Кадровые документы. Ответы на вопросы

104
Как сделать запись в трудовой о переименовании организации, обновить табель учета рабочего времени при увольнении сотрудника и надо ли восстанавливать кадровые документы при их утрате? Ответы на эти и другие вопросы.

Запись в трудовую о переименовании организации

— 17 апреля мы зарегистрировали изменения в устав и сменили название с ОАО «Дальпром» на АО «Дальпром». Предусматривает ли правильное заполнение трудовой книжки, что мы должны вносить в нее запись о переименовании компании?

— Да, конечно, надо вносить изменения. Если у компании изменилось название, об этом надо сделать запись в графе 3 раздела «Сведения о работе» (п. 3.2 Инструкции, утв. постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69). Запись необходима, чтобы не возникло расхождений в данных о работодателе на дату приема и увольнения с работы.

— В Инструкции по заполнению трудовой книжки не сказано, как внести сведения о смене наименования. Как правильно сделать запись?

— Отдельной строкой в графе трудовой книжки 3 надо написать, что «Дальпром» с 17 апреля переименовано в АО «Дальпром». В графу 4 компания запишет реквизиты документа, на основании которого вносит запись в трудовую книжку. То есть дату и номер приказа или другого решения работодателя о переименовании. Нумеровать запись о переименовании Инструкция № 69 не требует.

Увольнение в табеле учета рабочего времени

— Табель учета рабочего времени мы составляем по унифицированной форме Т-13. Один из сотрудников с 8 июня увольняется. Нужно оформить отдельный табель перед увольнением или можно составить один табель на всех работников по итогам месяца?

— Это зависит от графика документооборота в компании. Форма табеля учета рабочего времени рассчитана на календарный месяц и обычно его распечатывают раз в месяц (раздел 2 Указаний, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1). Но компания вправе оформлять табель чаще, если это необходимо для внутреннего учета. Конкретные сроки можно прописать в графике документооборота.

— Обязательно распечатывать табель учета рабочего времени или его можно вести в электронном виде?

— Табель надо распечатать и заверить подписью руководителя отдела и сотрудника кадровой службы. Это требование следует из формы табеля учета рабочего времени.

Восстановление кадровых документов

— В мае головной офис переехал в новое здание. При переезде мы потеряли часть приказов по приему и увольнению сотрудников за 2013 год. Но есть личные дела сотрудников, в которых сохранились копии этих документов. Восстанавливать ли оригиналы потерянных кадровых приказов, если у нас есть копии?

— Да, безопаснее восстановить документы. Хранить приказы по личному составу необходимо не менее 75 лет (ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ, приказ Минкультуры России от 25.08.2010 № 558). Поэтому копии надо заменить оригиналами.

— Как восстановить документы?

— Сначала надо зафиксировать факт утраты кадровых приказов, например в акте. В нем привести перечень приказов, их состав, период, за который они составлены. А затем необходимо распоряжением руководителя назначить комиссию или сотрудника, ответственных за восстановление документов и сроки. Стоит также провести служебное расследование, чтобы установить причины и обстоятельства, которые привели к потере документов.

Несколько сотрудников уже уволились, и на дубликатах приказов не будет их подписей. Смогут ли трудинспекторы оштрафовать нас по статье 5.27 КоАП РФ, если мы не восстановим документы?

— Нет, штраф по этой статье возможен, только если компания вообще не оформляет кадровые документы или неправильно их ведет. Например, составляет трудовые договоры значительно позже трех рабочих дней после даты, с которой сотрудник приступил к работе. Но в данном случае штраф возможен по другой статье. Руководителя могут оштрафовать за нарушение правил хранения архивных документов на 500 рублей по статье 13.20 КоАП РФ.

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Рекомендации по теме

    Школа финансового руководителя

    Самое выгодное предложение

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией

    А еще...

    Вопрос в редакцию

    Ответы на самые интересные вопросы мы публикуем в газете.

    Вопрос чиновнику

    Горячие линии с чиновниками проходят еженедельно.

    Техподдержка

    Не работает сайт или сервисы? Не приходит газета? Пишите сюда!





    Топ-10 главных тем номера

    Как с 1 октября 2017 года оформлять счета-фактуры и вести книги по НДС

    Бухгалтерский справочник по исправлению ошибок в документах

    Как работать с онлайн-кассой после 1 июля 2017 года

    Как избежать случайных ошибок в расчете отпускных

    Как сверить налоговую нагрузку компании с безопасными показателями

    Готовые ответы на требования инспекторов по новой отчетности

    Почему блокируют клиент-банк. Реальные основания и мифы

    Как заполнять платежные поручения по взносам: новые правила

    Как компаниям платить налоги друг за друга, чтобы деньги попали в бюджет

    Бухгалтерские секреты, которые каждый день упрощают работу коллег

    © 2007–2017 ООО «Актион управление и финансы»

    Редакция газеты: info@gazeta-unp.ru | Администрация сайта: online@gazeta-unp.ru
    Политика конфиденциальности
    Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62334 от 03.07.2015;
    Политика обработки персональных данных

    
    • Мы в соцсетях
    Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.

    Внимание!
    Вы читаете профессиональную статью для бухгалтера.
    Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

    Это бесплатно и займет 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль
    ×
    Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

    Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль