Универсальный передаточный документ (УПД)

6845
Универсальный передаточный документ (УПД), заменяющий счет-фактуру и товарную накладную, может существенно облегчить документооборот в организации. Все о том, как работать с бланком, расскажем в этой статье.

Универсальный передаточный документ - гибрид счета-фактуры и накладной. Оформляется при продаже товаров, оказании услуг (выполнении работ), а также при реализации имущественных прав.

Многие до сих пор не знают, что такое УПД, поэтому далее подробно расскажем:

  • о его форме;
  • когда можно его применять;
  • как заполнять и исправлять (смотрите образцы);
  • как должны регистрировать его покупатель и поставщик. 

Когда можно применять универсальный передаточный документ

Применять УПД можно на общем и специальных режимах налогообложения в добровольном порядке с 21 октября 2013 года. То есть компания вправе сама решать, работать с бланком или нет. Форма носит рекомендательный характер.

Использовать его можно как при отгрузке товаров, так и при выполнении работ или оказании услуг. Кроме того, его может составить и комитент, который передает продукцию для реализации комиссионеру. Но в этом случае право собственности на продукцию не переходит, поэтому комитент не заполняет строки о продавце и покупателе.

Не стоит применять УПД вместо акта приемки-передачи работ или услуг. Формально запрета нет, но налоговики при проверках требуют предоставить бумаги, в которых детально описано, какие услуги или работы оплатила компания. Поэтому к УПД придется приложить подробный отчет.

Комиссионеры и агенты не вправе выставлять только УПД, ведь по закону они должны составлять отчет (ст. 999, 1008 ГК РФ).

Обратите внимание, что передаточный документ не заменит транспортную накладную при перевозке. Он может лишь дополнить ее.

Нельзя применять бланк, если организация продает недвижимость. Также, если покупатель перечислил предоплату, надо выставить счет-фактуру на аванс. 

Бланк УПД

Бланк Налоговая служба представила в письме от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96.

УПД выполняет роль первички, поэтому должен быть утвержден приказом руководителя. Кроме того, перед тем как его применять форму безопаснее утвердить ее в учетной политике.

Если УПД не утвержден в учетной политике на 1 января, то его все равно можно использовать. Дополнить учетную политику можно в любое время (п. 10 ПБУ № 1/2008). А форму можно утвердить в договоре с контрагентом (письмо Минфина России от 05.08.2013 № 03-03-06/1/31261). В учетной политике в таком случае должно быть сказано, что компания использует первичные документы, которые согласовала в контракте с контрагентом. Кроме того, по одной и той же сделке можно оформлять и УПД, и отдельно счета-фактуры и первичку (письмо ФНС России от 27.05.2015 № ГД-4-3/8963).

Напомним, организации будут составлять учетную политику по-новому - с учетом МСФО. Минфин подготовил изменения в ПБУ 1/2008

Как хранить УПД - с первичкой или счетами-фактурами - компания решает сама (письмо ФНС России от 24.01.2014 № ЕД4-15/1121@). Но если бланк используется для учета НДС, то стоит хранить его со счетами-фактурами. Ведь в таком случае сохранится единая нумерация и хронология.

Образцы заполнения универсального передаточного документа (УПД)

Статус УПД. Применение формы возможно для подтверждения расходов и для вычетов НДС. При этом поставщик может выбрать статус УПД:

  • Статус 1 - счет-фактура и передаточный документ (акт). В этом случае поставщик составляет один бланк. Им покупатель сможет подтвердить и расходы, и вычеты. Требовать отдельный счет-фактуру для вычетов не надо.
  • Статус 2 - только передаточный документ (акт). В этом случае дополнительно к первичке надо выставить счет-фактуру. Если продавец на спецрежиме и не платит НДС, то другие бумаги не нужны.

Порядок заполнения УПД со статусом 1

Надо заполнить все реквизиты первички и счета-фактуры. Часть в жирной черной рамке надо заполнять так же, как и счет-фактуру. Тем более строки и графы похожие. Заполните все реквизиты кроме тех, которых нет. Например, по продукции российского производства в графах 10, 10а и 11 поставьте прочерки.

В строке 1 запишите номер документа и дату, когда вы его составили. По общему правилу счет-фактуру оформляют в течение пяти календарных дней с момента отгрузки. Но универсальный передаточный документ нужно выставить в день продажи, пятидневной отсрочки не будет. Нумеровать его стоит в порядке нумерации счетов-фактур.

В строках 2-6 указываются реквизиты покупателя и продавца.

В строке 7 - код и наименование валюты. Безопаснее заполнить этот реквизит, иначе налоговики могут снять вычеты и расходы. Защищаться придется в суде.

В графах 1-11 запишите информацию о товаре. В этой части должны поставить подписи руководитель и главбух. Кроме них свою подпись вправе поставить сотрудники по доверенности. При этом изменять название строк "Руководитель организации или иное уполномоченное лицо" и "Главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо" не надо.

В части а за жирной рамкой укажите реквизиты первички. Их меньше, чем в обычной накладной по форме ТОРГ-12. Например, нет банковских реквизитов.

Продолжим разбирать заполнение отдельных строчек по их номерам:

8. "Основание передачи и получения товаров (работ, услуг)" - обязательный реквизит. В этой строчке запишите номер и дату договора поставки или оказания услуг.

9. "Данные о транспортировке и грузе" – необязательный реквизит. Тут стоит записать реквизиты транспортной накладной, путевых листов или других бумаг, которые подтверждают доставку.

10. "Товар (груз) передал / услуги, результаты работ, права сдал" – обязательный реквизит. Здесь должны быть должность, подпись и Ф.И.О. сотрудника, который отгрузил товар.

11. "Дата отгрузки, передачи (сдачи)" - необязательный реквизит. Но ФНС рекомендует его заполнять. По общему правилу тут надо записать день фактической отгрузки. Если оставить поле пустым, то считается, что компания отгрузила товар в тот же день, когда составила документ. То есть день, указанный в строке 1.

12. "Иные сведения об отгрузке, передаче" - эти сведения заполнять не обязательно. При желании можно вписать туда сертификаты соответствия, или другие сведения, которые относятся к отгрузке.

13. "Ответственный за правильность оформления факта хозяйственной жизни" - обязательный реквизит. Но если один и тот же сотрудник отгружает продукцию и отвечает за оформление бумаг, то он вправе поставить подпись только в строке 10. Но компании все равно в этой строке надо записать его должность и Ф.И.О.

14. "Наименование экономического субъекта – составителя документа (в т.ч. комиссионера / агента)" - запишите название организации, которая составила УПД. Если продавец не отказался от печати, то ее можно не заполнять, так как на оттиске есть необходимая информация.

Строки с 15 по 19 заполняет покупатель.

15. "Товар (груз) получил / услуги, результаты работ, права принял" - обязательный реквизит. Здесь надо записать должность и Ф.И.О. сотрудника, который принимает товар, а работник должен расписаться.

16. "Дата получения (приемки)" - необязательный реквизит. По общему правилу покупатель должен поставить дату, когда он получил товар. Если строку оставить пустой, то считается, что продукция получена в день составления документа. Но ФНС рекомендует ставить дату в любом случае.

17. "Иные сведения о получении, приемке" - необязательный реквизит. Например, в этой сроке покупатель может написать, что принял все без претензий.

18. "Ответственный за правильность оформления факта хозяйственной жизни" - обязательный реквизит. Если в стр. 18 и 15 стоят одинаковые должность и фамилия, то сотрудник вправе расписаться один раз.

19. "Наименование экономического субъекта - составителя документа" - здесь надо записать название организации - покупателя. Если контрагент не отказался от печати, ее можно не заполнять.

Разрешается добавлять в УПД новые строки, например, для банковских реквизитов (письмо ФНС России от 24.01.2014 № ЕД4-15/1121@).

Образец заполнения универсального передаточного документа. Статус 1

Образец заполнения универсального передаточного документа (упд)

Порядок заполнения УПД со статусом 2

УПД можно использовать только как передаточный документ (акт). Для этого в поле "Статус"ставится 2. В таком случае необходимо заполнить только поля, которые имеют отношения к накладной (акту). То есть обязательные реквизиты первички. Потребуется заполнить часть строк, которые находятся в рамке, выделенной жирной чертой. Иначе вы не сможете учесть расходы.

Какие реквизиты надо заполнить в области, выделенной жирной чертой:

Строки: 1, 2, 2а, 2б, 6, 6а, 6б, 7.

Графы: 1, 2, 2а, 3, 4, 5,9. В остальных графах поставьте прочерки.

Остальная область бланка относится к первичке, поэтому заполните все обязательные данные.

Образец заполнения универсального передаточного документа. Статус 2

Универсальный передаточный документ (упд): образец заполнения

Скачать образцы заполнения можно по ссылке в конце статьи. 

УПД регистрирует поставщик

По общему правилу счета-фактуры надо регистрировать в хронологическом порядке в части 1 журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур по дате их выставления (п. 3 разд. 2 приложения 3 к постановлению № 1137). А в книге продаж - в том периоде, к которому относится дата отгрузки и приемки работ. Но как определить эти даты в новой форме универсального передаточного документа, зависит от вида операции (отгрузка товаров или выполнение работ).

Передача товара. Если отгрузка совпадает с датой передачи продукции, то в журнале надо зарегистрировать универсальный документ на дату, которая записана в строке 1. Если компания выписала бланк, но отгрузила товар позже, то в журнале надо регистрировать счет-фактуру по дате отгрузки - строка 11. При этом в графе 2 журнала надо поставить дату, когда отгружен товар, а в графе 6 журнала - дату, когда составила документ.

В книге продаж надо зарегистрировать документ на день отгрузки. Когда покупатель получил продукцию, не важно.

Выполнение работ. При передаче результатов работ моментом определения налоговой базы является дата их приемки заказчиком. А значит, в журнале надо зарегистрировать универсальный документ на дату, которая записана в строке 16. При этом в графе 2 журнала надо поставить дату, когда заказчик принял работы, а в графе 6 - дату, когда составлен бланк.

В книге продаж надо зарегистрировать документ на дату приемки работ заказчиком (строка 16). Но если он принял работы позже, чем компания составила бланк, то возможна ситуация, что в книгу продаж за текущий квартал попадет документ, датированный предыдущим кварталом. Это не ошибка. В графе 1 книги продаж надо записать именно день составления УПД (строка 1).

УПД регистрирует покупатель

По общему правилу покупатель регистрирует полученные счета-фактуры в части 2 журнала счетов-фактур в хронологическом порядке по дате получения (п. 10 разд. 2 приложения 3 к постановлению № 1137). Эту дату можно взять из строки 16. И перенести ее в графу 2 журнала, а в графу 6 записать дату составления документа (строка 1).

В книге покупок покупатель регистрирует передаточный документ также на дату его получения, которая определяется в строке 16. Ее надо записать в графе 4 книги покупок. А датой и номером счета-фактуры в графе 1 книги будет дата из строки 1.

Доходы и расходы 

Продавец признает доходы на дату реализации. Обычно это день отгрузки. Ее можно взять из строки 1. А если право собственности по договору переходит на дату получения товара, то доходы надо учесть на дату, записанную в строке 16. Покупатель вправе признать расходы не ранее дня получения продукции (строка 16).

Исправление ошибок

Организации вправе исправить и первичку, и счета-фактуры. УПД не исключение. Если в нем есть какие-то ошибки, то разрешено внести изменения в форму. Но порядок его исправления зависит от того, с каким он статусом.

Со статусом 1. Если компания корректирует сведения, единые для накладной и счета-фактуры (например, наименование, стоимость, количество), то для исправления ошибки надо выставить новый документ с правильными данными. А в строке 1а поставить номер и дату исправления.

Со статусом 2. Это только первичка. В законе о бухучете нет четкого порядка, как исправлять ошибки. Сказано лишь, что исправление должно содержать дату и подписи сотрудников, которые составили документ, с их фамилиями и инициалами (ч. 7 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). То есть можно выставить как новый бланк с верными реквизитами, так и исправить ошибку в двух экземплярах уже составленных документов. Для этого надо зачеркнуть неверные сведения, поставить правильные и заверить исправления подписью с расшифровкой.

Как корректировать стоимость и количество товара. При изменении стоимости или количества продукции (например, за счет скидки) надо выставить обычный корректировочный счет-фактуру. Но в письме ФНС не сказано, как менять эти данные, если поставщик будет использовать УПД. В нем есть только строка 1а для исправлений. На этот случай ФНС России разработала форму универсального корректировочного документа и дала рекомендации по его заполнению.

Если организация оформит УПД, а потом изменит стоимость товара, то надо составить обычный корректировочный счет-фактуру. А сам универсальный документ исправлять не надо. Изменение стоимости для списания расходов по налогу на прибыль можно подтвердить иными бумагами. Например, соглашением о скидке.

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое

Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • УПД (универсальный передаточный документ). Статус 1.docx
  • УПД (универсальный передаточный документ). Статус 2.docx


Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Рекомендации по теме

    Школа финансового руководителя

    Самое выгодное предложение

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией

    А еще...

    Вопрос в редакцию

    Ответы на самые интересные вопросы мы публикуем в газете.

    Вопрос чиновнику

    Горячие линии с чиновниками проходят еженедельно.

    Техподдержка

    Не работает сайт или сервисы? Не приходит газета? Пишите сюда!





    Топ-10 главных тем номера

    Как с 1 октября 2017 года оформлять счета-фактуры и вести книги по НДС

    Бухгалтерский справочник по исправлению ошибок в документах

    Как работать с онлайн-кассой после 1 июля 2017 года

    Как избежать случайных ошибок в расчете отпускных

    Как сверить налоговую нагрузку компании с безопасными показателями

    Готовые ответы на требования инспекторов по новой отчетности

    Почему блокируют клиент-банк. Реальные основания и мифы

    Как заполнять платежные поручения по взносам: новые правила

    Как компаниям платить налоги друг за друга, чтобы деньги попали в бюджет

    Бухгалтерские секреты, которые каждый день упрощают работу коллег

    © 2007–2017 ООО «Актион управление и финансы»

    Редакция газеты: info@gazeta-unp.ru | Администрация сайта: online@gazeta-unp.ru
    Политика конфиденциальности
    Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62334 от 03.07.2015;
    Политика обработки персональных данных

    
    • Мы в соцсетях
    Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.

    Внимание!
    Вы читаете профессиональную статью для бухгалтера.
    Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

    Это бесплатно и займет 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль
    ×
    Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

    Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль