Пять шагов на пути к идеальному порядку в бухгалтерии
Об авторе Елена Чистякова, преподаватель МВА ExecutiveCoach, профессионал в области построения персонального бренда и личного развития, член Международной ассоциации кросскультурного менеджмента (Австрия)
Каждый главбух знаком с ситуацией, когда на столе подчиненных громоздятся давнишние документы, в папке на сервере перемешались файлы, задачи выполняются хаотично и никто ничего не успевает. И это в пору отчетности, когда важно быстро находить информацию и действовать слаженно.
Елена Чистякова рассказала про современную технологию, которая поможет навести порядок в офисе и работе бухгалтерии. Называется эта технология 5S — цикл из пяти шагов. Результат — наведение полного порядка в кабинете, причем даже в условиях вечной занятости бухгалтера.
Шаг 1. Сортировка вещей
Сначала надо убрать из офиса и со столов сотрудников лишние предметы. Для этого все вещи разделите на три группы. Первая — бумаги, файлы, канцелярские принадлежности и личные вещи, которые вы или ваш работник используете ежедневно. Вторая — все то, что вы используете время от времени. К третьей группе отнесите вещи, которые почему-то кажутся вам нужными, но ни разу не использовались.
Третью группу сразу выбрасывайте. Если есть сомнения и рука не поднимается, то сложите эти вещи в особую коробку (компьютерные файлы поместите в отдельную папку) и определите для них испытательный срок хранения. Скажем, две недели или два месяца. Скорее всего время покажет, что ни одна из отложенных вещей вам так и не пригодилась. Тогда выкидывайте их без всякого сожаления.
Шаг 2. Создание и поддержание порядка
Документы и вещи, которыми пользуетесь каждый день, должны оставаться у вас под рукой. Бумаги в настольных лотках, файлы на рабочем столе компьютера, ручки в подставке, любимая кружка рядом. Остальное уберите с глаз долой. А чтобы при случае все можно было легко отыскать, подберите цветные коробки, папки и наклейки к ним. Используйте разные маркеры, разделители и указатели. Например, в красной коробке пусть лежат красные папки — акты сверок с инспекцией.
Форсировать процесс необязательно — у вас и так полно дел. Разделите рабочее пространство на зоны (ящик, полка, папка на сервере) и разбирайте один участок за подход, пусть даже раз в неделю. Со временем все вещи будут лежать на своих местах. Но очень важно всегда поддерживать полный порядок на пройденных участках.
Шаг 3. Содержание в чистоте
Теперь самое время разобрать общие шкафы и полки. Объясните подчиненным, по каким критериям должны быть разложены документы: от каких бумаг вы решили планомерно избавляться, по каким цветам надо раскладывать счета и накладные и на какой полке какие папки должны лежать. Распределите участки или установите дежурства.
Как навести порядок в делах сотрудников
Навести порядок надо не только в офисе бухгалтерии, но и в делах ее сотрудников. Для этого подходит фотография рабочего дня — подробный список всего, чем работник занимался с утра и до вечера. Попросите сотрудников, чтобы периодически заводили таблицу, в которой указывали время начала и окончания каждого своего дела. Но не в конце дня по памяти, а вписывали занятия постепенно по мере выполнения. Это организует сотрудника, так как сразу видно, на что он тратит свое время. А вы сможете проконтролировать, кто и чем занимался.
Шаг 4. Стандартизация правил
Чтобы сотрудники не забывали вовремя наводить порядок на рабочем месте и в общих шкафах, установите четкие и немногословные правила — внутренние стандарты. Так будет легче поддерживать порядок. Особенно это пригодится новичкам.
И еще о технологии 5S: применять ее можно не только при уборке на рабочих местах, в архивах и компьютерах. Так можно разобраться в своем гардеробе, домашней видеотеке, детских игрушках. И даже установить для себя приемлемую диету, удалив из рациона все лишнее.
Можно, к примеру, создать таблицу, в которой расписать для каждого работника зону в общих шкафах, за которую он отвечает, критерии уборки и сроки контроля. Эту общую таблицу разместите в кабинете таким образом, чтобы ее видели все сотрудники бухгалтерии.
Видео и слайды Запись мастер-класса «День идеального порядка в бухгалтерии» вы можете посмотреть на сайте seminar.1gl.ru.
Шаг 5. Стабильное процветание
Последний шаг цикла — совершенствование технологии 5S в вашей бухгалтерии. Для этого желательно напоминать сотрудникам про внутренние стандарты и проверять, как работники их усвоили. Проводите также свой собственный аудит. Это поможет вам вовремя понять, что еще явно ненужное можно выбросить, а что надо временно убрать или, наоборот, достать для общего удобства.
