Разберем все действия работодателя, чтобы получать электронные листы нетрудоспособности в 2022 году, приведем образцы документов.
Электронные больничные листы в 2022 году оплачивают по тем же правилам, что и бумажные аналоги этих документов. Независимо от того, в какой форме работодателю поступил листок нетрудоспособности, применяются единые правила расчета пособия, которые с начала года изменились.
Изменения по оплате больничных в 2022 году
Электронный больничный лист: что это и как действует в 2022 году
Работники интересуются, как выглядит лист по нетрудоспособности 2022 годв. Другие спрашивают, куда сдавать больничный лист.
Электронный больничный лист — это листок нетрудоспособности, выданный медицинским учреждением в электронном виде. Ввели их 1 июля 2017 года. А в конце 2017 года приняли ряд нормативных актов, которые регламентируют процедуру взаимодействия.
По Закону работодатель не обязан принимать электронные больничные. В настоящее время работа с электронными листками добровольная. Если организация не готова перейти на работу с электронный больничными, попросите работников брать больничный на бумаге. Когда сотрудник принес электронный больничный его можно заменить на бумажный. Для этого сотрудник должен обратиться в медорганизацию, которая оформила электронный больничный (письмо ФСС от 11.08.2017 № 02-09-11/22-05-13462).
Электронный больничный лист работнику никуда сдавать не нужно. Работник только информирует бухгалтера о номере больничного. Работодатель сам должен запросить в ЕИИС «Соцстрах» листок нетрудоспособности по номеру или по СНИЛС работника.
Образцы больничных для разных случаев
Чтобы оформить больничный листок в электронном виде, медицинская организация, работодатель и сотрудник должны стать участниками специальной системы информационного взаимодействия. Сотрудник должен дать письменное согласие на оформление листка нетрудоспособности в новом формате. Так предусмотрено пунктом 2 Правил, утвержденных постановлением Правительства от 16.12.2017 № 1567. Сведения в таком больничном подписывают квалифицированными электронными подписями медицинского работника и медицинской организации (информация ФСС от 07.07.2017).
Обратите внимание: женщинам, которых уволили в связи с ликвидацией, а их беременность наступила за 12 месяцев до постановки на учет в службу занятости, выдают исключительно бумажные больничные.
Электронный больничный лист: инструкция для работодателя в 2022 году
Вы решили использовать электронные больничные листы в 2022 году. Просто так прислать по почте или принести на флешке документ работник не вправе. Потребуется специальное программное обеспечение, чтобы получать такой больничный лист. Действия работодателя следующие.
Шаг 1. Получите электронные подписи
Чтобы принимать электронные больничные, потребуются усиленные квалифицированные электронные подписи. Подписи нужны руководителю компанию и главбуху или иному лицу, кто ведет учет (п. 74 Порядка выдачи больничных листков, утв. приказом Минздрава от 01.09.2020 № 925н).
Подпись должна быть совместима с ЕИИС «Соцстрах». Купить электронную подпись можно в любом удостоверяющем центре. Найдите ближайший аккредитованный удостоверяющий центр на сайте Минкомсвязи.
Если у вас уже есть электронная подпись для сдачи отчетов через ТКС, уточните у своего оператора, подходит ли она для работы с электронными больничными. Обычно подписи подходят, и покупать новую подпись не нужно.
Шаг 2. Зарегистрируйте организацию на портале госуслуг
Прежде чем авторизоваться в личном кабинете ЕИИС «Соцстрах», зарегистрируйте организацию на портале госуслуг. Сначала зарегистрируйте руководителя организации на портале госуслуг как физическое лицо и получите подтвержденную учетную запись. Это последний (третий) уровень, который дает доступ ко всему функционалу портала. Подробный порядок регистрации смотрите на сайте госуслуг.
Шаг 3. Установите программу
Программа потребуется для проверки электронной подписи и защиты информации (криптопровайдер). Вы можете воспользоваться программой «Подготовка расчетов для ФСС». Скачайте программу на сайте ФСС и установите на свой компьютер. Там же вы можете скачать инструкции по работе с программой.
Шаг 4. Выберите способ передачи информации
Работать с системой ЕИИС «Соцстрах» вы можете одним из трех способов:
1) через личный кабинет страхователя на сайте https://cabinets.fss.ru/. Через учетную запись на портале госуслуг получите доступа к личному кабинету на сайте ФСС;
2) с помощью программы АРМ "Подготовка расчетов для ФСС". Скачайте программу бесплатно на сайте ФСС;
3) с помощью другой бухгалтерской программы, которая обеспечивает передачу электронных больничных.
С региональным отделением ФСС РФ можно заключить соглашение об информационном взаимодействии по формам, размещенным на сайте ведомства.
