Акт об использовании в работе личного имущества

761
Акт необходим, чтобы экономически обосновать размер компенсации, выплачиваемой сотруднику за использование в работе личного имущества. Когда компания по условиям соглашения также возмещает сотруднику расходы, связанные с содержанием имущества, которое используется в служебных целях, акт понадобится, чтобы подтвердить сумму таких расходов.

Как документ влияет на налоги

Налоговые инспекторы при проверке могут затребовать этот документ с тем, чтобы убедиться в обоснованности расходов на выплату компенсации. Ведь компания обязана выплачивать сотруднику компенсацию только за те дни, когда имущество фактически использовалось в служебных целях (ст. 188 ТК РФ, подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ, письмо Минфина России от 03.12.09 № 03-04- 06-02/87).

Если компания возмещает сотруднику еще и расходы, связанные с содержанием имущества, то к акту нужно приложить копии документов, подтверждающих понесенные сотрудником расходы и их связь с производственной деятельностью компании. В случае с автомобилем это, например, могут быть путевые листы с указанием маршрута поездки и расчетом суммы израсходованного топлива, чеки АЗС и др. Без этих документов компании будет проблематично доказать проверяющим, что сотрудник действительно использовал автомобиль в интересах компании. Значит, есть риск, что инспекторы исключат компенсацию из расходов, учитываемых при расчете налога на прибыль, а также увеличат на ее сумму доходы, облагаемые НДФЛ. А специалисты фондов доначислят страховые взносы (письма Минфина России от 24.03.10 № 03-04-06/647, Минздравсоцразвития России от 12.03.10 № 550-19). Тогда доказывать свою правоту компании понадобится в суде (постановление Федерального арбитражного суда Московского округа от 24.06.09 № КА-А40/4219-09).

В каком виде составляется

Унифицированной формы акта нет, поэтому составить его можно в произвольной форме на фирменном бланке компании.

Что обязательно должно быть в документе

В акте нужно привести расчет количества дней, в течение которых имущество работника использовалось в интересах компании, и, соответственно – окончательной суммы компенсации и возмещения расходов. В каких числах составлять такой акт – в конце месяца или в начале месяца, следующего за отчетным месяцем, стороны решают самостоятельно, как правило, дату устанавливают в соглашении о выплате компенсации (см. стр. 123).

При использовании в служебных целях личного телефона безопаснее приложить к акту детализированный отчет оператора сотовой связи, выписанный на сотрудника. В отчете должны быть указаны телефонные номера, на которые производились звонки, и стоимость каждого разговора. Если в отчет помимо служебных переговоров попали звонки личного характера, то их сотруднику лучше сразу выделить, например маркером. И привести в конце отчета пояснения и сумму, которая относится к служебным звонкам (подробнее об этом см. раздел «Сотруднику компенсируют расходы на телефон» на стр. 152).

 

Общество с ограниченной  ответственностью
«Компания»

 

АКТ № 16/С-6

 

г. Москва                                                                                                       29 февраля 2012 г.

 

об использовании в работе личного имущества

Общество с ограниченной ответственностью «Компания» в лице генерального директора Иванова Ивана Ивановича, действующего на основании Устава, именуемое в дальнейшем «Работодатель», с одной стороны и Михайлов Михаил Максимович, именуемый в дальнейшем «Работник», с другой стороны составили и подписали настоящий акт о нижеследующем.

1. За использование в работе личного автомобиля Работнику на основании соглашения от 01.02.2012 № 1, которое является приложением к трудовому договору от 22.09.06 № 6-ТД, положена компенсация в размере 200 руб. за каждый рабочий день, а также возмещение эксплуатационных расходов в размере фактических затрат.

2. В течение февраля 2012 года автомобиль использовался Работником в служебных целях 11 рабочих дней.

3. Размер компенсации за февраль составляет 2200 руб. (200 руб. × 11 раб. дн.).

4. Размер возмещаемых эксплуатационных расходов за февраль составляет 3000 руб. (см. копии путевых листов и чеков АЗС).

5. Эксплуатационные расходы и компенсация должны быть возмещены Работнику одновременно с выплатой зарплаты за февраль, то есть не позднее 5 марта 2012 года.

6. Акт составлен в двух экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу, по одному для каждой из Сторон.

Приложение: копии путевых листов и чеков АЗС, подтверждающих расходы на 10 листах в 1 экз.

 

Подписи сторон:

 

Работодатель:

ООО «Компания», г. Москва,

ул. Басманная, д. 25,

ИНН 7701025478, КПП 770101001,

ОГРН 1045012461022,

р/с № 40702810021400000012

в АКБ «КомБанк», БИК 044501001

 

Генеральный директор
_________________________ Иванов И.И.

29 февраля 2012 года

 

М. П.

Работник:

Михайлов Михаил Максимович,

паспорт: серия 4101 № 148901,

выдан ОВД «Царицыно» г. Москвы 15.05.2008

код подразделения 772-055,

адрес проживания: г. Москва,

Пролетарский проспект, д. 1, кв. 105

 

 

_________________________  Михайлов М.М.

 

29 февраля 2012 года

 

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Рекомендации по теме

    Школа финансового руководителя

    Самое выгодное предложение

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией

    А еще...

    Вопрос в редакцию

    Ответы на самые интересные вопросы мы публикуем в газете.

    Вопрос чиновнику

    Горячие линии с чиновниками проходят еженедельно.

    Техподдержка

    Не работает сайт или сервисы? Не приходит газета? Пишите сюда!





    Топ-10 главных тем номера

    Как с 1 октября 2017 года оформлять счета-фактуры и вести книги по НДС

    Бухгалтерский справочник по исправлению ошибок в документах

    Как работать с онлайн-кассой после 1 июля 2017 года

    Как избежать случайных ошибок в расчете отпускных

    Как сверить налоговую нагрузку компании с безопасными показателями

    Готовые ответы на требования инспекторов по новой отчетности

    Почему блокируют клиент-банк. Реальные основания и мифы

    Как заполнять платежные поручения по взносам: новые правила

    Как компаниям платить налоги друг за друга, чтобы деньги попали в бюджет

    Бухгалтерские секреты, которые каждый день упрощают работу коллег

    © 2007–2017 ООО «Актион управление и финансы»

    Редакция газеты: info@gazeta-unp.ru | Администрация сайта: online@gazeta-unp.ru
    Политика конфиденциальности
    Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62334 от 03.07.2015;
    Политика обработки персональных данных

    
    • Мы в соцсетях
    Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.

    Внимание!
    Вы читаете профессиональную статью для бухгалтера.
    Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

    Это бесплатно и займет 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль
    ×
    Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

    Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль