text
Учет. Налоги. Право

Как решить 10 главных бухгалтерских проблем

  • 28 мая 2018
  • 961

Главбухов из разных компаний и регионов на работе беспокоят одинаковые проблемы. Это показал наш опрос. Сотрудники не вовремя несут документы, невозможно сходить в отпуск, контрагенты и налоговики пристают с запросами и т. д. Но работу можно облегчить. В статье расскажем, как решить 10 главных проблем каждого главбуха.

УНП опросила более 100 главбухов, чтобы выяснить, какая часть работы их раздражает больше всего. Вопрос о проблемах заставлял коллег задуматься. Значит, свою работу вы любите, раз назвать ее недостатки оказалось непросто. Редакция выбрала 10 проблем, которые беспокоят большинство читателей, и нашла решения.

Проблема № 1. Много отчетов о зарплате и сотрудниках

Компания, у которой есть сотрудники, информацию о них и их вознаграждениях предоставляет в четыре ведомства: ПФР, ФСС, ФНС и статистику.

Мы посчитали, что обычная компания в год сдает как минимум 32 отчета по сотрудникам:

  • 4 шт. — 6-НДФЛ;
  • 1 шт. — 2-НДФЛ с признаком 1;
  • 1 шт. — 2-НДФЛ с признаком 2;
  • 4 шт. — расчет по страховым взносам;
  • 12 шт. — СЗВ-М;
  • 1 шт. — СЗВ-СТАЖ;
  • 1 шт. — ОДВ-1;
  • 4 шт. — 4-ФСС;
  • 4 шт. — П-4.

Во многих отчетах данные повторяются. Главбухам не нравится, что одну и ту же информацию они «расталкивают» в разные отчеты и сдают в разные ведомства.

Решение. Чиновники собираются уменьшить число зарплатных отчетов. Возможно, уже в следующем году налоговики объединят отчетность по НДФЛ и страховым взносам. Поэтому компании в новом отчете будут отражать общую базу и заполнять листы на разницу баз. Планируют, что изменение упростит работу компаниям>>

Проблема № 2. Небрежное отношение сотрудников к документам

Бухгалтер не вправе учитывать расходы без документов (п. 1 ст. 252 НК). Но получить бумаги бывает непросто. Свои же сотрудники не приносят первичку: забывают, теряют и т. д. Из-за этого компания либо занижает расходы, либо рискует и рассчитывает налоги по сканам документов.

Решение. Разработайте график документооборота, чтобы сотрудники начали приносить бумаги в срок. Его можно составить как удобно компании, например в виде таблицы (п. 5.4 Положения Минфина СССР от 29.07.1983 № 105).

График документооборота надо утвердить в учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2008). Или же можно разработать отдельный внутренний документ и в учетной политике сослаться на него. Ознакомьте работника с графиком и обяжите его соблюдать. Если он не будет выполнять график, можно сделать замечание, объявить выговор или вовсе уволить (письмо Роструда от 18.12.2014 № 3251-6-1). Но есть менее радикальные способы, и притом они эффективнее.

Один из самых простых и действенных способов мотивации — деньги. Когда заработок сотрудников будет зависеть от того, вовремя они передают документы или нет, проблемы с первичкой исчезнут. Есть несколько вариантов решения:

  • записать срок сдачи документов в одном из ключевых показателей для KPI (ключевые показатели эффективности, от которых зависит вознаграждение сотрудника);
  • в системе премирования прописать условие для премии: сотрудник должен соблюдать график документооборота;
  • начислять проценты с продаж менеджеру сделки, только когда он принесет все документы.

Как показывает практика, в таком случае бухгалтерия практически всегда получает документы в срок.

Зачастую директор не сразу соглашается на такие новшества. Он не хочет обделять деньгами сотрудников, которые хорошо работают, но в срок не представляют бумаги в бухгалтерию. В таком случае стоит объяснить директору, чем обернется для компании опоздание с документами. Если нет первички и счетов-фактур, то компания не вправе учитывать расходы и принимать входной НДС к вычету. То есть компания заплатит в отчетном периоде больше налогов. Если все же главбух рассчитает налоги с учетом «будущих» документов, то есть риск, что до начала проверки документов так и не будет. В этом случае организации потребуется доплатить налог. А еще пени и 20-процентный штраф от суммы недоимки (ст. 75, 122 НК).

Читайте также:

Проблема № 3. Разницы в учете

Бухучет ведут по правилам Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ и ПБУ, а налоговый учет — по НК. Учитывать надо одни и те же операции, но по-разному. Приходится делать двойную работу.

Решение. Максимально объедините налоговый и бухгалтерский учет. Например:

  • установите одинаковые лимиты стоимости основных средств;
  • устанавливайте одинаковый срок полезного использования основных средств;
  • рассчитывайте амортизацию одинаковыми способами;
  • не применяйте амортизационные премии и т. д.

Обычно адаптируют бухучет, то есть выбирают для него способы, которые есть в НК. Разниц все равно избежать не удастся. Одна из главных причин — в налоговом учете получается списать меньше трат, чем в бухгалтерском.

Разницы неизбежны, если компания применяет спецрежим. Например, на упрощенке доходы и расходы учитывают кассовым методом, а в бухгалтерском — методом начисления.

ФНС пытается сблизить правила учета. Это одна из основных задач ведомства на ближайшее время (подп. 1.2.4 Стратегической карты на 2017–2021 годы, утв. приказом ФНС от 02.12.2016 № ММВ-7-1/666@).

Проблема № 4. Запросы от партнеров

От компании требуют документы не только налоговики, но и контрагенты. Такие запросы особенно «вовремя», если у главбуха в разгаре отчетный период.

Контрагенты требуют документы, чтобы обосновать выбор партнера. Это по-прежнему защищает компании, хотя налоговикам и запретили проверять должную осмотрительность (письмо ФНС от 28.12.2017 № ЕД-4-2/26807).

Решение. Стоит заранее подготовить на себя досье. Например, сделать копию устава, лицензий, документа о полномочиях директора и т. д. Тогда можно будет быстро отправить информацию по запросу. И необязательно заниматься этим именно главбуху.

Пусть руководитель решит, кто вправе передать стандартный набор документов: юрист, менеджер или секретарь. Некоторые компании размещают в общем доступе для сотрудников файл с набором сканов документов, которые нужны, чтобы компания могла заключать сделки.

Контрагенту могут понадобиться дополнительные документы. Но это не значит, что нужно все подобные запросы переводить на главбуха. В компании есть исполнитель по сделке и юридический отдел, а также секретарь, который точно знает, где быстро найти нужный документ. Эти сотрудники вполне могут справиться и без вмешательства бухгалтерии. Есть лишь одно исключение — когда контрагенту понадобились именно бухгалтерские сведения.

Но порой контрагенты требуют информацию, которую компания не хочет разглашать. В таком случае сработает лайфхак от читателей — заявление о своей добросовестности. В нем компания подтверждает, что у нее достаточно ресурсов, чтобы исполнить условия договора. Обычно после этого контрагенты больше не просят документы. Образец гарантийного письма с таким заявлением смотрите по ссылке>>

Проблема № 5. Требования из налоговой

Не успеют главбухи сдать отчет, а налоговики уже рассылают требования по камералке. Они могут запросить у компании любые пояснения, документы и информацию. Главбухи жалуются, что от налоговиков поступает невообразимое количество запросов. Ответы на них отнимают время и другие ресурсы.

Решение. Можно сэкономить время. Необязательно давать налоговикам каждый раз развернутый ответ. Часто они требуют больше, чем разрешает НК. Но совсем игнорировать требования все же опасно.

Налоговики в требовании могут просто сообщить, что в отчетности нашли ошибки, но не назвать их. В таком случае компания может написать, что в отчетности ошибок нет, или же задать вопрос, где именно налоговики нашли неточность.

Иногда инспекторы присылают загадочные требования. Например, просят представить данные об "отработанных авансах". В ответ просто попросите пояснить, что именно хотят налоговики, если термина не нашли в НК. Ответ направьте в течение пяти рабочих дней, иначе налоговики могут оштрафовать компанию на 5 тыс. рублей (п. 1 ст. 129.1 НК).

Проблема № 6. Контрагенты задерживают документы

Задерживают документы не только сотрудники компании, но и поставщики с покупателями. В итоге бухгалтерии нужно вызванивать всех контрагентов и выпрашивать свою первичку.

Документы надо получить не только от поставщика, но и от покупателя. Конечно, налоговики не снимут доходы, если компания их учла без документов. Но проверяющие могут оштрафовать за грубые нарушения правил учета на сумму до 30 тыс. рублей (ст. 120 НК).

Кроме того, покупатель мог не согласиться с поставкой товара или отказаться от части. В таком случае выручка и НДС к уплате изменятся. Чтобы верно рассчитать налоги, компании требуются бумаги с подписями покупателя.

Решение. Пропишите в договоре с контрагентом условия о сроках обмена документами. Если с ним уже есть контракт, то подпишите дополнительное соглашение. Договоритесь, как именно будете меняться документами и кто оплатит расходы на доставку. Например, если вы с партнером работаете в одном городе, то можно согласовать доставку курьером, а если в разных городах — экспресс-почтой.

Пропишите сроки отправки и корректировки документов, с какого момента и как их считать. Чтобы условие договора работало, запишите штрафы за нарушение.

Есть еще один способ быстрее получать документы от контрагентов. С ними обычно работают менеджеры по закупкам или продажам. Назначьте своих сотрудников ответственными за то, чтобы получить документы от партнера. Ведь именно эти работники в курсе всех особенностей взаимодействия с контрагентом и заинтересованы в сделках компании.

Актуальные статьи:

Проблема № 7. Отчетность в статистику

Еще одно ведомство, куда надо отчитаться, — это Росстат. Порой туда нужно сдать столько же отчетов, сколько в ПФР и ФНС вместе взятые. Нарушения обходятся дорого. Если не представить отчет, штраф может составить до 150 тыс. руб. (ст. 13.19 КоАП).

Решение. Проверьте на statreg.gks.ru, какие именно отчеты должна сдать компания. Если увидели в своем списке отчет, который вы сдавать не должны, запросите письменный ответ у ведомства (письмо Росстата от 22.01.2018 № 04-4-04-4/6-сми). Списку из ответа Росстата можно верить.

Возможно, что от компании Росстат требует отчетность, по которой у нее нет показателей. Например, сведения об инвестициях ждут от организации, которая ничего не инвестировала. Вместо нулевки можно составить стандартное пояснение в свободной форме и направлять вместо отчета (письмо Росстата от 15.04.2016 № СЕ-01-3/2157-ТО).

Проблема № 8. Работники срочно идут в отпуск

В графике отпусков сотрудники и работодатель согласовывают даты отдыха, чтобы работа в компании не остановилась. Все обязаны соблюдать график. Но иногда работники просят отпуск не в то время, когда запланировали. В результате бухгалтер получает неприятный сюрприз.

Работник может договориться об отпуске напрямую с руководителем или даже сразу подписать заявление у него. А вот бухгалтеру об этом расскажут за один-два дня, а могут даже после отпуска. При этом отпускные надо выдать минимум за три календарных дня до отпуска (ст. 136 ТК, письмо Роструда от 22.03.2012 № 428-6-1). Если перечислить деньги позднее, возможен штраф до 50 тыс. руб. (ст. 5.27 КоАП).

Решение. Компания вправе не предоставлять оплачиваемый отпуск вне графика. Главбухи рассказали, что устанавливают в компаниях правило: рассматривать заявления о ежегодном отпуске вне очереди, только когда получили документы не меньше чем за неделю до начала отдыха. Если работнику все равно очень надо, то он может взять отпуск за свой счет.

Есть другой вариант. Если компания все же решает оплатить отпуск, то сделать это можно и не нарушая ТК. В таком случае первые дни отпуска будут за свой счет, а остальные оформите как ежегодный отпуск. Тогда компания выполнит требования кодекса о сроке отпускных и оплатит работнику отдых.

На примере

Сотрудник 15-го числа заявил, что с 17-го хочет взять отпуск. Если компания 15-го числа рассчитает и перечислит отпускные, то сотрудник может идти в оплачиваемый отпуск с 18-го числа. Один день потребуется взять за свой счет.

Проблема № 9. Некогда отдохнуть

Из-за частой отчетности и требований налоговиков главбуху трудно найти время на полноценный отпуск. Коллеги берут дни в перерывах между требованиями и сдачей отчетности и только мечтают хотя бы о двухнедельном отпуске.

Отдыхает главбух с планшетом наперевес и лишь там, где есть интернет, а значит, сработает удаленное подключение к рабочему месту. Телефон тоже порой не утихает от рабочих звонков.

Решение. Главбуху, как и другим сотрудникам, положено минимум 28 календарных дней отпуска в год (ст. 115 ТК). Отпуск можно присоединить к праздникам, например майским.

Проблема № 10. Интриги

Женский коллектив прослыл гнездом сплетен и интриг. Мужчины тоже не прочь бывают поучаствовать в интригах. Но эту неприятность в коллективе можно победить.

Решение. В первую очередь старайтесь сами не давать повода для сплетен. Более того, главбух как руководитель может пресечь обсуждение коллег за их спиной. Например, если при каждом инциденте будет демонстрировать негативное отношение к привычке посплетничать. С интриганом сложнее. Его стоит вычислить и поговорить, чтобы выяснить причины.

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:

Внимание!
Вы читаете профессиональную статью для бухгалтера.
Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

Это бесплатно и займет менее минуты!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.