Как заполнять книгу учета в самых запутанных ситуациях — наглядные образцы

54
От чего убережет: От недоимки и пеней по упрощенному налогу. Чем поможет эта статья: Правильно отражать в книге учета доходы и расходы и не ошибиться при расчете аванса за I квартал.
Важная деталь До 25 апреля включительно все компании на упрощенке должны перечислить аванс по налогу за I квартал 2014 года.

На упрощенке действует кассовый метод учета доходов и расходов. То есть все, что ваша компания получила или потратила, надо сразу отразить в книге учета. Это базовое правило.

Но есть много ситуаций, когда не совсем ясно, как отражать доходы и расходы, которые не вписываются в классический набор. Например, в каком периоде показывать выручку при взаимозачетах, как показывать НДФЛ — с зарплатой или нет, какую сумму отражать при выдаче пособий и перечислении взносов. Ответы на эти и другие вопросы о порядке учета доходов и расходов на упрощенке вы найдете в этой статье.

А наглядные образцы помогут вам разобраться, как в каждой из ситуаций заполнять книгу учета. Ведь если допустить в ней ошибку, то, во-первых, аванс по упрощенке будет рассчитан неверно, во-вторых, возможен штраф от 10 000 руб. и выше (ст. 120 НК РФ).

Напомним, что книгу учета ведут по форме, утвержденной приказом Минфина России от 22 октября 2012 г. № 135н. Ее можно заполнять как на бумаге, так и в электронном виде. Заверять ее в налоговой инспекции не нужно.

Отражайте доходы, когда средства фактически поступают на счет или в кассу

Доходы и расходы на упрощенке учитывают кассовым методом. Значит, отражать выручку или иные поступления в книге учета надо, когда средства фактически поступят на счет или в кассу (п. 1 ст. 346.17 НК РФ).

Чаще всего путаются в ситуации, когда покупатели расплачиваются банковской картой. При таких расчетах доходы надо отражать, только когда средства придут на расчетный счет вашей компании. А не когда деньги списаны с карты клиента (письмо Минфина России от 3 апреля 2009 г. № 03-11-06/2/58).

Это особенно важно на стыке отчетных периодов, поскольку неверное отражение доходов исказит сумму авансового платежа по упрощенному налогу.

Аналогичное правило действует, если компания получает безналичную оплату за товар в рассрочку. В таком случае доходы тоже надо признавать строго по мере поступления средств на расчетный счет упрощенщика.

Пример 1: Бухгалтер отражает оплату, перечисленную по карте

31 марта покупатель ООО «Стиль» расплатился за товар стоимостью 50 000 руб. картой. Но деньги поступили на счет компании только 2 апреля.

Бухгалтер ООО «Стиль» заполнил книгу учета так, как показано в образце ниже. Данный доход не был учтен при расчете аванса за I квартал. Бухгалтер учел его в доходах полугодия.

Как заполнять книгу учета в самых запутанных ситуациях — наглядные образцы Важная деталь Доходы надо отражать, только когда средства придут на расчетный счет компании, а не когда деньги списаны с карты клиента.

Распечатать образец >>

Скачать бланк в формате Excel>>

Учитывайте доходы от бартера и взаимозачетов

Доходы возникают не только при получении живых денег, но и при взаимозачетах (п. 1 ст. 346.17 НК РФ). В такой ситуации выручку надо отразить в книге учета в тот день, когда стороны подписали акт зачета. При частичном взаимозачете доход признают сначала тоже на дату подписания акта (на сумму зачитываемого долга). А потом — на дату, когда контрагент погасит остаток задолженности (например, деньгами).

Пример 2: Бухгалтер отражает в книге учета взаимозачет

ООО «Радуга» 11 марта отгрузило ЗАО «Вега» материалы на сумму 200 000 руб. По условиям договора дата оплаты материалов — 14 марта.

ЗАО «Вега» 17 марта оказало ООО «Радуга» услуги производственного характера стоимостью 120 000 руб. По условиям договора дата оплаты оказанных услуг — 24 марта.

По состоянию на 1 апреля ни одна из организаций не погасила свои обязательства. В этот же день стороны приняли решение о проведении зачета взаимных требований на сумму 120 000 руб.

Остаток задолженности за материалы в сумме 80 000 руб. ЗАО «Вега» перечислило на расчетный счет ООО «Радуга» 30 апреля.

Бухгалтер заполнил книгу учета так, как показано в образце ниже.

Как заполнять книгу учета в самых запутанных ситуациях — наглядные образцы Важная деталь При частичном взаимозачете доход признают сначала на дату подписания акта. А потом — на дату погашения остатка задолженности.

Распечатать образец >>

Скачать бланк в формате Excel>>

Возвращенные авансы показывайте в доходах с минусом

На упрощенке учет ведут кассовым методом, поэтому полученные от покупателей авансы тоже учитывают в доходах. Делать это надо на дату поступления денег на расчетный счет или в кассу (см., например, письмо Минфина России от 6 июля 2012 г. № 03-11-11/204).

Бывает, что полученный аванс требуется вернуть. В такой ситуации на возвращаемую сумму надо уменьшить доход текущего периода (абз. 3 п. 1 ст. 346.17 НК РФ). Для этого сделайте запись со знаком «минус» в графе 4 раздела I. И не важно, с какой базы компания платит упрощенный налог — только с доходов или с доходов за вычетом расходов (письмо Минфина России от 20 января 2014 г. № 03-11-06/2/1478).

Пример 3: Бухгалтер отражает в книге учета возврат аванса

ООО «Вектор» 24 марта 2014 года заключило с покупателем договор на поставку продукции. Сумма предоплаты за товар в размере 336 000 руб. пришла на банковский счет ООО «Вектор» 27 марта. На эту дату бухгалтер ООО «Вектор» отразил доход в графе 4 раздела I книги учета.

Однако уже 7 апреля 2014 года организация расторгла договор с покупателем и в тот же день перечислила ему всю сумму ранее полученного аванса. Возврат предоплаты бухгалтер ООО «Вектор» отразил в разделе I книги учета доходов и расходов во II квартале так, как показано в образце ниже.

Как заполнять книгу учета в самых запутанных ситуациях — наглядные образцы Важная деталь На сумму возвращенного покупателю аванса надо уменьшить доход текущего периода. Для этого сделайте запись со знаком «минус» в графе 4 раздела I.

Распечатать образец >>

Скачать бланк в формате Excel>>

Взносы и больничные учитывайте в зависимости от объекта

Порядок учета страховых взносов и больничных пособий зависит от объекта налогообложения. При объекте «доходы минус расходы» взносы и больничные, выплаченные за счет средств организации, отражают в графе 5 раздела 1 (где показывают все затраты). Если компания платит налог с доходов, то взносы и пособия надо отразить в специальном разделе IV. Порядок учета взносов и пособий в 2014 году мы схематично представили ниже.

Как отражать в книге учета пособия и взносы

Как заполнять книгу учета в самых запутанных ситуациях — наглядные образцы

Пример 4: Бухгалтер отражает в книге учета взносы и пособия по нетрудоспособности

ООО «Вектор» применяет упрощенку с объектом «доходы». 10 февраля 2014 года компания уплатила взносы в ПФР в размере 22 000 руб., в ФФОМС — 5100 руб., в ФСС РФ на случай временной нетрудоспособности — 2900 руб., в ФСС РФ на травматизм — 200 руб.

Кроме того, 5 марта организация выплатила работнику пособие по временной нетрудоспособности в размере 6280 руб., из которых 3768 руб. за счет средств предприятия, а 2512 руб. за счет ФСС РФ. Бухгалтер заполнил раздел IV так, как показано ниже.

Как заполнять книгу учета в самых запутанных ситуациях — наглядные образцы 

Распечатать образец >>

Скачать бланк в формате Excel>>

НДФЛ отражайте отдельно от зарплаты

На упрощенке расходы на оплату труда признают по тем же правилам, что и компании на общем режиме. Но из-за кассового метода в графе 5 раздела I книги надо указывать именно фактически выданные работникам суммы. НДФЛ списывают в расходах на оплату труда в тот день, когда налог фактически перечисляют в бюджет (письмо Минфина России от 25 июня 2009 г. № 03-11-09/225). Авансы по зарплате также нужно показывать в книге учета в том месяце, в котором они выплачены сотрудникам.

Пример 5: Бухгалтер отражает в книге учета зарплату и удержанный НДФЛ

ООО «Стар» начислило зарплату за апрель: 100 000 руб. — аванс перечислен на карточки сотрудникам 15 апреля, 74 000 руб. — зарплату по итогам месяца перевели 30 апреля. В этот же день компания перечислила в бюджет НДФЛ в сумме 26 000 руб. (200 000 руб. × 13%). Таким образом, в разделе I книги учета надо сделать следующие записи:

— на выдачу аванса по зарплате в сумме 100 000 руб.;

— на выдачу зарплаты в сумме 74 000 руб. (100 000 — 26 000);

— на перечисление НДФЛ в сумме 26 000 руб.

Бухгалтер отразил эти суммы в графе 5 раздела I (см. образец ниже).

Как заполнять книгу учета в самых запутанных ситуациях — наглядные образцы Важная деталь Расходы на зарплату надо показывать в книге учета в суммах, фактически выданных сотрудникам. НДФЛ отражают отдельно.

Распечатать образец >>

Скачать бланк в формате Excel>>

Как регистрировать УПД в книге учета

Поставщик вместо накладной и счета-фактуры вправе выставить компании на упрощенке универсальный передаточный документ (УПД). По мнению чиновников, затраты, подтвержденные УПД, можно учесть при формировании налоговой базы (см. письмо ФНС России от 5 марта 2014 г. № ГД-4-3/3987@). Естественно, если компания платит упрощенный налог с разницы между доходами и расходами.

При этом предусмотрен отдельный учет материальных затрат (подп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ), стоимости покупных товаров, предназначенных для реализации (подп. 23 п. 1 ст. 346.16 НК РФ) и сумм НДС (подп. 8 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). В связи с этим в графе 5 раздела I книги учета доходов и расходов компании на упрощенке отражают отдельно суммы расходов на приобретение товаров, материалов (работ, услуг) и сумму НДС по этим расходам. В том числе и на основе УПД.

Обновленный обучающий курс по упрощенке
school.glavbukh.ru

Например, компания на упрощенке купила партию материалов за 59 000 руб. (в том числе НДС — 9000 руб.). Тогда в одной строке книги надо записать 50 000 руб. как материальные расходы, а в другой — 9000 руб. как расходы в виде предъявленного НДС. При этом в каждой строке в графе 2 бухгалтер отразит реквизиты УПД поставщика.

Правильность такого порядка нам подтвердили и в отделе спецрежимов Минфина России.

Главное, о чем важно помнить

1 В книге учета нужно отражать не только денежные доходы, но и доходы, полученные при бартере и взаимозачете.

2 Страховые взносы и больничные отражают в книге учета в периоде их фактической уплаты.

3 Расходы на упрощенке можно подтвердить УПД. При этом надо заполнить две строки в книге учета — в одной строке показать затраты, а в другой входной НДС.

Дополнительно про книгу учета на упрощенке

Статьи: «Изменения в книге учета доходов и расходов, а также инструкция по заполнению» («Главбух» № 1, 2013); «Как правильно отразить основные средства вашей компании в новой книге учета доходов и расходов» («Главбух» № 4, 2013).

Документ: приказ Минфина России от 22 октября 2012 г. № 135н.

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Школа финансового руководителя

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Вопрос в редакцию

Ответы на самые интересные вопросы мы публикуем в газете.

Вопрос чиновнику

Горячие линии с чиновниками проходят еженедельно.

Техподдержка

Не работает сайт или сервисы? Не приходит газета? Пишите сюда!


Рассылка




© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

Редакция газеты: info@gazeta-unp.ru | Администрация сайта: online@gazeta-unp.ru Политика конфиденциальности Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43629 от 18.01.2011


Внимание! Вы читаете профессиональную статью для бухгалтера.
Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

Это бесплатно и займет 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль