Как заполнять книгу учета в самых запутанных ситуациях — наглядные образцы

70
От чего убережет: От недоимки и пеней по упрощенному налогу. Чем поможет эта статья: Правильно отражать в книге учета доходы и расходы и не ошибиться при расчете аванса за I квартал.
Важная деталь До 25 апреля включительно все компании на упрощенке должны перечислить аванс по налогу за I квартал 2014 года.

На упрощенке действует кассовый метод учета доходов и расходов. То есть все, что ваша компания получила или потратила, надо сразу отразить в книге учета. Это базовое правило.

Но есть много ситуаций, когда не совсем ясно, как отражать доходы и расходы, которые не вписываются в классический набор. Например, в каком периоде показывать выручку при взаимозачетах, как показывать НДФЛ — с зарплатой или нет, какую сумму отражать при выдаче пособий и перечислении взносов. Ответы на эти и другие вопросы о порядке учета доходов и расходов на упрощенке вы найдете в этой статье.

А наглядные образцы помогут вам разобраться, как в каждой из ситуаций заполнять книгу учета. Ведь если допустить в ней ошибку, то, во-первых, аванс по упрощенке будет рассчитан неверно, во-вторых, возможен штраф от 10 000 руб. и выше (ст. 120 НК РФ).

Напомним, что книгу учета ведут по форме, утвержденной приказом Минфина России от 22 октября 2012 г. № 135н. Ее можно заполнять как на бумаге, так и в электронном виде. Заверять ее в налоговой инспекции не нужно.

Отражайте доходы, когда средства фактически поступают на счет или в кассу

Доходы и расходы на упрощенке учитывают кассовым методом. Значит, отражать выручку или иные поступления в книге учета надо, когда средства фактически поступят на счет или в кассу (п. 1 ст. 346.17 НК РФ).

Чаще всего путаются в ситуации, когда покупатели расплачиваются банковской картой. При таких расчетах доходы надо отражать, только когда средства придут на расчетный счет вашей компании. А не когда деньги списаны с карты клиента (письмо Минфина России от 3 апреля 2009 г. № 03-11-06/2/58).

Это особенно важно на стыке отчетных периодов, поскольку неверное отражение доходов исказит сумму авансового платежа по упрощенному налогу.

Аналогичное правило действует, если компания получает безналичную оплату за товар в рассрочку. В таком случае доходы тоже надо признавать строго по мере поступления средств на расчетный счет упрощенщика.

Пример 1: Бухгалтер отражает оплату, перечисленную по карте

31 марта покупатель ООО «Стиль» расплатился за товар стоимостью 50 000 руб. картой. Но деньги поступили на счет компании только 2 апреля.

Бухгалтер ООО «Стиль» заполнил книгу учета так, как показано в образце ниже. Данный доход не был учтен при расчете аванса за I квартал. Бухгалтер учел его в доходах полугодия.

Как заполнять книгу учета в самых запутанных ситуациях — наглядные образцы Важная деталь Доходы надо отражать, только когда средства придут на расчетный счет компании, а не когда деньги списаны с карты клиента.

Распечатать образец >>

Скачать бланк в формате Excel>>

Учитывайте доходы от бартера и взаимозачетов

Доходы возникают не только при получении живых денег, но и при взаимозачетах (п. 1 ст. 346.17 НК РФ). В такой ситуации выручку надо отразить в книге учета в тот день, когда стороны подписали акт зачета. При частичном взаимозачете доход признают сначала тоже на дату подписания акта (на сумму зачитываемого долга). А потом — на дату, когда контрагент погасит остаток задолженности (например, деньгами).

Пример 2: Бухгалтер отражает в книге учета взаимозачет

ООО «Радуга» 11 марта отгрузило ЗАО «Вега» материалы на сумму 200 000 руб. По условиям договора дата оплаты материалов — 14 марта.

ЗАО «Вега» 17 марта оказало ООО «Радуга» услуги производственного характера стоимостью 120 000 руб. По условиям договора дата оплаты оказанных услуг — 24 марта.

По состоянию на 1 апреля ни одна из организаций не погасила свои обязательства. В этот же день стороны приняли решение о проведении зачета взаимных требований на сумму 120 000 руб.

Остаток задолженности за материалы в сумме 80 000 руб. ЗАО «Вега» перечислило на расчетный счет ООО «Радуга» 30 апреля.

Бухгалтер заполнил книгу учета так, как показано в образце ниже.

Как заполнять книгу учета в самых запутанных ситуациях — наглядные образцы Важная деталь При частичном взаимозачете доход признают сначала на дату подписания акта. А потом — на дату погашения остатка задолженности.

Распечатать образец >>

Скачать бланк в формате Excel>>

Возвращенные авансы показывайте в доходах с минусом

На упрощенке учет ведут кассовым методом, поэтому полученные от покупателей авансы тоже учитывают в доходах. Делать это надо на дату поступления денег на расчетный счет или в кассу (см., например, письмо Минфина России от 6 июля 2012 г. № 03-11-11/204).

Бывает, что полученный аванс требуется вернуть. В такой ситуации на возвращаемую сумму надо уменьшить доход текущего периода (абз. 3 п. 1 ст. 346.17 НК РФ). Для этого сделайте запись со знаком «минус» в графе 4 раздела I. И не важно, с какой базы компания платит упрощенный налог — только с доходов или с доходов за вычетом расходов (письмо Минфина России от 20 января 2014 г. № 03-11-06/2/1478).

Пример 3: Бухгалтер отражает в книге учета возврат аванса

ООО «Вектор» 24 марта 2014 года заключило с покупателем договор на поставку продукции. Сумма предоплаты за товар в размере 336 000 руб. пришла на банковский счет ООО «Вектор» 27 марта. На эту дату бухгалтер ООО «Вектор» отразил доход в графе 4 раздела I книги учета.

Однако уже 7 апреля 2014 года организация расторгла договор с покупателем и в тот же день перечислила ему всю сумму ранее полученного аванса. Возврат предоплаты бухгалтер ООО «Вектор» отразил в разделе I книги учета доходов и расходов во II квартале так, как показано в образце ниже.

Как заполнять книгу учета в самых запутанных ситуациях — наглядные образцы Важная деталь На сумму возвращенного покупателю аванса надо уменьшить доход текущего периода. Для этого сделайте запись со знаком «минус» в графе 4 раздела I.

Распечатать образец >>

Скачать бланк в формате Excel>>

Взносы и больничные учитывайте в зависимости от объекта

Порядок учета страховых взносов и больничных пособий зависит от объекта налогообложения. При объекте «доходы минус расходы» взносы и больничные, выплаченные за счет средств организации, отражают в графе 5 раздела 1 (где показывают все затраты). Если компания платит налог с доходов, то взносы и пособия надо отразить в специальном разделе IV. Порядок учета взносов и пособий в 2014 году мы схематично представили ниже.

Как отражать в книге учета пособия и взносы

Как заполнять книгу учета в самых запутанных ситуациях — наглядные образцы

Пример 4: Бухгалтер отражает в книге учета взносы и пособия по нетрудоспособности

ООО «Вектор» применяет упрощенку с объектом «доходы». 10 февраля 2014 года компания уплатила взносы в ПФР в размере 22 000 руб., в ФФОМС — 5100 руб., в ФСС РФ на случай временной нетрудоспособности — 2900 руб., в ФСС РФ на травматизм — 200 руб.

Кроме того, 5 марта организация выплатила работнику пособие по временной нетрудоспособности в размере 6280 руб., из которых 3768 руб. за счет средств предприятия, а 2512 руб. за счет ФСС РФ. Бухгалтер заполнил раздел IV так, как показано ниже.

Как заполнять книгу учета в самых запутанных ситуациях — наглядные образцы 

Распечатать образец >>

Скачать бланк в формате Excel>>

НДФЛ отражайте отдельно от зарплаты

На упрощенке расходы на оплату труда признают по тем же правилам, что и компании на общем режиме. Но из-за кассового метода в графе 5 раздела I книги надо указывать именно фактически выданные работникам суммы. НДФЛ списывают в расходах на оплату труда в тот день, когда налог фактически перечисляют в бюджет (письмо Минфина России от 25 июня 2009 г. № 03-11-09/225). Авансы по зарплате также нужно показывать в книге учета в том месяце, в котором они выплачены сотрудникам.

Пример 5: Бухгалтер отражает в книге учета зарплату и удержанный НДФЛ

ООО «Стар» начислило зарплату за апрель: 100 000 руб. — аванс перечислен на карточки сотрудникам 15 апреля, 74 000 руб. — зарплату по итогам месяца перевели 30 апреля. В этот же день компания перечислила в бюджет НДФЛ в сумме 26 000 руб. (200 000 руб. × 13%). Таким образом, в разделе I книги учета надо сделать следующие записи:

— на выдачу аванса по зарплате в сумме 100 000 руб.;

— на выдачу зарплаты в сумме 74 000 руб. (100 000 — 26 000);

— на перечисление НДФЛ в сумме 26 000 руб.

Бухгалтер отразил эти суммы в графе 5 раздела I (см. образец ниже).

Как заполнять книгу учета в самых запутанных ситуациях — наглядные образцы Важная деталь Расходы на зарплату надо показывать в книге учета в суммах, фактически выданных сотрудникам. НДФЛ отражают отдельно.

Распечатать образец >>

Скачать бланк в формате Excel>>

Как регистрировать УПД в книге учета

Поставщик вместо накладной и счета-фактуры вправе выставить компании на упрощенке универсальный передаточный документ (УПД). По мнению чиновников, затраты, подтвержденные УПД, можно учесть при формировании налоговой базы (см. письмо ФНС России от 5 марта 2014 г. № ГД-4-3/3987@). Естественно, если компания платит упрощенный налог с разницы между доходами и расходами.

При этом предусмотрен отдельный учет материальных затрат (подп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ), стоимости покупных товаров, предназначенных для реализации (подп. 23 п. 1 ст. 346.16 НК РФ) и сумм НДС (подп. 8 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). В связи с этим в графе 5 раздела I книги учета доходов и расходов компании на упрощенке отражают отдельно суммы расходов на приобретение товаров, материалов (работ, услуг) и сумму НДС по этим расходам. В том числе и на основе УПД.

Обновленный обучающий курс по упрощенке
school.glavbukh.ru

Например, компания на упрощенке купила партию материалов за 59 000 руб. (в том числе НДС — 9000 руб.). Тогда в одной строке книги надо записать 50 000 руб. как материальные расходы, а в другой — 9000 руб. как расходы в виде предъявленного НДС. При этом в каждой строке в графе 2 бухгалтер отразит реквизиты УПД поставщика.

Правильность такого порядка нам подтвердили и в отделе спецрежимов Минфина России.

Главное, о чем важно помнить

1 В книге учета нужно отражать не только денежные доходы, но и доходы, полученные при бартере и взаимозачете.

2 Страховые взносы и больничные отражают в книге учета в периоде их фактической уплаты.

3 Расходы на упрощенке можно подтвердить УПД. При этом надо заполнить две строки в книге учета — в одной строке показать затраты, а в другой входной НДС.

Дополнительно про книгу учета на упрощенке

Статьи: «Изменения в книге учета доходов и расходов, а также инструкция по заполнению» («Главбух» № 1, 2013); «Как правильно отразить основные средства вашей компании в новой книге учета доходов и расходов» («Главбух» № 4, 2013).

Документ: приказ Минфина России от 22 октября 2012 г. № 135н.

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Рекомендации по теме

    Школа финансового руководителя

    Самое выгодное предложение

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией

    А еще...

    Вопрос в редакцию

    Ответы на самые интересные вопросы мы публикуем в газете.

    Вопрос чиновнику

    Горячие линии с чиновниками проходят еженедельно.

    Техподдержка

    Не работает сайт или сервисы? Не приходит газета? Пишите сюда!





    Топ-10 главных тем номера

    Как с 1 октября 2017 года оформлять счета-фактуры и вести книги по НДС

    Бухгалтерский справочник по исправлению ошибок в документах

    Как работать с онлайн-кассой после 1 июля 2017 года

    Как избежать случайных ошибок в расчете отпускных

    Как сверить налоговую нагрузку компании с безопасными показателями

    Готовые ответы на требования инспекторов по новой отчетности

    Почему блокируют клиент-банк. Реальные основания и мифы

    Как заполнять платежные поручения по взносам: новые правила

    Как компаниям платить налоги друг за друга, чтобы деньги попали в бюджет

    Бухгалтерские секреты, которые каждый день упрощают работу коллег

    © 2007–2017 ООО «Актион управление и финансы»

    Редакция газеты: info@gazeta-unp.ru | Администрация сайта: online@gazeta-unp.ru
    Политика конфиденциальности
    Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62334 от 03.07.2015;
    Политика обработки персональных данных

    
    • Мы в соцсетях
    Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.

    Внимание!
    Вы читаете профессиональную статью для бухгалтера.
    Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

    Это бесплатно и займет 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль
    ×
    Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

    Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль