Какую первичку безопаснее хранить дольше обычного

29
Стандартный срок хранения документов, необходимых для налогового учета, — четыре года. Но как их считать, не всегда ясно. Поэтому на самом деле четыре года могут фактически означать более длительный период. Кроме того, целый ряд бумаг надо хранить дольше четырех лет. В таблице мы привели самые распространенные ситуации, когда компании могут понадобиться документы за пределами их четырехлетнего возраста.

Срок хранения, как правило, надо отсчитывать с момента окончания периода, в котором организация использовала документ для расчета налогов. А не с того дня, когда документ был оформлен. Возьмем, к примеру, акт выполненных работ, датированный январем 2014 года. Если компания в январе учла расходы по этому документу, то его нельзя уничтожать до окончания 2018 года. Ведь только 1 января 2019 года закончится стандартный четырехлетний срок хранения.

Кроме того, есть особое правило на случай выездной проверки. Если на момент, когда налоговики начали такую ревизию, срок хранения документов не истек, компания должна обеспечить их сохранность в течение всей проверки. Такое мнение высказывают судьи (постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 4 июля 2012 г. по делу № А33-5433/2011).

Допустим, срок хранения каких-то бумаг истекает в апреле 2014 года. Но в марте в компании началась выездная ревизия. Значит, пока проверка не кончится, уничтожать эти документы нельзя.

Если компания избавится от бумаг раньше положенного срока, то инспекторы могут снять расходы или вычеты НДС, поскольку они не подтверждены документами. В результате организации будут доначислены налоги, пени и штраф. Либо инспекторы могут определить суммы налогов к уплате расчетным методом (подп. 1 п. 7 ст. 31 НК РФ). А это также может привести к пеням и штрафам.

Докупить электронный «Главбух» за 1780 руб.

8 (800) 555-66-00

Кроме того, за отсутствие первичных документов налоговики могут оштрафовать компанию на сумму 10 000 или 30 000 руб. (ст. 120 НК РФ).

Когда налоговики запрашивают документы за период более четырех лет
ДокументыСрок храненияКомментарий
По основным средствам:
акт приемки-передачи, договор и другие документы, связанные с приобретением и продажей основного средства, а также с его реконструкцией и модернизацией
Четыре года + весь период, в течение которого компания начисляет амортизацию (письмо Минфина России от 26 апреля 2011 г. № 03-03-06/1/270). Если компания реализовала основное средство, то четыре года после продажи (подп. 7 п. 1 ст. 268 НК РФ) либо после учета в расходах убытка от этой сделкиПредположим, что срок полезного использования основного средства, который компания установила в соответствии с классификацией, составляет 10 лет. Тогда документы, которые подтверждают первоначальную стоимость этого имущества, нужно хранить в течение 14 лет. Если компания продаст этот объект с убытком после 8 лет эксплуатации, то убыток от продажи в налоговом учете надо будет равномерно относить на расходы в течение двух лет (п. 3 ст. 268 НК РФ). Но первичные документы по данному основному средству все равно нужно хранить 14 лет с момента приобретения
По дебиторской и кредиторской задолженности:
товарные накладные, акты приемки-сдачи работ или услуг, договоры, платежные поручения, акты сверки, гарантийные письма и другие документы, подтверждающие задолженность
Четыре года после списания просроченной дебиторской задолженности на расходы или учета кредиторки в доходахЗачастую компании оставляют только акты сверки, в которых покупатель подтверждает сумму долга. Однако чтобы списать задолженность, необходимы договоры и первичные документы на отгрузку товаров, реализацию работ или услуг, на основании которых образовался долг. Если компания не представит инспекторам указанные бумаги, учесть задолженность покупателя в расходах при расчете налога на прибыль не удастся. Причем судьи могут поддержать инспекторов (постановление ФАС Волго-Вятского округа от 8 ноября 2012 г. по делу № А11-6321/2011)
По затратам на обучение работников:
договор, приказ руководителя компании о направлении работника на обучение, копия лицензии, учебная программа, акт на оказанные услуги, копия сертификата или другого документа, выданного образовательной организацией
Четыре года после завершения обучения (п. 3 ст. 264 НК РФ)Например, сотрудник учился в 2011–2014 годах. Документы по расходам на обучение нужно хранить до 2018 года включительно
По убыткам:
отчетность, налоговые регистры, а также первичные документы, которые подтверждают отрицательный финансовый результат
Четыре года + весь период, в течение которого компания включает сумму убытка на расходы (максимум — 10 лет) (п. 4 ст. 283 НК РФ)Для подтверждения размера убытка обязательны не только отчетность и регистры, но и первичные документы, на основании которых компания рассчитала финансовый результат за убыточный период (постановление Президиума ВАС РФ от 24 июля 2012 г. № 3546/12). Даже если налоговики уже проверяли расчет убытка в ходе выездной ревизии (письмо Минфина России от 25 мая 2012 г. № 03-03-06/1/278). Аналогичное требование действует для компаний на упрощенке (п. 7 ст. 346.18 НК РФ). На примере. Компания в 2010 году получила убыток и учитывала его в расходах с 2011 по 2013 год. В этой ситуации первичные документы за период 2010 года должны быть в наличии с 2014 по 2017 год включительно
По ошибкам,
найденным в расчете налогов:

документы, которые подтверждают расчет налога за прошлый период, если компания исправляет ошибку этого периода в текущей отчетности
Четыре года после исправления ошибкиЕсли недочет привел к переплате налога, компания может не составлять уточненную декларацию за прошлый период, а скорректировать текущую отчетность (п. 1 ст. 54 НК РФ). При этом в организации должны быть документы, относящиеся к расчету налога за прошлый период. Например, компания завысила выручку от реализации в декларации по налогу на прибыль за 2011 год. Эту ошибку можно исправить в 2014 году. Тогда документы, которые подтверждают размер выручки 2011 года, нужно хранить до 2018 года включительно
По расходам, которые компания списывает в следующем налоговом периоде:
счета-фактуры, товарные накладные, акты приемки-сдачи работ и услуг, если компания заявляет расходы или вычеты не в том периоде, когда эти документы выставлены, а позже
Четыре года после окончания периода, в котором компания использовала документ для расчета налога (письмо Минфина России от 30 марта 2012 г. № 03-11-11/104)Например, компания в 2011 году учла какие-либо расходы, которые подтверждены документами 2010 года. В этом случае бумаги нужно хранить до 2015 года включительно

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Школа финансового руководителя

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Вопрос в редакцию

Ответы на самые интересные вопросы мы публикуем в газете.

Вопрос чиновнику

Горячие линии с чиновниками проходят еженедельно.

Техподдержка

Не работает сайт или сервисы? Не приходит газета? Пишите сюда!


Рассылка




© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

Редакция газеты: info@gazeta-unp.ru | Администрация сайта: online@gazeta-unp.ru Политика конфиденциальности Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43629 от 18.01.2011


Внимание! Вы читаете профессиональную статью для бухгалтера.
Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

Это бесплатно и займет 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль