text
Учет. Налоги. Право

Соглашение об использовании в работе личного имущества

  • 24 июня 2015
  • 546

Когда сотрудник с согласия компании использует в работе личное имущество, например автомобиль, телефон, компьютер и др., то ему положена компенсация (ст. 188 ТК РФ). Ее размер стороны устанавливают в письменном соглашении, которое служит основанием для назначения сотруднику компенсации.

Судьи обычно соглашаются с тем, что компания вправе установить выплату компенсации за использование личного имущества в приказе. Другими словами, обойтись без подписания соглашения с работником. Аргумента два. Первый – условия о выплате такой компенсации нет в перечне обязательных условий трудового договора (ст. 57 ТК РФ). Второй – подпись сотрудника об ознакомлении с приказом можно считать его письменным согласием с условиями, предложенными компанией (постановления Федеральных арбитражных судов Западно-Сибирского округа от 24.12.08 г. № Ф04- 5698/2008(11737-А81-41), Северо-Западного округа от 21.10.08 г. № А56- 40623/2007). Между тем в статье 188 ТК РФ говорится именно о соглашении между работником и работодателем, а не о распорядительном документе работодателя. Так что безопаснее не ограничиваться приказом.

Как документ влияет на налоги

Трудовое законодательство не ограничивает размер компенсации и сумму расходов на содержание имущества, которую стороны могут установить в соглашении. А вот налоговое законодательство такие расходы требует нормировать. Правда, только когда речь идет о компенсации за использование личных автомобилей. Ее при расчете налога на прибыль можно учесть только в пределах норм, которые установлены в постановлении Правительства РФ от 08.02.02 № 92 (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ, письмо Минфина России от 09.08.11 № 03-03-06/1/465). Если же компания платит компенсацию в больших размерах, сумму превышения она не вправе учесть в расходах. Кроме того, по мнению чиновников, компания не вправе учесть в расходах компенсацию за время, когда сотрудник был на больничном или в отпуске (письмо Минфина России от 03.12.09 № 03-04-06-02/87). Так что если фактические расходы сотрудника на использование имущества (износ, стоимость ГСМ, техобслуживание, ремонт) значительно превышают нормы, компании выгоднее заключить с сотрудником договор аренды. Тогда она сможет без проблем учесть при расчете налога на прибыль не только арендные платежи, но и полную стоимость расходов на ГСМ, техобслуживание, ремонт арендованного имущества (подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ, письмо Минфина России от 15.10.10 № 03-03-06/1/649).

Что касается НДФЛ, выплачиваемая компенсация освобождена от него независимо от вида используемого имущества в размере, закрепленном соглашением между работником и компанией (п. 3 ст. 217 НК РФ). С этим сейчас согласны и чиновники, и судьи (письмо Минфина России от 20.05.10 № 03-04-06/6-98, постановления Президиума ВАС РФ от 30.01.07 № 10627/06, Федерального арбитражного суда Северо-Западного округа от 02.11.10 № А56-53764/2009).

Страховые взносы, в том числе взносы на травматизм, не начисляют на компенсацию также в пределах сумм, установленных в локальных актах компании и соглашении между работником и работодателем (подп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.09 № 212-ФЗ, подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.98 № 125-ФЗ). Так считают и чиновники (письмо Минздравсоцразвития России от 06.08.10 № 2538-19).

Налоговые риски возникают при выплате компенсации работнику, который владеет машиной «по доверенности». Формально такая компенсация положена только за использование личного имущества (ст. 188 ТК РФ). А когда сотрудник управляет автомобилем по доверенности, право собственности на нее остается у прежнего владельца. Из-за этой неясности чиновники выпускают противоречивые разъяснения – они то запрещают списывать компенсацию такому работнику на расходы, то разрешают (письма Минфина России от 18.03.10 № 03-03-06/1/150, от 27.12.10 № 03-03-06/1/812). И при этом требуют удерживать с нее НДФЛ (письмо Минфина России от 21.09.11 № 03-04-06/6-228). А официальных разъяснений по поводу начисления в такой ситуации страховых взносов еще нет. Чтобы защитить выплату от претензий проверяющих, проще всего заменить компенсацию арендной платой. Она облагается НДФЛ, но зато полностью списывается на расходы по налогу на прибыль и освобождена от взносов (подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ, ч. 3 ст. 7 Федерального закона от 24.07.09 № 212-ФЗ).

В каком виде составляется

Соглашение составляют в произвольной форме. Его можно оформить как дополнительное соглашение, которым вносятся изменения в трудовой договор. Но чтобы не перегружать трудовой договор, соглашение удобнее выделить в отдельный документ, оформив его как приложение к трудовому договору.

Что обязательно должно быть в документе

Соглашение должно иметь номер и дату. Также нужно указать реквизиты сторон: фамилию, имя, отчество работника и наименование компании; сведения о документах, удостоверяющих личность работника; ИНН компании; сведения о представителе компании, подписавшем соглашение; место и дату его заключения (ст. 57 ТК РФ). В соглашении устанавливают правила использования имущества и выплаты компенсации. В частности, указывают вид имущества и его технические характеристики (наименование, марка, модель, год выпуска, серийный номер, параметры и состояние объекта), а также реквизиты документа о праве собственности или пользования имуществом (его копию прилагают к соглашению). Если имущество используется, например, по доверенности, приводят ее реквизиты.

В соглашении также нужно установить порядок использования имущества, размер компенсации (если он фиксированный) или метод расчета компенсации, порядок возмещения расходов, связанных с обслуживанием имущества, а также срок действия соглашения. Стороны могут выбрать любой срок, но если с сотрудником заключен срочный трудовой договор, то срок действия соглашения не должен быть больше срока действия договора.

Компания обязана выплачивать сотруднику компенсацию, только если имущество используется им в служебных целях, то есть в интересах компании. Обосновать такую необходимость можно как в самом соглашении, так и сделав ссылку на должностную инструкцию сотрудника. Учитывая, что сотрудник вправе претендовать на компенсацию только за те дни, когда имущество использовалось им в интересах компании, проще всего установить соглашением ежедневную сумму компенсации. Если имущество используется постоянно, то количество дней определяют по табелю учета рабочего времени. Когда имущество используется в работе не каждый день, а также если компания возмещает сотруднику расходы на содержание имущества, в конце месяца лучше составить акт и в нем привести расчет количества дней использования этого имущества и окончательной суммы компенсации и возмещения расходов.

Соглашение об использовании в работе личного имущества

Соглашение об использовании в работе личного имущества

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно, и не займёт много времени, а вы будете в курсе полезной информации, которая нужна Вам для работы.

Рекомендации по теме

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
×
Вам открыт свободный доступ на 3 дня! Активируйте его :
Активировать

Здравствуйте! Давайте знакомиться.

Газета «Учет. Налоги. Право» - пишу для Вас полезные статьи.
Как Вас зовут?
Зарегистрируйтесь на сайте и давайте дружить. Это займет ровно 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
... и продолжить чтение
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!

Внимание!
Вы читаете профессиональную статью для бухгалтера.
Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

Мы заботимся о качестве материалов на сайте и чтобы защитить авторские права редакции, мы вынуждены размещать лучшие статьи и сервисы в закрытом доступе.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
.... чтобы ознакомиться со сведениями
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.