Электронные больничные в России врачи выдают с 1 июля 2017 года. Пока немногие работодатели перешли на виртуальные бланки. Большинство опасаются сложностей и отказываются участвовать в проекте. Расскажем, какие действия работодателя в работе с электронными больничным листами в 2018 году обезопасят работу компании и главбуха.
В связи с тем, что каждый год Фонд социального страхования обрабатывает огромное количество листов нетрудоспособности, в 2017 году было принято решение о переходе работодателей и медучреждений на электронные больничные листы. Цель – доступность страхового обеспечения и экономии времени специалистов фонда, работодателей и работников.
Однако пока немногие компании перешли на виртуальные бланки. Большинство опасаются сложностей и отказываются участвовать в проекте. О том, что работодателям надо учесть в работе с электронными листками, расскажем подробнее далее.
Электронные больничные листы в 2018 году для работодателей: порядок действий
Присоединиться к проекту виртуальных листков нетрудоспособности может любая компания, в том числе малая или средняя. Для этого надо пройти четыре шага.
1. Заключить соглашение с ФСС о взаимодействии
Компания сможет работать с электронными больничными, но для этого она подписывает с ФСС соглашение об информационном взаимодействии. Оформить соглашение можно только на бумаге. Форма документа есть на fss.ru в разделе Типовые формы документов.
Запишите в форме реквизиты компании и попросите директора расписаться. Затем бумагу отнесите в региональное отделение ФСС, где уполномоченные сотрудники фонда дополнят и тоже подпишут документ.
2. Проверить электронную подпись
У компаний есть подписи, которыми они визируют электронную отчетность в налоговую и другие органы. Сертификат оформляют на директора. Убедитесь, что можете использовать подпись для работы с электронными больничными.
Проверить подпись можно самостоятельно. Для этого откройте браузер Internet-Explorer. В пунк те меню «Сервис» нажмите «Свойства браузера». Откроется новое окно. Далее нажмите «Содержание» > «Сертификаты» и выберите сертификат подписи, который надо проверить. Левой кнопкой мыши откройте его.
На вкладке "Состав" выберите "Показать <все>" и найдите поле "Субъект". Если в открытом окне показаны ОГРН и регистрационный номер ФСС, подпись подходит.
Если у компании еще нет подписи, то оформите ее в любом удостоверяющем центре. Список таких центров есть на minsvyaz.ru.
3. Получить доступ к кабинету страхователя на cabinets.fss.ru
В сервис можно попасть, если директор зарегистрировал компанию на портале gosuslugi.ru. Если у компании нет учетной записи, то ее надо сделать, иначе пользоваться сервисом фонда не получится.
Если у компании еще нет учетной записи на портале госуслуг, ее надо сделать. Иначе воспользоваться сервисом фонда не получится
Чтобы оформить личный кабинет компании на портале госуслуг, директор сначала регистрируется на сайте сам как «физик». Затем он создает учетную запись для компании. После этого в личный кабинет страхователя на сайте ФСС руководитель сможет войти по своему логину и паролю для портала госуслуг.
Обычно с больничными работает бухгалтерия. Поэтому директору удобнее оформить доступ в кабинет страхователя и главбуху.
4. Установить программу
Для входа в кабинет страхователя надо подтвердить усиленную квалифицированную подпись. Для этого установите на компьютер программу ЭЦП Browser plug-in. Когда будете заходить в кабинет страхователя, сервис попросит выбрать подпись. Если на рабочем месте установили единственную подпись, программа не будет предлагать выбор.
Если больничными занимается главбух, то программу проверки установите на его компьютер. Сам сертификат тоже устанавливают на компьютер. Но можно этого не делать. Сертификат сохраните на сервере или в облачном сервисе и предоставьте главбуху доступ.
Дополнительную доверенность на бухгалтера оформлять не надо, поскольку директор уже добавил его в список доверенных на портале госуслуг. После всех шагов бухгалтер сможет заполнять электронные больничные и подписывать их самостоятельно.
Обязательно прочитайте
Как подключить главбуха к личному кабинету компании на сайте ФСС
Чтобы главбух смог оформлять электронные больничные, надо открыть доступ к личному кабинету компании на cabinets.fss.ru. УНП испытала процедуру.
Сначала зарегистрируйте компанию на сайте gosuslugi.ru. Для этого у директора как у «физика» должна быть учетная запись на портале. Тогда руководитель сможет создать для своей компании личный кабинет на сайте госуслуг, а затем — на сайте ФСС.
Через систему портала госуслуг компании получают доступ к электронным услугам ведомств и фондов. Чтобы личным кабинетом ФСС мог пользоваться главбух, нужно записать его как сотрудника в кабинете компании на сайте госуслуг.
Запишите в кабинете компании Ф. И. О. и электронную почту бухгалтера. После этого система сразу предложит отправить приглашение новому участнику в группу доступа к личному кабинету компании.
Отправьте приглашение. Главбух получит его на электронную почту. В письме будет ссылка, по которой нужно будет пройти на сайт госуслуг и авторизоваться. Это получится, если бухгалтер тоже зарегистрировался на портале как «физик». После того как сотрудник зайдет на сайт госуслуг с личным логином и паролем, система портала сразу же привяжет его учетку к данным компании.
Следующий шаг - разрешить бухгалтеру доступ к кабинету страхователя на сайте ФСС. Это сделает директор через личный кабинет на сайте госуслуг. Для этого во вкладке «Доступ к системам» надо найти группу «Электронное правительство Госуслуги» и нажать на «Участники» > «Добавить участника в группу». Появится окно, в котором надо нажать «Добавить участников» и ввести часть фамилии главбуха. Система покажет сотрудника, нажмите «Добавить».
Главбух сможет заходить на cabinets.fss.ru через авторизацию под своим логином и паролем на портале госуслуг. После того как прошли проверку на портале госуслуг, система автоматически вернет пользователя на страницу для входа в кабинет страхователя.
Система предложит главбуху начать работу как «физику» или как организации. Выберите вход как организация. При этом на компьютере главбуха должен быть сертификат электронной подписи компании. Если все сделали правильно, главбух попадет в личный кабинет ФСС.
Электронные больничные листы в 2018 году: как это работает
Электронные больничные в России врачи выдают с 1 июля 2017 года. Пока немногие компании перешли на виртуальные бланки. Большинство опасаются сложностей и отказываются участвовать в проекте. С июля по ноябрь 2017 года больше всего бюллетеней выдали в Белгородской, Липецкой областях и Мордовии (см. таблицу).
Топ-5 регионов по работе с электронными больничными
| Регион | Количество листков, тыс. шт. |
|---|---|
| Белгородская область | 20,5 |
| Липецкая область | 13 |
| Республика Мордовия | 10,4 |
| Кемеровская область | 7,6 |
| Астраханская область | 5,7 |
Пособия по временной нетрудоспособности и по беременности и родам назначают и выплачивают на основании бумажного листа нетрудоспособности или электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной подписью медицинского работника и организации. Новым порядком предусмотрено, что врач может оформить электронный больничный лист, если:
- Пациент дает письменное согласие на это;
- Медучреждение и работодатель участвуют в специальной системе выдачи листка нетрудоспособности в электронной форме.
Работник вправе обратиться в медучреждение, где по окончании лечения ему выдадут лист нетрудоспособности, оформленный с его согласия в электронной форме. При этом он получит только номер документа, который надо передать работодателю. Организация и фонд при этом получат все необходимые сведения для расчета и возмещения пособий через специальную электронную систему.
Электронные больничные: схема документооборота
Фонд планирует, что в 2018 году половина всех листков будет электронной, а в 2021 году бумажные листки совсем исчезнут. То есть с вероятностью 50/50 ФСС убедит вас уже в этом году перейти на новые больничные.
ФСС обещает компаниям безболезненный переход, а бухгалтерам - упрощение работы. Так ли это, мы выяснили у компаний, которые уже перешли на виртуальные листки.
Главбухи поделились с "УНП" проблемами, с которыми столкнулись. Узнайте, что вас ждет когда фонд заставит принимать новые больничные
Сейчас клиники оформляют электронные и бумажные больничные. Теперь порядок их выдачи учитывает особенности виртуальных документов. Минздрав изменил приказ от 29.06.2011 № 624н (документ по ссылке ниже).
В приказе уточнят, что он распространяется на электронные листки нетрудоспособности. Минздрав прописал, как сотруднику получить электронный бюллетень. Для этого работник должен представить в поликлинике документ, удостоверяющий личность, и СНИЛС.
Фонд выдаст несколько бумажных больничных, если сотрудник работает в нескольких компаниях. А вот электронный листок поликлиника сформирует один - его номер сотрудник сможет представить всем работодателям.
Электронный листок оформляют в день обращения работника с его письменного согласия и размещают в базе ФСС. Но работодатель сможет увидеть бланк в этой базе после того, как больничный будет закрыт. Поэтому нельзя оплатить бюллетень сотруднику до окончания болезни.
Сейчас с электронными листками работают в таком же порядке, приказ установит его официально.
Чтобы работать с электронными листками, компании нужен личный кабинет на cabinets.fss.ru. Если компания не подключится к электронному обмену больничными, работники смогут получить только бумажные бюллетени.
Как выглядит электронный больничный лист в 2018 году (образец)
Электронные больничные листы в 2018 году для работодателей: как отказаться
Компании не хотят принимать электронные больничные. Но фонд требует объяснений. А сотрудники вправе сами выбрать, какой бюллетень предъявить работодателю.
Компания вправе не применять электронные больничные, ведь они еще не обязательны. Процедуры для отказа от виртуальных листков нет. Но потребуется попросить сотрудников не брать электронные больничные и дать пояснения фонду.
Предупредите работников. Нельзя требовать, чтобы работники представляли только электронные или только бумажные больничные.
Работников можно лишь предупредить, что компания не подключилась к электронному обмену листками, и попросить брать бумажный бюллетень. Для этого разошлите работникам электронные письма или сделайте объявление.
Поясните, почему компания не переходит на электронные больничные. Например, потому что новая система только заработала и ее еще до конца не отладили. Пока надежнее брать бумажный больничный.
Когда работник предъявляет код электронного больничного, считается, что сотрудник представил бюллетень к оплате. Предупредите работников: компания не обязана начислять и платить пособие по электронному листку, пока не подключилась к системе (ч. 5 ст. 13 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ). Тогда компания не нарушит трудовое законодательство, даже если сотрудник предъявит работодателю код листка. Это подтвердил Роструд.
Напишите пояснения для фонда. Поясните, почему компания не собирается использовать электронные листки, только если ФСС прислал запрос. Такие письма из фонда стали получать главбухи по всей стране, об этом сообщают читатели.
Сотрудники фонда собирают пояснения, чтобы изучить причины отказов от электронных листков и улучшить систему. Ответ подготовьте на бланке компании. Форма письма свободная. Перечислите причины, по которым не переходите на электронные больничные:
- электронные больничные еще не обязательны;
- нет утвержденного порядка работы с электронными листками;
- у компании много сотрудников, поэтому необходимо автоматизировать обработку больничных, но нет средств на доработку бухгалтерских программ.
Когда фонд получит ответ, он перестанет уговаривать использовать электронные листки.
