Исправления в трудовых книжках: ошибки, образцы

1610
Есть несколько самых распространенных ошибок при заполнении трудовых книжек. В статье мы расскажем о правилах исправления в трудовых книжках и приведем наглядные образцы.

В трудовых книжках коллеги часто находят типичные ошибки. Но правила исправления общие и не всегда понятно, как их применять в конкретных ситуациях. Поэтому вместе со специалистами Роструда мы подготовили наглядные образцы для исправления самых распространенных ошибок.

Типичные ошибки и исправления в трудовых книжках

Образование. Инструкция по заполнению книжек определяет только порядок дополнения сведений об образовании (п. 2.4 Инструкции, утв. постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69). Например, если работник закончил техникум, а потом вуз. Но ничего не сказано, как исправить неверную запись об образовании, когда кадровик по ошибке записал вместо высшего образования среднее. В такой ситуации исправить ошибку в трудовой книжке можно в порядке, установленном для изменения сведений о фамилии работника.

Для исправления на титульном листе следует аккуратно зачеркнуть запись «Высшее профессиональное». А на внутренней стороне обложки книжки записать, в какой строке допущена ошибка, заполнить правильные данные и основание для исправления — номер диплома. Заверить исправления нужно подписью кадровика и печатью компании или кадровой службы (см. образец 1).

Образец 1. Исправление ошибки в трудовой книжке об образовании

Исправления в трудовой книжке

Служба в армии. При приеме военнообязанного кадровик должен выяснить, служил ли работник. И если да, есть ли у него запись в трудовой о службе в армии. Эти сведения надо вносить по месту работы (подп. «а» п. 21 Правил, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225). Некоторые компании делают запись о приеме, но забывают внести сведения о службе в армии. Тот работодатель, который обнаружил ошибку в трудовой книжке, и должен исправить ее (п. 27 Правил № 225). Для этого надо внести запись о службе в раздел о работе. Запись необходимо пронумеровать в графе 1, в графе 2 поставить дату внесения, а в графе 4 записать основание — военный билет и его номер (см. образец 2).

Образец 2. Как добавить в книжку записи о службе в армии

Исправления в трудовых книжках

Советская инструкция требовала вносить такие записи до сведений о приеме на работу (п. 2.17 Инструкции, утв. постановлением Госкомтруда России от 20.06.74 № 162). Но действующие Правила № 225 не определяют четкую последовательность записей. Поэтому сведения можно заполнить в любой момент — как до, так и после записей о приеме.

Наименование компании. При приеме нового сотрудника сначала надо записать полное и (если есть) сокращенное название компании. Эти данные вносят в виде заголовка в графу 3 раздела «Сведения о работе» и не нумеруют. А уже под заголовком ставят порядковый номер записи, дату приема, вносят сами сведения о приеме и реквизиты приказа (п. 3.1 Инструкции № 69). Если кадровик сделал запись о приеме, а название компании забыл указать, то ошибку надо исправить.

В правилах и инструкции четко не сказано, в какой последовательности делать исправления в трудовых книжках. Мы считаем, что сначала надо записать название компании. В следующей строке признать предыдущую запись о приеме недействительной. А затем повторить запись о приеме со следующим порядковым номером (см. образец 3).

Образец 3. Исправление ошибки в трудовой книжке, если компания забыла написать название

Исправления в трудовых книжках

Реорганизация. Запись о реорганизации компании надо внести в книжку в течение недели со дня изменения в ЕГРЮЛ (п. 10 Правил № 225). Но многие забывают это сделать. Поэтому название компании при приеме не совпадает с названием в печати при увольнении работника. Трудинспекторы на местах предлагают такой алгоритм исправления: признать недействительной запись об увольнении, затем в графу 3 внести сведения о преобразовании и далее снова внести запись об увольнении. Мы считаем, что можно использовать другой способ. Запись о реорганизации не нумеруют, поэтому хронология не важна. Главное, чтобы прослеживалась связь с другими сведениями. Запись об увольнении внесена верно, и компания не обязана исправлять ее. Запись о реорганизации можно внести в конце, после увольнения, и заново заверить сведения подписью и печатью работодателя и подписью работника (см. образец 4).

Образец 4. Исправление ошибки в трудовой книжке, если в книжке нет сведений о реорганизации

Исправления в трудовых книжках

Путаница в разделах. Некоторые компании по ошибке заполняют сведения о работе в разделе о вознаграждениях. Это происходит потому, что графы раздела «Сведения о работе» заканчиваются, и кадровики вносят новые записи на чистые страницы. Такие записи ошибочны, поэтому их надо исправить. Для этого в разделе о награждениях пишут о том, что предыдущая запись недействительна. Нумеруют запись по порядку. Затем надо оформить вкладыш в трудовую книжку (п. 38 Правил № 225). И в нем уже сделать записи о приеме на работу. Нумерация сквозная. То есть во вкладыше нужно делать записи начиная не с единицы, а со следующего порядкового номера (см. образец 5).

Образец 5. Исправление ошибки в трудовой книжке о работе в разделе о поощрениях

Ошибки в трудовой книжке: 5 примеров исправления

Исправления в трудовых книжкахПри выдаче вкладыша в трудовой необходимо поставить штамп с надписью «Выдан вкладыш» и записать серию и номер вкладыша (п. 39 Правил № 225). Правила не определяют, где ставить штамп и куда вшивать вкладыш. Но на практике кадровики ставят штамп на титульном листе книжки в правом верхнем углу. А вкладыш вшивают в конце книжки между последней страницей и обложкой.

Кстати, если сотрудник уже уволился, то внести исправления вправе новый работодатель. Правда, только на основании официальных документов (п. 28 Правил № 225). Например, приказ об увольнении можно запросить у прежней компании.

Правила исправления ошибок в трудовых книжках

Ошибки на титульном листе надо зачеркивать. А неверные сведения о приеме и увольнении необходимо исправлять, для этого ошибочные записи признают недействительными.

Любой работодатель вправе исправить ошибки в трудовой книжке. И тот, кто их допустил, или тот, кто обнаружил. Но чтобы исправить чужие ошибки, необходимы документы с прежней работы.

Забытые записи надо внести в трудовую книжку. Например, нужно заполнить сведения о службе в армии, переподготовке и повышении квалификации, о реорганизации компании и т. п.

Ошибки о приеме и увольнении надо исправить, даже если книжка закончилась. Если в трудовой не осталось места, то надо завести вкладыш к ней. И уже во вкладыше исправить сведения.

Внесение изменений в трудовую книжку в различных ситуациях

Если работника перевели на выборную должность. При переводе работника на выборную должность, например, директора, в разделе 3 трудовой нужно написать «переведен на должность директора». В разделе 4 указываются реквизиты решения собрания учредителей или приказа о переводе (п. 3.1 Инструкции, утв. постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69).

Если компания сменила название. Нужно сделать запись о переименовании компании в графе «Сведения о работе» трудовых книжек. В графе 3 отдельной строкой пишется, например, что ОАО «Спектр» с 1 ноября переименовано в АО «Спектр 2». А в графе 4 указывается основание переименования — приказ или иное решение работодателя, его дата и номер. Эту запись нумеровать не следует. В раздел о поощрениях запись о смене названия компании вносить не нужно.

Если нужно исправить ошибку в сведениях о работе. Кадровый работник может сделать ошибку при заполнении трудовой книжки. Например, пронумеровать (№1) запись или штамп с названием компании и указать дату этой записи. А затем под следующим номером (№ 2) сделать запись о приеме на работу. Такую ошибку нужно исправить. Ведь запись или штамп с названием компании необходимо вносить в виде заголовка в графе 3 раздела «Сведения о работе». Эту запись не нумеруют (п. 3.1 Инструкции, утв. постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69). Поэтому обе записи надо признать недействительными. Это можно сделать так: поставить следующий порядковый номер — № 3, дату, а потом записать «Записи за № 1 и № 2 недействительны». Затем в графу 3 нужно внести название компании в виде заголовка без номера. Уже под заголовком поставить следующий порядковый номер — № 4 и сделать правильную запись о приеме на работу. Даже исправляя ошибки, кадровик может ошибиться: сначала сделать верную запись, а потом написать, что другая запись недействительна. Тогда надо признать недействительными обе записи и под тем же номером сделать верную запись. Для этого в графе 1 ставят следующий порядковый номер, дату, а в графе 3 запишите «Запись за № 1 и № 2 недействительна. Принят на должность экономиста».

Если нужно исправить ошибку в имени работника в трудовой книжке. Даже в имени работника в трудовой книжке может быть ошибка. Например, в паспорте, СНИЛС, дипломе, ИНН и других документах указано имя «Наталия». А в трудовой – «Наталья». В этом случае следует зачеркнуть в трудовой книжке имя «Наталья» одной чертой. Рядом или сверху разборчиво пишут правильное имя «Наталия». На внутренней стороне обложки трудовой книжки делают запись «исправленному на Наталия верить на основании паспорта». Далее там же надо записать серию и номер паспорта сотрудницы. 

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Школа финансового руководителя

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Вопрос в редакцию

Ответы на самые интересные вопросы мы публикуем в газете.

Вопрос чиновнику

Горячие линии с чиновниками проходят еженедельно.

Техподдержка

Не работает сайт или сервисы? Не приходит газета? Пишите сюда!


Рассылка




© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

Редакция газеты: info@gazeta-unp.ru | Администрация сайта: online@gazeta-unp.ru Политика конфиденциальности Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43629 от 18.01.2011


×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль