Как обойти опасные ловушки в документах при расчетах с предпринимателями

93
Чем поможет эта статья: Вы не пропустите ни одного документа от предпринимателя, в котором скрывается опасная ошибка. И сможете вовремя исправить ее. От чего убережет: От налоговых доначислений и проблем с безналичными платежами.
Осторожно! Недочеты в документах, которые оформляет предприниматель, могут привести к доначислениям по НДФЛ, налогу на прибыль и НДС.

Сделки с индивидуальными предпринимателями отличаются документооборотом от сделок с компаниями. Например, бизнесмены немного иначе оформляют счета-фактуры, а кассовые чеки выдают с особыми реквизитами. Недавно представители Минфина России напомнили, как должны быть оформлены бумаги, чтобы компании не пришлось платить за своего контрагента НДФЛ (письмо от 7 марта 2014 г. № 03-04-06/10185). Расскажем об этом подробнее. А заодно подскажем, какие еще опасные ловушки подстерегают компанию в документах по сделкам с предпринимателями. Причем даже в своих собственных.

В договоре нет ссылки на свидетельство предпринимателя

Ваша компания решила подписать договор с гражданином, который имеет статус предпринимателя. Перед этим мы советуем проверить благонадежность контрагента. Ведь должную осмотрительность надо проявлять не только при работе с организациями, но и с индивидуальными предпринимателями.

Список документов, которые стоит запросить у бизнесмена, мы привели ниже. Далее изучите текст договора.

В чем может быть ловушка. Инспекторы могут усомниться в том, что компания заключила сделку с предпринимателем. Ведь он может выступать и как бизнесмен, и как обычное физлицо. В первом случае НДФЛ с доходов от предпринимательской деятельности человек исчисляет и уплачивает самостоятельно (п. 1 ст. 227 НК РФ). А во втором случае налоговым агентом, как правило, выступает компания. Соответственно, она должна будет удерживать и платить в бюджет НДФЛ с каждой выплаты по договору (п. 1 ст. 226 НК РФ). Исключение — ситуация, когда компания покупает у физлица имущество, принадлежащее ему на праве собственности (подп. 2 ч. 1 ст. 228 НК РФ).

Таким образом, если из договора прямо не следует, что компания заключила его именно с предпринимателем, то за неуплату НДФЛ инспекторы могут оштрафовать организацию на 20 процентов от недоимки (ст. 123 НК РФ). А кроме того, насчитают пени. Причем проверяющие не отменят штраф, даже если в договоре будет прямо указано на то, что контрагент платит НДФЛ самостоятельно (письмо Минфина России от 28 декабря 2012 г. № 03-04-05/10–1452).

Кстати, чиновники планируют ужесточить ответственность за неуплату НДФЛ. А именно удвоить размер штрафа в случае повторного нарушения. Соответствующий законопроект уже опубликован на едином интернет-портале по адресу regulation.gov.ru.

Как избежать проблем. В договоре с контрагентом должно быть четко прописано, что данный документ он заключил именно как предприниматель (1) (см. образец ниже). В подтверждение этого необходимо отразить в контракте номер и дату свидетельства о государственной регистрации предпринимателя (2). А также название инспекции, выдавшей такое свидетельств о (3).  Чиновники рекомендуют указать еще и ИНН предпринимателя (4) ( письмо Минфина России № 03-04-06/10185).

Как обойти опасные ловушки в документах при расчетах с предпринимателями Важная деталь В договоре с контрагентом должно быть четко прописано, что данный документ он заключил именно как предприниматель. Иначе надо удерживать НДФЛ.

Распечатать образец >>

Скачать бланк в формате Word >>

 

Какие документы стоит запросить у предпринимателя перед сделкой

1. Паспорт и свидетельство о госрегистрации предпринимателя (ОГРНИП). Эти документы подтверждают право индивидуального предпринимателя на подписание договора.

2. Выписка из реестра предпринимателей (ЕГРИП).

3. Свидетельство о постановке на учет в налоговой инспекции.

4. Уведомление (заявление) о применении спецрежима или копия патента (если предприниматель применяет спецрежим).

5. Свидетельство о праве собственности на недвижимость, если компания заключает с предпринимателем договор аренды.

6. Лицензия на право ведения определенной деятельности или документы о членстве в СРО.

В платежке компании имя предпринимателя сокращено

В платежном поручении необязательно указывать все те реквизиты, что подтверждают статус предпринимателя. Приводить его адрес тоже не требуется. Данные о местонахождении в своих платежках указывают сами предприниматели, когда перечисляют налоги в бюджет.

Перечисляя средства бизнесмену, в платежном поручении достаточно сделать ссылку на договор в поле 24 «Назначение платежа» (1). Кроме того, обратите внимание на поле 16 «Получатель».

