычете НДС.

Дополнительно про документооборот в компании

Статья: «Работник вовремя не сдал документы в бухгалтерию, и его лишили части зарплаты» («Главбух» № 18, 2014).

Документы: пункт 2 статьи 169 Налогового кодекса РФ; постановление ФАС Северо-Западного округа от 25 января 2012 г. № А05-2340/2011.


Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Рекомендации по теме

    Школа финансового руководителя

    Самое выгодное предложение

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией

    А еще...

    Вопрос в редакцию

    Ответы на самые интересные вопросы мы публикуем в газете.

    Вопрос чиновнику

    Горячие линии с чиновниками проходят еженедельно.

    Техподдержка

    Не работает сайт или сервисы? Не приходит газета? Пишите сюда!





    Топ-10 главных тем номера

    Как с 1 октября 2017 года оформлять счета-фактуры и вести книги по НДС

    Бухгалтерский справочник по исправлению ошибок в документах

    Как работать с онлайн-кассой после 1 июля 2017 года

    Как избежать случайных ошибок в расчете отпускных

    Как сверить налоговую нагрузку компании с безопасными показателями

    Готовые ответы на требования инспекторов по новой отчетности

    Почему блокируют клиент-банк. Реальные основания и мифы

    Как заполнять платежные поручения по взносам: новые правила

    Как компаниям платить налоги друг за друга, чтобы деньги попали в бюджет

    Бухгалтерские секреты, которые каждый день упрощают работу коллег

    © 2007–2017 ООО «Актион управление и финансы»

    Редакция газеты: info@gazeta-unp.ru | Администрация сайта: online@gazeta-unp.ru
    Политика конфиденциальности
    Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62334 от 03.07.2015;
    Политика обработки персональных данных

    
    • Мы в соцсетях
    Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.

    Внимание!
    Вы читаете профессиональную статью для бухгалтера.
    Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

    Это бесплатно и займет 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль
    ×
    Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

    Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль