Как заверять копии трудовых книжек с 1 июля 2017 года

38204
При заверении копий кадровых документов, в том числе трудовых книжек, руководствуются ГОСТ. С 1 июля 2017 года заверять копии трудовых книжек надо по-новому. Подробнее об этом - в статье.

При заверении копий трудовых книжек сейчас руководствуются ГОСТ Р 6.30-2003 (утв. постановлением Госстандарта от 03.03.2003 № 65-ст). Хотя с 1 июля 2017 года должны были вступить в силу новые правила оформления кадровых документов и их копий. Но Росстандарт приказом от 25.05.2017 № 435-ст продлил срок перехода на новый порядок ГОСТ Р 7.0.97–2016 еще на один год. С 1 июля 2018 года ГОСТ 6.30-2003 утратит силу и вместо него будет применяться новый ГОСТ Р 7.0.97-2016. 

Несмотря на отсрочку, применять новые требования можно и сейчас. Обновленный стандарт касается всех кадровых бумаг. По-новому надо заверять копии трудовых и ставить в документах отметки об электронной подписи. О том, как правильно это делать, читайте далее. 

Как заверять трудовые книжки с 1 июля 2017 года

Копия трудовой может понадобиться, если ее попросил сотрудник либо компания может оформить ее для личного пользования. Например, чтобы остались сведения на случай потери оригинала.

С 1 июля 2018 года нужно по-разному оформлять копии для внутреннего пользования и документы, которые компания передает работникам или в какие-либо ведомства.

См. Изменения в ТК РФ с 1 июля 2017 года

Каждый разворот трудовой книжки откопируйте на отдельном листе бумаги А4. На первом листе проставьте отметку "Копия", на последнем внесите отметку о том, что копия заверена.

Если оформляете копию для внутреннего пользования, внесите запись "Верно", а строчкой ниже запишите должность сотрудника, который подготовил документ. Затем он должен проставить свою подпись и расшифровку Ф.И.О.

Копию для сотрудника оформите в течение трех рабочих дней с момента, как он обратился с заявлением (ст. 62 ТК РФ). Так как книжка нужна работнику для внешнего пользования, отметку о заверении оформляйте так. Под записью "Верно" и подписью ответственного сотрудника сделайте отметку о том, где хранится копия документа (см. образец ниже).

Запишите, что подлинник находится в отделе кадров.

Как заверять копию трудовой книжки для сотрудника с 01 июля 2017 г. 

Копия образец

В копиях ставьте печать организации, если не отказывались от штампа. Оттиск печати ставьте так, чтобы он захватывал должность, но не подпись работника, который подготовил копию.

После того как копия книжки будет готова, пронумеруйте все листы и сшейте их. Чтобы скрепить их, нанесите наклейку с надписью

"Верно. Прошито и пронумеровано _ листов"

Затем проставьте дату и подпись с расшифровкой Ф.И.О., кто заверил документ.

Статьи по теме:

Как оформлять кадровые документы с 1 июля 2017 года

По новому ГОСТу оформлять кадровые документы можно любым из шрифтов: Times New Roman, Arial, Verdana либо Calibri. В бланках должны быть обязательные реквизиты. Их число не изменилось - всего 30. Но некоторые теперь отличаются по составу либо оформлению. Поэтому понадобится обновить регламент по кадровому делопроизводству.

Гриф ограниченного доступа. Это реквизит новый. Отразите его на документе, если информацию в нем разглашать нельзя и использовать нужно только по назначению. Например, штатное расписание.

Гриф ставьте в правом верхнем углу документа. Он может звучать так: «Для служебного пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна» и пр. Гриф можно дополнить номером экземпляра документа или иными сведениями. Но только в том варианте, который вы пропишете в регламенте по делопроизводству.

Адресат. В бланк внесите адрес электронной почты, если письмо отправляете через интернет. Причем если адресат занимает руководящую должность, то перед фамилией допустимо записать «г-ну» или «г-же».

Наименование структурного подразделения. Реквизит надо отражать следом за наименованием вашей компании в бланках писем и документов подразделений. Например, филиалов, представительств и т. д. По стандарту реквизит надо записать прописными буквами. Например, «ДИРЕКЦИЯ ПО ПЕРСОНАЛУ».

Автор документа. Ставьте реквизит после наименования компании в бланках руководителей офисов субъекта РФ либо муниципальных образований. Например, «ДИРЕКТОР».

Отметка об электронной подписи. Документы на бумаге и электронные — равнозначные. Но только если на последнем есть отметка, что документ подписан электронной подписью (ч. 2 ст. 6 Федерального закона от 06.04.11 № 63-ФЗ). Отметка не произвольная, ее надо проставлять на месте, где стояла бы живая подпись в бумажном документе. Причем она должна быть видима и читаема. В ней должны быть обязательные данные (см. образец 2).

Как проставить отметку об электронной подписи: образец

Как заверять копии трудовых книжек с 1 июля 2017 года

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Школа финансового руководителя

    Самое выгодное предложение

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией

    А еще...

    Вопрос в редакцию

    Ответы на самые интересные вопросы мы публикуем в газете.

    Вопрос чиновнику

    Горячие линии с чиновниками проходят еженедельно.

    Техподдержка

    Не работает сайт или сервисы? Не приходит газета? Пишите сюда!


    Рассылка




    Топ-10 главных тем номера

    Главные изменения в работе главбуха с 1 июля 2017 года

    Новые счета-фактуры с 1 июля 2017 года

    Как работать с онлайн-кассой после 1 июля 2017 года

    Как избежать случайных ошибок в расчете отпускных

    Как сверить налоговую нагрузку компании с безопасными показателями

    Готовые ответы на требования инспекторов по новой отчетности

    Почему блокируют клиент-банк. Реальные основания и мифы

    Как заполнять платежные поручения по взносам с 25 апреля 2017 года

    Как компаниям платить налоги друг за друга, чтобы деньги попали в бюджет

    Бухгалтерские секреты, которые каждый день упрощают работу коллег

    Статьи к отчетности

    Отчетность за 2 квартал 2017 года: таблица сроков сдачи отчетности

    СЗВ-М за май 2017 года: бланк, образец заполнения

    Сроки сдачи СЗВ-М за май 2017 года

    Уточненный расчет по страховым взносам 2017

    Нулевой расчет по страховым взносам в ФНС в 2017 году: форма, образец

    Расчет по страховым взносам: не найден СНИЛС

    Читайте также

    Сроки уплаты налога на имущество в 2017 году юридическими лицами

    Образцы платежных поручений по страховым взносам в 2017 году

    Электронные больничные в 2017 году

    НДФЛ с аванса: когда платить в 2017 году

    МРОТ в России с 1 июля 2017 года

    Календарь бухгалтера на май 2017 года

    Отпуск в мае 2017: как считать дни

    Как отдыхаем на Новый год 2018: выходные и праздничные дни

    Производственный календарь 2018

    © 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

    Редакция газеты: info@gazeta-unp.ru | Администрация сайта: online@gazeta-unp.ru Политика конфиденциальности Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43629 от 18.01.2011

    

    Внимание!
    Вы читаете профессиональную статью для бухгалтера.
    Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

    Это бесплатно и займет 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль
    ×
    Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

    Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль