Как организовать хранение электронных документов

647
Компания может организовать хранение документов в электронном виде. Мы составили инструкцию, которая поможет обосновать хранение электронных документов так, как это удобно компании.

Руководитель компании должен организовать хранение документов, в том числе документов в электронном виде. Об этом сказано в Федеральном законе от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Раньше не было четких инструкций, которая бы регламентировала, как хранить документы в электронном виде. Сейчас, организовывая хранение электронных документов, лучше придерживаться правил из приказа Минкультуры России от 31.03.2015 № 526. Если инструкция компании не соответствует этому порядку, в нее стоит внести изменения. Или издать новое положение (см. образец ниже).

Хранение электронных документов: что написать в инструкции

В документе, регламентирующим хранение документов в электронном виде, надо записать, какое количество экземпляров (их должно быть не менее двух) хранит компания и на каких носителях. В порядке сказано, что жесткие диски с информацией нужно хранить в отдельном помещении. Как именно организовать хранение документов, компания решает сама. Главное обеспечить их сохранность. Для этого в помещении нужно соблюдать специальную температуру, влажность и т. д. Эти требования должны определить специалисты IT-службы. В инструкции надо прописать порядок ревизии документов. Проверка должна проходить не реже чем раз в пять лет.

По истечении срока, которые отведен на хранение электронных документов, их, так же как и бумажные, можно уничтожить — просто стереть копии с дисков. Об этом тоже можно сказать в инструкции.

Хранение документов в электронном виде: образец инструкции 

Как организовать хранение электронных документов

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Рекомендации по теме

    Школа финансового руководителя

    Самое выгодное предложение

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией

    А еще...

    Вопрос в редакцию

    Ответы на самые интересные вопросы мы публикуем в газете.

    Вопрос чиновнику

    Горячие линии с чиновниками проходят еженедельно.

    Техподдержка

    Не работает сайт или сервисы? Не приходит газета? Пишите сюда!





    Топ-10 главных тем номера

    Как с 1 октября 2017 года оформлять счета-фактуры и вести книги по НДС

    Бухгалтерский справочник по исправлению ошибок в документах

    Как работать с онлайн-кассой после 1 июля 2017 года

    Как избежать случайных ошибок в расчете отпускных

    Как сверить налоговую нагрузку компании с безопасными показателями

    Готовые ответы на требования инспекторов по новой отчетности

    Почему блокируют клиент-банк. Реальные основания и мифы

    Как заполнять платежные поручения по взносам: новые правила

    Как компаниям платить налоги друг за друга, чтобы деньги попали в бюджет

    Бухгалтерские секреты, которые каждый день упрощают работу коллег

    © 2007–2017 ООО «Актион управление и финансы»

    Редакция газеты: info@gazeta-unp.ru | Администрация сайта: online@gazeta-unp.ru
    Политика конфиденциальности
    Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62334 от 03.07.2015;
    Политика обработки персональных данных

    
    • Мы в соцсетях
    Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.

    Внимание!
    Вы читаете профессиональную статью для бухгалтера.
    Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

    Это бесплатно и займет 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль
    ×
    Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

    Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль