Представительские расходы: понятие, примеры

В этой статье - какие расходы компания вправе отнести к представительским, как оформить затраты, как и в каком размере их учесть. Также в статье доступны для скачивания готовые образцы документов, которые помогут доказать реальность трат.

Представительские расходы - понятие

Представительские расходы - это затраты на официальные встречи с действующими и потенциальными контрагентами, а также учредителями компании.

Учесть такие затраты при расчете налоги на прибыль не просто. Во-первых, не все затраты можно списать, есть перечень, который одобрили чиновники. Во-вторых, нужно доказать официальный характер встречи в контрагентами или учредителями. Если встреча не носит официального характера, то и траты на ее проведение в целях налогообложения учесть нельзя. Но проблема в том, что в кодексе не указаны критерии, по которым можно определить официальное ли проводимое мероприятие или это обычная встреча с контрагентами.

Далее расскажем:

• какие затраты компания вправе отнести к представительским
• как доказать официальный характер встречи
• как и в каком размере можно учесть затраты

Также в статье доступны для скачивания готовые образцы документов, которые помогут обосновать траты.

Состав представительских расходов (что к ним относится)

Согласно пункту 2 статьи 264 Налогового кодекса к представительским расходам относятся:

• официальный прием и обслуживание участником мероприятия;
• проезд участников к месту проведения встречи и обратно;
• буфетное обслуживание;
• услуги внештатных переводчиков.

Что конкретно входит в вышеуказанный перечень, в кодексе нет. Поэтому инспекторы самостоятельно решают, что можно отнести к ним, а что нет.

Например, ревизоры часто снимают затраты на алкоголь. Но ведь на деловых мероприятиях, как правило, принято выпивать. Ситуацию со спиртным решил Минфин в своем недавнем письме № 03-03-06/1/3120 от 22.01.19 г. Он указал, что важен не сколько состав представительских затрат, сколько их направленность на результат. Главная цель встречи - привлечь к сотрудничеству потенциальных партнеров и укрепить отношения с действующими. Теперь, если у налоговиков будут претензии, можно сослаться на свежее письмо Минфина.

Также к затратам можно отнести:

• аренду зала и оборудования для проведения мероприятия, даже если не встрече не подписали контракт (постановление Федерального АС Московского округа от 03.09.13 № А40-22927/12-107-106);
• памятные подарки участникам, но только в натуральном виде и стоимостью не более 3 тыс. рублей (постановление Седьмого арбитражного апелляционного суда от 02.08.2018 № 07АП-6178/2018);
• официальные прием и обслуживание физлиц, которые являются потенциальными или фактическими клиентами компании (письмо Минфина № 03/03/06/2/32859 от 05.06.15).

Как оформить представительские расходы: примеры 2018-2019

Чтобы в 2019 году отнести траты компании к представительским расходам нужно не только чтобы они подпадали под разрешенный перечень, но и было обоснование их экономической обоснованности. Для этого представительские цели мероприятия нужно подтвердить документально. Это помогут сделать следующие документы:

• приказ руководителя компании о проведении деловой встречи;
• смета затрат на мероприятие;
• программа деловой встречи;
• первичные документы, которые подтверждают траты (чеки, накладные и т.д.).
• отчет о представительских расходах.

К последнему документу из вышеуказанного перечня у налоговиков больше всего претензий. Поэтому данный документ разберем подробней. У отчета нет унифицированной формы. Сотрудник пишет его в свободной форме. Главное в документе нужно указать:

• название мероприятия;
• участники;
• цель встречи и ее результаты;
• дата и место проведение переговоров;
• перечень затрат.

Как оформить отчет о представительских расходах

Переговоры с контрагентами часто проводят вечером, то есть вне рабочее время. Чтобы у контролеров не было претензий, в отчете стоит указать время и продолжительность встречи. Кроме того, работу сверхурочно надо отразить в табеле учета рабочего времени. Так у налоговиков не будет подозрений, что сотрудники работали, а не развлекались. 

Убедитесь, что время переговоров с контрагентами, которые указано в отчете совпадает с временем выбитого чека. Проверяющие снимут затраты, если из документов станет ясно, что деньги потратили на развлекательные обеды и ужин после официальных переговоров (постановление АС Северо-Западного округа от 14.06.2018 № Ф07-6203/2018)

Кроме того, ревизоры сравнят размер представительских затрат с экономической выгодой от проведенного мероприятия. Например, рискованно относить на представительские траты оплату обеда из 5 блюд, если на встрече обсудили сроки поставки продукции на сумму 10 тыс. рублей.

Готовые образцы документов для обоснования представительских расходов:

Представительские расходы: норматив в налоговом учете

Представительские расходы нормируются в 2018-2019 году в размере не превышающим 4% от суммы затрат на заработную плату (п.2 ст. 264 НК РФ). Затраты, которые превышают установленный лимит признать в целях налогообложения прибыли нельзя (п. 42 ст. 270 НК РФ). 

Чтобы рассчитать предельную величину затрат нужно исходить из зарплаты за отчетный (налоговый) период. При этом затраты на оплату труда, которая не учитывается при налогообложении, нельзя включать и при расчете предельной величины представительских (п. 2 ст. 264 НК РФ). 

Кроме того, компании вправе принять НДС к вычету по представительским расходам. Но при условии, если она учла их при расчете налога на прибыль. Так как учесть затраты при налогообложении прибыли можно только в пределах норм, то и НДС нужно нормировать (п. 7 ст. 171 НК РФ). Все что выше установленной величины принять к вычету нельзя (п. 2 ст. 170 НК РФ).

В кодексе нет алгоритма расчета принимаемого к вычету налога на добавленную стоимость по нормируемым затратам. Поэтому установить и закрепить правила расчета нужно в учетной политики компании. 

Представительские расходы: проводки

Все представительские расходы относят к обычным видам деятельности. Проводки следующие:

Если деньги на деловое мероприятие выданы подотчетному лицу, то отразите операцию в учете так: