Путевые листы: правила заполнения в 2017 году

34964
Компании теперь должны писать в путевых листах сведения о предрейсовом контроле состояния транспорта - этого требуют правила безопасности. Подробнее о новых правилах заполнения путевых листов в 2017 году читайте в этой статье.

Изменения в правилах заполнения путевого листа в 2017 году

Изменения в порядок заполнения путевых листов внес Минтранс приказом от 18.01.2017 № 17, действует с 26 февраля 2017 года.

В путевых листах теперь надо записывать сведения о предрейсовом контроле состояния автомобилей. С июля 2014 года этого требуют правила безопасности (п. 29 приказа Минтранса России от 15.01.2014 № 7). Но поскольку в списке обязательных реквизитов такого пункта нет, компании отметку не ставили.

Excel Скачать путевой лист легкового автомобиля 2017 (форма 3)

Word Скачать путевой лист легкового автомобиля 2017 (упрощенная форма)

Excel Скачать путевой лист грузового автомобиля 2017 скачать бесплатно

Из приказа № 17 не ясно, кто обязан соблюдать новое требование - все компании или только транспортные организации. Этот вопрос мы уточнили у специалистов Минтранса. Там считают, что предрейсовый контроль обязателен для всех, даже если на служебной машине ездит директор на встречу с контрагентом. Чтобы внести ясность, мы направили официальный запрос в Минтранс.

Игнорировать новые требования не стоит, контролеры могут оштрафовать компанию на 30 тыс. рублей (ч. 3 ст. 12.31.1 КоАП РФ). Кроме того, без обязательных реквизитов документ не подтверждает расходы на бензин. Поэтому издайте приказ, которым внесите изменения в учетную политику о новой форме листа.

Предрейсовый осмотр проводит контролер, который аттестован в транспортной инспекции (п. 14.3 приказа Минтранса от 28.09.2015 № 287). Например, это может быть водитель или мастер. Если в штате нет такого сотрудника, отметку проставьте за плату в сервисном центре.

Если с машиной все в порядке, в листе контролер запишет: «Прошел предрейсовый контроль технического состояния», свою подпись и фамилию (см. образец). Если есть неисправность, то ничего ставить не надо.

Компании, которые отказались от печати, могут не ставить печать на путевых листах. Изменения утвердил приказ Минтранса от 18.01.2017 № 17. Раньше ставить печать или штамп надо было обязательно (приказ Минтранса России от 18.09.2008 № 152). Теперь споров не должно возникать. 

См. В каких документах печати и штампы обязательны

Правила заполнения путевого листа в 2017 году

Компании и ИП должны оформлять путевые листы на каждое транспортное средство, которое используется для перевозок грузов, пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом в городском, пригородном и междугородном сообщениях.

Лист оформляют на один день или срок не более одного месяца. А если транспорт используют посменно несколько водителей, то можно оформлять несколько документов раздельно на каждого водителя.

В наименовании путевого листа следует указать тип транспортного средства, на которое он оформляется. Номер указывается в заголовке в хронологическом порядке в соответствии с принятой владельцем системой нумерации.

См. Новая форма путевого листа с 2017 года

Даты, время и показания одометра при выезде транспортного средства с постоянной стоянки и его заезде на стоянку проставляют уполномоченные лица, назначаемые руководителем организации или ИП, и заверяют их штампами или подписями с указанием инициалов и фамилий.

ИП ставит даты, время и показания одометра при выезде транспорта с постоянной стоянки и его заезде на стоянку, если совмещает обязанности водителя.

Если на одно транспортное средство оформлены нескольких путевых листов раздельно на каждого водителя, дата, время и показания одометра при выезде транспорта с постоянной стоянки проставляются в листе водителя, который первым выезжает со стоянки. А дата, время и показания одометра при заезде на стоянку - в листе водителя, который последним заезжает на стоянку.

Даты и время проведения предрейсового и послерейсового медосмотра водителя проставляет медработник, проводивший осмотр, заверяя его штампом и подписью с указанием Ф. И. О.

Дату и время проведения предрейсового контроля техсостояния транспорта указывает соответствующий контролер и заверяет его подписью с указанием фамилии и инициалов.

Владельцы транспортных средств обязаны регистрировать путевые листы в журнале регистрации и хранить их не менее 5 лет.

Реквизиты путевого листа 2017

Компания вправе сама разработать и утвердить в учетной политике форму путевого листа либо использовать готовые бланки (утв. постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78).

Какой бы ни применяли шаблон, в нем должны быть все обязательные реквизиты: наименование и номер, сведения о машине и др. Обязательные реквизиты есть в приказе Минтранса от 18.09.2008 № 152 (см.таблицу ниже).

Обязательные реквизиты путевого листа 2017

Обязательные реквизиты  Что включают сведения
1 Наименование и номер 
2 Сведения о сроке действия Дата (число, месяц, год), в течение которой лист может быть использован. Если лист оформляется более чем на один день - даты (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого лист может быть использован.
3 Сведения о собственнике (владельце) транспортного средства

Для компании - название, организационно-правовая форма, местонахождение, номер телефона;

для ИП - Ф. И. О., почтовый адрес, номер телефона.

4 Сведения о транспортном средстве

- Тип транспортного средства (легковой автомобиль, грузовой автомобиль, автобус, троллейбус, трамвай) и модель транспортного средства. Если грузовой автомобиль используется с автомобильным прицепом, автомобильным полуприцепом, кроме того - модель автомобильного прицепа, автомобильного полуприцепа;

- Государственный регистрационный знак легкового автомобиля, грузового автомобиля, грузового прицепа, грузового полуприцепа, автобуса, троллейбуса;

- Показания одометра (полные км пробега) при выезде транспортного средства из гаража (депо) и его заезде в гараж (депо);

- Дата (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда транспортного средства с места постоянной стоянки транспортного средства и его заезда на указанную стоянку.

5

Сведения о водителе

- Ф. И. О. водителя;

- Дата (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового и послерейсового медосмотра водителя.

В путевом листе могут быть размещены дополнительные реквизиты, учитывающие особенности осуществления деятельности, связанной с перевозкой грузов, пассажиров и багажа.

Обратите внимание

Безопаснее составлять путевые листы, если работники ездят на своих автомобилях по делам компании. Иначе есть риск, что фонды или налоговики потребуют взносы с компенсации за личные машины работников. По мнению ревизоров, без путевых листов нельзя доказать, что компания использовала автомобиль в деятельности. Значит, работник получил оплату за труд, а не компенсацию за использование личного транспорта.

Отбиться от претензий получается только в суде (постановление Арбитражного суда Восточно-Сибирского округа от 10.08.2016 № Ф02-3897/2016).

Как проставить отметку о предрейсовом техосмотре машины (фрагмент)

Отметка о предрейсовом осмотре

Форма путевого листа 2017

Типовая форма листа (№ 3) утверждена постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78.

ExcelСкачать бесплатно путевой лист легкового автомобиля 2017 (форма 3)

WordСкачать бесплатно путевой лист легкового автомобиля 2017 (упрощенная форма)

ДокументСкачать бесплатно путевой лист грузового автомобиля 2017 скачать бесплатно

Бланк путевого листаОбразец заполнения путевого листа 2017

Доступно для скачиванияОбразец заполнения путевого листа

Образец заполнения

Частые ошибки при заполнении путевого листа 2017

Инспекторы снимают расходы на бензин, если компания неверно заполнила путевые листы. Но чаще ревизоры доначисляют налог не из-за ошибок, а из-за подозрительных реквизитов. Мы выяснили, на что обращают инспекторы внимание на проверках

Инспекторы проверяют в путевом листе каждый реквизит, а их в документе больше 20. Есть пять ловушек, в которые чаще всего попадаются компании. Мы их показали на образце (см. ниже).

Заполнение путевого листа

1. В описании маршрута нет названия контрагента. Налоговики требуют, чтобы в путевом листе компания писала маршрут поездки с названием улицы, номером дома и даже наименованием контрагента. Если таких данных нет, считают перевозку фиктивной и снимают расходы.

Как избежать проблем. Пишите в листе подробный маршрут. Правда, иногда это невозможно. Например, если водитель едет в поле или лес, где нет точного адреса. Тогда компании пишут название ближайшего населенного пункта. Но можно сделать отметку о том, что сотрудник будет работать в поле, и записать координаты - широту и долготу. Координаты можно получить с помощью навигатора. Если это не убедит инспекторов, защитить расходы получится в суде (постановление Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 25.02.2016 № Ф08-626/2016).

2. Работник каждый день ездит в одни и те же места. Инспекторов насторожит маршрут поездки, если он повторяется изо дня в день. Особенно если на автомобиле ездит руководитель. Налоговики проверят, что находится по адресам, которые записаны в документах. Если ревизоры решат, что сотрудник ездил в личных целях, то снимут расходы.

Как избежать проблем. Подготовьте документы, которые подтвердят, что директор ездил по делам компании. Проблем не будет, если по адресам находятся подразделения, филиалы организации или контрагенты. Если директор ездит к потенциальным клиентам, безопаснее собрать бумаги о предстоящем сотрудничестве: переписка, предварительные договоры и др.

3. Директор ездит на машине по выходным. Инспекторы решат, что директор использовал автомобиль в личных целях, если в путевом листе записаны поездки в выходной. Если компания не докажет обратное, снимут расходы.

Как избежать проблем. Директор может ездить в выходной по делам компании. Но тогда в эти дни надо поставить в табеле учета выход на работу. Кроме того, нужны документы, которые подтвердят, что работа в выходной была необходима.

4. В путевом листе расход больше, чем вмещается в бак. В длительных поездках водитель может израсходовать бензина больше, чем вмещается в бак. Если он заправлялся несколько раз, то должно быть несколько чеков. Налоговики проверяют эти документы. Если в одном чеке больше топлива, чем могло вместиться в бак, налоговики считают, что расходы завышены, и снимают разницу.

Как избежать проблем. Проверяйте расход топлива в путевых листах и сравнивайте его с объемом бака. Размер бака можно посмотреть в инструкции к автомобилю или на сайте производителя. Если работник израсходовал больше, чем вмещается в бак, изучите чеки. Если чек всего один, уточните у работника, почему он купил больше бензина, чем вмещается в бак. Возможно, он заливал бензин в канистру. Тогда возьмите у работника объяснительную. Документ оправдает расходы перед налоговиками.

5. Скоропортящиеся продукты везли на обычной машине. Инспекторы проверят, какой автомобиль компания использовала для перевозки. Некоторые товары требуют особых условий. Например, мясо, рыбу, овощи и фрукты можно перевозить только в рефрижераторах. Если компания использовала обычный автомобиль, налоговики считают перевозку фиктивной.

Как избежать проблем. Летом безопаснее использовать специальные машины, даже если склад находится в нескольких метрах. Иначе потребуется доказывать, что поставка реальна. Например, факт погрузки-разгрузки можно подтвердить видео с камер наблюдения, фотографиями товаров, транспортными накладными и т. п. (постановление Федерального арбитражного суда Северо-Западного округа от 09.02.2011 № А21-13459/2009).

Если при перевозке в обычной машине товары испортились, то списать расходы можно только в пределах норм естественной убыли (подп. 2 п. 7 ст. 254 НК РФ).

Статьи по теме:

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Школа финансового руководителя

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Вопрос в редакцию

Ответы на самые интересные вопросы мы публикуем в газете.

Вопрос чиновнику

Горячие линии с чиновниками проходят еженедельно.

Техподдержка

Не работает сайт или сервисы? Не приходит газета? Пишите сюда!


Рассылка




© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

Редакция газеты: info@gazeta-unp.ru | Администрация сайта: online@gazeta-unp.ru Политика конфиденциальности Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43629 от 18.01.2011


Внимание! Вы читаете профессиональную статью для бухгалтера.
Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

Это бесплатно и займет 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль