Пять шагов на пути к идеальному порядку в бухгалтерии

59
В честь 20-летия «Главбуха» свой подарок бухгалтерам сделала и БСС «Система Главбух». Им стал бесплатный мастер-класс «День идеального порядка в бухгалтерии» от известного бренд-тренера Елены Чистяковой. Она рассказала о том, как создать бережливый офис, что должно быть на вашем рабочем столе, а что можно смело выкинуть и как поддерживать порядок не только в офисе, но и в других сферах своей жизни. Весь тренинг вы можете посмотреть на сайте seminar.1gl.ru.
Пять шагов на пути к идеальному порядку в бухгалтерии

 

Об авторе Елена Чистякова, преподаватель МВА ExecutiveCoach, профессионал в области построения персонального бренда и личного развития, член Международной ассоциации кросскультурного менеджмента (Австрия)

Каждый главбух знаком с ситуацией, когда на столе подчиненных громоздятся давнишние документы, в папке на сервере перемешались файлы, задачи выполняются хаотично и никто ничего не успевает. И это в пору отчетности, когда важно быстро находить информацию и действовать слаженно.

Елена Чистякова рассказала про современную технологию, которая поможет навести порядок в офисе и работе бухгалтерии. Называется эта технология 5S — цикл из пяти шагов. Результат — наведение полного порядка в кабинете, причем даже в условиях вечной занятости бухгалтера.

Шаг 1. Сортировка вещей

Сначала надо убрать из офиса и со столов сотрудников лишние предметы. Для этого все вещи разделите на три группы. Первая — бумаги, файлы, канцелярские принадлежности и личные вещи, которые вы или ваш работник используете ежедневно. Вторая — все то, что вы используете время от времени. К третьей группе отнесите вещи, которые почему-то кажутся вам нужными, но ни разу не использовались.

Третью группу сразу выбрасывайте. Если есть сомнения и рука не поднимается, то сложите эти вещи в особую коробку (компьютерные файлы поместите в отдельную папку) и определите для них испытательный срок хранения. Скажем, две недели или два месяца. Скорее всего время покажет, что ни одна из отложенных вещей вам так и не пригодилась. Тогда выкидывайте их без всякого сожаления.

Шаг 2. Создание и поддержание порядка

Пять шагов на пути к идеальному порядку в бухгалтерии

Документы и вещи, которыми пользуетесь каждый день, должны оставаться у вас под рукой. Бумаги в настольных лотках, файлы на рабочем столе компьютера, ручки в подставке, любимая кружка рядом. Остальное уберите с глаз долой. А чтобы при случае все можно было легко отыскать, подберите цветные коробки, папки и наклейки к ним. Используйте разные маркеры, разделители и указатели. Например, в красной коробке пусть лежат красные папки — акты сверок с инспекцией.

Форсировать процесс необязательно — у вас и так полно дел. Разделите рабочее пространство на зоны (ящик, полка, папка на сервере) и разбирайте один участок за подход, пусть даже раз в неделю. Со временем все вещи будут лежать на своих местах. Но очень важно всегда поддерживать полный порядок на пройденных участках.

Шаг 3. Содержание в чистоте

Пять шагов на пути к идеальному порядку в бухгалтерии

Теперь самое время разобрать общие шкафы и полки. Объясните подчиненным, по каким критериям должны быть разложены документы: от каких бумаг вы решили планомерно избавляться, по каким цветам надо раскладывать счета и накладные и на какой полке какие папки должны лежать. Распределите участки или установите дежурства.

 

Как навести порядок в делах сотрудников

Навести порядок надо не только в офисе бухгалтерии, но и в делах ее сотрудников. Для этого подходит фотография рабочего дня — подробный список всего, чем работник занимался с утра и до вечера. Попросите сотрудников, чтобы периодически заводили таблицу, в которой указывали время начала и окончания каждого своего дела. Но не в конце дня по памяти, а вписывали занятия постепенно по мере выполнения. Это организует сотрудника, так как сразу видно, на что он тратит свое время. А вы сможете проконтролировать, кто и чем занимался.

Шаг 4. Стандартизация правил

Пять шагов на пути к идеальному порядку в бухгалтерии

Чтобы сотрудники не забывали вовремя наводить порядок на рабочем месте и в общих шкафах, установите четкие и немногословные правила — внутренние стандарты. Так будет легче поддерживать порядок. Особенно это пригодится новичкам.

И еще о технологии 5S: применять ее можно не только при уборке на рабочих местах, в архивах и компьютерах. Так можно разобраться в своем гардеробе, домашней видеотеке, детских игрушках. И даже установить для себя приемлемую диету, удалив из рациона все лишнее.

Можно, к примеру, создать таблицу, в которой расписать для каждого работника зону в общих шкафах, за которую он отвечает, критерии уборки и сроки контроля. Эту общую таблицу разместите в кабинете таким образом, чтобы ее видели все сотрудники бухгалтерии.

 

Видео и слайды Запись мастер-класса «День идеального порядка в бухгалтерии» вы можете посмотреть на сайте seminar.1gl.ru.

Пять шагов на пути к идеальному порядку в бухгалтерии

Шаг 5. Стабильное процветание

Пять шагов на пути к идеальному порядку в бухгалтерии

Последний шаг цикла — совершенствование технологии 5S в вашей бухгалтерии. Для этого желательно напоминать сотрудникам про внутренние стандарты и проверять, как работники их усвоили. Проводите также свой собственный аудит. Это поможет вам вовремя понять, что еще явно ненужное можно выбросить, а что надо временно убрать или, наоборот, достать для общего удобства.

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Рекомендации по теме

    Школа финансового руководителя

    Самое выгодное предложение

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией

    А еще...

    Вопрос в редакцию

    Ответы на самые интересные вопросы мы публикуем в газете.

    Вопрос чиновнику

    Горячие линии с чиновниками проходят еженедельно.

    Техподдержка

    Не работает сайт или сервисы? Не приходит газета? Пишите сюда!





    Топ-10 главных тем номера

    Как с 1 октября 2017 года оформлять счета-фактуры и вести книги по НДС

    Бухгалтерский справочник по исправлению ошибок в документах

    Как работать с онлайн-кассой после 1 июля 2017 года

    Как избежать случайных ошибок в расчете отпускных

    Как сверить налоговую нагрузку компании с безопасными показателями

    Готовые ответы на требования инспекторов по новой отчетности

    Почему блокируют клиент-банк. Реальные основания и мифы

    Как заполнять платежные поручения по взносам: новые правила

    Как компаниям платить налоги друг за друга, чтобы деньги попали в бюджет

    Бухгалтерские секреты, которые каждый день упрощают работу коллег

    © 2007–2017 ООО «Актион управление и финансы»

    Редакция газеты: info@gazeta-unp.ru | Администрация сайта: online@gazeta-unp.ru
    Политика конфиденциальности
    Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62334 от 03.07.2015;
    Политика обработки персональных данных

    
    • Мы в соцсетях
    Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.

    Внимание!
    Вы читаете профессиональную статью для бухгалтера.
    Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

    Это бесплатно и займет 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль
    ×
    Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

    Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль