Приходный кассовый ордер обязаны оформлять все организации, которые ведут расчеты наличными. В статье можно скачать бесплатно актуальный бланк приходного кассового ордера в формате Word или Excel. Образец подскажет, как правильно заполнять ПКО.
Получение и выдачу наличных денег нужно оформлять специальными документами. В рекомендации Системы Главбух читайте, какие именно потребуются документы, какая ответственность будет, если не оформить эти документы.
Как оформить получение и выдачу налички
Приходный кассовый ордер: форма
Кассовые документы должны оформлять все организации, которые ведут расчеты наличными. Организационно-правовая форма и применяемая система налогообложения значения не имеют. А вот предприниматели вправе не составлять приходные и расходные кассовые ордера и, соответственно, журнал для их регистрации (абз. 4 п. 4.1 указаний ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У.
Чтобы оформить приходный кассовый ордер, используйте бланк № КО-1, который утвержден постановлением Госкомстата от 18.08.98 № 88). Этот бланк обязательный, несмотря на то, что некоторые кассовые документы признаны рекомендацией (информация Минфина № ПЗ-10/2012).
Ниже вы можете скачать бланк приходного кассового ордера по форме КО-1 для заполнения.
Обратите внимание: не путайте форму КО-1 с приходным ордером М-4. Второй документ используют, чтобы зафиксировать поступления материалов, которые приходят в организацию от поставщиков или из подразделений переработки.
Как заполнить приходный кассовый ордер
Бланк приходного кассового ордера состоит из двух частей: непосредственно приходный кассовый ордер и отрывная часть – квитанция. Ее выдайте человеку, внесшему деньги.
Вверху бланка в первой строчке внесите наименование своей компании. Не обязательно вносить именно полное название, допустимо указать кратное. К примеру, ООО "Салют" и затем отразите ОКПО. Следом строчку заполняйте только в случаях, если у вас несколько структурных подразделений. Если же таковых нет, то проставьте прочерк.
Ниже в бланке располагается таблица. Все графы в ней нужно заполнить, а именно: отразите проводку бухгалтерской операции - в графах "Дебет" и "Кредит".
Кроме этого, в таблице пропишите сумму, которую приходуете по ордеру. Но только ее цифровое значение, без денежного эквивалента. Так как в самой графе отражены условия, как ее заполнить - руб. коп.
Следом под таблицей заполните строку "Принято от". В ней отражают Ф.И.О. сотрудника, от которого принимаете наличность. Но если денежные средства вносит в кассу представитель контрагента, то так и вносите: наименование контрагента и далее Ф.И.О его представителя. К примеру, ООО "Рунет", Петров Иван Иванович, действующий по доверенности. В этих случаях, не забудьте проверить доверенность, а также заполнить строчку "Основание". В ней запишите, что стало причиной поступлений наличных средств. К примеру, платеж по договору об оказании услуг от 11.02.2025 № 44, либо выручка магазина или торговой точки за смену.
Далее отразите сумму поступлений прописью, а также выделенный с нее НДС. В качестве приложений, отразите отчет о закрытии смены - номер и его дату.
После этого заполните квитанцию - корешок к ордеру. Его оформить просто, перенесите в него сведения из основной части приходного ордера.
Приходный кассовый ордер должен подписать главный бухгалтер или бухгалтер, а также кассир. Если бухгалтера в организации нет вообще, тогда ордер подписывают руководитель организации (предприниматель) и кассир. В организации нет ни бухгалтера, ни кассира? Тогда все кассовые документы подписывает лично руководитель (предприниматель).
Чтобы не попасть на штрафы, бухгалтеры готовы пробивать чеки абсолютно на все операции. Но так поступать не стоит, это подтверждают разъяснения чиновников. Мы подготовили для вас ответы, когда надо пробивать чеки и не надо.
Образец заполнения приходного кассового ордера по форме КО-1
ПКО признают первичным документом. Поэтому когда составляете приходник, опирайтесь на нормы статьи 9 Федерального закона № 06.12.2011 № 402-ФЗ. Так в бланке приходного кассового ордера должны быть все обязательные реквизиты певички: наименование документа и компании, дата, сам факт операции - поступление наличности в кассу, а также сумма, должность и подписи ответственных сотрудников.
Сколько хранить приходный кассовый ордер
Обязательно сохраняйте приходные ордера, срок хранения - пять лет после отчетного года. Это следует из части 1 статьи 29 Закона № 402-ФЗ, статьи 362 Перечня (утв. приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558).
Игнорировать правила хранения опасно, вас могут оштрафовать по статье 120 НК. Ведь это грубое нарушение правил бухучета, максимальный штраф - 10 тыс. руб.(п. 1 ст. 120 НК).
Также читайте: Что такое кассовая дисциплина