Как оформлять однодневные командировки, чтобы исключить все претензии

73
Чем поможет эта статья: Выбрать более простой, безопасный и выгодный вариант учета однодневных командировок. От чего убережет: От недоимки по налогу на прибыль, НДФЛ и взносам, а также от претензий трудовых инспекторов.
Как упростить работу Все документы, которые нужны для оформления командировки, вы можете скачать как на нашем сайте, так и на сайте glavbukh.ru в разделе «Формы».

Утром сотрудник уезжает по делам в другой город, а вечером возвращается домой. Можно ли считать такую поездку командировкой? Безусловно, да. Но тогда возможна масса претензий к выплаченным разовым суточным. Налоговики не разрешают их списывать, а фонды доначисляют взносы.

Самый простой вариант исключить все претензии — оформить поездку на два дня. Например, вечером сотрудник уедет, а завтра вернется. Тогда это будет обычной командировкой, и вопрос с суточными у проверяющих даже не встанет. Правда, в таком случае возникнут дополнительные расходы на проживание. Если же компания все же решит оформлять однодневные командировки, то наша статья поможет сделать это проще и безопаснее.

Безопаснее оформлять командировочное удостоверение даже на один день

Командировочное удостоверение подтверждает срок пребывания в командировке. Удостоверение можно не выписывать только при зарубежных командировках. А для однодневных поездок по России исключений не предусмотрено. Именно такой позиции придерживаются сейчас чиновники (письмо Минтруда России от 28 ноября 2013 г. № 14-2-242, письмо Роструда от 4 марта 2013 г. № 164-6-1). Хотя раньше они считали, что для однодневных поездок командировочное удостоверение необязательно (письмо Минтруда России от 14 февраля 2013 г. № 14-2-291). Если компания не оформит командировочное удостоверение по однодневной командировке, налоговики могут отказать в учете расходов на нее (письмо ФНС России от 25 ноября 2009 г. № МН-22-3/890). Добавим, что в апреле чиновники планируют отменить командировочные удостоверения.

Некоторые компании предпочитают вообще не оформлять однодневные командировки — это показал наш опрос, проведенный на сайте на странице журнала в соцсети (см. ниже). То есть не составляют приказ о направлении в командировку, служебное задание, командировочное удостоверение. Но без таких документов инспекторы могут снять все расходы на поездку, например на билет и т. п.

Осторожно! Командировку нужно оплачивать исходя из среднего заработка. Если компания выплатит меньшую сумму, возможен штраф в размере 50 000 руб.

Также не исключены споры с трудовыми инспекторами. Поездку в другой регион, которая по сути является командировкой, оплачивать нужно исходя из среднего заработка. Выплата зарплаты за дни, в которые работник находится в командировке, противоречит законодательству (письмо Роструда от 5 февраля 2007 г. № 275-6-0). Если при этом средний заработок у сотрудника больше текущей зарплаты, например за счет премий, то тогда получится, что компания нарушила его права. А за это возможен штраф от 30 000 до 50 000 руб. (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).

 

У вас в компании отправляют сотрудников в командировку на один день?

Как оформлять однодневные командировки, чтобы исключить все претензии

Источник: опрос на странице журнала в соцсети

Выгоднее платить компенсацию, а не суточные

При однодневных командировках в РФ суточные сотрудникам не положены (п. 11 Положения, утв. постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Чиновники считают, что компания не вправе и в своих внутренних документах предусмотреть выплату суточных по однодневным служебным поездкам (письмо Минтруда России от 28 ноября 2013 г. № 14-2-242). Но вместо суточных можно выплачивать компенсацию расходов. Это гораздо выгоднее, так как ее можно будет списать в налоговом учете и не облагать НДФЛ и взносами.

Расходы. Инспекторы на местах запрещают списывать такие суточные в налоговом учете. Тем не менее компенсировать сотрудникам оплату питания и других личных расходов можно. Но чтобы у проверяющих не было претензий, в документах эти выплаты безопаснее назвать компенсациями других расходов, связанных с командировкой (п. 24 Положения № 749).

Чиновники разрешают относить компенсации по однодневным командировкам на затраты. Но поскольку эти выплаты суточными не являются, учитывать их нужно как прочие, а не как командировочные расходы (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ). Это означает, что в отличие от суточных данные расходы нужно подтвердить чеками, счетами и другими документами (письмо Минфина России от 21 мая 2013 г. № 03-03-06/1/18005).

НДФЛ. Компания вместо суточных может компенсировать затраты работника на основании статьи 168 Трудового кодекса РФ. Это расходы на питание, а также любые другие затраты, произведенные сотрудником с разрешения или ведома работодателя. Компенсация этих сумм не облагается НДФЛ полностью при условии, что есть подтверждающие документы. Такую позицию занимают и в Минфине России (письмо от 1 марта 2013 г. № 03-04-07/6189), и в ФНС России (письмо от 26 марта 2013 г. № ЕД-4-3/5200@).

Без подтверждающих первичных документов компенсация указанных расходов на командировку также не является доходом сотрудника, но эти суммы освобождены от НДФЛ только в пределах лимита в 700 руб. ( постановление Президиума ВАС РФ от 11 сентября 2012 г. № 4357/12).

Взносы, в том числе на травматизм. С суточных по однодневным командировкам фонды требуют платить взносы (письмо ФСС России от 2 июля 2013 г. № 15-03-14/05–6357). Но есть аргументы в пользу другой позиции. Судьи признают, что разовые суточные являются возмещением расходов, а не доходом сотрудника, поэтому не облагаются взносами (постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 8 ноября 2013 г. по делу № А67-362/2013, ФАС Волго-Вятского округа от 19 апреля 2013 г. по делу № А11-13077/2011).

Но чтобы свести к минимуму претензии проверяющих, безопаснее во всех локальных актах предусматривать по однодневным командировкам не суточные, а компенсацию расходов. При их документальном подтверждении чиновники разрешают не платить взносы с возмещаемой суммы (письмо Минтруда России от 6 ноября 2013 г. № 17–4/10/2–6751).

Можно заменить постоянные однодневные командировки разъездной работой

Быстро определить средний заработок для командировки

rz.glavbukh.ru

Чтобы каждый раз не оформлять документы по однодневным командировкам, проще установить сотрудникам разъездной характер работы и выплачивать им за это компенсации. Но проблема в том, что в законодательстве не прописаны четкие критерии разъездного характера.

Мы рекомендуем вводить разъездной характер, только если работа сотрудника связана с постоянными выездами за пределы офиса (письмо Роструда от 12 декабря 2013 г. № 4209-тз). Вряд ли у проверяющих будут какие-либо претензии, если компания отнесет к должностям с разъездным характером работы, например, торговых представителей.

Если же ваши сотрудники большей частью трудятся в офисе и лишь изредка выезжают в другой город, например в филиалы компании или для переговоров с клиентами, безопаснее все же оформлять командировки. Иначе не исключены претензии налоговиков.

Приведем пример из практики. Компания оплатила расходы на поездки директора и его зама. Налоговики отказали в учете этих затрат. Один из доводов — расходы на ГСМ не обоснованы, так как компания не составляла командировочные документы. Компания же ссылалась на то, что в соглашениях с руководителями прописан разъездной характер работы. Значит, документы на командировки необязательны.

Судьи признали, что к разъездной работе относятся только постоянные поездки. Кроме того, если и считать данные расходы на поездки компенсациями при разъездном характере работы, нужны подтверждающие первичные документы, например путевые листы, которые компания не представила (постановление ФАС Московского округа от 3 декабря 2012 г. по делу № А41-20691/11).

Чтобы подтвердить разъездной характер работы, нужно:

— утвердить в приказе руководителя или другом документе перечень должностей, относящихся к разъездному характеру работы;

— установить в трудовых договорах, что работа сотрудника носит разъездной характер;

— определить правила, по которым компания будет возмещать расходы на служебные поездки в коллективном, трудовом договоре или внутреннем документе (например, в положении о служебных поездках работников).

Такие требования установлены в трудовом законодательстве (ст. 168.1 ТК РФ). Также потребуются чеки и другие документы, подтверждающие расходы.

Если оформить все указанные документы, тогда затраты, которые компания оплачивает работникам, можно учитывать при расчете налога на прибыль (письмо Минфина России от 25 октября 2013 г. № 03-04-06/45182). А НДФЛ и взносы на компенсацию расходов начислять не нужно.

Главное, о чем важно помнить

1 Командировочное удостоверение нужно оформлять даже на однодневные поездки.

2 Расходы на однодневные командировки можно учесть при расчете налога на прибыль, если они подтверждены документами.

Дополнительно про однодневные командировки

Статья: «Сотруднику продлили однодневную командировку» («Главбух» № 9, 2013).

Документы: пункт 7 Положения, утв. постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749; письмо ФНС России от 26 марта 2013 г. № ЕД-4-3/5200@; постановление ФАС Московского округа от 3 декабря 2012 г. по делу № А41-20691/11.

Тест Компания при однодневной командировке выплатила директору суточные. Можно ли учесть эти расходы при расчете налога на прибыль? Да, можно. Расходы можно списать при наличии первичных документов Суммы, которые компания выплачивает своим сотрудникам в качестве суточных при однодневных командировках, можно списать при расчете налога на прибыль. Но такие затраты обязательно должны быть подтверждены документами (письмо Минфина России от 27 мая 2013 г. № 03-03-06/1/18953).

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Школа финансового руководителя

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Вопрос в редакцию

Ответы на самые интересные вопросы мы публикуем в газете.

Вопрос чиновнику

Горячие линии с чиновниками проходят еженедельно.

Техподдержка

Не работает сайт или сервисы? Не приходит газета? Пишите сюда!


Рассылка




© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

Редакция газеты: info@gazeta-unp.ru | Администрация сайта: online@gazeta-unp.ru Политика конфиденциальности Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43629 от 18.01.2011


Внимание! Вы читаете профессиональную статью для бухгалтера.
Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

Это бесплатно и займет 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль