×
Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь!

Этот документ спасет от обидных штрафов и защитит от ошибок. Актуальность подтверждают эксперты «Учет. Налоги. Право». Зарегистрируйтесь, скачайте и сразу используйте в работе!

напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверная почта или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
... и скачать материал
Зарегистрироваться
-

Прием на работу с 1 января 2025 года: когда нужна бумажная трудовая книжка

18 апреля 2025
53159
Средний балл: 0 из 5

Расскажем, нужна ли бумажная трудовая книжка при трудоустройстве на работу в 2025 году и следует ли брать заявление о выборе трудовой у новых работников.

Завершился переход на электронные трудовые книжки. До 2021 года сотрудники должны были решить, в какой форме дальше вести трудовую книжку – электронной или бумажной.

Если сотрудник впервые начинает трудовую деятельность после 1 января 2025 года, оформлять бумажную трудовую книжку для него не нужно. Ведите документ только в электронном виде. Возможности выбрать способ ведения книжки у него нет. Никаких заявлений также оформлять не надо.

Независимо от того, в каком виде ведете трудовую книжку, вносить записи в нее следует в строгом соответствии с правилами Минтруда. Редакция Системы Главбух подготовила для вас образцы записей для разных случаев: прием на работу, увольнение, перевод, совместительство и т. п. Все формулировки согласовал Иван Шкловец, заместитель руководителя Роструда. Образцы записей станут доступны после подтверждения гостевого доступа к Системе Главбух. 

Подтвердить доступ и скачать образцы записей

Прием на работу в 2025 году с бумажной трудовой книжкой

Многие спрашивают, когда нужна бумажная трудовая книжка при приеме на работу с 1 января 2025 года. Ответ на этот вопрос зависит от ситуации.

Сотрудник не отказался от бумажной трудовой книжки

Если в документе, который предъявляет работник при трудоустройстве нет закрывающей записи, значит, он решил сохранить бумажный вариант своей трудовой. В этом случае следует:

  • принять трудовую книжку;
  • сделать в ней запись о приеме на новое место работы;
  • вести ее по прежним правилам;
  • хранить книжку в организации.

То есть никаких изменений в данной схеме нет. Если работник на прежнем месте работы не отказался от бумажной трудовой книжки, этот документ новые работодатели продолжают вести по общим правилам.

Проверьте, в какие сроки вносите записи в трудовые книжки работников. Специалисты сайта онлайнинспекция.рф считают, что компания нарушает закон, когда вносит запись о приеме, если сотрудник отработал меньше пяти дней (ответ на вопрос от 16.01.2024 № 193013). При этом не все трудинспекторы согласны с такой позицией. Эксперты "Учет. Налоги. Право" выяснили, в каком случае запись в трудовой посчитают нарушением и как избежать штрафов.

Важно: работник вправе в любое время перейти на электронную версию трудовой (п.5 ст.2 Закона 439-ФЗ). Если сотрудник напишет заявление о переходе на ЭТК, сделайте закрывающую запись и выдайте бумажную книжку. Свой выбор работник должен оформить в виде письменного заявления.

Срочно пройдите курс "Режимы и условия работы: стандартные правила и влияние кризиса" в Высшей школе Главбух. Вы определите, как перевести сотрудников на удаленку, совместительство, неполный рабочий день. Потренируетесь оформлять простой, перевод на другую должность. Курс доступен в программе Главбух - руководитель отдела кадров.

Узнать про изменение условий труда

Сотрудник перешел на электронные трудовые

Ответ на вопрос, нужна ли бумажная трудовая книжка при приеме на работу, положительный. Дело в том, что когда оформляете сотрудника на работу, у него следует запросить: 

  • трудовую книжку с закрывающей записью. Документ при этом остается у работника, никакие сведения в него уже вносить не нужно;
  • форму СТД-Р, полученную у прежнего работодателя, или форму СТД-ПФР, выданную в Пенсионном фонде. Прикрепите документы к личному делу сотрудника.

Бумажная трудовая книжка при приеме на работу в 2025 году необходима, чтобы вы убедились в наличии или отсутствии закрывающей записи, посмотрели предыдущий опыт работы, подсчитали страховой стаж для расчета пособий.

Кстати, разъясните сотрудникам, что все записи о стаже из бумажной трудовой книжки теперь можно перенести на индивидуальный лицевой счет. Это стало возможно благодаря поправкам в Федеральный закон от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете». 

Оформление бумажной трудовой книжки в 2025 году для впервые поступающего на работу

Теперь разберемся, нужна ли бумажная трудовая книжка, если сотрудник трудоустраивается на работу в 2025 году впервые. В этом случае сразу оформляйте такому работнику электронный документ. Информация о его трудовой деятельности должна вестись только в электронном виде (письмо Минтруда РФ от 10.02.2020 № 14-2/В-136).

Не берите заявлений о выборе формы книжки, в том числе электронной. Желание работника не имеет значения, здесь действует положение законодательства.

При приеме на работу сотрудника без стажа:

  • издайте приказ о приеме на работу по общим правилам;
  • подайте в СФР сведения для регистрации сотрудника или исполнителя по договору ГПД, если гражданин не зарегистрирован в системе персучета. Подать сведения о регистрации исполнителя по ГПД нужно в случае, если по его вознаграждению начисляют страховые взносы..

Как правильно делать записи в трудовой книжке о приеме на работу для разных случаев можно посмотреть на образцах в Системе Главбух.

Как вести электронные трудовые книжки в 2025 году: инструкция

Скачать образцы

logo
Сайт использует файлы cookie, что позволяет получать информацию о вас. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Продолжая пользоваться сайтом, вы соглашаетесь с использованием cookie и предоставления их сторонним партнерам.