text
Учет. Налоги. Право

Как организовать хранение электронных документов

  • 20 апреля 2016
  • 701

Компания может организовать хранение документов в электронном виде. Мы составили инструкцию, которая поможет обосновать хранение электронных документов так, как это удобно компании.

Руководитель компании должен организовать хранение документов, в том числе документов в электронном виде. Об этом сказано в Федеральном законе от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Раньше не было четких инструкций, которая бы регламентировала, как хранить документы в электронном виде. Сейчас, организовывая хранение электронных документов, лучше придерживаться правил из приказа Минкультуры России от 31.03.2015 № 526. Если инструкция компании не соответствует этому порядку, в нее стоит внести изменения. Или издать новое положение (см. образец ниже).

Хранение электронных документов: что написать в инструкции

В документе, регламентирующим хранение документов в электронном виде, надо записать, какое количество экземпляров (их должно быть не менее двух) хранит компания и на каких носителях. В порядке сказано, что жесткие диски с информацией нужно хранить в отдельном помещении. Как именно организовать хранение документов, компания решает сама. Главное обеспечить их сохранность. Для этого в помещении нужно соблюдать специальную температуру, влажность и т. д. Эти требования должны определить специалисты IT-службы. В инструкции надо прописать порядок ревизии документов. Проверка должна проходить не реже чем раз в пять лет.

По истечении срока, которые отведен на хранение электронных документов, их, так же как и бумажные, можно уничтожить — просто стереть копии с дисков. Об этом тоже можно сказать в инструкции.

Хранение документов в электронном виде: образец инструкции 

Как организовать хранение электронных документов

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно, и не займёт много времени, а вы будете в курсе полезной информации, которая нужна Вам для работы.

Рекомендации по теме

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
×

Здравствуйте! Давайте знакомиться.

Газета «Учет. Налоги. Право» - пишу для Вас полезные статьи.
Как Вас зовут?
Зарегистрируйтесь на сайте и давайте дружить. Это займет ровно 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
... и продолжить чтение
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль

Внимание!
Вы читаете профессиональную статью для бухгалтера.
Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

Мы заботимся о качестве материалов на сайте и чтобы защитить авторские права редакции, мы вынуждены размещать лучшие статьи и сервисы в закрытом доступе.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
.... чтобы ознакомиться со сведениями
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.