Газета

Рейтинг самых частых и опасных нарушений главбуха

  • 24 октября 2018
  • 13051

У главбуха столько обязанностей, что некоторыми приходится пренебрегать, лишь бы успеть в срок сдать отчетность и ответить налоговикам. В итоге главбухи сознательно делают вещи, которые противоречат закону. Мы составили рейтинг самых частых и опасных нарушений, которые допускают практически все коллеги, а также нашли решения, как облегчить труд и не нарушать закон.

Редакция "УНП" опросила 1000 коллег и составила список самых частых нарушений. Мы расскажем, чем опасны популярные нарушения, и как избежать проблем.

Не выдают сотрудникам расчетные листки

853 главбуха из 1000

Коллеги честно признались, что не выдают сотрудникам расчетные листки. Это лидер среди всех нарушений — 853 главбуха из 1000 преступают закон.

На первый взгляд, документ несущественный, да и многим сотрудникам листки не нужны. Но выдавать их требует Трудовой кодекс (ст. 136 ТК РФ). Поэтому на проверке трудинспекторы выпишут организации штраф до 50 тыс. рублей (ст. 5.27 КоАП РФ). Отменить его не получается даже в суде (решение Свердловского областного суда от 20.01.16 № 72–98/2016). Причем риски есть даже у тех компаний, которые оформляют документы, но не со всеми реквизитами. Например, нет процентной надбавки (решение Верховного суда Республики Карелия от 21.03.16 № 21–110/2016).

Как избежать проблем. Безопаснее выдавать листки. Сейчас для этого даже не обязательно каждый месяц печатать документы и раздавать каждому работнику. Минтруд разрешил оформлять расчетные листки в электронном виде и рассылать сотрудникам по почте (письмо от 21.02.17 № 14–1/ООГ-1560).

Электронные листки можно рассылать личными сообщениями в корпоративной почте. А еще проще предоставить сотрудникам доступ к программе, где они смогут просматривать свой листок. Эти способы поддерживают и судьи (апелляционное определение Новосибирского областного суда от 05.06.14 № 33–4700/2014).

Способ выдачи листка закрепите в положении, в котором утвердили его форму. Изменения вносите приказом и ознакомьте с ним сотрудников.

docДокументы для скачивания:

Подделывают подпись директора или сотрудников контрагента

780 главбухов из 1000

Руководители доверяют главбухам и порой просят их расписываться в документах вместо них. Но не по доверенности, а просто подделать подпись. Некоторые коллеги делают это виртуозно, подпись не отличишь от оригинала. Иногда главбухи расписываются в бумагах и за контрагентов.

Документ с чужой подписью контролеры считают подлогом. Это преступление, за которое могут оштрафовать на 80 тыс. рублей или арестовать на срок до шести месяцев (ст. 327 УК РФ).

Как избежать проблем. Доказать, что подпись подделал конкретный человек, могут только эксперты. Но даже профессионалу сделать это непросто. По подписи из нескольких букв или закорючке не установить, кто ее автор. Тем не менее это рискованно.

За руководителя безопаснее расписываться по доверенности. Сотрудник будет ставить подпись, Ф.И.О. и должность. Доверенность можно оформить и на главбуха. Не страшно, если в первичке за директора и главбуха визу проставил один человек.

Ваши коллеги читают:

Допускают расчеты наличными свыше 100 тыс. рублей

756 главбухов из 1000

Главбухи сознались, что не всегда соблюдают кассовую дисциплину. 756 коллег проводят расчеты наличными свыше 100 тыс. рублей по одному договору. Это нарушение, лимит обязательный и для продавца, и для покупателя (п. 6 Указаний Банка России от 07.10.13 № 3073-У). Поэтому за сверхлимитные расчеты налоговики вправе оштрафовать обоих. Максимальный штраф — 50 тыс. рублей (ст. 15.1 КоАП РФ).

Нарушение по статье 15.1 КоАП РФ не считается длящимся. Поэтому налоговики могут назначить штраф только в течение двух месяцев (ч. 1 ст. 4.5 КоАП РФ). Коллеги рассчитывают, что налоговики просто не успеют провести проверку в такой срок.

Как избежать проблем. Прийти с ревизией кассовой дисциплины инспекторы вправе в любое время. Безопаснее соблюдать порядок. Если стороны хотят рассчитываться наличными, разбейте сделку на несколько договоров с суммой не более 100 тыс. рублей.

На ревизиях инспекторы пытаются связать договоры воедино и объединить их в один контракт. Но доказать это они вряд ли смогут. Компании сами решают, как и с кем заключать контракты (ст. 421 ГК РФ).

ДокументДокументы для скачивания:

Выдают зарплату раз в месяц

645 главбухов из 1000

Главбухи подтвердили, что выдают зарплату раз в месяц. Это нарушение, даже если работники согласны на такие условия. ТК РФ требует платить деньги не позднее 15-го числа и с периодичностью каждые полмесяца (ст. 136 ТК РФ, письмо Роструда от 20.06.14 № ПГ/6310–6‑1). Поэтому если трудинспекторы назначат проверку, то выпишут штраф до 50 тыс. рублей (ст. 5.27 ТК РФ). Судьи на стороне проверяющих (постановление Ростовского областного суда от 11.03.16 № 4А-163/2016).

Как избежать проблем. Выдавайте зарплату минимум два раза в месяц. Платить деньги можно и чаще, например, раз в неделю. Главное, не нарушайте интервал в 15 дней (см. таблицу).

Какую часть зарплаты выдает компания

Месяц

Число месяца

За первую половину месяца

Текущий

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29

30

За вторую часть месяца

Следующий

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

Дни выплат закрепите в правилах трудового распорядка и в одном из договоров — коллективном или трудовом. Из документов должно быть понятно, в какие дни выдаете обе части зарплаты. Например, за первую половину месяца — 25-го числа текущего месяца, за вторую — 10-го числа следующего.

Опасно использовать формулировки «с 1-го по 15-е число», «до 15-го числа», «не позднее 15-го числа». При плавающих датах возникнет перерыв более полумесяца. Компания нарушит правила ТК РФ, и ее оштрафуют.

doc Сроки выплаты зарплаты в 2018 году по ТК РФ: таблица

Списывают расходы по сканам документов

560 главбухов из 1000

Коллеги рискуют, когда учитывают расходы по отсканированной первичке. Например, поставщик отправил копию по электронке, а бумажный оригинал прислал позже.

На выездной проверке инспекторы проверят именно подлинники документов. Если у компании нет оригинала, то заменить его сканированной копией не удастся. Ведь бумажный подлинник — это документ, на котором стоят подписи от руки (п. 3.1 Национального стандарта, утв. приказом Росстандарта от 17.10.13 № 1185-ст). Налоговики вычислят подделку, даже если вы распечатаете его на цветном принтере. А значит, компания лишится расходов (письмо ФНС России от 17.05.16 № АС-4-15/8657).

Есть еще одна опасность. Контрагент может выслать копию одного документа, а затем переделать его на другой. Из-за этого потребуется подавать уточненку и доплачивать налоги.

Как избежать проблем. 

ОБРАЗЕЦ 1. Соглашение об обмене электронными документами

Соглашение об обмене электронными документами

Если компания выставила первичку в электронном виде, то она равноценна бумажной (письмо Минфина России от 17.06.13 № ЕД-4-3/10769). У инспекторов не будет оснований снять расходы.

docСоглашение об обмене электронными документами (образец)

Не просят согласие на обработку персональных данных

533 главбуха из 1000

Личные данные сотрудника использовать или разглашать нельзя. Главбухи об этом знают, но иногда нарушают закон. В этом признались 533 коллеги. Они рассказали, что часто разглашают данные неумышленно. Например, оставляют бумаги на столе либо передают номер телефона. Это опасно, за каждый проступок контролеры вынесут предупреждение или штраф (ст. 13.11 КоАП РФ). А судьи их поддержат (постановление Ульяновского областного суда от 27.07.17 № 4А-267/2017).

Как избежать проблем. Обращайтесь с документами аккуратно. Храните их не на виду. Если нужно передать информацию третьей стороне, попросите всех сотрудников дать разрешение на обработку и передачу их персональных данных. Для этого разработайте бланк соглашения, форма свободная.

В документе запишите, что компания вправе использовать личные данные сотрудника, а также передавать их в рабочих целях. Сотрудник может испугаться, что данные о нем попадут в руки злоумышленников. Чтобы он не опасался, в документе отразите, какие данные и кому работодатель вправе высылать, не запрашивая у него дополнительное разрешение (см. образец 2).

ОБРАЗЕЦ 2. Согласие на обработку персональных данных

Согласие на обработку персональных данных

docСогласие на обработку персональных данных (образец)

Не начисляют компенсацию за задержку

460 главбухов из 1000

Компания обязана компенсировать проценты, если выдала зарплату позже срока. Компенсацию начисляют за каждый день просрочки (ст. 236 ТК РФ). Но 460 коллег не делают этого.

Сама по себе задержка зарплаты — это нарушение. Но, если компания устранит нарушение и выдаст деньги с процентами, трудинспекторы заменят штраф предупреждением.

Если же не выдать компенсацию, возможен штраф в 50 тыс. рублей (ст. 5.27 КоАП РФ).

Как избежать проблем. Выдавайте зарплату с компенсацией, если задержали деньги. Компенсировать нужно задержку не только зарплаты, но и пособий по нетрудоспособности. Исключение одно — сотрудница ушла в детский отпуск, но не представила полный комплект документов для пособия. Деньги компания выдаст, только когда работница принесет все документы. Задержка не по вине компании, поэтому компенсировать ее не нужно.

Если сроки выплаты зарплаты в 2018 году нарушены, считать компенсацию надо исходя из 1/150 ключевой ставки ЦБ за каждый день просрочки каждой выплаты. Ключевая ставка ЦБ составляет 7,25% (решение Банка России от 23.03.18).

На цифрах

Зарплата за январь - 100 тыс. руб., за вычетом НДФЛ - 87 000 руб. Первая часть - 45% от оклада. Итого 45 000 руб. (100 000 руб. × 45%). Компания должна выдать первую часть - 20 января, вторую - 5 февраля, но перечислила деньги только 10 февраля. Рассчитаем проценты. С 21 января по 2 февраля. Просрочка 12 дней. Компенсация - 130,5 руб. (45 000 руб. × 7,25% : 1/300 × 12 дн.) С 3 по 5 февраля. Просрочка 3 дня. Компенсация - 65,25 руб. (45 000 руб. × 7,25% : 1/150 × 3 дн.) С 6 по 10 февраля. Просрочка 5 дней. Компенсация - 210,25 руб. (87 000 руб. × 7,25% : 1/150 × 5 дн.).

Общая сумма - 406 руб.

Взыскивают штрафы с сотрудников

433 главбуха из 1000

Коллеги признались, что взыскивают штрафы с работников. Работодатели вправе требовать с сотрудника возмещения ущерба, если он возник по его вине. Чаще всего это касается материальных убытков, со штрафами сложнее.

Роструд считает, что к ущербу относятся и штрафы (письмо от 19.10.06 № 1746-6-1). Но судьи на стороне персонала. Нельзя взыскать штраф с бухгалтера, если компанию оштрафовали за задержку или ошибки в отчетности (определение Московского городского суда от 24.04.15 № 33–11196/2015).

Если компания удержит штраф с зарплаты — это нарушение. Все, что компания вправе удерживать из зарплаты без согласия работников, перечислено в статье 137 ТК РФ, там нет штрафов. Поэтому компания действует незаконно. Трудинспекторы выпишут предписание — вернуть деньги. Если его не исполнить, возможен штраф до 200 тыс. рублей (ч. 23 ст. 19.5 КоАП РФ).

Как избежать проблем. Если работник согласен возместить штраф, возьмите у него заявление об удержании из зарплаты. Также штрафы можно компенсировать премией. Работодатель вправе снижать бонусы. Но только если выплаты — не фиксированная часть зарплаты, а проценты за план (определение Свердловского областного суда от 01.02.13 № 33–931/2013).

Подборка актуальных статей:

Пренебрегают реквизитами в путевых листах

420 главбухов из 1000

Главбухи не успевают проверять все реквизиты в путевых листах, особенно если документов много. Путевые листы ведут работники, а значит, риск ошибок высокий. 420 коллег из 1000 признались, что компания осознанно не заполняет все реквизиты в листах. Например, с этого года компании проставляют в листе отметку о техосмотре (приказ Минтранса России от 18.01.17 № 17). Многие игнорируют этот реквизит.

Часть коллег вовсе не оформляют путевые листы. По их мнению, этот документ для расходов не нужен, если компания не занимается перевозками. Это ошибка. Путевые листы обязательны для всех компаний, которые используют машины. Даже если сотрудники ездят на авто по служебным делам, а не перевозят грузы и пассажиров (п. 9 приказа Минтранса России от 18.09.08 № 152, определение ВС РФ от 01.09.14 № 302-КГ14-529).

Если путевых листов нет, налоговики снимут расходы на бензин. Затраты удается защитить только в суде, если расход бензина подтверждают другие документы (постановление Федерального арбитражного суда от 11.07.13 № Ф03-2842/2013).

Как избежать проблем. Оформляйте путевой лист на каждую машину, которую хоть как-то используете. Причем не обязательно составлять документ ежедневно, достаточно раз в месяц (п. 10 приказа № 152). Это не помешает учесть расходы (письмо Минфина России от 30.11.12 № 03-03-07/51).

Обязательно включите в бланк новый реквизит «Сведения о техническом осмотре». Он должен быть во всех листах, которые вы оформляете. Отметку об осмотре проставляет специалист. Это может быть работник сервисного центра или ваш сотрудник (п. 14.3 приказа Минтранса России от 28.09.15 № 287).

Предупредите водителей, чтобы они подробно заполняли маршрут поездки: с названием улицы, номером дома и наименованием контрагента. Налоговики снимают расходы с общими названиями в листе. Например, «к покупателю» (постановление Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 25.02.16 № Ф08-626/2016).

ДокументДокументы для скачивания:

Оформляют документы задним числом

323 главбуха из 1000

323 коллеги признались, что оформляют документы задним числом, если какой-то первички не хватает для учета расходов. Это опасно — если инспекторы установят, что дата на документе не соответствует времени изготовления, то сочтут бумагу фальшивкой.

На проверке контролеры визуально изучают документ, назначают экспертизу либо запрашивают второй экземпляр у контрагентов или других служб. Эксперты определяют возраст документа по высыханию чернил шариковых и гелевых ручек, штемпельной краски и краски для струйных принтеров.

Если эксперт сделал заключение, что дата не соответствует состоянию документа, инспекторы считают его фиктивным. А суды их поддерживают (постановления Девятого арбитражного апелляционного суда от 28.10.16 № 09АП-46311/2016, от 02.06.16 № 09АП-15877/2016).

Как избежать проблем. Чтобы избежать претензий налоговиков, не копите документы на подпись, а визируйте их сразу. Если потеряли оригиналы документов, а налоговики их требуют, есть выход. Восстановите подлинники, но сделайте на них пометку «дубликат». Это безопаснее, чем просто переделать документы и подписать задним числом.

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно, и не займёт много времени, а вы будете в курсе полезной информации, которая нужна Вам для работы.

Рекомендации по теме

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
×
Пожалуйста, войдите на сайт

Зарегистрируйтесь или войдите на сайт:

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться

Внимание!
Вы читаете профессиональную статью для бухгалтера.
Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

Мы заботимся о качестве материалов на сайте и чтобы защитить авторские права редакции, мы вынуждены размещать лучшие статьи и сервисы в закрытом доступе.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
.... чтобы ознакомиться со сведениями
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.