Как оформлять однодневные командировки, чтобы исключить все претензии

Утром сотрудник уезжает по делам в другой город, а вечером возвращается домой. Можно ли считать такую поездку командировкой? Безусловно, да. Но тогда возможна масса претензий к выплаченным разовым суточным. Налоговики не разрешают их списывать, а фонды доначисляют взносы.

Самый простой вариант исключить все претензии — оформить поездку на два дня. Например, вечером сотрудник уедет, а завтра вернется. Тогда это будет обычной командировкой, и вопрос с суточными у проверяющих даже не встанет. Правда, в таком случае возникнут дополнительные расходы на проживание. Если же компания все же решит оформлять однодневные командировки, то наша статья поможет сделать это проще и безопаснее.

Безопаснее оформлять командировочное удостоверение даже на один день

Командировочное удостоверение подтверждает срок пребывания в командировке. Удостоверение можно не выписывать только при зарубежных командировках. А для однодневных поездок по России исключений не предусмотрено. Именно такой позиции придерживаются сейчас чиновники (письмо Минтруда России от 28 ноября 2013 г. № 14-2-242, письмо Роструда от 4 марта 2013 г. № 164-6-1). Хотя раньше они считали, что для однодневных поездок командировочное удостоверение необязательно (письмо Минтруда России от 14 февраля 2013 г. № 14-2-291). Если компания не оформит командировочное удостоверение по однодневной командировке, налоговики могут отказать в учете расходов на нее (письмо ФНС России от 25 ноября 2009 г. № МН-22-3/890). Добавим, что в апреле чиновники планируют отменить командировочные удостоверения.

Некоторые компании предпочитают вообще не оформлять однодневные командировки — это показал наш опрос, проведенный на сайте на странице журнала в соцсети (см. ниже). То есть не составляют приказ о направлении в командировку, служебное задание, командировочное удостоверение. Но без таких документов инспекторы могут снять все расходы на поездку, например на билет и т. п.

Также не исключены споры с трудовыми инспекторами. Поездку в другой регион, которая по сути является командировкой, оплачивать нужно исходя из среднего заработка. Выплата зарплаты за дни, в которые работник находится в командировке, противоречит законодательству (письмо Роструда от 5 февраля 2007 г. № 275-6-0). Если при этом средний заработок у сотрудника больше текущей зарплаты, например за счет премий, то тогда получится, что компания нарушила его права. А за это возможен штраф от 30 000 до 50 000 руб. (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).

Выгоднее платить компенсацию, а не суточные

При однодневных командировках в РФ суточные сотрудникам не положены (п. 11 Положения, утв. постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Чиновники считают, что компания не вправе и в своих внутренних документах предусмотреть выплату суточных по однодневным служебным поездкам (письмо Минтруда России от 28 ноября 2013 г. № 14-2-242). Но вместо суточных можно выплачивать компенсацию расходов. Это гораздо выгоднее, так как ее можно будет списать в налоговом учете и не облагать НДФЛ и взносами.

Расходы. Инспекторы на местах запрещают списывать такие суточные в налоговом учете. Тем не менее компенсировать сотрудникам оплату питания и других личных расходов можно. Но чтобы у проверяющих не было претензий, в документах эти выплаты безопаснее назвать компенсациями других расходов, связанных с командировкой (п. 24 Положения № 749).

Чиновники разрешают относить компенсации по однодневным командировкам на затраты. Но поскольку эти выплаты суточными не являются, учитывать их нужно как прочие, а не как командировочные расходы (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ). Это означает, что в отличие от суточных данные расходы нужно подтвердить чеками, счетами и другими документами (письмо Минфина России от 21 мая 2013 г. № 03-03-06/1/18005).

НДФЛ. Компания вместо суточных может компенсировать затраты работника на основании статьи 168 Трудового кодекса РФ. Это расходы на питание, а также любые другие затраты, произведенные сотрудником с разрешения или ведома работодателя. Компенсация этих сумм не облагается НДФЛ полностью при условии, что есть подтверждающие документы. Такую позицию занимают и в Минфине России (письмо от 1 марта 2013 г. № 03-04-07/6189), и в ФНС России (письмо от 26 марта 2013 г. № ЕД-4-3/5200@).

Без подтверждающих первичных документов компенсация указанных расходов на командировку также не является доходом сотрудника, но эти суммы освобождены от НДФЛ только в пределах лимита в 700 руб. ( постановление Президиума ВАС РФ от 11 сентября 2012 г. № 4357/12).

Взносы, в том числе на травматизм. С суточных по однодневным командировкам фонды требуют платить взносы (письмо ФСС России от 2 июля 2013 г. № 15-03-14/05–6357). Но есть аргументы в пользу другой позиции. Судьи признают, что разовые суточные являются возмещением расходов, а не доходом сотрудника, поэтому не облагаются взносами (постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 8 ноября 2013 г. по делу № А67-362/2013, ФАС Волго-Вятского округа от 19 апреля 2013 г. по делу № А11-13077/2011).

Но чтобы свести к минимуму претензии проверяющих, безопаснее во всех локальных актах предусматривать по однодневным командировкам не суточные, а компенсацию расходов. При их документальном подтверждении чиновники разрешают не платить взносы с возмещаемой суммы (письмо Минтруда России от 6 ноября 2013 г. № 17–4/10/2–6751).

Можно заменить постоянные однодневные командировки разъездной работой

Чтобы каждый раз не оформлять документы по однодневным командировкам, проще установить сотрудникам разъездной характер работы и выплачивать им за это компенсации. Но проблема в том, что в законодательстве не прописаны четкие критерии разъездного характера.

Мы рекомендуем вводить разъездной характер, только если работа сотрудника связана с постоянными выездами за пределы офиса (письмо Роструда от 12 декабря 2013 г. № 4209-тз). Вряд ли у проверяющих будут какие-либо претензии, если компания отнесет к должностям с разъездным характером работы, например, торговых представителей.

Если же ваши сотрудники большей частью трудятся в офисе и лишь изредка выезжают в другой город, например в филиалы компании или для переговоров с клиентами, безопаснее все же оформлять командировки. Иначе не исключены претензии налоговиков.

Приведем пример из практики. Компания оплатила расходы на поездки директора и его зама. Налоговики отказали в учете этих затрат. Один из доводов — расходы на ГСМ не обоснованы, так как компания не составляла командировочные документы. Компания же ссылалась на то, что в соглашениях с руководителями прописан разъездной характер работы. Значит, документы на командировки необязательны.

Судьи признали, что к разъездной работе относятся только постоянные поездки. Кроме того, если и считать данные расходы на поездки компенсациями при разъездном характере работы, нужны подтверждающие первичные документы, например путевые листы, которые компания не представила (постановление ФАС Московского округа от 3 декабря 2012 г. по делу № А41-20691/11).

Чтобы подтвердить разъездной характер работы, нужно:

— утвердить в приказе руководителя или другом документе перечень должностей, относящихся к разъездному характеру работы;

— установить в трудовых договорах, что работа сотрудника носит разъездной характер;

— определить правила, по которым компания будет возмещать расходы на служебные поездки в коллективном, трудовом договоре или внутреннем документе (например, в положении о служебных поездках работников).

Такие требования установлены в трудовом законодательстве (ст. 168.1 ТК РФ). Также потребуются чеки и другие документы, подтверждающие расходы.

Если оформить все указанные документы, тогда затраты, которые компания оплачивает работникам, можно учитывать при расчете налога на прибыль (письмо Минфина России от 25 октября 2013 г. № 03-04-06/45182). А НДФЛ и взносы на компенсацию расходов начислять не нужно.