Как заполнять и сдавать справки 2-НДФЛ за 2013 год

106
Чем поможет эта статья: Заполнить справки 2-НДФЛ за 2013 год без ошибок и не запутаться в самых неясных пунктах. Также вы разберетесь, когда справку можно вообще не сдавать. От чего убережет: От лишней работы, если окажется, что справку можно не сдавать. От ошибок, из-за которых инспекторы могут запросить пояснения.
Осторожно! За каждую несданную справку 2-НДФЛ инспекторы вправе выписать штраф по 200 руб. (ст. 126 НК РФ). Выяснить, что компания не отчиталась, налоговики могут по среднесписочной численности и сумме уплаченного за год НДФЛ.

До 1 апреля 2014 года включительно все налоговые агенты должны сдать справки по форме 2-НДФЛ за 2013 год. Форма осталась прежняя — она утверждена приказом ФНС России от 17 ноября 2010 г. № ММВ-7-3/611@.

Однако в справке есть небольшие, но важные изменения. Более того, в течение всего прошлого года чиновники выпустили несколько разъяснений, касающихся заполнения и сдачи справок 2-НДФЛ.

Наглядный образец справки поможет вам сориентироваться при заполнении, не упустить ничего важного (см. ниже). А из таблицы (см. далее) вы узнаете, когда справки 2-НДФЛ подавать вообще не нужно.

Как заполнять и сдавать  справки 2-НДФЛ за 2013 год

Как заполнять и сдавать  справки 2-НДФЛ за 2013 год — этим знаком отмечены самые опасные реквизиты.

Распечатать образец >>

Скачать бланк в формате Excel >>

Ответственности за то, что компания заполнила справку с ошибками, нет. Налоговики могут оштрафовать организацию, только если справки не сданы — по 200 руб. за каждый отсутствующий документ (п. 1 ст. 126 НК РФ). В то же время инспекторы вправе запросить пояснения, если увидят нестыковки и противоречия.

Когда не нужно сдавать справки 2-НДФЛ
Ситуация Почему не надо составлять справку 2-НДФЛ
Компания выплатила доходы, освобожденные от НДФЛ Освобожденные от НДФЛ доходы в справку не включайте. К таким доходам, в частности, относятся пособия по беременности и родам. А также другие выплаты, которые не облагаются НДФЛ в полной сумме (ст. 217 НК РФ). Например, алименты, материальная помощь в связи со стихийным бедствием и пр. В отношении этих выплат компания налоговым агентом не является
Компания выплачивает доходы предпринимателям Если организация выплачивала доход предпринимателю (например, закупала у него товар), удерживать с этих выплат НДФЛ не требуется. Ведь предприниматели самостоятельно исчисляют и платят НДФЛ. Сведения обо всех суммах, выплаченных предпринимателю в 2013 году, в налоговую инспекцию направлять не нужно, если он предъявил вам: 
— свидетельства о госрегистрации и постановке на налоговый учет; 
— кассовые или товарные чеки, счета-фактуры, закупочные акты и т. д., содержащие информацию об ОГРНИП и ИНН предпринимателя
Компания покупает имущество у граждан Допустим, компания приобрела у своего сотрудника автомобиль. Удерживать в таком случае НДФЛ не надо (п. 2 ст. 226 НК РФ). Граждане самостоятельно исчисляют суммы налога, подлежащие уплате в бюджет, и представляют налоговую декларацию (ст. 228 НК РФ)
Компания выдает подарки (материальную помощь) декретницам. Иных налогооблагаемых выплат у сотрудницы в течение года не было Материальная помощь и подарки в сумме, не превышающей 4000 руб. в пределах календарного года, НДФЛ не облагаются (п. 28 ст. 217 НК РФ). В отношении таких доходов компания не признается налоговым агентом
Компания вручила подарки физическим лицам, которые не являются сотрудниками. Например, покупателям во время рекламной акции В таких ситуациях подарок — это доход в натуральной форме. Но компания не может удержать НДФЛ, так как подарок выдан не деньгами, а вещью. А перечислять налог из собственных средств налоговый агент не вправе (п. 9 ст. 226 НК РФ). Поэтому в месячный срок после окончания года, когда был вручен подарок, надо уведомить инспекцию о невозможности удержать НДФЛ (п. 5 ст. 226 НК РФ). В то же время НДФЛ относится к персональным налогам. Это означает, что удержать его можно, только если удастся установить конкретного получателя дохода. При рекламной раздаче подарков это, как правило, сделать затруднительно. А раз так, то и сообщать налоговикам просто не о ком. Более того, налоговики просто физически не могут отследить всех получателей подобных подарков
Компания как комиссионер заключила с гражданином договор на продажу имущества (например, автосалон продает подержанный автомобиль) Компания не должна представлять в налоговую инспекцию справку по форме 2-НДФЛ. Ведь имущество, поступившее комиссионеру, является собственностью комитента (п. 1 ст. 996 ГК РФ). Поэтому, получая доход от его продажи, комитент (гражданин) должен самостоятельно рассчитать и уплатить НДФЛ
Компания предоставила покупателю-физлицу скидку (бонус) за выполнение определенного объема покупок Скидка или бонус в виде полного или частичного освобождения от оплаты покупки не являются доходом гражданина в натуральной форме. Ведь чтобы получить подобную скидку, покупатель должен понести определенные расходы и выполнить ряд дополнительных условий. Значит, компания не является в данной ситуации налоговым агентом
У иностранного сотрудника-резидента в первой половине 2013 года закончился контракт на работу в России. Так как его рабочая виза тоже закончилась, он уехал к себе на родину По итогам года такой сотрудник будет признан нерезидентом. Формально компания должна будет взыскать с него неудержанный НДФЛ. Однако сделать это невозможно. В этой ситуации организация не позднее 31 января 2014 года должна была подать в инспекцию сообщение о том, что налог с него удержать невозможно (п. 5 ст. 226 НК РФ). Для этого используется справка по форме 2-НДФЛ. Но по доходам, с которых налог в течение года компания удержала, к 1 апреля надо сдать справку 2-НДЛФ с признаком 1

Признак справки

Во всех справках 2-НДФЛ, которые вы сдаете к 1 апреля, должен стоять признак 1. Признак 2 предусмотрен только для тех справок, которые компания должна была сдать к 31 января 2014 года, чтобы сообщить о невозможности удержать НДФЛ в 2013 году. Если перепутать этот признак, инспекторы могут решить, что компания с опозданием отчиталась о невозможности удержать налог, а справку 2-НДФЛ за 2013 год и вовсе не представила.

Важная деталь В справках 2-НДФЛ, которые надо сдать к 1 апреля, должен стоять признак 1, а не 2. Иначе инспекторы могут посчитать, что справки не сданы.

Более того, если вы сдавали справки с признаком 2, то безопаснее отчитаться по этим же доходам еще и к 1 апреля, представив справку с признаком 1. Так требуют чиновники (письмо Минфина России от 27 октября 2011 г. № 03-04-06/8–290). Иначе налоговики вправе оштрафовать компанию на 200 руб. за каждый документ. Хотя судьи считают, что в такой ситуации отчитываться повторно не нужно (постановление ФАС Уральского округа от 24 сентября 2013 г. № Ф09-9209/13). Подробнее об этом читайте в статье «Какие справки 2-НДФЛ надо успеть сдать в инспекции до конца января» («Главбух» № 24, 2013).

 

Два способа сдать справки 2-НДФЛ

1. На бумаге: лично или по почте заказным письмом. Оба способа подходят только тем компаниям, у которых в 2013 году количество граждан, получивших доходы, не превысило 10 человек. К справкам нужно приложить реестр сведений о доходах в двух экземплярах, один из которых останется в ИФНС.

2. Электронно: на дисках (флешках) или через Интернет (спецоператора либо сайт ФНС России). Количество сведений, сгруппированных в один файл, не должно превышать 3000. В первом из этих вариантов к каждому файлу нужно приложить бумажный реестр сведений о доходах. Один из этих документов остается в ИФНС, а другой возвращается налоговому агенту. Получив справки через Интернет, инспекция на следующий день подтвердит дату получения электронных документов соответствующим извещением. Далее в течение 10 рабочих дней ИФНС направит файлы с реестром сведений о доходах и протоколом приема сведений о доходах.

ОКТМО вместо ОКАТО (пункт 1.3)

В справках за 2013 год надо ставить новый код ОКТМО. В пункте 1.3 отражайте код того муниципального образования, где получал деньги человек, на которого заполняют справку. То есть код ОКТМО по адресу, где находится сама компания либо ее обособленное подразделение. Быстро найти свой ОКТМО по адресу компании можно на сайте nalog.ru в разделе «Электронные сервисы» > «Федеральная информационная адресная система».

Возможно, код ОКТМО вашей компании или подразделения состоит из восьми цифр. Но в справке под данный показатель отведено 11 знаков. Значит, в трех последних свободных полях ставьте прочерки. Например, код ОКТМО 12445698 в пункте 1.3 надо заполнять так: 12445698 - - -.

Фамилия сотрудника (пункт 2.2)

Если в 2013 году сотрудница сменила фамилию, в справке нужно указать новую. Возможны две ситуации. Первая ситуация: у женщины есть ИНН и она уже сообщила о смене фамилии в свою налоговую инспекцию. Тогда никаких вопросов по справке у налоговиков не возникнет. Вторая ситуация: в базе налоговой службы нет сведений о новой фамилии сотрудницы. Тогда инспекторы обнаружат нестыковку. В этом случае они могут потребовать представить копию паспорта женщины.

Как правило, на практике вторая ситуация встречается чаще. Поэтому заранее приготовьте копию паспорта сотрудницы.

Статус налогоплательщика (пункт 2.3)

Налоговый резидент — это работник, который в течение 12 следующих подряд месяцев провел на территории России 183 календарных дня и более. В таком случае в пункте 2.3 формы 2-НДФЛ надо поставить статус 1. А в шапке раздела 3 — ставку 13 процентов. Соответственно, нерезидент — это сотрудник, который в России находился менее 183 дней. Тогда в пункте 2.3 ставьте статус 2, в названии раздела 3 — ставку 30 процентов.

Пройти спецкурс по выплатам персоналу. Активировать доступ к Школе

glavbukh.ru

Код документа (пункт 2.6)

В пункте 2.6 надо заполнить код документа, удостоверяющего личность. Для российских паспортов это код 21. Но представители ФНС России в прошлом году разъяснили, что это касается не всех паспортов. Нужно ставить код 91 «Иные документы», если сотрудник имеет действующий паспорт СССР. Все советские паспорта действительны до их фактической замены, если, конечно, соблюдены условия о вклеивании в них фотографии по достижении 45 лет (письмо ФНС России от 3 июня 2013 г. № ЕД-3-3/1951).

Адрес сотрудника (пункты 2.8 и 2.9)

В пункте 2.8 надо записать адрес сотрудника по месту его постоянной регистрации на основании паспорта или иного подтверждающего документа. Адрес временной регистрации в справке 2-НДФЛ не ставят.

Оформляя раздел 2 в отношении доходов нерезидентов (в том числе граждан России) и иностранцев, достаточно заполнить только пункт 2.9 «Адрес в стране проживания». В данном пункте пишут адрес места жительства гражданина в стране постоянного проживания с указанием кода страны. Пункт 2.8 «Адрес места жительства в Российской Федерации» можно не заполнять.

Облагаемые доходы и НДФЛ (разделы 3 и 5)

Если в течение года доходы сотрудника облагались по разным ставкам, справка должна быть все равно одна. Поясним на примере, как заполнять справку. Предположим, компания выплачивала человеку в течение года доходы, облагаемые по ставкам 13% и 9%. Тогда последовательно заполняйте разделы 3–5 Справки для ставки 13%. А далее заполните разделы 3 и 5 для ставки 9%.

Если форма 2-НДФЛ не умещается на одной странице, заполните необходимое количество листов. В шапке справки пронумеруйте вторую и каждую следующую страницу. При этом поле «Налоговый агент» нужно заполнять на каждой странице справки.

Важная деталь Если справка 2-НДФЛ не умещается на одной странице, оформить документ можно на нескольких листах, но надо их пронумеровать.

Зарплата. В разделе 3 отражают начисленную в 2013 году зарплату. Выдана она сотруднику или нет, не важно.

Налог с зарплаты считают удержанным в момент начисления. Поэтому в пункте 5.3 справки 2-НДФЛ отразите сумму исчисленного за 2013 год НДФЛ, а в пункте 5.4 — сумму удержанного налога. Допустим, компания начислила зарплату в конце декабря 2013 года, а выплатила ее 10 января 2014 года. НДФЛ бухгалтер рассчитал в декабре. Удержать же налог надо в тот момент, когда сотрудник получает деньги на руки (п. 4 ст. 226 НК РФ). Тем не менее сумма налога с зарплаты должна попасть не только в пункт 5.3, но и в пункт 5.4 справки 2-НДФЛ.

Правда, есть одно исключение — когда зарплата начислена в 2013 году, но компания к 1 апреля (к сроку сдачи годовых справок) ее не выплатила. В таком случае зарплату надо будет включать уже в справку 2-НДФЛ за 2014 год (письмо ФНС России от 7 октября 2013 г. № БС-4-11/17931@).

Отпускные и другие незарплатные доходы. Предположим, сотрудник был в отпуске, который начался в декабре 2013 года, а закончился уже в январе 2014 года. Отпускные являются фактически полученными в день их выдачи, ведь они не являются доходами за выполнение трудовых обязанностей (подп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ). Значит, в состав доходов за декабрь нужно включить всю сумму отпускных, которая выдана сотруднику в декабре. Распределять сумму между декабрем и январем при заполнении справки 2-НДФЛ не надо.

Если же отпускные начислены в 2013 году, но выплачены только в 2014 году, включать их в отчетность по НДФЛ за 2013 год не нужно. Впрочем, как и другие незарплатные доходы (непроизводственные премии, дивиденды, выплаты по гражданско-правовым договорам и т. п.), которые начислены в 2013 году, а будут выплачены в 2014 году. Любой такой денежный доход считается полученным в день его выплаты.

Также не нужно включать в справку 2-НДФЛ отпускные, которые были пересчитаны и удержаны с сотрудника в связи с тем, что его отозвали из отпуска (письмо ФНС России от 24 октября 2013 г. № БС-4-11/19079).

Коды доходов. По каждому виду доходов нужно ставить свой код. Например, по зарплате — 2000, по отпускным — 2012 и т. п. Но по некоторым доходам отдельный код не предусмотрен. Например, по компенсации за неиспользованный отпуск, как связанной, так и не связанной с увольнением. Поэтому надо использовать код 4800 «Иные доходы». При этом серьезной ошибкой будет, если вы укажете код 2000. Ведь, причислив «отпускную» компенсацию к зарплате, бухгалтер уплатит с нее НДФЛ не раньше, чем закончится месяц. Что касается премий к праздникам и юбилеям, то их отражайте в разделе 3 справки как «иные доходы». Не всегда просто определить, какой код дохода присвоить той или иной премии, выданной сотруднику. Тут надо применять следующий принцип. Если премия начислена за производственные результаты, она относится к вознаграждениям за выполнение трудовых или иных обязанностей (код 2000). А если премия выдана, например, к празднику или юбилею, это «иные доходы» (код 4800).

 

Справки 2-НДФЛ сдают в инспекцию по месту головного офиса, когда:

1. Сотрудники головного отделения получают доходы от головного офиса.

2. Сотрудники одновременно получают доходы и в головном офисе, и в обособленном подразделении. В инспекцию по месту компании надо подавать справки по доходам, полученным от головного офиса (с указанием КПП и кода ОКТМО компании).

3. Работодатель — крупнейший налогоплательщик. По доходам от головного офиса справки сдают по месту учета компании, а по доходам, полученным от обособленного подразделения, компания вправе выбрать, куда отчитываться: либо по своему местонахождению, либо по местонахождению дополнительного офиса.

4. Сотрудники головного офиса находятся в длительной командировке в обособленном подразделении. Такая служебная поездка не меняет постоянного места работы.

Вычеты (разделы 3 и 4)

В разделе 3 справки предусмотрены графы для отражения кодов и сумм вычетов. Их не надо путать с вычетами, которые отражают в разделе 4.

Осторожно! Не перепутайте вычеты в разделах 3 и 4. Они разные, если их продублировать, будет неверно рассчитана налоговая база в пункте 5.2 справки.

В разделе 3 отражают профессиональные налоговые вычеты и суммы, частично освобожденные от НДФЛ на основании статьи 217 Налогового кодекса РФ. Например, материальная помощь в пределах 4000 руб. или подарок не дороже аналогичной суммы. А в разделе 4 указывают только предоставленные стандартные, социальные и имущественные налоговые вычеты. Если такие вычеты отразить еще и в разделе 3, то получится задвоение и налоговая база в пункте 5.2 справки будет рассчитана неверно.

 

Справки 2-НДФЛ сдают в инспекцию по месту подразделения, когда:

1. Работники обособленных подразделений получают доходы только от этих же обособленных подразделений.

2. Сотрудники одновременно получают доходы и в головном офисе, и в обособленном подразделении. В инспекцию по месту подразделения надо подавать справки по доходам, полученным от этого дополнительного офиса (с указанием его КПП и кода ОКТМО).

3. Сотрудники обособленных подразделений получают доходы от разных подразделений, которые находятся в одном муниципальном образовании, но на территории разных инспекций. Встать на учет и сдать справки можно в любую из таких ИФНС.

4. Компания — крупнейший налогоплательщик решила, что по доходам сотрудников своего обособленного подразделения будет отчитываться по его местонахождению.

Сумма НДФЛ (пункты 5.3—5.7)

В идеале сумма налога исчисленная (п. 5.3), удержанная (п. 5.4) и перечисленная (п. 5.5) должны совпадать. На самом деле эти суммы могут отличаться по вполне обоснованным причинам. Исчислено может быть больше, чем удержано и перечислено (например, при задержке зарплаты).

Удержано тоже может быть больше, чем начислено, например когда с работника взяли лишнее, а потом пересчитали. Если компания не успевает до сдачи справок за 2013 год зачесть (вернуть) сотруднику сумму излишне удержанного НДФЛ, то в пункте 5.6 нужно отразить сумму НДФЛ, не зачтенную (не возвращенную сотруднику) к моменту подачи справки. После заключительных расчетов с сотрудником в инспекцию надо подать уточненную форму 2-НДФЛ.

 

Главное, о чем важно помнить

1 Форма справки 2-НДФЛ осталась прежняя, в ней уточнена лишь одна строка — теперь вместо ОКАТО надо ставить ОКТМО.

2 Справки 2-НДФЛ можно сдавать на бумаге, только если сведения заполнены на 10 человек или меньше. В остальных случаях — только электронно: на флешке или через Интернет.

3 Если в течение года человек получал доходы, облагаемые НДФЛ по разным ставкам, надо все равно заполнять одну справку 2-НДФЛ.

Дополнительно про 2-НДФЛ

Статьи: «Какие справки 2-НДФЛ надо успеть сдать в инспекции до конца января» («Главбух» № 24, 2013); «2-НДФЛ отправили с ошибкой в личных данных сотрудника» («Главбух» № 20, 2013).

Документ: приказ ФНС России от 17 ноября 2010 г. № ММВ-7-3/611@.

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Рекомендации по теме

    Школа финансового руководителя

    Самое выгодное предложение

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией

    А еще...

    Вопрос в редакцию

    Ответы на самые интересные вопросы мы публикуем в газете.

    Вопрос чиновнику

    Горячие линии с чиновниками проходят еженедельно.

    Техподдержка

    Не работает сайт или сервисы? Не приходит газета? Пишите сюда!





    Топ-10 главных тем номера

    Как с 1 октября 2017 года оформлять счета-фактуры и вести книги по НДС

    Бухгалтерский справочник по исправлению ошибок в документах

    Как работать с онлайн-кассой после 1 июля 2017 года

    Как избежать случайных ошибок в расчете отпускных

    Как сверить налоговую нагрузку компании с безопасными показателями

    Готовые ответы на требования инспекторов по новой отчетности

    Почему блокируют клиент-банк. Реальные основания и мифы

    Как заполнять платежные поручения по взносам: новые правила

    Как компаниям платить налоги друг за друга, чтобы деньги попали в бюджет

    Бухгалтерские секреты, которые каждый день упрощают работу коллег

    © 2007–2017 ООО «Актион управление и финансы»

    Редакция газеты: info@gazeta-unp.ru | Администрация сайта: online@gazeta-unp.ru
    Политика конфиденциальности
    Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62334 от 03.07.2015;
    Политика обработки персональных данных

    
    • Мы в соцсетях
    Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.

    Внимание!
    Вы читаете профессиональную статью для бухгалтера.
    Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

    Это бесплатно и займет 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль
    ×
    Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

    Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль