Служебная записка на командировку в 2025 году потребуется, чтобы учесть и обосновать расходы. Оформить ее следует независимо от того, куда сотрудник едет и каким транспортом. В статье вы найдете образцы служебных записок для разных случаев.
Чтобы направить сотрудника в командировку, потребуется оформить ряд бумаг. Состав документов не зависит от того, куда он едет, штатный он сотрудник или нет или трудится удаленно. Эксперты Системы Главбух подготовили полный список документов по командировке. Берите и используйте в работе.
Оформление командировки в выходной день: нюансы и порядок действий, читайте в Системе Главбух.
Для чего нужна служебная записка на командировку в 2025 году
Служебная записка на командировку — это документ, который подтверждает время нахождения работника в служебной поездке, а также дату отъезда и прибытия из нее. Поэтому в первую очередь служебка нужна для того, чтобы начислить суточные. Ведь именно для их расчета важно знать время, которое сотрудник находился в служебной поездке.
Кроме того, наряду с другими первичными документами (путевыми листами, чеками, квитанциями), служебная записка подтверждает сами командировочные расходы. В частности, затраты на проезд и нахождение в пути, на бензин, парковку и пр. Какие расходы на командировки примет налоговая инспекция, редакции "Учет. Налоги. Право" рассказал Олег Хороший, государственный советник РФ 2-го класса.
Раньше срок командировки сотрудники подтверждали командировочным удостоверением. Период определяли по отметкам о дате приезда в место командирования и дате выезда. Теперь срок подтверждают проездными документами. Но когда работник отправляется в командировку на служебном транспорте либо личной или арендованной машине, таких документов у него нет. Поэтому документ для подтверждения размера суточных — это служебная записка, которую сотрудник представляет работодателю вместе с оправдательными документами, подтверждающими использование транспорта: путевым листом, счетами, квитанциями, кассовыми чеками и т. д.
А вот оформлять служебную записку о направлении в командировку не обязательно. Действующее законодательство не требует составлять такой документ. Но если руководитель компании решит, что составлять служебки целесообразно, это правило можно закрепить внутренним документом (п. 3 Положения, утв. постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749). Например, приказом директора или Положением о командировках. Составлять такие документы власти не запрещают.
Инструкции по оформлению командировок
|
Служебная записка на командировку: образцы 2025 для разных случаев
Ниже мы представили образцы служебок. Выбирайте и скачивайте ту, что подходит для вашей ситуации.
|
Служебная записка о направлении сотрудника в командировку |
Служебная записка о необходимости продлить командировку |
|
Служебная записка о поездке в командировку на личном транспорте |
Служебная записка о подтверждении пребывания в командировке, когда нет подтверждающих документов |
Как составить служебную записку на командировку
Оформляется служебная записка по возвращении сотрудника из командировки. К ней сотрудник прикладывает оправдательные бумаги и весь пакет документов передает работодателю (п.7 Положения, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). Чтобы потом не было проблем со списанием расходов, бухгалтеру важно знать, как должна быть оформлена служебная записка.
Единой формы служебки нет. Компании и предприниматели должны разработать собственный бланк. Работники по возвращении из поездки будут просто заполнять необходимые поля. За основу можно взять служебную записку на командировку нашего образца (смотрите выше).
Роструд рекомендует не перегружать служебку лишними сведениями. Когда разрабатываете бланк, помните, что этот документ подтверждает не использование автомобиля, а период нахождения в месте командирования.
Служебная записка на командировку требуется, чтобы начислить суточные и подтвердить расходы на поездки. Поэтому она должна содержать обязательные для первички реквизиты (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Среди них: наименование и дата документа, наименование компании, содержание хозяйственной операции, величина натурального измерения — количество дней поездки, подпись работника. Также советуем отразить сведения, которые обычно содержатся в любом проездном документе: время и место отправления и прибытия.
К сведению: планируется увеличение необлагаемой НДФЛ суммы суточных при командировках. Законопроект № 903358-8 размещен на официальном портале.
Читайте еще