Работодатели вносят в базу данных сведения для расчета пособия. А ФСС ведет базу данных, проверяет сведения и финансирует выплату пособий наемным сотрудникам. Весь процесс обмена электронными листами нетрудоспособности в 2022 году и их оплаты смотрите на схеме.
«Если сотрудница в отпуске по уходу за ребенком работает неполный день и представляет листок нетрудоспособности по уходу за больным ребенком, то у нее есть право на пособие по временной нетрудоспособности. При этом ежемесячное пособие по уходу за ребенком за период, совпадающий с периодом по бюллетеню, также выплачивается. То есть в данном случае работница имеет право на два пособия одновременно»
Алевтина Захарова, начальник отдела администрирования страховых взносов ГУ-СПб РО ФСС РФ
Шаг 5. Зарегистрировать сотрудников на портале госуслуг
Оформить электронный больничный могут все сотрудники. А вот чтобы контролировать свой больничный и начисления по нему, нужна учетная запись на портале госуслуг третьего уровня (подтвержденная). Алгоритм такой же, как для учетной записи директора.
Сделайте рассылку по сотрудникам с предложением зарегистрироваться на портале. Те, кто не захочет регистрироваться на портале, смогут получать больничные на бумаге и электронные, но не смогут видеть этапы обработки листка нетрудоспособности и начисления по нему.
Электронные больничные в 2022 году: действия работодателя и ФСС
Как работать с электронными больничными в 2022 году: видео
Как заполнить электронный больничный лист в 2022 году
Порядок заполнения электронного больничного тот же, что применяется для бумажного документа. Заполните раздел «ЗАПОЛНЯЕТСЯ СТРАХОВАТЕЛЕМ».
Укажите средний заработок для пособия, страховой стаж, дату начала работы и т.п. Суммы указывайте в рублях и копейках через точку.
При передаче такого больничного в ФСС подтвердите сведения усиленными квалифицированными электронными подписями главного бухгалтера и руководителя. Распечатывать электронные листки и хранить их у себя необязательно.
Обратите внимание: в таком больничном врач не указывает (п. 65 Порядка № 925н):
- место работы;
- тип занятости — «основное» или «по совместительству».
В поле «Диагноз» электронного больничного или в поле «Диагноз члена семьи» врач ставит код по международной классификации болезней. Работодателю эти сведения не предоставляются (п. 72 Порядка № 925н).
В ряде случаев в электронном листе не будет даже кода, например, если диагноз связан с ВИЧ, туберкулезом или психическим расстройством.
В больничном по уходу за членом семьи врач указывает СНИЛС и дату рождения заболевшего, его возраст, а также код причины нетрудоспособности работника. При отсутствия сведений о СНИЛС члена семьи СНИЛС не заполняется (п. 65 Порядка № 925н). Кроме этого, медучреждение отмечает способ лечения: амбулаторно или совместное пребывание в стационаре.
Как исправить ошибку в электронном больничном
Если работодатель допустил ошибку в электронном больничном, он должен внести исправления, а также пояснить их. После этого ему нужно повторно направить больничный в ФСС.
Новый порядок с электронными листами нетрудоспособности в 2022 году требует заверять исправления двумя усиленными квалифицированными электронными подписями: главбуха и директора (п. 72 Порядка № 925н).
Вместо электронной подписи главбуха ЭЛН можно заверить электронной подписью лица, уполномоченного вести бухучет.
Есть ситуация, когда в ЭЛН допустима только одна подпись. Это возможно, когда функции главбуха возложены на директора. Тогда в электронном больничном будет только электронная подпись директора (п. 74 Порядка № 925н).
Можно ли не проводить электронный больничный в 2022 году
Если работник трудился во время болезни, и вы начисляете ему обычную зарплату за это время, то можно не проводить электронный больничный и не отправлять заполненный документ в ФСС. В этом случае работник не получит пособие по временной нетрудоспособности. Во всех остальных случаях документ потребуется провести.
Напомним, с 1 января 2021 года во всех регионах пособия выплачиваются напрямую ФСС. Работодатели должны по-прежнему оплачивать первые три дня больничного, допвыходные для ухода за ребенком-инвалидом и перечислять пособие на погребение. Чтобы человек получил пособие, все необходимые документы он подает своему работодателю. Порядок расчета больничных при прямых выплатах ничем не отличается от расчета пособия при зачетном механизме (Закон от 29.12.2020 № 478-ФЗ, от 30.11.2016 № 401-ФЗ, постановление Правительства от 30.12.2020 № 2375).
Оплачивайте электронные больничные в обычные сроки. Назначить пособие нужно в течение 10 календарных дней с даты, когда сотрудник предъявил номер больничного (ч. 1 ст. 1, ч. 1 ст. 15 Закона от 29.12.2016 № 255-ФЗ). Выдавайте пособие в ближайший день для выплаты зарплаты. Расчет пособий по электронному листу нетрудоспособности работодатель должен хранить на бумажном носителе или в форме электронного документа.