Подотчетные суммы: как исправить все недочеты в документах и избежать доначислений

11411
Из-за недочетов в документах подотчетных проверяющие часто снимают расходы и требуют уплаты налогов и взносов. Обратите внимание на четыре важных пункта в работе с подотчетными документами. Тогда проверяющим не к чему будет придраться.

Идеальные документы от подотчетных лиц - это редкость. А инспекторы и фонды часто придираются к любым неточностям. Но сохранить расходы и избежать доначислений по подотчетным суммам все же можно.

Рекомендации для работы с подотчетными документами

1. Верните сотруднику подотчетные документы

Сотрудник должен подтвердить, на что он потратил подотчетные суммы. Для этого он прикладывает к авансовому отчету билеты, чеки и другую первичку. Инспекторы доначислят НДФЛ, если в бумагах ошибки. Например, в товарных чеках нет даты, подписи кассира, четкого названия товара. А судьи поддерживают налоговиков (определение ВС РФ от 09.03.2016 № 302-КГ16-450).

Если в бумагах по подотчетным суммам обнаружились ошибки, верните их сотруднику. Он должен потребовать у продавца исправить недочеты.

На практике это не всегда возможно. Например, если продавец из другого города, то туда за бумагами не поедешь. Поэтому если расходы возмещены, безопаснее удержать НДФЛ с выданных подотчетных сумм.

2. Проверьте посадочный талон подотчетного

Расходы на авиаперелет подтверждают электронный билет и посадочный талон (письмо Минфина России от 07.06.2013 № 03-03-07/21187). Если подотчетник зарегистрировался через интернет, он может распечатать талон с сайта авиакомпании. Это тоже подтверждает расходы. Но опрошенные нами налоговики считают, что такого недостаточно, так как не ясно, попал ли подотчетник на рейс. Поэтому на проверках требуют талон с отметками аэропорта.

Безопаснее просить у подотчетных лиц, чтобы они получали посадочные талоны в аэропорту. Если подотчетное лицо не брало талон, можно получить справку от перевозчика. Правда, она платная, в среднем стоит 500 рублей.

Кстати, расходы на авиабилет обоснованны, даже если сотрудник опоздал. Но не исключены споры с инспекторами.

Расходы на билеты можно списать только после их фактического использования. Такие траты подтверждает посадочный талон. Работник не успел на рейс, а значит, талона у него не будет. В то же время изначально организация купила билет для служебной поездки, а сотрудник опоздал на самолет не по своей вине. Для этого можно обратиться к перевозчику и попросить составить письмо, подтверждающее факт и причину задержки автобуса. Если запастись таким документом, то можно обосновать расходы.

3. Удержите налог со стоимости страховки подотчетного лица

Перевозчики навязывают пассажирам добровольную страховку. По мнению Минфина, раз страховка необязательная, с ее стоимости надо удержать НДФЛ (письмо от 13.11.2014 № 03-03-06/1/57298). А фонды требуют взносы.

Сообщите подотчетным лицам, что от полиса они могут отказаться. Если компания все же решила возместить расходы, то безопаснее удержать НДФЛ и начислить взносы. Иначе не исключены споры.

Доказать, что страховка - это часть командировочных расходов подотчетного, удается лишь в суде (постановления ФАС Северо-Западного округа от 26.05.2011 № А56-36252/2010, АС Поволжского округа от 20.10.2015 № Ф06-2083/2015).

4. Оплачивайте гостиницу для подотчетного сотрудника от имени компании

Инспекторы снимают расходы на гостиницы, если отель не зарегистрирован в ЕГРЮЛ. Правда, не ясно, как проверить это заранее, ведь не известно, где остановится сотрудник.

Безопаснее бронировать и оплачивать номера в гостиницах от имени компании. Если подотчетники принесли проблемные бумаги, защитить расходы получится в суде.

Что еще проверить в документах подотчетных лиц

Подотчетные суммы: как исправить все недочеты в документах и избежать доначислений Билет на поезд. Если питание подотчетника выделено в нем отдельной строкой, Минфин запрещает списывать его стоимость (письмо от 20.05.2015 № 03-03-06/2/28976). По таким услугам рискованно принимать НДС к вычету.

Подотчетные суммы: как исправить все недочеты в документах и избежать доначислений Билет на самолет. НДС в нем записан одной суммой, хотя он состоит из разных ставок. Внутренние перевозки облагаются по ставке 10%, а услуги аэропорта - 18%. Можно заявить к вычету ту сумму, которая выделена. А пересчитывать ее по разным ставкам не требуется.

Подотчетные суммы: как исправить все недочеты в документах и избежать доначислений Чеки такси. В квитанциях или чеках на такси должны быть все обязательные реквизиты: номер и серия квитанции, наименование перевозчика, Ф.И.О. водителя, стоимость услуг прописью и т. п. Иначе списать расходы не получится (письмо Минфина России от 04.10.2011 № 03-03-06/1/621).

Подотчетные суммы: как исправить все недочеты в документах и избежать доначислений Счета гостиницы. Минфин запрещает списывать дополнительные услуги гостиницы - глажку белья, интернет, сейф (письмо от 23.05.2013 № 03-03-06/1/18308). Защитить такие траты на подотчетное лицо удается лишь в суде (постановление ФАС Центрального округа от 23.10.2013 № А54-5835/2012).

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Рекомендации по теме

    Школа финансового руководителя

    Самое выгодное предложение

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией

    А еще...

    Вопрос в редакцию

    Ответы на самые интересные вопросы мы публикуем в газете.

    Вопрос чиновнику

    Горячие линии с чиновниками проходят еженедельно.

    Техподдержка

    Не работает сайт или сервисы? Не приходит газета? Пишите сюда!





    Топ-10 главных тем номера

    Как с 1 октября 2017 года оформлять счета-фактуры и вести книги по НДС

    Бухгалтерский справочник по исправлению ошибок в документах

    Как работать с онлайн-кассой после 1 июля 2017 года

    Как избежать случайных ошибок в расчете отпускных

    Как сверить налоговую нагрузку компании с безопасными показателями

    Готовые ответы на требования инспекторов по новой отчетности

    Почему блокируют клиент-банк. Реальные основания и мифы

    Как заполнять платежные поручения по взносам: новые правила

    Как компаниям платить налоги друг за друга, чтобы деньги попали в бюджет

    Бухгалтерские секреты, которые каждый день упрощают работу коллег

    © 2007–2017 ООО «Актион управление и финансы»

    Редакция газеты: info@gazeta-unp.ru | Администрация сайта: online@gazeta-unp.ru
    Политика конфиденциальности
    Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62334 от 03.07.2015;
    Политика обработки персональных данных

    
    • Мы в соцсетях
    Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.

    Внимание!
    Вы читаете профессиональную статью для бухгалтера.
    Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

    Это бесплатно и займет 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль
    ×
    Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

    Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль