Расскажем, нужна ли бумажная трудовая книжка при трудоустройстве на работу в 2025 году и следует ли брать заявление о выборе трудовой у новых работников.
Завершился переход на электронные трудовые книжки. До 2021 года сотрудники должны были решить, в какой форме дальше вести трудовую книжку – электронной или бумажной.
Если сотрудник впервые начинает трудовую деятельность после 1 января 2025 года, оформлять бумажную трудовую книжку для него не нужно. Ведите документ только в электронном виде. Возможности выбрать способ ведения книжки у него нет. Никаких заявлений также оформлять не надо.
Независимо от того, в каком виде ведете трудовую книжку, вносить записи в нее следует в строгом соответствии с правилами Минтруда. Редакция Системы Главбух подготовила для вас образцы записей для разных случаев: прием на работу, увольнение, перевод, совместительство и т. п. Все формулировки согласовал Иван Шкловец, заместитель руководителя Роструда. Образцы записей станут доступны после подтверждения гостевого доступа к Системе Главбух.
Подтвердить доступ и скачать образцы записей
Прием на работу в 2025 году с бумажной трудовой книжкой
Многие спрашивают, когда нужна бумажная трудовая книжка при приеме на работу с 1 января 2025 года. Ответ на этот вопрос зависит от ситуации.
Сотрудник не отказался от бумажной трудовой книжки
Если в документе, который предъявляет работник при трудоустройстве нет закрывающей записи, значит, он решил сохранить бумажный вариант своей трудовой. В этом случае следует:
- принять трудовую книжку;
- сделать в ней запись о приеме на новое место работы;
- вести ее по прежним правилам;
- хранить книжку в организации.
То есть никаких изменений в данной схеме нет. Если работник на прежнем месте работы не отказался от бумажной трудовой книжки, этот документ новые работодатели продолжают вести по общим правилам.
Проверьте, в какие сроки вносите записи в трудовые книжки работников. Специалисты сайта онлайнинспекция.рф считают, что компания нарушает закон, когда вносит запись о приеме, если сотрудник отработал меньше пяти дней (ответ на вопрос от 16.01.2024 № 193013). При этом не все трудинспекторы согласны с такой позицией. Эксперты "Учет. Налоги. Право" выяснили, в каком случае запись в трудовой посчитают нарушением и как избежать штрафов.
Важно: работник вправе в любое время перейти на электронную версию трудовой (п.5 ст.2 Закона 439-ФЗ). Если сотрудник напишет заявление о переходе на ЭТК, сделайте закрывающую запись и выдайте бумажную книжку. Свой выбор работник должен оформить в виде письменного заявления.
Срочно пройдите курс "Режимы и условия работы: стандартные правила и влияние кризиса" в Высшей школе Главбух. Вы определите, как перевести сотрудников на удаленку, совместительство, неполный рабочий день. Потренируетесь оформлять простой, перевод на другую должность. Курс доступен в программе Главбух - руководитель отдела кадров.
Сотрудник перешел на электронные трудовые
Ответ на вопрос, нужна ли бумажная трудовая книжка при приеме на работу, положительный. Дело в том, что когда оформляете сотрудника на работу, у него следует запросить:
- трудовую книжку с закрывающей записью. Документ при этом остается у работника, никакие сведения в него уже вносить не нужно;
- форму СТД-Р, полученную у прежнего работодателя, или форму СТД-ПФР, выданную в Пенсионном фонде. Прикрепите документы к личному делу сотрудника.
Бумажная трудовая книжка при приеме на работу в 2025 году необходима, чтобы вы убедились в наличии или отсутствии закрывающей записи, посмотрели предыдущий опыт работы, подсчитали страховой стаж для расчета пособий.
Кстати, разъясните сотрудникам, что все записи о стаже из бумажной трудовой книжки теперь можно перенести на индивидуальный лицевой счет. Это стало возможно благодаря поправкам в Федеральный закон от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете».
Оформление бумажной трудовой книжки в 2025 году для впервые поступающего на работу
Теперь разберемся, нужна ли бумажная трудовая книжка, если сотрудник трудоустраивается на работу в 2025 году впервые. В этом случае сразу оформляйте такому работнику электронный документ. Информация о его трудовой деятельности должна вестись только в электронном виде (письмо Минтруда РФ от 10.02.2020 № 14-2/В-136).
Не берите заявлений о выборе формы книжки, в том числе электронной. Желание работника не имеет значения, здесь действует положение законодательства.
При приеме на работу сотрудника без стажа:
- издайте приказ о приеме на работу по общим правилам;
- подайте в СФР сведения для регистрации сотрудника или исполнителя по договору ГПД, если гражданин не зарегистрирован в системе персучета. Подать сведения о регистрации исполнителя по ГПД нужно в случае, если по его вознаграждению начисляют страховые взносы..
Как правильно делать записи в трудовой книжке о приеме на работу для разных случаев можно посмотреть на образцах в Системе Главбух.