Законодательство не обязывает работодателей регистрировать трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним. Однако на практике некоторые местные органы вводят такую регистрацию. Если в вашем муниципальном образовании такой акт есть, то он является незаконным, и компания вправе не регистрировать трудовые договоры. Именно к такому выводу уже приходили федеральные суды (см., например, решение Ухтинского городского суда Республики Коми от 06.12.07 № 2-1450/07).
Однако сама по себе регистрация трудовых договоров облегчает их поиск, а также может защитить в споре с работником. В частности, был случай, когда человек доказывал, что его приняли на работу, заключили с ним трудовой договор, но зарплату не платили. Журнал регистрации трудовых договоров вкупе с другими кадровыми документами суды приняли как доказательство того, что никаких отношений с заявителем у компании не было (определение Московского городского суда от 02.09.10 № 33-27601).
В каком виде составляется
Если компания решает вести журнал регистрации трудовых договоров, то его форма произвольная.
Что обязательно должно быть в документе
Никакой обязательной информации для журнала не установлено. Все на усмотрение компании. Но помимо собственно регистрации новых трудовых договоров стоит также отвести в журнале место для сведений о дополнительных соглашениях и прекращении трудовых договоров, а также для подписи сотрудника, подтверждающей, что свой экземпляр он получил.
Что касается нумерации договоров, то здесь также все на усмотрение компании. Есть множество вариантов. Приведем несколько примеров.
Ставить порядковый номер и индекс «ТД», означающий трудовой договор (№ 3-ТД). Договор с руководителем и главным бухгалтером может иметь дополнительные индексы, к примеру «ГД», «ГБ» и т. п.
Ставить порядковый номер и индекс «ТД», означающий трудовой договор. При заключении договора с совместителем добавлять индекс «С» (№ 3-ТДС), при оформлении срочного договора – индекс «Срочн» (№ 3-ТДСрочн).
Ставить порядковый номер в первой части, а через тире (дробь) – год (3–2012). В каждом следующем году нумерацию трудовых договоров можно начинать заново. А можно продолжать уже ранее начатую: это удобно, если в компании небольшой штат.