Продлить подписку в мае и зафиксировать цену на год вперед glavbukh.ru/podpiska

В чем может быть ловушка. Банк скорее всего не зачислит деньги на текущий счет предпринимателя, если в поле 16 платежки указать лишь фамилию. Или, к примеру, написать сведения о получателе так: «А. В. Сергеев».

В договоре банковского счета наверняка значится «Индивидуальный предприниматель Сергеев Алексей Викторович». Именно такое наименование получателя и надо обозначить в платежном поручении. Работники банка строго следят за тем, чтобы оно совпадало с данными о владельце счета.

Как избежать проблем. Перед тем как оплачивать счета контрагента, обратите внимание на его банковские реквизиты. У индивидуального предпринимателя он всегда начинается с 40802 (2). А у обычного физического лица — с 40817 (Правила, утвержденные Положением Банка России от 16 июля 2012 г. № 385-П).

Если контрагент просит отправить деньги на личный счет и в платежке не упоминать о том, что он предприниматель, безопаснее отказать. Ведь таким образом у инспекторов появится формальное основание считать, что компания работает с обычным гражданином. А значит, должна удержать НДФЛ с его доходов. Попробуйте в таком случае договориться о расчете наличными (если сумма сделки не превышает 100 000 руб.).

В платежных поручениях советуем всегда указывать в поле 16 «Индивидуальный предприниматель» перед фамилией (3). Тогда, даже если бизнесмен перепутает рабочий счет с личным, банк не проведет операцию. Образец верных формулировок в платежке смотрите ниже.

Как обойти опасные ловушки в документах при расчетах с предпринимателями Осторожно! Безопаснее перечислять предпринимателю деньги на его рабочий, а не личный банковский счет. Иначе надо удерживать НДФЛ.

Распечатать образец >>

Скачать бланк в формате Excel >>

Кассовый чек предпринимателя без обязательных реквизитов

Принимая от компании наличные, предприниматель должен выдать кассовый чек (п. 1 ст. 2 Федерального закона от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ). Правда, из данного правила есть исключения. К примеру, предприниматели вправе работать без ККТ, если они применяют ЕНВД или патентную систему налогообложения. В данном случае вместо кассового чека по требованию компании бизнесмен должен выдать квитанцию, товарный чек или любой другой документ, подтверждающий оплату.

При ведении отдельных видов деятельности предприниматель и вовсе не обязан выдавать покупателю какие-либо платежные документы. Например, при продаже ценных бумаг, проездных билетов на городской общественный транспорт. А также при торговле на выставках и ярмарках. Полный перечень таких видов деятельности приведен в пункте 3 статьи 2 Закона № 54-ФЗ.

В чем может быть ловушка. Инспекторы проверяют, все ли обязательные реквизиты присутствуют в чеке. Перечень необходимых сведений можно найти в пункте 4 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 30 июля 1993 г. № 745, и в части 2 статьи 5 Федерального закона от 3 июня 2009 г. № 103- ФЗ. В чеке предпринимателя должны быть указаны:

— организационно-правовая форма — индивидуальный предприниматель (1);

— фамилия, имя и отчество (2) и ИНН предпринимателя (3);

— заводской номер ККТ (4);

— порядковый номер чека (5);

— дата и время покупки или оказания услуги (6);

— стоимость покупки или услуги (7);

— признак фискального режима (8) (см. образец ниже).

Как обойти опасные ловушки в документах при расчетах с предпринимателями Важная деталь Проверьте, чтобы в чеке было прямо указано, что его выдал индивидуальный предприниматель.

Распечатать образец >>

Если хотя бы одного из обязательных реквизитов не будет, то инспекторы могут признать чек недействительным. Посчитать, что деньги были перечислены не индивидуальному предпринимателю, а обычному гражданину. И начислить штраф в размере 20 процентов от суммы налога (ст. 123 НК РФ). На это обратили внимание в Минфине России (письмо № 03-04-06/10185). Кроме того, у компании могут снять расходы и доначислить налог на прибыль.

Как избежать проблем. Совет простой — всегда проверяйте чеки предпринимателей, чтобы там были все перечисленные выше реквизиты. А убедиться, что кассовый чек не является фальшивкой, можно на сайте kpkcheck.ru.

Для подтверждения расходов в налоговом учете налоговики потребуют еще и точный перечень покупок. Обобщенные формулировки инспекторов не устроят (письмо ФНС России от 25 июня 2013 г. № ЕД-4-3/11515@). Поэтому, чтобы избежать претензий со стороны проверяющих, нужно попросить продавца выписать еще и товарный чек с подробной расшифровкой наименования товаров, работ или услуг.

Если же у вас на руках чек без обязательных реквизитов, то попросите его переделать. Продавец может отказать, так как для него это крайне затруднительно. Ведь надо менять настройки кассы. В таком случае безопаснее оформить возврат налички и рассчитаться по безналу.

Бухгалтер подписал счет-фактуру за предпринимателя

Индивидуальные предприниматели, которые платят НДС, должны выставлять своим контрагентам счета-фактуры (п. 3 ст. 169 НК РФ). При этом в строке 2 «Продавец» предприниматель указывает свои фамилию, имя, отчество.

В строке 2а «Адрес» он отражает адрес места постоянного жительства как в паспорте (подп. «д» п. 2 ст. 5 Федерального закона от 8 августа 2001 г. № 129-ФЗ). В строке 2б должен быть ИНН предпринимателя в соответствии со свидетельством о постановке на налоговый учет. КПП у предпринимателей нет, поэтому его не приводят.

В счете-фактуре предприниматель ставит подпись и указывает дату, серию и номер свидетельства ОГРНИП (п. 6 ст. 169 НК РФ).

В чем может быть ловушка. Проверяющие могут отказать компании в вычете, если счет-фактуру подпишет не предприниматель лично, а его представитель. Например, бухгалтер. Ведь передать право подписи счетов-фактур другим работникам предприниматель не вправе (письмо ФНС России от 9 июля 2009 г. № ШС-22-3/553).

Наделить правом подписи любого работника могут только организации (п. 6 ст. 169 НК РФ). А если продавцом выступает индивидуальный предприниматель, то он должен лично подписать счет-фактуру и указать в нем реквизиты своего свидетельства о регистрации.

Как избежать проблем. Получите от предпринимателя счет-фактуру с его личной подписью. Это самый безопасный вариант. Есть мнение, что за бизнесмена документ может подписать его представитель по доверенности, оформленной у нотариуса. Однако это может вызвать претензии у инспекторов. Вычеты удается отстоять лишь в суде (постановление ФАС Центрального округа от 31 мая 2012 г. по делу № А14-7931/2011).

Важная деталь Проверьте, чтобы в чеке было прямо указано, что его выдал индивидуальный предприниматель.

Кстати, позиция налоговиков по этому вопросу не раз менялась. В некоторых разъяснениях чиновники приводили аргументы в пользу того, что предпринимателю достаточно оформить обычную доверенность (письмо ФНС России от 10 августа 2009 г. № ШС-22-6/627@).

Ведь Гражданский кодекс РФ предпринимателя приравнивает в правах к компании. И правила оформления доверенности для всех одинаковые. Но позже налоговики изменили свое мнение. И даже судьи решили, что предприниматели должны заверять доверенность у нотариуса (п. 4 постановления Пленума ВАС РФ от 30 июля 2013 г. № 57).

Бухгалтер, у которого нет нотариальной доверенности, тоже может поставить свою подпись на документе. Но она не заменяет личный автограф предпринимателя. Это лишь дополнительный реквизит счета-фактуры (cм. образец ниже).

Как обойти опасные ловушки в документах при расчетах с предпринимателями ОшибкаКак обойти опасные ловушки в документах при расчетах с предпринимателями Правильно

Распечатать образец >>

Скачать бланк в формате Excel >>

Главное, о чем важно помнить

1 Из договора должно четко следовать, что компания заключила сделку именно с предпринимателем, а не с обычным гражданином.

2 Счет-фактуру должен подписать лично предприниматель. Опасно считать, что представитель может визировать документ на основании нотариальной доверенности.

Дополнительно про оформление документов

Статьи:«Письмо, которое поможет получить от контрагента документы и проявить „должную осмотрительность“» («Главбух» № 7, 2013); «На что в первую очередь смотрят налоговики, проверяя кассовые чеки» («Главбух» № 21, 2013).

Документ: письмо Минфина России от 7 марта 2014 г. № 03-04-06/10185.

Тест Подотчетник компании приобрел у индивидуального предпринимателя на ЕНВД канцтовары за наличный расчет. Обязан ли предприниматель выдать кассовый чек? Да, обязан. Нет, вместо чека ККТ предприниматель может выдать товарный чек. Вместо кассового чека по требованию компании индивидуальный предприниматель может выдать квитанцию, товарный чек или любой другой документ, подтверждающий оплату наличными.

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Школа финансового руководителя

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Вопрос в редакцию

Ответы на самые интересные вопросы мы публикуем в газете.

Вопрос чиновнику

Горячие линии с чиновниками проходят еженедельно.

Техподдержка

Не работает сайт или сервисы? Не приходит газета? Пишите сюда!


Рассылка




© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

Редакция газеты: info@gazeta-unp.ru | Администрация сайта: online@gazeta-unp.ru Политика конфиденциальности Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43629 от 18.01.2011


Внимание! Вы читаете профессиональную статью для бухгалтера.
Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

Это бесплатно и займет 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль