text
Учет. Налоги. Право

Отпуск в мае 2018: как считать отпуск

  • 17 апреля 2018
  • 15331

Многие работники предпочитают отдыхать на майские праздники. Если сотрудник уходит в отпуск 3 мая, последний день выдачи отпускных выпадает в этом году на праздник. Не ясно, когда выдать деньги. Расскажем, как считать отпуск в мае 2018 года.

В майские праздники работники могут удлинить выходные. Поэтому у бухгалтерии прибавляется работы. Главное не запутаться и не ошибиться в том, как считать отпуск. Прежде чем перейти к тому, как считать дни отпуска в мае 2018 года, кратко расскажем о способах оформления и оплаты отпуска между праздниками.

Итак, в мае 2018 года отдыхаем три дополнительных дня. Согласно производственному календарю 2018, 1 Мая - Праздник Весны и Труда, 2 мая - праздничный выходной день (перенос с воскресенья 7 января). Майские каникулы продлятся с 29 апреля по 2 мая и еще один день отдыхаем на 9 Мая - День Победы. Между праздниками 4 рабочих дня - 3-4 и 7-8 мая.  Если к праздникам добавить пару дней - 3 и 4 мая, получится целая неделя отдыха. 

Отпуск в мае 2018 года: как считать дни

Если работники берут дни отдыха в мае - до праздников или после, посчитать все надо в апреле. Кроме того, надо учесть последние разъяснения Минтруда (письмо от 15.04.16 № 14-1/В-351).

При расчете отпускных в 2018 году из числа отработанных дней не исключаются праздники, которые совпали с предыдущим отдыхом работника, разъяснили чиновники.

Работодатель рассчитывает отпускные исходя из заработка за 12 месяцев, предшествующих отдыху. Заработок надо поделить на число календарных дней в расчетном периоде. В полностью отработанных месяцах число дней равно 29,3 (ч. 4 ст. 139 ТК РФ).

В неполных месяцах 29,3 делят на количество дней месяца и умножают на число календарных дней, выпавших на отработанное время (п. 10 Положения, утв. постановлением Правительства РФ от 24.12.07 № 922). При этом не учитываются те дни, когда за работником сохранялся средний заработок. Например, командировки, периоды болезни и т. п. (п. 5 Положения № 922).

Если в расчетном периоде сотрудник тоже был в отпуске и на время отдыха попали праздники, то не ясно, учитывать ли праздники в числе отработанных дней.

По мнению чиновников, праздники надо учесть. Ведь они не входят в число дней отпуска, и за этот период компания не сохраняет средний заработок (ст. 120 ТК РФ). Причем праздничные дни включают в расчет среднего заработка, даже если работник отдыхал.

Пример

Сотрудник уходит в отпуск с 22 по 28 мая (7 дней).

Шаг 1. Определим расчетный период: 01.05.17 — 30.04.18. В период с 1 по 31 марта 2018 года работник был в отпуске (30 дней). Других исключаемых периодов не было. Оклад работника — 80 000 руб.

Шаг 2. Определим заработок. Он равен 880 000 руб. (80 000 руб. × 11 мес.).

Шаг 3. Определим число дней в расчетном периоде. В полностью отработанных месяцах — 322,3 дн. (29,3 × 11 мес.). В марте надо учесть два праздничных дня - 8 и 9 марта. Число дней за март — 1,89 дн. (29,3 : 31 × 2). Всего - 324,19 дн. (322,3 + 1,89).

Шаг 4. Рассчитаем средний дневной заработок — 2714,45 руб. (880 000 руб. : 324,19 дн.).

Шаг 5. Отпускные равны 19 001,15 руб. (2714,45 руб. × 7 дн.).

Алгоритм расчета отпускных в мае 2018 года

Опишем каждый шаг расчета.

  1. Определим расчетный период;
  2. Определим заработок, учитываемый при расчете отпускных;
  3. Определим число дней в расчетном периоде;
  4. Рассчитаем средний дневной заработок;
  5. Рассчитаем сумму отпускных.

Шаг 1. Расчетный период для отпускных в 2018 году - 12 месяцев, предшествующих отдыху - с 1 мая 2018 года по 30 апреля 2018 года, если работник трудится в организации последний год и за это время ему начисляли выплаты. Если сотрудник работает в организации менее 12 месяцев, то расчетный период - с даты трудоустройства по месяц, предшествующий тому, в котором отпуск. Если последние в течение года работник не был трудоустроен и не получал зарплату, то в расчет берут последние 12 месяцев с заработком.

Шаг 2. Если 12 месяцев расчетного периода были отработаны полностью, то исключаемые периоды отсутствуют, тогда для расчета среднего заработка берут число 12. Если не полностью, например были командировки, отпуска, больничные и другие исключаемые периоды и выплаты по ним, то берем меньшее число. Например, как в нашем примере, 11 месяцев. Оклад умножаем на 11.

80 000 руб. × 11 мес. = 880 000 руб.

Шаг 3. Чтобы определить число дней в расчетном периоде, надо умножить среднемесячное количество календарных дней - оно равно 29,3 - на количество месяцев в расчетном периоде.

Количество дней в неполностью отработанном месяце считают так:

29,3 : количество дней месяца x количество дней работы в неполном месяце

В полностью отработанных месяцах — 322,3 дн. (29,3 × 11 мес.). В марте надо учесть два праздничных дня. Число дней за март — 1,89 дн. (29,3 : 31 × 2). Всего — 324,19 дн. (322,3 + 1,89).

Шаг 4. В расчет среднего заработка надо включить все выплаты, которые предусмотрены системой оплаты труда в организации (п. 2 Положения, утв. постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922). Но не учитывать выплаты во время командировки, оплачиваемого отпуска, оплату перерывов для кормления ребенка, больничные или пособия по беременности и родам и пр.

Формула расчета среднего дневного заработка, если период отработан полностью и отпуск предоставлен в календарных днях:

Заработок в расчетном периоде : 12: 29,3

Формула расчета среднего дневного заработка, если расчетный период отработан не полностью:

Заработок в расчетном периоде / (29,3 x число полностью отработанных месяцев + число дней в не полностью отработанных месяцах)

Рассчитаем средний дневной заработок — 2714,45 руб. (880 000 руб. : 324,19 дн.).

Шаг 5. Как рассчитать отпусные в мае 2018 года. Умножаем количество дней отпуска на средний дневной заработок.

2714,45 руб. × 7 дн. = 19 001,15 руб.

Способы оформить отдых на праздничные дни в мае 2018 года

Смотрите в таблице способы оформления отдыха между праздничными днями.

Способ Как оформить Как оплатить Пример расчета
1. Ежегодный оплачиваемый отпуск Если отпуск по графику, достаточно уведомить работника о начале отпуска за две недели и издать приказ. Если работник берет отпуск вне графика, пусть напишет заявление, а компания оформит приказ.

Отпускные выдайте за три календарных дня до начала отдыха (ст. 136 ТК РФ).

Размер выплат будет зависеть от того, на сколько дней сотрудник оформляет отпуск. 

Работник берет отпуск между праздниками. Расчетный период — с 01.05.17 по 30.04.18. Всего выплат за период — 478 176 руб. Средний дневной заработок — 1360 руб. (478 176 : 12 мес. : 29,3). Оклад сотрудника — 40 000 руб.

Отпуск с 3 по 8 мая. Отпускные составят 5440 руб. (1360 × 4 дн.). В мае 20 рабочих дней. Зарплата за один день 2000,00 руб. (40 000 руб. : 20 дн.). На отпуск попадает 4 рабочих дня. Значит, зарплата за май составит 32 000 руб. (2000 × (20 дн. – 4 дн.)). А вместе с отпускными 37 440 руб. (32 000 + 5440).

2. Отпуск за свой счет Работник пишет заявление, в котором заполняет дату начала отпуска и число дней отдыха. А компания издает приказ. Отпускные дни сотруднику не оплачивайте. А зарплату начислите за отработанные дни мая.

Сотрудник взял отпуск без содержания с 3 по 8 мая (4 дня) и с 10 по 11 мая (2 дня) — всего 6 дней. В мае — 20 рабочих дней. Оклад работника — 80 000. Зарплата за день — 4000 руб. (80 000 : 20 дн.). Зарплата за май — 56 000 руб. (4000 × (20 дн. – 6 дн.)).

3. Отгулы Работник подает заявление, в котором пишет точные дни отгула. Такое заявление надо согласовать с руководством, а затем издать приказ. Дни отгула уменьшают норму рабочего времени в мае. Если остальные дни сотрудник отработает, он получит полный оклад (письма Роструда от 18.02.13 № ПГ/992–6‑1, Минтруда России от 11.03.13 № 14-2/3019144-1157).

Сотрудник отработал 23 апреля, и взамен берет выходной 3 мая. Оклад — 42 000.

Зарплата за апрель. Норма рабочего времени в апреле — 20 дней. За апрель ему положен полный оклад — 42 000 руб. А также надо оплатить работу в выходной — 2100 руб. (42 000 : 20 дн.). Итого 44 100 руб. (42 000 + 2100).

Зарплата за май. Норма рабочего времени в апреле — 20 дней. А с учетом отгула уменьшается на 1 день. Если сотрудник отработает все другие рабочие дни, то получит полный оклад — 42 000 руб.

4. Общие выходные в организации О решении сообщите сотрудникам отдельным приказом.

Есть два способа оплаты:

1) по среднему заработку (письмо Роструда от 19.12.2007 № 5202-6-0).

2) установить пониженную норму рабочего времени на май. То есть вместо 159 часов записать 127 часов (159 ч. – 8 ч. × 4 дн.). Тогда сотрудникам положен полный оклад за май, если они отработают 127 часов. Дополнительные выходные не оплачивайте.

5. Простой по инициативе работодателя Издайте приказ, в котором объясните причину простоя и его длительность. С документом ознакомьте сотрудников. В табеле дни отразите с кодами РП или 31. Если в простое виноват работодатель, оплатите не менее 2/3 средней зарплаты. Если простой не зависит от компании и работников, то посчитайте 2/3 оклада (ст. 157 ТК РФ).

В связи с аварией компания объявила простой с 3 по 8 мая (4 дня). Оклад работника — 40 000 руб. В мае — 20 рабочих дней. Расчетный период — с 01.05.17 по 30.04.18. За этот период сотрудник получил 496 тыс. и отработал 246 дней. Средний дневной заработок — 2016,26 руб. (496 000 : 246 дн.).

Компенсация за простой — 5376,69 рубля (2016,26 × 4 дн. × 2/3). Зарплата за день — 2000 руб. (40 000 : 20 дн.). Всего за май работник получит 37 376,69 руб. (2000 × (20 дн. – 4 дн.) + 5376,69).

Сроки выплаты отпускных в мае 2018 года 

Компания обязана оплатить работникам отпуск не позже чем за три календарных дня до его начала (ст. 136 ТК РФ). Роструд уточнил, что в расчет входят праздничные дни (письмо от 30.07.14 № 1693-6-1). То есть, если сотрудник уходит в отпуск 3 мая, последний день, чтобы перевести деньги, — 1 мая. Но есть варианты, как выплатить отпускные в разных случаях.

Выдать отпускные заранее. Компания вправе выдать отпускные сотруднику 28 апреля, если 29 апреля и 1 мая для нее нерабочие дни. День 28 апреля — суббота, но по производственному календарю он рабочий (постановление Правительства от 14.10.17 № 1250). Организация вправе перевести отпускные 28 апреля, если работает по общему графику.

Перевести оплату отпуска на крайний срок. Перечислить сотруднику отпускные можно и 1 мая, если он работает в этот день. Трудинспекторы подтвердили нам, что опасности для компании нет. Но важно выполнить условие: если бухгалтерия переводит или выдает деньги 1 мая, этот день для нее тоже должен быть рабочим.

В этой ситуации возникает еще и другая проблема: большинство банков не работает в праздничные дни. А день, который предшествует выходному праздничному дню, сокращенный (ч. 1 ст. 95 ТК РФ).

Если вы планируете оплату на 1 мая, лучше заранее узнать, готов ли банк оказывать услуги в праздники. Некоторые банки работают в праздники по воскресному графику, то есть заканчивают обслуживание раньше обычного.

Уведомить об отпуске. Если сотрудник идет в отпуск по графику, нужно под подпись уведомить его о начале отдыха. Сделайте это не меньше чем за две недели до начала отпуска (ст. 123 ТК РФ). Пропуск этого срока грозит организации штрафом до 50 тыс. рублей (ст. 5.27 КоАП РФ).

Уведомить сотрудника можно в произвольной форме. Для этого подойдет и сам приказ об отпуске. Также можно составить отдельные извещения, ведомости или добавить графу в форму Т-7 - график отпусков.

Сообщать о начале отдыха сотруднику не нужно, если он идет отдыхать не по графику. В этом случае достаточно получить от работника заявление и составить приказ.

Статьи по теме: