Особенности оформления трудовой книжки и кадровых документов

228
На вопросы по оформлению трудовой книжки и других кадровых документов отвечает Инга Шайдурова, главный государственный инспектор труда правового отдела непроизводственных отраслей Гострудинспекции в Иркутской области.

Оформление трудовой книжки при изменениях фамилии

— Недавно приняли на работу новую сотрудницу. В трудовой книжке у нее записана девичья фамилия. Девушка была замужем дважды и оба раза меняла фамилию, но в отдел кадров принесла свидетельство только о втором браке. Как внести запись об изменении фамилии?

— Надо получить у сотрудницы копии всех документов, на основании которых она меняла фамилию. Вписать фамилию работодатель вправе только на основании свидетельства о заключении, расторжении брака или других документов, подтверждающих новые сведения. Основание - пункт 26 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.03 № 225.

— По словам сотрудницы, при переезде она потеряла документы о первом браке. Можно ли внести в книжку запись только о последней фамилии?

— Нет, на внутренней стороне обложки трудовой книжки надо привести в хронологическом порядке все записи об изменении фамилии. Сначала надо зачеркнуть на титульном листе книжки девичью фамилию и записать фамилию после первого замужества. Потом зачеркнуть эти сведения и вписать фамилию после второго брака. Рядом с записями о смене фамилии надо привести номер и дату свидетельства, поставить подпись руководителя и печать (п. 2.3 Инструкции, утв. постановлением Минтруда России от 10.10.03 № 69. - Примеч. ред.). Если сотрудница не может представить подлинники документов, то она должна получить дубликаты в загсе.

Оформление трудовой книжки при совместительстве

— Сотрудник работал у нас по основному месту. В октябре он уволился, мы сделали запись об увольнении и отдали трудовую. Недавно он обратился к нам с просьбой внести в книжку запись о работе по совместительству в другой компании. Должны ли мы это делать?

— Это зависит от того, работает ли бывший сотрудник в настоящее время по основному месту. Он уже нашел себе новую работу?

— Нет, этот сотрудник пока работает только по совместительству.

— В таком случае запись о работе по совместительству вносит ваша компания. На момент обращения в компанию у сотрудника нет основного места работы. Значит, внести эту запись больше некому (ст. 66 ТК РФ. - Примеч. ред.).

— Надо ли аннулировать запись об увольнении, чтобы записать в трудовой книжке сведения о работе по совместительству?

— Нет, запись о работе по совместительству надо сделать после записи об увольнении с основного места работы. В трудовой книжке нужно привести порядковый номер записи, в графе 2 — дату приема на работу совместителем, а в графе 3 — сведения о приеме на работу с названием компании. Реквизиты документа, на основании которого компания вносит запись в книжку, следует заполнить в графе 4 раздела «Сведения о работе» (п. 3.1 Инструкции № 69. — Примеч. ред.).

Заявление об увольнении от представителя работника

— Один сотрудник несколько месяцев находится на больничном. Недавно к нам обратилась его супруга. Она принесла бюллетень за период, когда работник отсутствовал, и хочет написать от его имени заявление на увольнение по собственному желанию. Вправе ли мы принять у супруги этот документ?

— Да, вправе. Формально в кодексе нет правил, которые разрешают заполнить заявление по доверенности. Кодекс требует, чтобы заявление писал сам работник (ст. 80 ТК РФ. — Примеч. ред.). Но если сотрудник не может этого сделать по объективным причинам, например в связи с болезнью, заявление по доверенности может написать другой человек.

Комментарий «УНП»

Рискованно увольнять сотрудника, если от его имени заявление по доверенности написал другой человек. Особенно если в доверенности прямо не сказано, что сотрудник поручил выполнить эти действия. Безопаснее связаться с работником и выяснить, согласен ли он расторгнуть договор. И еще лучше попросить его самого написать заявление. Иначе судьи восстановят работника (апелляционное определение Московского городского суда от 02.11.2012 № 11–24834).

— Другой специалист уехал в отпуск в родной город и решил там остаться. Об увольнении он сообщил нам телеграммой. Вправе ли мы уволить его на основании такого документа?

— Да, вправе. Телеграмму также можно рассматривать как заявление сотрудника об увольнении по собственному желанию. Но безопаснее связаться с сотрудником по телефону, чтобы согласовать с ним порядок передачи трудовой книжки и расчетов при увольнении.

Оформление трудовой книжки с ошибками

— Трудовую книжку сотруднику впервые оформил прежний работодатель. На титульной странице он по ошибке вписал в строку «Образование» дату рождения. А чтобы исправить недочет, поставил стрелку на нужную строку. После этой записи сотрудник еще работал в других компаниях, а недавно устроился к нам. Надо ли исправлять такую трудовую?

— Да, надо. Но чтобы это сделать, сотрудник должен обратиться в ту компанию, которая допустила ошибку.

— Мы выяснили, что эта компания уже ликвидирована. Надо ли оформить новую трудовую?

— Нет, не надо. По общему правилу работодатель не исправляет ошибки на титульном листе трудовой книжки. Бланк надо признать испорченным и заменить на новый. Но эти правила применяются только при первом оформлении документа. Если книжка выдана несколько лет назад, можно исправить записи так же, как и сведения о фамилии, имени, отчестве и дате рождения. То есть надо зачеркнуть стрелку и ошибочные сведения в строке «Образование» и записать данные в правильной строке. А на внутренней стороне обложки книжки заполнить реквизиты паспорта, заверить их подписью руководителя и печатью компании.

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Рекомендации по теме

    Школа финансового руководителя

    Самое выгодное предложение

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией

    А еще...

    Вопрос в редакцию

    Ответы на самые интересные вопросы мы публикуем в газете.

    Вопрос чиновнику

    Горячие линии с чиновниками проходят еженедельно.

    Техподдержка

    Не работает сайт или сервисы? Не приходит газета? Пишите сюда!





    Топ-10 главных тем номера

    Как с 1 октября 2017 года оформлять счета-фактуры и вести книги по НДС

    Бухгалтерский справочник по исправлению ошибок в документах

    Как работать с онлайн-кассой после 1 июля 2017 года

    Как избежать случайных ошибок в расчете отпускных

    Как сверить налоговую нагрузку компании с безопасными показателями

    Готовые ответы на требования инспекторов по новой отчетности

    Почему блокируют клиент-банк. Реальные основания и мифы

    Как заполнять платежные поручения по взносам: новые правила

    Как компаниям платить налоги друг за друга, чтобы деньги попали в бюджет

    Бухгалтерские секреты, которые каждый день упрощают работу коллег

    © 2007–2017 ООО «Актион управление и финансы»

    Редакция газеты: info@gazeta-unp.ru | Администрация сайта: online@gazeta-unp.ru
    Политика конфиденциальности
    Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62334 от 03.07.2015;
    Политика обработки персональных данных

    
    • Мы в соцсетях
    Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.

    Внимание!
    Вы читаете профессиональную статью для бухгалтера.
    Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

    Это бесплатно и займет 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль
    ×
    Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

    Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль