Касса обособленного подразделения предполагает наличие своей кассовой книги. А по данным от подразделений головная организация должна заполнить сводный отчет.
Допустим, головной офис находится в городе, а в пригороде - 10 магазинов, в каждом из которых касса. Лимит кассы установлен общий на компанию, и всю выручку кассиры сдают на один счет в банке. Но в каждом обособленном подразделении кассовая книга ведется отдельно.
Кассовая книга обособленного подразделения
Магазины - это обособленные подразделения. В порядке ведения кассовых операций сказано, что обособленные офисы должны передавать в компанию копию листа кассовой книги (п. 4.6 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У). Из этого правила можно сделать вывод, что касса обособленного подразделения должна вестись отдельно, и у него должна быть своя кассовая книга. А в головном офисе должны быть копии листов кассовой книги всех обособленных подразделений.
Все обособленные подразделения, которые сами принимают и выдают наличные, обязаны вести кассовую книгу. Эта обязанность не зависит от того, есть у подразделения отдельный расчетный счет или нет (письмо Банка России от 04.05.2012 № 29-1-1-6/3255).
За отсутствие кассовой книги обособленного подразделения на проверке налоговики могут выписать штраф в размере 50 тыс. рублей. Для руководителя штраф составит 5 тыс. рублей (ст. 15.1 КоАП РФ).
Отказ обособленного подразделения от кассы
Если головной офис оформляет клиентам бланки строгой отчетности, а, например, обособленные подразделения работают с кассой, кассир головного офиса обязан заполнять данные о показаниях счетчиков по форме КМ‑7.
Организации, оказывающие услуги населению, вправе отказаться от кассы и выдавать клиентам бланки строгой отчетности (п. 2 ст. 2 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ). Обособленное подразделение может работать как с кассой, так и без нее. Если применяется ККТ, надо вести документы, утвержденные постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 № 132.
Журнал кассира-операциониста по форме КМ-4 придется вести на каждую кассу. В нем записывают показания счетчика в начале и конце дня, а также выручку на основании данных Z-отчета. По показаниям Z-отчета в конце дня следует оформить справку-отчет кассира по форме КМ-6 (п. 6.1 Правил, утв. Минфином России 30.08.1993 № 104).
С выручкой кассир передает в кассу головного офиса справку-отчет (иногда наличные сдают напрямую в банк).
На основании форм КМ-6, которые получили от обособленных подразделений, кассир головного подразделения составит сводный отчет о показаниях счетчиков по форме КМ-7 и передаст в бухгалтерию. Отразить в отчете надо только выручку, которую получили обособленные подразделения. Так как именно они используют в своей деятельности кассовые аппараты.
